10 วิธีที่ดีที่สุดและ 10 วิธีที่แย่ที่สุดในการสิ้นสุดอีเมล

คุณเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยม มีบรรทัดเริ่มต้นที่ชัดเจน ข้อความอีเมลที่ชัดเจน และปิดท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน ก่อนที่คุณจะคลิก "ส่ง" มีเพียงสิ่งสุดท้ายที่ต้องทำ: เขียนลายเซ็นอีเมลที่ดี

การลงชื่อออกอีเมลคืออะไร?

การลงชื่อออกอีเมลเป็นส่วนสุดท้ายของอีเมล โดยทั่วไปจะประกอบด้วยคำหรือวลีสั้นๆ ตามด้วยชื่อและลายเซ็นต์ของคุณ การลงชื่อออกอีเมลจะดำเนินการโดยตรงต่อจากบรรทัดปิดท้ายของอีเมล และเป็นการส่งสัญญาณว่าข้อความเสร็จสมบูรณ์

การลงชื่อออกจากอีเมลนั้นใช้ในอีเมลทุกประเภท สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจ และด้วยเหตุนี้ การใช้การลงชื่อออกอีเมลที่เหมาะสมจึงเป็นมารยาททางอีเมลที่ดี

สิ่งที่การลงชื่อสมัครรับอีเมลทุกครั้งควรมีรวมไว้ด้วย

การลงชื่อออกอีเมลทุกครั้งควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• การอำลา
• ลายเซ็น
• ข้อมูลการติดต่อ

ส่วนแรกของการลงชื่อออกอีเมล ซึ่งก็คือคำหรือวลีที่ใช้อยู่หน้าชื่อผู้ส่ง เป็นส่วนสำคัญของโทนเสียงของอีเมล และอาจส่งผลต่อวิธีที่ผู้อ่านตีความอีเมล นี่คือตัวอย่างบางส่วนของอีเมลอำลา:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ไชโย
• คุยกันเร็วๆ นี้

องค์ประกอบถัดไป ลายเซ็น คือชื่อของผู้ส่ง หากคุณมีลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อของคุณหลังการอำลาอีเมล หากคุณไม่มีลายเซ็นอีเมล อย่าลืมใส่ชื่อของคุณและข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือช่องทางโซเชียลมีเดีย เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณผ่านช่องทางอื่นนอกเหนือจากอีเมลได้หากจำเป็น

ลายเซ็นอีเมลคือบล็อกเนื้อหาส่วนบุคคลที่คุณสามารถตั้งค่าให้รวมไว้ในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ หรือเฉพาะกับผู้ชมเฉพาะ เช่น บุคคลภายนอกองค์กรของคุณ โดยทั่วไปลายเซ็นอีเมลจะประกอบด้วยชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์และนามสกุล โปรไฟล์ LinkedIn และที่อยู่สำนักงานของคุณ และอาจมีข้อมูลเพิ่มเติม เช่น คำพูดสร้างแรงบันดาลใจหรือภาพใบหน้า

การลงชื่อออกจากอีเมลประเภทต่างๆ

การลงชื่อออกจากอีเมลทั่วไป

อีเมลส่วนใหญ่ลงท้ายด้วยการลงชื่อออกทั่วไป ข้อความเหล่านี้เป็นข้อความสั้นๆ ที่นำหน้าชื่อผู้ส่ง และไม่ได้กล่าวถึงความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งกับผู้รับหรือเนื้อหาของอีเมลโดยเฉพาะ การลงนามประเภทนี้ที่เป็นไปได้ ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
• ขอให้มีวันดีๆ/มีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี

การลงชื่อออกจากอีเมลส่วนบุคคล

ในบางกรณี การลงชื่อออกอีเมลแบบส่วนตัวเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการลงชื่อออกอีเมลทั่วไป โดยปกติแล้ว วลีปิดท้ายอีเมลส่วนบุคคลจะสงวนไว้สำหรับผู้รับอีเมลที่ผู้ส่งมีความสัมพันธ์ด้วย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องอาชีพ การลงชื่อออกเหล่านี้มักเป็นประโยคเดียวและมักใช้แทนวลีปิดท้ายของอีเมล นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ฉันรอคอยที่จะเริ่มโครงการนี้กับคุณ
• ขอบคุณมากสำหรับโอกาสนี้
• ขอบคุณสำหรับการทำงานหนักของคุณ

เช่นเดียวกับการลงชื่อออกอีเมลทั่วไป ชื่อของผู้ส่งจะอยู่หลังการลงชื่อออกอีเมลส่วนบุคคลทันที

10 วิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมล

การลงชื่อเข้าใช้อีเมลสำหรับธุรกิจที่เป็นทางการ

การลงชื่อออกที่เหมาะสมเป็นส่วนหนึ่งของการปิดอีเมลแบบมืออาชีพ ซึ่งรวมถึง:

1 ขอแสดงความนับถือ

การลงชื่อออกแบบดั้งเดิมนี้เป็นตัวเลือกยอดนิยมเนื่องจากเป็นการลงท้ายอีเมลด้วยข้อความเชิงบวกแต่เป็นทางการ

2 ขอแสดงความนับถือ

สิ่งนี้และรูปแบบต่างๆ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือและขอแสดงความนับถืออย่างอบอุ่น เป็นการส่งข้อความเชิงบวกที่ชัดเจน โดยไม่เบี่ยงเบนไปจากแนวทางการสื่อสารแบบมืออาชีพ

3 ด้วยความปรารถนาดี

การรวมตัวเป็นกลุ่มมากกว่ารายการก่อนหน้าเล็กน้อย การลงชื่อออกนี้ทำให้ชัดเจนว่าคุณอวยพรให้ผู้รับสบายดี

ใช้วลีปิดท้ายอีเมลเหล่านี้สำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าปัจจุบัน การเข้าถึงผู้ขายและคู่ค้าอื่นๆ และเพื่อนร่วมงาน หากอุตสาหกรรมหรือบริษัทของคุณมีวัฒนธรรมที่เป็นทางการมากขึ้น นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับอีเมลที่ส่งพร้อมกับการสมัครงานและจดหมายปะหน้าอีกด้วย

การลงชื่อเข้าใช้อีเมลสำหรับธุรกิจที่ไม่เป็นทางการ

เมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดด้วย หรือคุณกำลังทำธุรกิจที่เป็นทางการน้อยกว่า การลงชื่อสมัครรับอีเมลต่อไปนี้มีความเหมาะสม:

4 ไชโย

คล้ายกับการแสดงความนับถือการเชียร์ เป็นวิธีการสนทนาและเป็นมิตรในการสิ้นสุดอีเมล

5 ดูแลตัวเอง

การลงนามนี้เป็นการสื่อว่าคุณมีความสัมพันธ์อันอบอุ่น แต่ก็ไม่ได้เกินขอบเขต

6 ดีที่สุด

เรียบง่าย ตรงไปตรงมา และเหมาะกับอีเมลทุกประเภท

การลงนามทางอีเมลเพื่อแสดงความขอบคุณและคำขอ

เมื่อคุณร้องขอหรือพูดว่า "ขอบคุณ" สำหรับความช่วยเหลือ การรับรอง การอ้างอิง หรือโอกาส คุณสามารถสะท้อนถึงสิ่งนี้ในการลงชื่อออกอีเมลของคุณ ตัวอย่างของการลงนามประเภทนี้ ได้แก่:

7 ขอบคุณ

มันง่ายและตรงประเด็น

8 ฉันขอขอบคุณ [ความช่วยเหลือ ข้อมูล ความคิดเห็น ฯลฯ] ของคุณ

เช่นเดียวกับรายการก่อนหน้า การลงนามนี้เป็นการแสดงความขอบคุณต่อผู้รับอย่างชัดเจน ในอีเมลติดตามผลหรืออีเมลแจ้งเตือน นี่อาจเป็นกลยุทธ์ที่มีประโยชน์ในการรับรองว่าจะมีการตอบกลับ

การลงชื่อออกอีเมลสำหรับการสนทนาแบบไม่เป็นทางการ

ในการแลกเปลี่ยนแบบไม่เป็นทางการ การลงชื่อสมัครใช้อีเมลแบบส่วนตัวนั้นเป็นเรื่องปกติ อย่างไรก็ตาม มีข้อตกลงทั่วไปมากมายที่เหมาะสมพอๆ กับการสนทนาทั่วไป เช่น:

9 คุยกันเร็วๆ นี้

หากคุณวางแผนที่จะพูดคุยกับเพื่อนของคุณเร็วๆ นี้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบได้เลย!

10 จับคุณทีหลัง

คล้ายกับการพูดคุยเร็วๆ นี้การลงชื่อออกนี้เป็นการรับทราบว่าคุณจะได้พบกับเพื่อนของคุณเร็วๆ นี้

10 การลงชื่อเข้าใช้อีเมลที่ควรหลีกเลี่ยง

เนื่องจากการลงชื่อออกอีเมลจำเป็นต้องสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้รับ คุณจึงมีการลงชื่อออกบางอย่างที่คุณควรหลีกเลี่ยง ซึ่งรวมถึง:

1 รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ [ขอบคุณล่วงหน้า]

การลงนามนี้อาจถูกมองว่าเป็นการบงการหรือก้าวร้าวเนื่องจากเป็นการบอกเป็นนัยถึงความต้องการที่ผู้รับเขียนตอบกลับ

2 ขอแสดงความนับถือ

คุณไม่ได้เป็นของผู้รับอย่างแท้จริง นี่ไม่จริงใจ

3 —[ชื่อ] หรือ —[เริ่มต้น]

เว้นแต่ว่าคุณจะส่งอีเมลสั้นๆ และไม่เป็นทางการ การละเว้นการลงชื่อออกอาจถือเป็นการกระทำที่โหดเหี้ยมหรือประมาท

4 ความรัก (หรือรูปแบบเช่น XOXO)

การลงนามนี้ถือเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไป เว้นแต่ว่าคุณกำลังเขียนอีเมลถึงคนรักหรือสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด

5 อิโมจิ (️)

แม้ว่าอีโมจิบางตัวจะเป็นที่ยอมรับในการสื่อสารทางธุรกิจ แต่ก็ควรปล่อยอีโมจิเหล่านี้ออกจากการลงชื่อออก ซึ่งหมายถึงการสื่อสารที่เป็นทางการและคลุมเครือน้อยลง

6 ขอแสดงความนับถือ

ตรงกันข้ามกับรายการก่อนหน้า การลงชื่อออกนี้ถือว่าเป็นทางการมาก จนถึงขั้นรู้สึกแข็งทื่อหรือเหินห่าง

7 ขอให้เป็นวันอันแสนสุข

โดยทั่วไปแล้ว วิธีที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงถ้อยคำทางศาสนาในอีเมลแบบมืออาชีพและไม่เป็นทางการ

8 ขอให้มีความสุขนะ

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของการลงนามอย่างไม่เป็นทางการที่มากเกินไปซึ่งพูดต่อหน้าได้ดีกว่าทางอีเมล

9 หวังว่าคงสมเหตุสมผล

การลงชื่อออกนี้ยังถือเป็นการไม่โต้ตอบ เพราะมันบ่งบอกเป็นนัยว่าผู้รับเข้าใจผิด แทนที่จะเกิดจากทักษะในการสื่อสารของคุณ

10 ขอให้โชคดี

การลงนามนี้ทำให้ต้องมีการตีความมากเกินไป หมายความว่าผู้รับต้องการโชค หรืองานนั้นยากเกินไป ฯลฯ?

การลงชื่อออกที่ไม่เหมาะสมเป็นเพียงข้อผิดพลาดทางอีเมลประเภทหนึ่งที่สามารถเบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความของคุณได้ การไม่ใส่การลงชื่อออกถือเป็นการกระทำผิดที่คล้ายกัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลงชื่อออกอีเมล

การลงชื่อออกอีเมลคืออะไร?

การลงชื่อออกอีเมลคือบรรทัดสั้นๆ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นคำหรือวลีที่อยู่ข้างหน้าลายเซ็นของผู้ส่ง ในบางกรณี ผู้ส่งจะเขียนลายเซ็นอีเมลแบบส่วนตัว สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นประโยคเต็มหนึ่งประโยคหรือน้อยกว่านั้นที่ตรงกับน้ำเสียงของอีเมล และอาจรวมถึงคำกระตุ้นการตัดสินใจด้วย

การลงนามทุกครั้งควรมีอะไรบ้าง?

การลงชื่อออกอีเมลทุกครั้งควรมี:

• การอำลา
• ชื่อผู้ส่ง
• ข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง

การลงชื่อออกจากอีเมลประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

การลงชื่อออกจากอีเมลประเภทต่างๆ ได้แก่:

• การลงนามทั่วไป
• การลงชื่อออกส่วนบุคคล

ตัวอย่างการลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีสามตัวอย่างมีอะไรบ้าง

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ไชโย