วิธีการเขียนจดหมาย: 9 เคล็ดลับที่คุณควรรู้

คุณไม่ได้ทำเช่นนี้บ่อย

มาเผชิญหน้ากัน การใส่วันที่ไว้ด้านบนและลายเซ็นของคุณที่ด้านล่างไม่ใช่การติดขัดเมื่อถึงเวลาต้องเขียนจดหมาย และไม่พับหน้าเป็นสามส่วนที่ชัดเจนเพื่อให้พอดีกับซองจดหมาย จดหมายทางการไม่ใช่ความสามารถพิเศษของคุณ

เท่าที่งานใหม่ดำเนินไป ข่าวดีก็คือการเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายนั้นง่ายกว่าการเรียนรู้ที่จะผูกลูกครึ่งวินด์เซอร์ที่น่านับถือหรือการเรียนรู้ศิลปะลึกลับของการพูดคุยกันอย่างสุภาพ

มาเริ่มกันที่บทสรุปเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับจดหมายแฟนซีของคุณอย่างถูกต้องโดยระบุว่า "ฉันทำสิ่งนี้ตลอดเวลา"

1 เริ่มต้นด้วยการใส่ข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบน

กฎที่มีมายาวนานนี้สมเหตุสมผล: คุณต้องการให้บุคคลที่คุณกำลังพูดอยู่ทราบโดยทันทีว่าคุณเป็นใคร คุณมาจากไหน และพวกเขาจะโต้ตอบกับคุณอย่างไร

บิตสุดท้ายนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตรวจสอบเพราะคุณไม่ต้องการทำลายความเป็นไปได้ที่จะได้ยินตอบกลับจากคนที่คุณใช้เวลาในการเขียน โลกนี้เต็มไปด้วยผู้หางานวัยหนุ่มสาวที่น่าสงสารที่รู้ตัวช้าไปว่ามีการพิมพ์ผิดในข้อมูลติดต่อที่พวกเขาวางในขณะที่ส่งใบสมัครจำนวนมาก

2 ถัดไป ใส่วันที่

อันนี้ง่ายที่จะถูกต้องและน่าอาย (หรือเฮฮา) ที่จะผิด ปีอะไรครับ? ฉันหลับไปนานแค่ไหน

3 หลังจากนั้นให้ใส่ที่อยู่ของผู้รับ

คิดว่านี่เป็นหนึ่งในโอกาสหายากที่คุณกำลังบอกคนแปลกหน้าที่อยู่ใกล้ๆ ว่า "ฉันรู้ว่าคุณอยู่ที่ไหน" และถือเป็นการแสดงมารยาท หวงแหนสิ่งนั้น

หากคุณกำลังเขียนถึงบริษัทที่คุณรู้จักใครอยู่แล้ว ส่วนนี้เป็นเพียงเค้าโครง—เพียงขอรายละเอียดจากพวกเขา มิฉะนั้น ขั้นตอนนี้ควรค่าแก่การค้นหาออนไลน์อย่างรวดเร็ว

4 ถัดมาเป็นคำทักทาย “เรียน” เป็นตัวเลือกหุ้นที่ดี

มีความเป็นไปได้มากมายเมื่อคุณพร้อมที่จะกล่าวคำทักทาย: คำทักทาย คำ ทักทาย และรุ่นพี่ที่ ไว้ใจ ได้

คุณอาจรู้สึกอยากจะพยายามทำให้ตัวเองโดดเด่นด้วยการเลือกตัวเลือกที่แปลกใหม่ แต่ก็มีความเสี่ยง คุณอาจไม่ต้องการเดิมพันกับคนแปลกหน้าที่ชื่นชม Howdy นับประสาเช่น. . . ทางเลือกที่แตกต่างเช่น Hail (อย่าสนใจเลยถ้าคนที่คุณกำลังเขียนบทนี้ทุ่มเทให้กับบทบาทของพวกเขาอย่างแท้จริงในเทศกาลเรอเนซองส์)

บ่อยครั้ง ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือเส้นทางที่ตรงไปตรงมา: Dear ถูกใช้อย่างแพร่หลายด้วยเหตุผล

และอย่าคิดมากว่าจะไม่สะดวกใจที่จะพูดกับคนที่คุณไม่เคยเจอแบบนี้มาก่อนหรือไม่ คนที่ไม่ได้เป็น "ที่รัก" ต่อกันมักจะพูดคุยกันตลอดเวลาในการติดต่อสื่อสาร แม้จะอยู่ท่ามกลางท่าทางทางกฎหมายที่ตึงเครียดระหว่างการรณรงค์หาเสียงในการเลือกตั้งประธานาธิบดีและหนังสือพิมพ์บนเครื่องบิน ในสถานการณ์ที่คับคั่งเช่นนี้ คำว่า Dear ไม่ใช่ส่วนที่ผู้คนกำลังเครียด

5 รู้ว่าคุณกำลังติดต่อใคร

บางครั้งก็เป็นเรื่องง่าย อีกครั้ง ถ้าคุณรู้จักใครในบริษัทที่คุณส่งจดหมายปะหน้าอยู่แล้ว พวกเขาควรจะสามารถช่วยให้คุณระบุรายละเอียดได้ค่อนข้างไม่ลำบาก มิฉะนั้น…

6 ไม่ควรเชื่อในสิ่งนี้ แต่ข้อสุดท้ายนั้นอาจรับประกันการค้นคว้าเล็กน้อย

ขึ้นอยู่กับความทึบสัมพันธ์ขององค์กรที่คุณกำลังเขียนถึง ผู้ที่คุณควรกล่าวถึงอาจไม่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักเขียนที่สมัครแม้แต่สิ่งพิมพ์ขนาดกลาง คุณจะพบว่าสถานที่นั้นเต็มไปด้วยบรรณาธิการอย่างรวดเร็ว แต่อันไหนที่ควรอ่านจดหมายของคุณ

ทางออกหนึ่งคือเพียงแค่หาหมายเลขโทรศัพท์อเนกประสงค์เพื่อโทรและถามว่าใครเป็นหัวหน้าแผนกที่เหมาะสม อีกวิธีหนึ่งคือการใช้ LinkedIn และค้นหาบุคคลที่ถูกต้องด้วยวิธีนั้น ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการถ่อยกับคำว่า “เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง” ที่เกียจคร้าน

7 มิสเตอร์ นางสาว หมอ วุฒิสมาชิก ไม่มีอะไรข้างต้น

แนวทางที่พบบ่อยที่สุดคือง่ายๆ คือ นายหรือนางในสมัยก่อน

ในการกล่าวปราศรัยกับผู้หญิงที่คุณไม่รู้จัก คุณมักจะปลอดภัยกว่าคุณผู้หญิง โดยถือว่าน้อยกว่า และอาจดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นโดยละเว้นจากการนำสถานภาพการสมรสของผู้รับมาพิจารณา

เป็นที่น่าสังเกตว่าเมื่อพูดถึงการให้เกียรติมีโรงเรียนแห่งความคิดที่แตกต่างกัน คุณอาจต้องการเส้นทางที่เป็นกลางทางเพศ เพียงแค่ใส่ชื่อเต็มของหัวเรื่อง

นอกจากนี้ ให้จับตาดูกรณีต่างๆ เช่น แพทย์และผู้ถือปริญญาเอก หลายคนจะบอกคุณว่าพวกเขาทำงานอย่างหนักเพื่อรับรองข้อมูลประจำตัวของตน และรู้สึกซาบซึ้งที่ได้รับการยอมรับว่าเป็นดร.

คุณต้องการที่จะสร้างความประทับใจที่ดีหลังจากทั้งหมด

8 ใส่เครื่องหมายทวิภาคหรือจุลภาค.

อันนี้ขึ้นอยู่กับคุณ ในขณะที่เครื่องหมายจุลภาคที่ส่วนท้ายของคำทักทายทำงานได้ดี แต่บางคนโต้แย้งว่าเครื่องหมายทวิภาคนั้นดูซับซ้อนกว่า

9 หากคุณกำลังแบ่งปันจดหมายนี้ทางออนไลน์ ให้พิจารณาบันทึกเป็น PDF

แทบจะไม่เป็นปัญหาหากคุณวางแผนที่จะพิมพ์จดหมายของคุณลงบนกระดาษ แต่ในปี 2017 จดหมายที่เป็นทางการจำนวนมากจบลงด้วยไฟล์ที่วนผ่านอีเธอร์จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง และเมื่อพวกเขามาถึงหน้าจอของมนุษย์ต่างดาวด้วยความว่องไว การตั้งค่า การจัดรูปแบบของพวกเขาถูกทำลายอย่างน่าสลดใจ

นอกจากนี้ ลองนึกภาพใครบางคนกำลังพิมพ์จดหมายของคุณ การจัดรูปแบบที่เสียหาย และทั้งหมด ระหว่างทางไปการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้กับเพื่อนร่วมงาน ความอัปยศ.

วิธีหนึ่งในการรักษาที่อยู่ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยของจดหมายของคุณในระหว่างการขนส่งคือการบันทึกไฟล์ของคุณเป็น PDF เพื่อให้งานของคุณอ่านได้ชัดเจน

ด้วยจดหมายของคุณที่จ่าหน้าถึงอย่างชัดเจน คุณก็พร้อมที่จะติดต่อกลับไปเหมือนมืออาชีพในวัยเรียน Grammarly มีเคล็ดลับอื่นๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีนำจดหมายแฟนซีของคุณมาลงจอดด้วย