6 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีการติดตามอีเมลหลังวันหยุด

ความกลัวของกล่องจดหมายมีอยู่จริง

ครั้งสุดท้ายที่ฉันไปเที่ยวพักผ่อน ฉันแทบไม่อยากออกไปไหนเลยเพราะกลัวว่ากล่องจดหมายของฉันจะหน้าตาเป็นอย่างไรเมื่อกลับมา (คำแนะนำ: มันไม่สวย) ไม่มีอะไรที่ทำให้คุณคร่ำครวญในวันแรกที่คุณกลับมาทำงานมากไปกว่าการเปิดโปรแกรมรับส่งเมลเพื่อดูว่าคุณมี 1,487 อีเมลรอ

ฉันเคยทำงานที่อีเมลรายวันล้นหลามเป็นเรื่องปกติ ซึ่งหมายความว่าการไม่อยู่เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ส่งผลให้เกิดหิมะถล่มทางดิจิทัล นี่คือวิธีที่ฉันเตรียมและขุดออกมา

1 ตั้งค่าข้อความลางานก่อนออกเดินทาง

การมีระบบตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุดจะไม่ลดจำนวนผู้ที่ติดต่อคุณ แต่จะลดจำนวนการติดตามที่พวกเขาส่ง เป็นรูปแบบที่ดีที่จะแจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อคุณไม่สามารถตอบคำถามได้

ข้อความลางานของคุณเป็นเรื่องง่าย แค่บอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ว่าง คุณจะกลับมาเมื่อไหร่ และใครที่พวกเขาควรติดต่อเมื่อมีความต้องการเร่งด่วนในขณะที่คุณไม่อยู่ หากคุณต้องการเพิ่มความสนุกสนานให้กับข้อความของคุณ ต่อไปนี้คือตัวเลือกบางส่วน

2 กำจัดโฆษณาและสิ่งที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ก่อน

เมื่อฉันกลับไปที่กล่องจดหมาย Gmail เพื่อค้นหาอีเมลนับพันล้านอีเมลที่รออยู่ สิ่งแรกที่ฉันทำคือกำจัดเมลขยะ แน่นอนว่าการโฆษณาเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำ แต่เมื่อคุณพยายามกลับไปที่กล่องจดหมายเป็นศูนย์ แม้แต่จดหมายข่าวที่คุณสมัครรับข้อมูลก็สามารถขัดขวางคุณได้

ระบบแท็บของ Gmail มีประโยชน์ เมื่อข้อความอีเมลของฉันได้รับการจัดเรียงไว้ล่วงหน้าแล้ว ฉันสามารถไปที่แท็บโซเชียลและโปรโมชันได้อย่างรวดเร็ว และกำจัดอีเมลเหล่านั้นส่วนใหญ่ได้ทันทีโดยเลือกทั้งหมด ข้ามหัวเรื่องเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสำคัญ แล้วจึงกดเก็บถาวร หรือลบ

3 ใช้ตัวกรองสำหรับผู้ส่งที่มีลำดับความสำคัญสูง

อาจมีบางคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณที่มีอีเมลที่คุณไม่อยากพลาด ฉันมีโฟลเดอร์ Gmail ชื่อผู้ส่งลำดับความสำคัญ ซึ่งฉันเก็บข้อความสำคัญที่ต้องดำเนินการในทันที

คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อให้ข้อความจัดเรียงอัตโนมัติในโฟลเดอร์นี้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันทำเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานไประยะหนึ่ง พอกลับมาก็รู้ว่าต้องจัดการอะไรก่อน

คุณยังสามารถกรองย้อนหลังได้ด้วยการย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ผู้ส่งลำดับความสำคัญเพื่อความปลอดภัยในขณะที่คุณจัดเรียงกล่องจดหมายที่เหลือของคุณ

4 สร้างโฟลเดอร์ catch-up

เมื่อคุณได้จัดเรียงอีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงของคุณลงในโฟลเดอร์อื่นแล้ว คุณสามารถจัดการกับส่วนที่เหลือได้ . . โดยวางมันออก อย่างน้อยก็ชั่วคราว

การจ้องมองกล่องข้อความที่ล้นออกมาในวันแรกที่คุณกลับมาที่สำนักงานสามารถสร้างความเครียดได้มากพอที่จะแก้ไขผลกระทบที่ผ่อนคลายของวันหยุดของคุณ กล่องจดหมายที่ว่างเปล่าคือความสุข! วิธีแก้ปัญหานี้อาจรู้สึกเหมือนเป็นการโกง แต่เชื่อฉันเถอะ มันเป็นวิธีที่ดีในการบรรเทาความเครียดที่ต้องดำเนินการกับอีเมลหลายร้อยฉบับและไม่มีเวลาดำเนินการ

สร้างโฟลเดอร์ catch-up มันง่ายอย่างนั้น คุณสามารถตั้งชื่ออะไรก็ได้ตามต้องการ ตั้งแต่ "อีเมลไปยังกระบวนการ" ไปจนถึง "ละทิ้งความหวังที่พวกเจ้าเข้ามาที่นี่" จากนั้น เลือกทั้งหมด และย้ายอีเมลวันหยุดของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่ติดตาม มันจะมองไม่เห็น และแทนที่จะรู้สึกเหมือนว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นหลุมลึกที่คุณไม่เคยปรากฏออกมา คุณจะสามารถเข้าไปในห้องเก็บข้อมูลเสมือนของคุณและจัดเรียงอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่าเหล่านั้นได้ทุกเมื่อที่คุณมีเวลา เพื่อสำรอง

เป็นไปได้ดีที่ถ้าคุณได้จัดเรียงข้อความอีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงแล้ว โฟลเดอร์ catch-up ของคุณจะไม่มีอะไรมีความสำคัญอย่างยิ่งยวด หากคุณพลาดเรื่องสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ (นี่อาจเป็นเรื่องดีที่สุดของเรา) คุณแน่ใจว่าจะได้รับอีเมลติดตามผล ซึ่งคุณสามารถจัดการกับปัญหาได้เมื่อไร หากอีเมลยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ติดตามของคุณหลังจากผ่านไปหนึ่งเดือน การลบหรือเก็บถาวรอาจปลอดภัย

5 ฝึก "เข้าก่อนออกก่อน"

ถึงตอนนี้ กล่องจดหมายของคุณน่าจะดูล้นหลามน้อยลงเล็กน้อย ถึงเวลาจัดการกับข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า การใช้แนวทาง "เข้าก่อนออกก่อน" สามารถช่วยได้

อีเมลบางฉบับที่คุณได้รับได้แยกออกแล้วในขณะที่คุณไม่อยู่ เมื่อคุณอ่านอีเมลฉบับล่าสุดเป็นอันดับแรก คุณจะทราบได้อย่างรวดเร็วว่าสิ่งใดที่ต้องให้ความสนใจในทันทีและสิ่งใดที่คุณสามารถกรองลงในโฟลเดอร์ติดตามผลได้ในภายหลัง ดังนั้น ให้เริ่มขุดค้นอีเมลล่าสุดที่คุณได้รับ และจำไว้ว่า . .

6 ต่อต้านการกระตุ้นให้ตอบสนองล่าช้า

เมื่อคุณระบุอีเมลสำคัญได้แล้ว ให้ตอบอีเมลเหล่านั้น เหมือนตอนนี้

เราทุกคนเคยไปที่นั่น คุณกำลังดูอีเมลที่ต้องการคำตอบจริงๆ ยกเว้นว่าคุณขาดพลังจิตในการจัดการกับมันในขณะนั้น ความอยากที่จะเลิกใช้อีเมลประเภทนี้มีมาก ต้านทาน! อีเมลที่น่ารำคาญจะเติบโตเป็นสัตว์ประหลาดที่มีพลังมากขึ้น ยิ่งคุณละเลยพวกมันไปนานเท่าไร เมื่อคุณเริ่มอ่านอีเมลด่วน ให้สัญญากับตัวเองว่าคุณจะจัดการกับแต่ละอีเมลเมื่อเปิดอ่าน คุณจะขอบคุณตัวเองในระยะยาว

ด้วยการไตร่ตรองและจัดระเบียบบางอย่าง คุณสามารถป้องกันไม่ให้กล่องขาเข้าของคุณท่วมท้นจากการฝังคุณ ตอนนี้ ปล่อยให้อีเมลสำนักงานของคุณอยู่คนเดียวจนกว่าคุณจะกลับมา และไปสนุกกับวันหยุดนั้น คุณได้รับมัน!