6 ตัวอย่างวิธีการส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลที่เป็นทางการมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารข้อมูลอย่างชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาดในธุรกิจ การงาน และชีวิตส่วนตัวของเรา ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะกำลังสอบถามเกี่ยวกับโอกาส การเชิญผู้อื่นเข้าร่วมกิจกรรม หรือลาออกจากงาน การรู้วิธีเขียนอีเมลที่เป็นทางการคือทักษะสำคัญที่คุณต้องรู้

ในคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ เราจะแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ จากนั้นเราจะอธิบายรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการในอุดมคติและจัดเตรียมตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการซึ่งคุณสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการติดต่อของคุณได้

อีเมลอย่างเป็นทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลที่คุณส่งถึงบุคคล (หรือกลุ่มบุคคล) ที่คุณไม่รู้จัก หรืออีเมลสำคัญที่คุณส่งถึงบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ เช่น เจ้านายของคุณ

การเขียนอีเมลแบบเป็นทางการนั้นคล้ายกับการเขียนจดหมายทางการ โดยมีโครงสร้าง การทักทาย และการลงชื่อออกเหมือนกัน ปราศจากข้อผิดพลาดในการสะกดคำและไวยากรณ์ วางแผนและเขียนโดยมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน

อีเมลที่เป็นทางการนั้นสุภาพ เป็นมืออาชีพ และตรงประเด็น พวกเขามุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ 100% ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดหรือความเข้าใจผิด

ตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการ ได้แก่

• แนะนำตัวกับมืออาชีพที่คุณไม่รู้จัก
• การร้องเรียน
• ลาออกจากงาน
• กล่าวคำขอโทษ

คุณอาจจะถามว่าทำไมในโลกดิจิทัลเรายังต้องการอีเมลที่เป็นทางการอยู่?

องค์กรและบุคคลจำนวนมากเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารที่เป็นทางการน้อยลง อย่างไรก็ตาม นักวิจัยชาวอเมริกันพบว่าสิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหาในที่ทำงาน ส่งผลให้สิ่งที่พวกเขาอธิบายว่าเป็นความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของ "ความไม่สุภาพ" องค์กรที่บุคคลสื่อสารกันอย่างเป็นทางการ สุภาพ และด้วยความเคารพ มีโอกาสน้อยที่จะประสบกับความขัดแย้ง พวกเขากล่าว

อีเมลทางการมีเพื่อนที่มีอิทธิพล The Plain English Campaign เรียกร้องความชัดเจนในการสื่อสารมาตั้งแต่ปี 1979 “จำไว้ว่าผู้คนไม่น่าจะโกรธเคืองถ้าคุณเป็นทางการเกินไป แต่บางคนอาจคิดว่าคุณหยาบคายถ้าคุณไม่เป็นทางการเกินไป” พวกเขาแนะนำ

การแก้ไขปัญหา? "คิดถึงผู้อ่านเสมอ"

เราเห็นด้วย. หากคุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง แสดงว่าคุณมีอิสระในการเขียนอย่างไม่เป็นทางการมากขึ้น หากคุณไม่รู้จักบุคคลหรือข้อความที่คุณส่งมีความสำคัญ ให้เป็นทางการ

เราได้เขียนไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับความสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดดูคำแนะนำในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

ทำไมต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ?

นักวิจัยจาก American Psychological Association กล่าวว่า "ผู้คนมักจะเชื่อว่าพวกเขาสามารถสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่พวกเขาสามารถจะทำได้จริง ในการศึกษาปี 2548 พวกเขาได้ทำการทดลองหลายครั้งและได้ข้อสรุปว่าการถ่ายทอดอารมณ์และน้ำเสียงผ่านอีเมลเป็นเรื่องยาก

เหตุผล? เนื่องจาก "ความเห็นแก่ตัว" ของเราเอง เราจึงไม่สามารถแยกตัวเราออกจากมุมมองของเราและมองเห็นคนอื่นได้

พูดง่ายๆ ก็คือ ความเข้าใจผิดเกิดขึ้นได้ง่ายหากเราส่งอีเมลอย่างเป็นมิตรหรือไม่เป็นทางการ น้ำเสียงอาจไม่เหมาะกับการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญเช่นกัน

อีเมลที่เป็นทางการช่วยขจัดความเข้าใจผิดและการบิดเบือนความจริง มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสังเกตมารยาทอีเมลธุรกิจที่ถูกต้อง

อีเมลที่เป็นทางการมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและปฏิบัติต่อผู้อ่านด้วยความเคารพ มันเขียนในลักษณะมาตรฐานที่เดินทางข้ามพรมแดนและวัฒนธรรม

การเขียนอีเมลที่เป็นทางการจะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนในธุรกิจ รวมถึงผู้นำด้วย Benjamin Laker คอลัมนิสต์ผู้มีอิทธิพลของ Forbes กล่าว อีเมลควรเคารพในอารมณ์และส่งมาด้วยความเอาใจใส่ ที่สำคัญที่สุด อีเมลของคุณบอกอะไรได้มากมายเกี่ยวกับ "แบรนด์ส่วนบุคคล" ของคุณ คุณต้องการที่จะรับรู้ได้อย่างไร

อีเมลที่เป็นทางการที่เขียนมาอย่างดีนั้นสุภาพและเป็นมืออาชีพ คุณลักษณะสองประการของแบรนด์ที่ทรงพลังที่จะปรับปรุงแบรนด์ของคุณและเพิ่มความสำเร็จทางธุรกิจ

รูปแบบอีเมลทางการ

การสร้างอีเมลที่เป็นทางการที่ดีนั้นง่ายมาก มีเพียงห้าส่วนสำหรับรูปแบบอีเมลธุรกิจที่เป็นทางการที่สมบูรณ์แบบ:

1. เรื่อง
2. การทักทาย
3. เส้นเปิด & ร่างกาย
4. ปิด
5. ออกจากระบบ

การติดต่อสื่อสารแต่ละฉบับมีโครงสร้างอีเมลที่เป็นทางการเหมือนกัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเชี่ยวชาญแล้ว คุณจะไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไรอีก

หัวเรื่องอีเมลอย่างเป็นทางการ

ในธุรกิจ เวลาคือเงิน ดังนั้นควรพูดให้สั้น

หัวเรื่องของคุณควรสั้นและเข้าใจง่าย บอกผู้อ่านของคุณอย่างแม่นยำว่ามีอะไรอยู่ในข้อความ บรรทัดหัวเรื่องอีเมลที่เป็นทางการในอุดมคติคือคำสองสามคำ เช่น "ออกจากคำขอ" "คำขอประชุม" หรือ "คำร้องเรียนของลูกค้า" เป็นต้น

หัวเรื่องอีเมลที่เป็นทางการไม่ควรพยายามทำตัวเป็นมิตรหรือตลกเกินไป

วิธีการเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการ

วิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการคือการใช้ 'Dear'

มันอาจจะดูเชยหรือแปลกถ้าคุณรู้จักคนๆ นี้ แต่มันเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎที่เราเคยใช้มาหลายชั่วอายุคนในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ Dear เป็นคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่ยังคงใช้มาจนถึงทุกวันนี้

หากคุณทราบเพศของบุคคลนั้น คุณสามารถใช้สิ่งที่เรียกว่าการให้เกียรติได้ เช่น นาย นาง ฯลฯ – แต่เราขอแนะนำให้ใช้ชื่อเต็มถ้าคุณมี คำแนะนำนี้อาจดูเหมือนขัดแย้งกับคำแนะนำเก่า ๆ เกี่ยวกับการเขียนอย่างเป็นทางการ แต่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างในสังคม

หากคุณต้องการทราบวิธีที่จะไม่เปิดอีเมลที่เป็นทางการ ให้หลีกเลี่ยง "เรียน ท่าน/ท่านผู้หญิง" หรือคำที่ฟังดูอุดอู้ เช่น "ใครอาจกังวล"

อีเมลทักทายแบบเป็นทางการที่ไม่มีชื่อ

สมมติว่าคุณกังวลว่าจะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการโดยไม่รู้ชื่อ ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้ "เรียน ท่าน/มาดาม" แทนได้ แนวทางนี้ใช้ได้จริงเช่นกัน หากคุณไม่ทราบวิธีระบุอีเมลที่เป็นทางการถึงบริษัท

เมื่อตัดสินใจว่าจะเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้รับหลายคนอย่างไร คุณมีหลายทางเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดกับทีม ("Dear team") กลุ่ม ("Dear all", "Dear เพื่อนร่วมงาน") หรือสำหรับกิจกรรม ("คำทักทาย")

คุณสามารถดูคำแนะนำในการเริ่มอีเมลของเราได้

บรรทัดการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการ

ไม่มีการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการแบบมาตรฐาน คุณจะต้องตัดสินใจว่าสิ่งใดเหมาะสมสำหรับการสื่อสารและบริบทแทน

หากคุณไม่รู้จักบุคคล (หรือองค์กร) ที่คุณกำลังเขียนถึง ก็ควรแนะนำตัวเองอย่างสุภาพ อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้จักบุคคลนั้น คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้และสามารถข้ามไปที่เนื้อหาในข้อความของคุณได้โดยตรง

เรามีตัวอย่างประโยคเปิดอีเมลที่เป็นทางการหลายประโยคด้านล่าง หากคุณต้องการแรงบันดาลใจในการแนะนำอีเมลเพิ่มเติม โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับบรรทัดเปิดอีเมลที่ดีที่สุด

เราไม่แนะนำให้ใช้วลีที่ว่างเปล่าเช่น "ฉันหวังว่าคุณทำได้ดี" ในอีเมลที่เป็นทางการ วลีดังกล่าวเป็นถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจที่ไม่เพิ่มข้อความใดๆ ให้กับข้อความ และคุณควรหลีกเลี่ยง

เนื้อหาอีเมลอย่างเป็นทางการ

ดังนั้น คุณได้หมั้นกับผู้รับและแนะนำตัวเอง (ถ้าจำเป็น) ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะเข้าประเด็น

เรามีตัวอย่างให้ด้านล่าง แต่การสื่อสารทางอีเมลอย่างเป็นทางการควรเป็นไปตามหลักการของพีระมิด Pyramid Principle พัฒนาโดยผู้บริหารระดับแนวหน้าของ McKinsey ระบุว่าคุณควรเริ่มด้วยคำตอบก่อนและจัดโครงสร้างข้อมูลด้านล่างเพื่อรองรับข้อโต้แย้งของคุณ

ในอีเมลที่เป็นทางการ ผู้รับจะต้องการทราบว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไรและเหตุใดจึงควรสนใจ ดังนั้นบอกพวกเขา!

คุณสามารถดูตัวอย่างด้านล่างว่าเราพูดถึงตัวอย่างต่างๆ ได้อย่างไร เรายังแสดงวิธีปิดท้ายอีเมลแบบเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงประโยคปิดอีเมลแบบเป็นทางการทั่วไปด้วย

ปิดการลงชื่ออีเมลอย่างเป็นทางการ

การลงท้ายอีเมลแบบเป็นทางการจะใช้การลงท้ายแบบเฉพาะเจาะจง (หรือการใช้คำตัดสินเพื่อให้ชื่อเป็นทางการ) ผู้อ่านจะคุ้นเคยกับ (และคาดหวัง) วิธีที่เป็นทางการในการสิ้นสุดอีเมล

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะใช้อีเมลอย่างเป็นทางการที่ลงท้ายด้วย "Yours excellent" ถ้าคุณรู้ชื่อบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง

ถ้าคุณไม่ทำ (หรือกำลังเขียนถึงกลุ่มบุคคล เป็นต้น) คุณจะลงท้ายอีเมลที่เป็นทางการด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ"

อย่างไรก็ตาม มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการสิ้นสุดอีเมลอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างของตอนจบที่เป็นทางการที่ยอมรับได้ ได้แก่ "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" และ "ด้วยความปรารถนาดี"

วิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมลที่เป็นทางการนั้นขึ้นอยู่กับบุคคล บริบท และสิ่งที่คุณกำลังสื่อสาร ในกรณีส่วนใหญ่ เราขอแนะนำให้ใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"

คุณกำลังดิ้นรนเพื่อหาจุดจบที่เหมาะสมหรือไม่? ดูคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับการสิ้นสุดอีเมลของเรา

ตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการ

เพื่อแสดงประเด็นข้างต้น เราได้สร้างตัวอย่างการเขียนอีเมลที่เป็นทางการสำหรับสถานการณ์ที่คุณอาจพบ

แม้ว่าการดูตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการจะเป็นประโยชน์ แต่เราไม่แนะนำให้คุณตัดและวางอีเมลเหล่านี้แล้วนำไปใช้ด้วยตนเอง คุณควรปรับแต่งอีเมลทุกฉบับที่เป็นทางการให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ให้ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแนวทางที่จำเป็นเพื่อเพิ่มความเข้าใจก่อนที่จะสร้างข้อมูลของคุณเอง หรือใช้ Flowrite เพื่อเขียนอีเมลของคุณ

อีเมลแนะนำตัวอย่างเป็นทางการ

มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องการแนะนำตัวเองอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสอบถามตำแหน่งงานว่าง โอกาสในการวิจัย หรือติดต่อคนที่คุณต้องการขอคำแนะนำ หากคุณกำลังประสบปัญหาในการแนะนำตัวเองผ่านอีเมลอย่างเป็นทางการ ช่องทางนี้เหมาะสำหรับคุณ

ดูตัวอย่างอีเมลแนะนำอย่างเป็นทางการของเราด้านล่าง

อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ

หลังจากบริการหรือการสนับสนุนที่เป็นเลิศ เป็นการแสดงความขอบคุณอย่างสุภาพ แต่จะขอบคุณในอีเมลอย่างเป็นทางการได้อย่างไร

ในเรื่องนี้ ตัวอย่างอีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ เราสาธิตวิธีสร้างการตอบกลับที่เป็นส่วนตัวและเป็นบวกที่สามารถแชร์ภายในองค์กรและภายนอกกับลูกค้าหรือลูกค้ารายอื่น

อีเมลลาออกอย่างเป็นทางการ

เมื่อลาออกจากงาน คุณจำเป็นต้องส่งอีเมลการลาออกอย่างเป็นทางการ การลาออกไม่เพียงแต่แจ้งให้นายจ้างของคุณทราบว่าคุณกำลังจะลาออก แต่ยังทำหน้าที่เป็นหลักฐานยืนยันวันลาออกของคุณด้วย

การลาออกของอีเมลอย่างเป็นทางการอาจสั้น ในบางกรณีอาจใช้เพียงบรรทัดเดียว อย่างไรก็ตาม ดังที่คุณเห็นในตัวอย่างอีเมลลาออกอย่างเป็นทางการนี้ เราได้ใช้เวลาในการแสดงความขอบคุณต่อนายจ้างของเรา

อีเมลคำเชิญอย่างเป็นทางการสำหรับกิจกรรม

นี่คือตัวอย่างอีเมลคำเชิญอย่างเป็นทางการที่ส่งถึงกลุ่มเพื่อนร่วมงาน อีเมลเชิญอย่างเป็นทางการทุกฉบับควรมีหัวเรื่องที่ชัดเจน รายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับงาน (รวมถึงวันที่ เวลา และสถานที่) และวิธีที่ผู้คนสามารถตอบรับคำเชิญได้

นี่คืออีเมลเชิญอย่างเป็นทางการสำหรับงานตอนเย็นที่ธุรกิจ

อีเมลร้องเรียนอย่างเป็นทางการ

หากคุณได้รับบริการที่ไม่ดีหรือผิดหวังกับผลิตภัณฑ์ อีเมลร้องเรียนอย่างเป็นทางการสามารถปลุกการรับรู้ถึงปัญหาของคุณได้ ในอีเมลที่เป็นทางการ การระบุข้อเท็จจริงเป็นสิ่งสำคัญแต่อย่าใช้อารมณ์มากเกินไป

นี่คือตัวอย่างอีเมลการร้องเรียนอย่างเป็นทางการ

อีเมลขอโทษอย่างเป็นทางการ

การเขียนอีเมลขอโทษอย่างเป็นทางการอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่การยอมรับความผิดพลาดเป็นสิ่งสำคัญในการจำกัดความเสียหายและฟื้นฟูความสัมพันธ์

นี่คือตัวอย่างอีเมลขอโทษอย่างเป็นทางการที่ตรงไปตรงมาจากบริษัทหนึ่งเพื่อจัดการกับลูกค้าที่ได้ร้องเรียน

ต้องการเขียนอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้นหรือไม่? ลองโฟลว์ไรท์

การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการนั้นง่ายมาก หากคุณปฏิบัติตามขั้นตอนของเรา เทมเพลตอีเมลที่เป็นทางการที่รวมอยู่ในโพสต์ในบล็อกนี้ควรให้คำแนะนำ แต่ควรปรับปรุงและอัปเดตให้สอดคล้องกับสถานการณ์เฉพาะของคุณเสมอ อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีที่ง่ายกว่านั้นอีก Flowrite เป็นเครื่องมือเขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งสั้นๆ ให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่ง หากคุณยังคงประสบปัญหาในการค้นหาคำที่เหมาะสมสำหรับการเขียนอีเมลที่เป็นทางการ Flowrite สามารถช่วยคุณในการเริ่มต้นและให้แรงบันดาลใจ หรือแม้แต่เขียนอีเมลทั้งหมดให้คุณด้วยการคลิกปุ่ม ดังที่คุณเห็นจากตัวอย่างด้านล่าง เพียงแค่คลิกปุ่ม

คุณยังสงสัยว่าจะส่งอีเมลอย่างเป็นทางการได้อย่างไร? เราหวังว่าจะไม่ ครั้งต่อไปที่คุณเขียนอีเมลที่เป็นทางการ ให้นึกถึงตัวอย่างเหล่านี้และคุณสามารถสื่อสารได้อย่างมั่นใจ