การเขียนอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ: คู่มือฉบับสมบูรณ์

คุณจะไม่ใช้คำแสลงตามท้องถนนในรายงานทางการเงิน และคุณจะไม่ใช้ศัพท์เฉพาะในการทำงานในขณะที่คุณออกไปข้างนอกกับเพื่อน ๆ นั่นคือสิ่งที่เกี่ยวกับการเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ: การปรับภาษาของคุณให้เข้ากับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ด้านล่างนี้ เราพูดถึงการปรับสไตล์การเขียนให้เหมาะกับสภาพแวดล้อมและผู้ฟัง เพื่อการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และการเขียนที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นในทุกโอกาส

การเขียนอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ: อะไรคือความแตกต่าง?

การเขียนอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการเป็นน้ำเสียงสองประเภทที่แตกต่างกันสำหรับภาษาที่จริงจังหรือไม่เป็นทางการ โดยทั่วไปแล้ว การเขียนอย่างเป็นทางการจะใช้กับหัวข้อที่จริงจังและผู้อ่านที่คุณไม่ได้รู้จักดีนัก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องปกติในธุรกิจและสื่อสารมวลชน ในทางตรงกันข้าม การเขียนอย่างไม่เป็นทางการจะผ่อนคลายมากกว่าและใช้สำหรับการเขียนกับเพื่อนหรือการสนทนาสบายๆ กับใครก็ตามที่คุณคุ้นเคย

คล้ายกับน้ำเสียงโดยรวม การเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการจะถูกกำหนดโดยภาษาที่คุณใช้ สิ่งต่างๆ เช่น:

การเลือกคำ

• เป็นทางการ:กรุณาลบสไลด์นั้นออกจากการนำเสนอ
• ไม่เป็นทางการ:มาแพ้สไลด์ #23 กันเถอะ

เครื่องหมายวรรคตอน

• เป็นทางการ:ฉันขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ
• ไม่เป็นทางการ:ฉันขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ!

โครงสร้างประโยค

• เป็นทางการ:คุณได้ทำรายงานประจำเดือนเสร็จแล้วหรือยัง?
• ไม่เป็นทางการ:รายงานประจำเดือนพร้อมหรือยัง?

การใช้คำสแลงหรืออีโมจิ

• เป็นทางการ: ฉันกำลังไปสายสำหรับการประชุมของเรา ฉันจะไปที่นั่นเร็วๆ นี้
• ไม่เป็นทางการ: ขออภัย ฉันมาประชุมสาย. โอ้พระเจ้า (กำลังไป)

แม้ว่าบริบทจะมีความสำคัญในการตัดสินใจว่าจะใช้การเขียนที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ข้อความนั้นสามารถเขียนในรูปแบบใดก็ได้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการเขียนของคุณ นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการเรียนรู้ความแตกต่างจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อที่คุณจะได้ไม่เขียนอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเกินไปในสถานการณ์ที่ไม่ถูกต้อง

การเขียนอย่างเป็นทางการคืออะไร?

การเขียนอย่างเป็นทางการต้องตรงไปตรงมา ละเอียดถี่ถ้วน และให้ความเคารพ ใช้สำหรับเรื่องที่มีความสำคัญ เช่น ในด้านธุรกิจ วารสารศาสตร์ กฎหมาย การวินิจฉัยทางการแพทย์ และการเขียนเชิงวิชาการ การเขียนอย่างเป็นทางการใช้เพื่อแสดงความเคารพต่อหัวข้อหรือผู้อ่าน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมักใช้เมื่อกล่าวถึงคนแปลกหน้า ตัวอย่างเช่น อีเมลที่เป็นทางการเป็นเรื่องปกติเมื่อสมัครงานหรือทำข้อตกลงทางธุรกิจทางออนไลน์

คุณสามารถระบุการเขียนที่เป็นทางการได้เพราะมันฟังดู “เป็นทางการ” โดยใช้ชื่อที่ถูกต้องของสิ่งต่างๆ และหลีกเลี่ยงคำสแลง การเขียนอย่างเป็นทางการนั้นมีจุดมุ่งหมายอย่างละเอียดถี่ถ้วนและไม่ใช้ทางลัด เช่น การย่อหรือบางครั้งก็เป็นคำสรรพนาม

การเขียนอย่างเป็นทางการมักถูกวิพากษ์วิจารณ์ว่าสุภาพและหยิ่งทะนง ด้วยคำที่ยาวและประโยคที่ยาวกว่า นี่ไม่ใช่ข้อกำหนด การเขียนอย่างเป็นทางการเน้นความชัดเจนและความถูกต้อง หากคุณสามารถเขียนอย่างเป็นทางการและเขียนข้อความให้สั้นได้ ผู้อ่านก็จะมีความสุข

เทคนิคการเขียนอย่างเป็นทางการ

• ชื่อเฉพาะ (รวมถึงศัพท์เฉพาะทางด้านเทคนิคและอุตสาหกรรม)
• ไม่มีคำสแลง สำนวน หรือภาษาพูด
• ไม่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์
• ไม่มีการหดตัว
• คำสรรพนามขั้นต่ำ
• ประโยคที่ยาวและซับซ้อนยิ่งขึ้น
• ผู้อ่านได้รับการแก้ไขด้วยความเคารพ
• คำอธิบายโดยละเอียดและคำอธิบายแบบเต็ม ไม่มีความคลุมเครือ
• เน้นการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง
• ความรู้สึกและความคิดเห็นส่วนตัวให้เหลือน้อยที่สุด—เพียงข้อเท็จจริง!

เมื่อใดควรใช้การเขียนอย่างเป็นทางการ

• การสื่อสารทางธุรกิจ (รวมถึงการสมัครงาน)
• การเขียนเชิงวิชาการ (รวมถึงใบสมัครของโรงเรียน)
• สื่อสารมวลชน
• กิจการทางกฎหมาย
• การเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จัก (เช่น อีเมลเย็นๆ)

การเขียนอย่างไม่เป็นทางการคืออะไร?

การเขียนที่ไม่เป็นทางการมีลักษณะเป็นกันเอง ผ่อนคลาย และสนทนาได้ ใช้เพื่อสื่อสารกับเพื่อนหรือคนที่คุณคุ้นเคย แต่ยังสามารถใช้เพื่อส่งผลต่อความสัมพันธ์นั้นได้ เช่นเดียวกับการเขียนหรือการโฆษณาที่โน้มน้าวใจ

การเขียนแบบไม่เป็นทางการเลียนแบบวิธีที่เพื่อนคุยกันต่อหน้า โดยใช้เครื่องมือสื่อสารด้วยคำพูด เช่น คำสแลง การย่อ และคำย่อ ตลอดจนสำนวนและภาษาพูด (เช่น การเห่าต้นไม้ผิดต้น)

หัวข้อต่างๆ อาจรวมถึงความคิดเห็นส่วนตัวหรืออารมณ์ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้อาจไม่เหมาะสมในการเขียนอย่างเป็นทางการ

การเขียนแบบไม่เป็นทางการแตกต่างจากการเขียนที่เป็นทางการตรงที่ความคิดสร้างสรรค์และการแสดงออกมีอิสระมากขึ้น เรายินดีต้อนรับสไตล์ส่วนตัวที่ไม่ซ้ำใคร และมีข้อจำกัดน้อยลงในการออกนอกประเด็น อีโมจิและคำแสลงทางอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องปกติในการเขียนอย่างไม่เป็นทางการ แต่ไม่สนับสนุนในการเขียนอย่างเป็นทางการเนื่องจากจะทำให้น้ำเสียงเคร่งขรึมลดลง

เทคนิคการเขียนแบบไม่เป็นทางการ

• คำสแลง สำนวน และภาษาพูด
• เครื่องหมายอัศเจรีย์แม้หลายอัน (!!!)
• การหดตัวถูกใช้อย่างอิสระ
• คำสรรพนามถูกใช้อย่างอิสระ
• อิโมจิถูกใช้อย่างอิสระ
• การไหลสามารถคดเคี้ยวหรือไหลไปตามเส้นสัมผัสกัน
• หัวข้อสามารถอธิบายได้อย่างละเอียดหรือคลุมเครือตามที่ผู้เขียนเลือก
• การสะกดและไวยากรณ์ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

เมื่อใดควรใช้การเขียนที่ไม่เป็นทางการ

• อีเมลและข้อความกับเพื่อน ๆ
• การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรที่ไม่เกี่ยวกับงาน ดูตัวอย่างกรณีที่ยอมรับได้ในการใช้อิโมจิในอีเมลที่ทำงาน
• การเขียนคำโฆษณาหมายถึงการดูเป็นมิตร
• บทความส่วนตัวพร้อมเสียงสนทนา

ตัวอย่างของการเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ตัวอย่างการเขียนอย่างเป็นทางการ

ผู้ที่อาจเป็นกังวล

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนมาเพื่อสมัครตำแหน่งพนักงานขายที่มีรายชื่ออยู่ในเว็บไซต์ของคุณ ประสบการณ์ของฉันรวมถึงการทำงานในร้านค้าในพื้นที่เป็นเวลา 10 ปี ครั้งแรกในฐานะแคชเชียร์ และต่อมาในฐานะตัวแทนฝ่ายขายประจำพื้นที่ ที่นั่นประวัติการขายของฉันแซงหน้าเพื่อนร่วมงานทุกคน

แม้ว่าฉันจะไม่มีประสบการณ์ในการขายสมาร์ทโฟน แต่ฉันมั่นใจว่าทักษะการขายของฉันสามารถเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณได้ เพราะฉันคุ้นเคยกับสมาร์ทโฟนของตัวเองที่ซื้อจากร้านค้าของคุณมากเกินไป แนบมาด้วยคือเรซูเม่ของฉันและขอขอบคุณที่สละเวลา

ขอแสดงความนับถือ,

– ปกติ

ตัวอย่างการเขียนที่ไม่เป็นทางการ

เฮ้ ดัมมี่

เป็นพี่ชายของคุณจากอีเมลใหม่ของฉัน ช่วยฉันหน่อยแล้วขอให้เจ้านายของคุณจ้างฉัน ขอร้องเขาถ้าคุณต้องการ! ฉันคงเก่งงานนี้มาก คุณรู้ไหมว่าฉันเคยขายของที่ร้านแม่และพ่อมากกว่าคุณตอนเรายังเด็ก ฉันเกิดมาเพื่อสิ่งนี้ ฉันมักจะใช้โทรศัพท์อยู่เสมอ! ฉันสามารถขายสมาร์ทโฟนเหล่านี้ได้ในยามหลับ! เอาล่ะ ทำของแข็งให้ฉันหน่อยสิ

- ถ้า

เคล็ดลับในการเลือกน้ำเสียงการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุด

1 เข้าใจบริบท

การเขียนอย่างเป็นทางการเหมาะที่สุดเมื่อพูดถึงเรื่องจริงจัง เช่น เรื่องของพิธีการในงานราชการ การเขียนอย่างไม่เป็นทางการมักสงวนไว้สำหรับการสนทนาที่เป็นมิตรและหัวข้อที่สนุกสนาน การใช้การเขียนที่เป็นทางการเพื่ออธิบายวิดีโอออนไลน์อาจดูไม่เหมาะสม เช่นเดียวกับที่ไม่เหมาะสมที่จะใช้การเขียนที่ไม่เป็นทางการเพื่ออธิบายขั้นตอนทางการแพทย์

2 เข้าใจผู้ฟัง

ผู้ชมควรตัดสินใจว่าจะใช้การเขียนที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ: ยิ่งคุณรู้จักใครซักคนมากเท่าไร การใช้การเขียนที่ไม่เป็นทางการก็เป็นที่ยอมรับมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้น แม้ว่าเอกสารงานส่วนใหญ่ควรจะเขียนอย่างเป็นทางการ แต่คุณยังคงสามารถใช้คำสแลงและอีโมจิในการสื่อสารทางธุรกิจได้ หากคุณเป็นเพื่อนกับเพื่อนร่วมงานคนนั้น

3 ใช้เครื่องมือหากคุณต้องการความช่วยเหลือ

การเลือกโทนเสียงให้เหมาะกับสถานการณ์ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ใช่นักเขียนที่มีทักษะ การตรวจสอบการเลือกคำและโครงสร้างประโยค รวมถึงการใช้คำย่อและคำสแลงเป็นสิ่งที่ต้องติดตาม ไม่ต้องพูดถึงการใส่ใจในการสะกดและไวยากรณ์ให้ถูกต้อง เพื่อช่วย คุณลักษณะการแนะนำน้ำเสียงของ Grammarly สามารถประเมินระดับความเป็นทางการและแนะนำคำหรือวลีเพื่อปรับปรุงได้ งานเขียนยังคงเป็นของคุณเอง แต่ได้รับการสนับสนุนจากคำแนะนำจากพันธมิตรด้านการเขียน AI ผู้เชี่ยวชาญ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

สไตล์การเขียนที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการแตกต่างกันอย่างไร?

การเขียนอย่างเป็นทางการหลีกเลี่ยงรูปแบบการสื่อสารทั่วไปที่พบในการเขียนที่ไม่เป็นทางการ: คำสแลง การย่อ อีโมจิ เครื่องหมายอัศเจรีย์ และแม้กระทั่งคำสรรพนามในบางครั้ง การเขียนอย่างเป็นทางการยังมีความเฉพาะเจาะจงและมีรายละเอียดมากกว่าและมีประโยคที่ยาวกว่า ในขณะที่การเขียนอย่างไม่เป็นทางการมีข้อจำกัดน้อยกว่าและสร้างสรรค์ได้มากกว่า

เมื่อไหร่ที่คุณใช้การเขียนอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ?

การเขียนอย่างเป็นทางการมีความเหมาะสมในสถานการณ์ทางวิชาชีพและทางวิชาการส่วนใหญ่ เช่นเดียวกับเมื่อเขียนถึงคนที่คุณไม่ได้รู้จักดี กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเขียนอย่างเป็นทางการจะดีที่สุดเมื่อจำเป็นต้องได้รับความเคารพในระดับหนึ่ง การเขียนแบบไม่เป็นทางการใช้สำหรับการสนทนาแบบเป็นกันเอง เช่น การส่งข้อความหรืออีเมลกับเพื่อน

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่างานเขียนของคุณเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเกินไป?

ประโยคทางเทคนิคที่ยาวกว่าซึ่งเต็มไปด้วยรายละเอียดจะดูเป็นทางการ การเขียนที่มีคำสแลงและน้ำเสียงสนทนาอาจถือว่าไม่เป็นทางการ หากคุณต้องการวิธีที่แม่นยำยิ่งขึ้นในการประเมินความเป็นทางการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมาย คุณสามารถใช้คำแนะนำโทนเสียงไวยากรณ์สำหรับการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ