คู่มือสไตล์สามารถช่วยให้ทีมของคุณมีความเป็นมืออาชีพได้อย่างไร

การดำเนินธุรกิจหรือทีมขนาดเล็กสามารถให้ผลตอบแทนมหาศาล คุณเพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นและการขาดระบบราชการ และสามารถตัดสินใจได้โดยอิสระจากบริษัทแม่ขนาดใหญ่ คุณสามารถสร้างผลิตภัณฑ์ด้วยความเอาใจใส่หรือปรับแต่งบริการของคุณได้เนื่องจากคุณรู้ว่าลูกค้าทุกคนมีความสำคัญ ข้อเสียคือทีมขนาดเล็กไม่ได้มีเวลา ผู้คน หรืองบประมาณในการดูแลและปรับปรุงธุรกิจในทุกด้านเสมอไป รวมถึงการสื่อสารด้วย คู่มือสไตล์สามารถช่วยให้ทีมขนาดเล็กส่งข้อความที่ชัดเจนและสม่ำเสมอให้กับลูกค้าได้

เมื่อดำเนินการอย่างดี คู่มือสไตล์จะทำหน้าที่เป็นเข็มทิศสำหรับบริษัทต่างๆ ในการรักษาสถานะที่สอดคล้องกันทั้งภายในและภายนอก ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคู่มือสไตล์ และวิธีสร้างและนำไปใช้กับบริษัทของคุณ

คู่มือสไตล์คืออะไร?

คู่มือสไตล์คือเอกสารที่ประกอบด้วยกฎและแนวปฏิบัติสำหรับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของบริษัท คู่มือประกอบด้วยกฎหลายประเภท รวมถึงเสียง น้ำเสียง สไตล์ และอื่นๆ สมมติว่าสมาชิกในทีมของคุณต้องการสร้างและเผยแพร่เนื้อหา คู่มือสไตล์ช่วยให้พวกเขาได้รับความคิดเห็นที่สม่ำเสมอเมื่อสื่อสารกับใครก็ตามที่มีส่วนร่วมกับธุรกิจ

เหตุใดคุณจึงต้องมีคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ?

คิดว่าคู่มือสไตล์เป็นดาวเหนือที่ทีมของคุณสามารถไว้วางใจได้สำหรับการสื่อสารที่ต้องพบปะกับลูกค้าทั้งหมด

คู่มือสไตล์ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความสม่ำเสมอ ซึ่งเป็นเหตุผลสำคัญหลายประการ คู่มือรูปแบบที่มีโครงสร้างดีสามารถช่วยให้คุณ โดดเด่นจากคู่แข่ง และเสียงที่เป็นเอกภาพสามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนพวกเขารู้จักธุรกิจของคุณ เมื่อพนักงานมีความสม่ำเสมอและสอดคล้องกัน ลูกค้าจะรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากธุรกิจของคุณทุกครั้ง

คู่มือสไตล์ยังมีประโยชน์สำหรับทีมขนาดเล็กที่ทำงานร่วมกับผู้มีความสามารถอิสระหรือเอเจนซี่บุคคลที่สาม คู่มือสไตล์ช่วยให้ฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาทำความคุ้นเคยกับสไตล์การเขียนของคุณเพื่อสร้างเนื้อหาที่ไร้รอยต่อ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าในการแก้ไข เรียนรู้ว่าทีมนี้ ลดเวลาในการแก้ไขลงได้ถึง 66 เปอร์เซ็นต์ได้ อย่างไร เมื่อเทียบกับกระบวนการตรวจสอบโดยผู้ทรงคุณวุฒิแบบเดิม

คู่มือสไตล์ควรมีองค์ประกอบใดบ้าง

การสร้างแนวทางสไตล์ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีองค์ประกอบเฉพาะ ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญ 7 ประการที่คู่มือสไตล์ทุกฉบับต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

1 การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัท

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคู่มือสไตล์มีไว้สำหรับทีมการตลาดหรือการเขียนเท่านั้น ยังไม่ค่อยดีนัก ควรใช้คู่มือสไตล์ร่วมกันทั่วทั้งบริษัท ในทีมขนาดเล็ก ทุกคนมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ รวมถึงการสื่อสารระหว่างกันและกับลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทั้งทีมจะสามารถเข้าถึงและเข้าใจกฎและแนวปฏิบัติได้ ผู้นำควรสนับสนุนให้ทีมใช้แนวทางสไตล์ อธิบายความสำคัญของเอกสาร และแบ่งปันว่าจะค้นหาเอกสารได้ที่ไหน (เช่น ไดรฟ์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน Google เอกสาร ฯลฯ) ระดมทีมของคุณโดยใช้แนวทางสไตล์เพื่อเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงบันดาลใจความมั่นใจเมื่อเขียนให้กับธุรกิจของคุณ

กฎไวยากรณ์ 2 ข้อ

ไวยากรณ์เป็นสิ่งที่แม้แต่นักเขียนมืออาชีพส่วนใหญ่ก็ยังผิดพลาดเป็นครั้งคราว ใช้ย่อหน้าที่กระชับมากเพื่อแนะนำให้ผู้เขียนเข้าใจกฎไวยากรณ์ที่ธุรกิจของคุณรู้สึกว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษในการทำให้ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะใช้ The AP Stylebook หรือ The Chicago Manual of Style ให้รวมข้อมูลพื้นฐานของคู่มือที่คุณเลือกไว้สามถึงสี่หน้า ซึ่งอาจรวมถึงความแตกต่างระหว่างคำที่ใช้กันทั่วไปในทางที่ผิด เช่น impact และ effect, who และ who, bad และ badly, too and to และอื่นๆ

3 เครื่องหมายวรรคตอน

กฎเครื่องหมายวรรคตอนอาจแตกต่างกันไปตามสไตล์ ตัวอย่างเช่น บริษัทต่างๆ อาจใช้คำประสมโดยมีหรือไม่มียัติภังค์ และการติดป้ายกำกับวันที่สามารถทำได้ด้วยวิธีที่ถูกต้องหลายวิธี ผู้คนและบริษัทต่างๆ ต่างมีสไตล์เป็นของตัวเอง ดังนั้น Style Guide จึงเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการสร้างมาตรฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์อธิบายเครื่องหมายจุลภาค Oxford วิธีใช้เครื่องหมายคำพูด และการใช้ em dash และ en dash

4 เสียงและน้ำเสียง

เสียงและน้ำเสียง เป็นหลักสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ น้ำเสียงและน้ำเสียงที่สม่ำเสมอในการสื่อสารสามารถช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีให้กับลูกค้าได้ ไม่ว่าคุณจะเขียนแลนดิ้งเพจและสร้างบล็อกโพสต์ หลักเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับเสียงและน้ำเสียงสามารถเชื่อมโยงเนื้อหาต่างๆ เข้าด้วยกันได้

คู่มือสไตล์ช่วยให้ทีมระบุอย่างชัดเจนว่าโทนเสียงใดเป็นที่ยอมรับหรือต้องการใช้ และภาษาใดที่ควรหลีกเลี่ยง ในคำแนะนำสไตล์ของคุณ ให้กำหนดน้ำเสียงและน้ำเสียงในอุดมคติของคุณ บางทีคุณอาจต้องการทำตัวเป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพ หรือติดดินและให้ข้อมูล แม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มสร้างทีม แต่จะเป็นประโยชน์ต่อคุณในระยะยาวในการกำหนดตั้งแต่เนิ่นๆ ว่าคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างไรและทำให้ผู้อื่นรู้สึกอย่างไร

5 แนวทางช่อง

สไตล์และการจัดรูปแบบจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับช่องที่คุณกำลังเขียนเนื้อหา ตัวอย่างเช่น มีบางครั้งที่คุณสามารถเขียนได้เพียง 280 อักขระ ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงว่าคุณมีพื้นที่ว่างในการสะกดชื่อองค์กรหรือหันไปใช้ตัวย่อหรือไม่ หากคุณมีช่องทางโซเชียลมีเดียหลายช่องทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์ของคุณให้คำแนะนำที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละช่อง ไม่ว่าบริษัทของคุณจะใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและอิโมจิหรือติดกระดุมและเป็นมืออาชีพทางออนไลน์อยู่เสมอ ควรระบุไว้ในคู่มือสไตล์ของคุณ

6 ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมาย

ทีมขนาดเล็กมักจะมีข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมายของตน แต่อาจอยู่ในขั้นตอนการสำรวจ ทดลอง และปรับปรุงกลุ่มเป้าหมายหลักของพวกเขา การกำหนดกลุ่มเป้าหมายหรือผู้ซื้อว่าพวกเขาเป็นใคร ทำงานที่ไหน และช่องทางใดที่พวกเขาใช้ ช่วยปรับแต่งการสื่อสารให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา ตัวอย่างเช่น บางบริษัทมีแนวโน้มที่จะใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมในการสื่อสารกับลูกค้า การกำหนดผู้ชมสามารถให้ข้อมูลแนวทางสไตล์ของคุณได้ และกระตุ้นให้คุณหลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทางในอุตสาหกรรมเมื่อเขียนอีเมลหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย มันสามารถช่วยให้นักเขียนและสมาชิกในทีมของคุณเข้าใจผู้ฟังที่พวกเขากำลังพูดคุยด้วย เมื่อทีมเข้าใจผู้ชม พวกเขาสามารถสร้างประสบการณ์ที่กำหนดเองเพื่อสร้างความประทับใจและดึงดูดลูกค้าใหม่ได้

วิธีสร้างแนวทางสไตล์สำหรับทีมของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ ที่อยู่ในคู่มือสไตล์แล้ว ต่อไปนี้คือภาพรวมของสิ่งที่ควรรวมไว้เมื่อสร้างคู่มือสไตล์ของคุณ

• พันธกิจและค่านิยม:เริ่มต้นด้วยการกำหนดพันธกิจของธุรกิจของคุณให้ชัดเจนและค่านิยมของคุณคืออะไร

• ผู้ชม:ระบุผู้ชมของคุณ คนที่คุณต้องการมีส่วนร่วมด้วย และเหตุผล พิจารณาลูกค้าเป้าหมายของคุณ

• น้ำเสียงและน้ำเสียง:อธิบายน้ำเสียงและน้ำเสียงของบริษัทของคุณ และใช้เพื่อกำหนดวิธีที่คุณต้องการให้ผู้ชมรับรู้

• การสร้างความแตกต่าง:แบ่งปันสิ่งที่ทำให้ธุรกิจของคุณมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และเหตุใดคุณจึงเก่งที่สุดในสิ่งที่คุณทำ

• คู่แข่ง:นี่อาจเป็นส่วนด่วน การมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการแข่งขันของคุณเพื่อรักษาคุณค่าที่นำเสนอที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณไว้จะเป็นประโยชน์

• รูปแบบการคัดลอกทั่วไป:กำหนดคู่มือสไตล์ที่คุณต้องการยึดถือ ไม่ว่าคุณจะดึงข้อมูลจาก The Chicago Manual of Style (เครื่องหมายจุลภาคที่ใช้ Oxford เป็นหลัก) หรือ The AP Stylebook (ละเว้นเครื่องหมายจุลภาค Oxford) คู่มือรูปแบบจะช่วยให้ทีมสามารถนำทางในการใช้คำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนได้

Grammarly Business ช่วยได้อย่างไร

อย่างที่คุณเห็น การสร้างคำแนะนำสไตล์ตั้งแต่เริ่มต้นไม่ใช่เรื่องง่าย การสร้างและนำไปใช้อาจใช้เวลานาน แล้วทีมขนาดเล็กจะพัฒนาคู่มือสไตล์ที่ใช้งานได้จริงและปรับขนาดได้ได้อย่างไร ในเมื่อมีแบนด์วิธต่ำ โดยใช้ประโยชน์จากโซลูชันอันชาญฉลาดเช่น Grammarly Business เพื่อขจัดความยุ่งยากและการคาดเดา

Grammarly Business นำเสนอโซลูชันคำแนะนำรูปแบบแบบไดนามิกแก่ผู้นำธุรกิจขนาดเล็กที่ช่วยให้พนักงานได้รับคำแนะนำแบบเรียลไทม์ คุณสามารถวางใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะถูกนำเสนออย่างมืออาชีพและสม่ำเสมอ โดยไม่ต้องดูแลการสื่อสารทุกชิ้นที่ส่งถึงลูกค้าหรือสมาชิก

ปรับแต่งเนื้อหาของคู่มือสไตล์ของคุณภายในแพลตฟอร์ม Grammarly Business โดยการเพิ่มตัวเลือกคำ ชื่อ เครื่องหมายการค้า ข้อมูลจำเพาะด้านไวยากรณ์ และอื่นๆ คุณลักษณะคำแนะนำสไตล์เสนอคำแนะนำแก่พนักงานเพื่อรักษาความสม่ำเสมอในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงความชัดเจน ความถูกต้อง การมีส่วนร่วม และน้ำเสียง

ประหยัดเวลาในการเขียนและแก้ไขเมื่อจัดการการสื่อสารจากผู้รับเหมารายต่างๆ ด้วย คำแนะนำสไตล์โดย Grammarly Business ทีมเล็กๆ ของคุณสามารถปรับปรุงความพยายามในการสื่อสาร และคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและเข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้น