คู่มือสไตล์ช่วยให้ทีมของคุณเป็นมืออาชีพได้อย่างไร

การดำเนินธุรกิจหรือทีมขนาดเล็กสามารถให้ผลตอบแทนมหาศาล คุณเพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นและการขาดระบบราชการ และสามารถตัดสินใจได้โดยอิสระจากบริษัทแม่ขนาดใหญ่ คุณสามารถสร้างผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยความเอาใจใส่หรือปรับแต่งบริการของคุณ เพราะคุณรู้ว่าลูกค้าทุกคนมีค่า ข้อเสียเปรียบคือทีมเล็กๆ ไม่มีเวลา คนหรืองบประมาณในการดูแลและปรับปรุงธุรกิจในทุกด้าน ซึ่งรวมถึงการสื่อสารด้วย คู่มือรูปแบบสามารถช่วยทีมขนาดเล็กส่งข้อความที่ชัดเจนและสม่ำเสมอให้กับลูกค้าของพวกเขา

เมื่อดำเนินการอย่างดี คู่มือสไตล์จะทำหน้าที่เป็นเข็มทิศสำหรับบริษัทต่างๆ เพื่อรักษาสถานะที่สอดคล้องกันทั้งภายในและภายนอก ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคู่มือสไตล์ และวิธีสร้างและใช้งานสำหรับบริษัทของคุณ

คู่มือสไตล์คืออะไร?

คู่มือสไตล์คือเอกสารที่มีกฎเกณฑ์และแนวทางสำหรับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรของบริษัท คู่มือนี้ครอบคลุมกฎหลายประเภท รวมทั้งเสียง โทน ลักษณะ และอื่นๆ สมมติว่าสมาชิกในทีมของคุณต้องการสร้างและเผยแพร่เนื้อหา คู่มือสไตล์ช่วยให้พวกเขาได้รับเสียงที่สอดคล้องกันเมื่อสื่อสารกับใครก็ตามที่มีส่วนร่วมกับธุรกิจ

ทำไมคุณถึงต้องการคู่มือสไตล์สำหรับธุรกิจของคุณ?

คิดว่าคู่มือสไตล์เป็นดาวเหนือที่ทีมของคุณสามารถพึ่งพาได้สำหรับการสื่อสารที่ต้องเผชิญกับลูกค้าทั้งหมด

คู่มือสไตล์ช่วยให้ธุรกิจของคุณคงเส้นคงวา ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ คู่มือรูปแบบที่มีโครงสร้างที่ดีสามารถช่วยให้คุณ โดดเด่นกว่าคู่แข่ง และเสียงที่เป็นหนึ่งเดียวสามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนรู้จักธุรกิจของคุณ เมื่อพนักงานมีความสม่ำเสมอและสอดคล้องกัน ลูกค้าจะรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากธุรกิจของคุณทุกครั้ง

คู่มือสไตล์ยังมีประโยชน์สำหรับทีมขนาดเล็กที่ทำงานร่วมกับผู้มีความสามารถอิสระหรือเอเจนซี่บุคคลที่สาม คู่มือสไตล์ช่วยให้ฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาทำความคุ้นเคยกับสไตล์การเขียนของคุณเพื่อสร้างเนื้อหาที่ราบรื่น ประหยัดเวลาอันมีค่าในการแก้ไขของคุณ เรียนรู้ว่าทีมนี้ ลดเวลาในการแก้ไขได้มากถึง 66 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับกระบวนการตรวจสอบโดยเพื่อนในอดีตได้อย่างไร

คู่มือสไตล์ควรมีองค์ประกอบใดบ้าง

การสร้างคู่มือสไตล์ที่มีประสิทธิภาพต้องมีองค์ประกอบเฉพาะ ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักเจ็ดประการที่ทุกคู่มือสไตล์ต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

1 การเข้าถึงทั่วทั้งบริษัท

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคู่มือสไตล์มีไว้สำหรับทีมการตลาดหรือทีมเขียนเท่านั้น ไม่มาก—คู่มือแนะนำสไตล์ควรใช้ร่วมกันทั้งบริษัท ในทีมขนาดเล็ก ทุกคนมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ รวมถึงการสื่อสารระหว่างกันและกับลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทั้งทีมจะต้องเข้าถึงและเข้าใจกฎเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติ ผู้นำควรสนับสนุนให้ทีมใช้คำแนะนำรูปแบบ อธิบายความสำคัญ และแบ่งปันตำแหน่งที่จะค้นหาเอกสาร (เช่น ไดรฟ์ไฟล์ที่แชร์ Google เอกสาร เป็นต้น) รวมทีมของคุณโดยใช้คู่มือสไตล์เป็นเครื่องมือในการสร้างแรงบันดาลใจให้ความมั่นใจเมื่อเขียนถึงธุรกิจของคุณ

2 กฎไวยากรณ์

ไวยากรณ์เป็นสิ่งที่แม้แต่นักเขียนมืออาชีพส่วนใหญ่มักผิดพลาดเป็นครั้งคราว ใช้ย่อหน้าที่สั้นมากเพื่อนำผู้เขียนไปสู่กฎไวยากรณ์ที่ธุรกิจของคุณรู้สึกว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษในการดำเนินการให้ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะใช้ AP Stylebook หรือ The Chicago Manual of Style ให้ใส่สามถึงสี่หน้าตามพื้นฐานของคู่มือที่คุณเลือก ซึ่งอาจรวมถึงความแตกต่างระหว่างคำที่มักใช้ผิดวัตถุประสงค์ เช่น ผลกระทบและผลกระทบ ใครและใคร เลวและเลว เหมือนกันและต่อ เป็นต้น

3 เครื่องหมายวรรคตอน

กฎเครื่องหมายวรรคตอนอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบ ตัวอย่างเช่น บริษัทต่างๆ อาจใช้คำประสมโดยมีหรือไม่มียัติภังค์ และการติดฉลากวันที่สามารถทำได้ด้วยวิธีที่ถูกต้องหลายวิธี ผู้คนและบริษัทต่าง ๆ ต่างก็มีสไตล์ของตัวเอง ดังนั้นคู่มือสไตล์จึงเป็นที่ที่ดีในการสร้างมาตรฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์อธิบายเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford วิธีใช้เครื่องหมายคำพูด และการใช้เครื่องหมายขีดและ en dash

4 เสียงและโทน

เสียงและน้ำเสียง เป็นหลักการสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ เสียงและน้ำเสียงที่สม่ำเสมอในการสื่อสารของคุณสามารถช่วยให้คุณสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้ ไม่ว่าคุณจะกำลังเขียนแลนดิ้งเพจและสร้างโพสต์บนบล็อก แนวทางที่ชัดเจนสำหรับเสียงและโทนเสียงสามารถเชื่อมโยงส่วนต่างๆ ของเนื้อหาเข้าด้วยกันได้

คู่มือสไตล์ช่วยให้ทีมระบุอย่างชัดเจนว่าโทนเสียงใดที่ยอมรับได้หรือต้องการ และควรใช้ภาษาใดชัดเจน ในคำแนะนำสไตล์ของคุณ ให้กำหนดเสียงและโทนเสียงในอุดมคติของคุณ บางทีคุณอาจต้องการดูเป็นมิตรแต่เป็นมืออาชีพหรือติดดินและให้ข้อมูล แม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มสร้างทีม แต่ในระยะยาวจะเป็นประโยชน์ต่อคุณในการกำหนดว่าคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณออกมาดีและทำให้ผู้อื่นรู้สึกอย่างไร

แนวทาง 5 ช่องทาง

สไตล์และการจัดรูปแบบจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับช่องที่คุณเขียนเนื้อหา ตัวอย่างเช่น มีบางครั้งที่คุณสามารถเขียนอักขระได้เพียง 280 ตัวเท่านั้น ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ไม่ว่าคุณจะมีที่ว่างให้สะกดชื่อองค์กรหรือใช้ตัวย่อขององค์กรหรือไม่ก็ตาม หากคุณมีช่องทางโซเชียลมีเดียหลายช่องทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือสไตล์ของคุณมีคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับแต่ละช่องทาง ไม่ว่าบริษัทของคุณจะใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและอิโมจิ หรือติดกระดุมและออนไลน์อย่างมืออาชีพอยู่เสมอ ก็ควรระบุไว้ในคู่มือสไตล์ของคุณ

6 ข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย

ทีมขนาดเล็กมักจะมีข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมาย แต่อาจอยู่ในขั้นตอนการค้นพบ ทดลองและปรับแต่งกลุ่มเป้าหมายหลัก การกำหนดกลุ่มเป้าหมายหรือผู้ซื้อของคุณ—พวกเขาเป็นใคร พวกเขาทำงานที่ไหน และช่องทางที่พวกเขาใช้—ช่วยปรับแต่งการสื่อสารให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา ตัวอย่างเช่น บางบริษัทมักจะใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมในการสื่อสารกับลูกค้า การกำหนดผู้ชมสามารถแจ้งแนวทางสไตล์ของคุณและกระตุ้นให้คุณหลีกเลี่ยงคำศัพท์ในอุตสาหกรรมเมื่อเขียนอีเมลหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย มันสามารถช่วยให้นักเขียนและสมาชิกในทีมของคุณเข้าใจผู้ชมที่พวกเขากำลังพูดคุยด้วย เมื่อทีมเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย พวกเขาสามารถสร้างประสบการณ์ที่กำหนดเองเพื่อสร้างความประทับใจและดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ

วิธีสร้างคู่มือสไตล์สำหรับทีมของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ ที่รวมอยู่ในคู่มือสไตล์แล้ว ต่อไปนี้คือภาพรวมของสิ่งที่ควรรวมไว้ในการสร้างไกด์สไตล์ของคุณ

• พันธกิจและค่านิยม: เริ่มต้นด้วยการกำหนดพันธกิจของธุรกิจของคุณอย่างชัดเจนและค่านิยมของคุณคืออะไร

• ผู้ชม: ระบุผู้ชมของคุณว่าคุณกำลังมองหาการมีส่วนร่วมกับใคร และทำไม พิจารณาลูกค้าเป้าหมายของคุณ

• น้ำเสียงและน้ำเสียง: อธิบายน้ำเสียงและน้ำเสียงของบริษัทของคุณ และใช้เพื่อกำหนดว่าผู้ชมของคุณต้องการให้รับรู้อย่างไร

• ตัวสร้าง ความแตกต่าง: แบ่งปันสิ่งที่ทำให้ธุรกิจของคุณไม่เหมือนใคร และทำไมคุณถึงเก่งที่สุดในสิ่งที่คุณทำ

• คู่แข่ง: นี่อาจเป็นส่วนด่วน การมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการแข่งขันของคุณนั้นมีประโยชน์ เพื่อรักษาคุณค่าที่เสนอให้มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

• ลักษณะการคัดลอกทั่วไป: กำหนดคู่มือรูปแบบที่คุณต้องการยึดถือ ไม่ว่าคุณจะดึงข้อมูลจาก The Chicago Manual of Style (pro-Oxford comma) หรือ The AP Stylebook (ละเว้นเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford) คู่มือรูปแบบจะช่วยให้ทีมนำทางการใช้คำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน

Grammarly Business ช่วยได้อย่างไร

อย่างที่คุณเห็น การสร้างคู่มือสไตล์ตั้งแต่เริ่มต้นนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย การสร้างและดำเนินการอาจใช้เวลานาน ดังนั้นทีมขนาดเล็กจะพัฒนาคู่มือสไตล์ที่ใช้งานได้จริงและปรับขนาดได้อย่างไรเมื่อแบนด์วิดท์เหลือน้อย โดยใช้ประโยชน์จากโซลูชันอันชาญฉลาด เช่น Grammarly Business เพื่อขจัดความยุ่งยากและการคาดเดา

Grammarly Business นำเสนอโซลูชันแนะนำรูปแบบแบบไดนามิกแก่ผู้นำธุรกิจขนาดเล็กที่ช่วยให้พนักงานได้รับคำแนะนำแบบเรียลไทม์ คุณสามารถวางใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะได้รับการนำเสนออย่างมืออาชีพและสม่ำเสมอโดยไม่ต้องดูแลการสื่อสารทุกชิ้นที่ส่งถึงลูกค้าหรือสมาชิก

ปรับแต่งเนื้อหาของคู่มือสไตล์ของคุณภายในแพลตฟอร์ม Grammarly Business โดยการเพิ่มตัวเลือกคำเฉพาะ ชื่อ เครื่องหมายการค้า ข้อกำหนดด้านไวยากรณ์ และอื่นๆ คุณลักษณะคู่มือสไตล์จะเสนอคำแนะนำของพนักงานเพื่อรักษาความสม่ำเสมอ ในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงความชัดเจน ความถูกต้อง การมีส่วนร่วม และน้ำเสียง

ประหยัดเวลาในการเขียนและแก้ไขเมื่อจัดการการสื่อสารจากผู้รับเหมารายต่างๆ ด้วย คำแนะนำสไตล์โดย Grammarly Business ทีมขนาดเล็กของคุณสามารถเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสาร และคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและเข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้น