นี่คือวิธีออกจากการประชุมกับเกรซ

ฉันเคยทำงานทางไกลให้กับบริษัทที่มีการประชุมแก้ไขเนื้อหาเป็นประจำทุกวันศุกร์ การประชุมครั้งนั้นเป็นความหายนะของการมีอยู่ในการทำงานของฉัน เราทุกคนจะรวมตัวกันในสายการประชุมทางโทรศัพท์ตั้งแต่ 10.00 น. เรามาถึงด้วยความตั้งใจที่ดี แต่ไม่มีใครมีวาระการประชุมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และเราจะเดินจากไป (บางครั้ง หลายชั่วโมง ต่อมา) โดยไม่มีข้อสรุปที่สามารถดำเนินการได้ สิ่งเดียวที่ใครจะทำคือใช้เวลาสองสามนาทีในการเริ่มต้นการประชุมในสัปดาห์หน้าเพื่อคร่ำครวญถึงสิ่งที่เราทำสำเร็จไปก่อนหน้านี้

ฉันต้องอยู่ในการประชุมเหล่านั้น แม้ว่าบ่อยครั้งที่ฉันไม่มีอะไรจะบริจาคนอกจากคำขอที่ไร้ประโยชน์สองสามอย่างที่เราดำเนินการให้กลับมาเป็นปกติ แทร็ก ใดก็ได้ ฉันจะหาข้อแก้ตัวให้ประกันตัวทุกครั้งที่ทำได้ ( อุ๊ปส์! แมวของฉันติดอยู่ในช่องระบายอากาศ โอเค บาย! ) จำนวนครั้งที่ฉัน "ป่วย" อย่างอธิบายไม่ถูกในวันศุกร์เริ่มน่าสงสัยขึ้นเรื่อยๆ ฉันรู้สึกละอายที่จะยอมรับว่า เพราะฉันมีชุดหูฟังที่สามารถปิดเสียงได้ บางครั้งฉันก็ผล็อยหลับไปและตื่นมาพบว่าตัวเองกรนเบาๆ

ตามข้อมูลของ Inc. การประชุมร้อยละเก้าสิบเก้าเป็นการเสียเงินโดยสิ้นเชิง และแม้ว่าทุกคนจะเกลียดชังพวกเขา แต่ก็เป็นแก่นของวัฒนธรรมองค์กร การรู้วิธีออกจากการประชุมที่ไม่จำเป็นอย่างงดงามเป็นทักษะในการทำงานที่ช่วยให้คุณไม่ต้องทนทรมานหลายชั่วโมงและช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้น

แค่ปฏิเสธการประชุม(ที่ไม่จำเป็น)

พวกเราหลายคนพากเพียรในการประชุมเพราะเราไม่ต้องการที่จะเป็นคน นั้น —คนเกียจคร้านที่ข้ามการประชุมที่ทุกคนเข้าร่วมตามหน้าที่ แต่ในขณะที่การหาวในการประชุมทุกครั้งอาจทำให้คุณรู้สึกมุ่งมั่นกับงานของคุณอย่างมาก แต่ก็อาจทำให้คุณมีประสิทธิผลน้อยลงด้วย

กุญแจสำคัญในการปฏิเสธการประชุมอยู่ที่การหาว่าการประชุมนั้นจำเป็นสำหรับคุณหรือไม่ และถ้าไม่จำเป็น จะทำให้รู้ว่ามีวิธีที่ดีกว่าในการใช้เวลาของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการกระดิกออกโดยไม่ทำลายสถานะของคุณในฐานะผู้เล่นในทีม

1 ใช้จุดยืน "ประชุมน้อยลง"

เว้นแต่คุณจะชัดเจนถึงเหตุผลของการประชุมตั้งแต่แรกเริ่ม ให้ตั้งคำถามถึงจุดประสงค์ของการประชุม ยอมรับจุดยืนที่ว่าการประชุมทุกครั้งควรแสดงให้เห็นถึงการมีอยู่ของมัน แม้ว่าคุณจะไม่ควรดูถูกผู้จัดประชุมโดยบอกว่าการประชุมของพวกเขาไม่จำเป็น แต่อย่ากลัวที่จะพูดทางเลือกอื่น เช่น "นี่คือสิ่งที่เราสามารถจัดการในอีเมลหรือ Slack ได้หรือไม่" ในที่สุด คุณจะเป็นฮีโร่ได้หากคุณสามารถลดจำนวนการประชุมที่ทีมของคุณมีได้

2 พิจารณาว่าการแสดงตนของคุณในที่ประชุมมีความสำคัญหรือไม่

การประชุมทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นอย่างเท่าเทียมกัน เพียงเพราะคุณได้รับเชิญไม่ได้หมายความว่าคุณเป็นผู้เล่นหลัก และใครบ้างที่ต้องการการประชุมที่ต้องนั่งฟังคนอื่นพูด

เมื่อคุณได้รับคำเชิญเข้าร่วมประชุม ให้สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมหรือวาระการประชุม ไม่เป็นไรที่จะถามว่าบทบาทของคุณจะเป็นอย่างไร สิ่งนี้ทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาและต้องการใช้เวลาอย่างชาญฉลาด

3 ขอความช่วยเหลือในการจัดลำดับความสำคัญของคุณ

ฉันจะแบ่งปันความลับเล็ก ๆ น้อย ๆ กับคุณ อันที่จริง กลวิธีนี้ใช้ได้ผลดีสำหรับการออกจากการประชุมซึ่งควรอยู่ในกลอุบายของพนักงานทุกคน เพียงแค่ขอให้ผู้จัดประชุมช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญ คุณควรจัดการประชุมเป็นอันดับแรก หรือโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ดูเหมือนว่านี้:

เป็นไปได้มากที่ผู้จัดประชุมจะยืนกรานให้คุณจัดลำดับความสำคัญของโครงการ และถ้าเขาหรือเธอไม่ทำ คุณจะรู้ว่าการประชุมเป็นงานที่คุณไม่ควรพลาดจริงๆ เทคนิคง่ายๆ นี้ช่วยให้ฉันออกจากการประชุมหลายๆ ครั้ง เพื่อที่ฉันจะได้มีสมาธิกับการทำงานให้เสร็จมากกว่าฟังคนพูดถึงงานที่ฉันควรจะทำให้เสร็จ ให้มันลอง!

4 กดเพื่อบันทึกการประชุม

หลายบริษัทมีการประชุมพนักงานเพื่อแบ่งปันข้อมูล สำหรับผู้เล่นส่วนใหญ่ พวกเขาเกี่ยวข้องกับการฟังและเรียนรู้เกี่ยวกับแผนปัจจุบันและเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อทีม คุณอาจไม่มีบทบาทสำคัญในการประชุม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าข้อมูลที่คุณอาจรวบรวมได้ไม่สำคัญ

การเปลี่ยนแปลงอย่างง่ายในกลยุทธ์การประชุมอาจทำให้การประชุมพนักงานเป็นสิ่งที่ผู้คนสามารถปฏิเสธได้เมื่อมีงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าที่ต้องทำ นำแนวคิดของการมีคนเก็บบันทึกการประชุมในแต่ละเซสชั่นเพื่อให้ทุกคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่แบ่งปันและรายการการดำเนินการใด ๆ ที่กำหนดไว้ เพื่อให้ทุกอย่างยุติธรรม งานจดบันทึกอาจตกเป็นของคนละคนกันในแต่ละเซสชัน (ให้แน่ใจว่าคุณอาสาเป็นคนจดบันทึกด้วย)

หากไม่สามารถจดบันทึกได้ ให้แสดงความมุ่งมั่นของคุณโดยติดตามหัวหน้าการประชุมสั้นๆ เพื่อที่คุณจะได้รับทราบข้อมูลล่าสุด

5 ขอลาออกเมื่อการประชุมไม่เกี่ยวข้องกับคุณอีกต่อไป

บางครั้ง คุณจะเข้าร่วมการประชุมที่เกี่ยวข้องกับคุณเพียงบางส่วนเท่านั้น หากคุณยุ่งเป็นพิเศษ ไม่เป็นไรที่จะขอให้ทีมจัดการเรื่องตามระเบียบวาระที่เกี่ยวข้องก่อน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องออกตัวเมื่อการประชุมเปลี่ยนไปเป็นหัวข้อที่ไม่ได้อยู่ในขอบเขตของคุณ พูดคุยกับผู้จัดการประชุมสองสามนาทีก่อนการประชุมเพื่ออธิบายว่าคุณกำลังพยายามจัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญ และคุณจะรู้สึกขอบคุณถ้าเขาหรือเธอสามารถจัดการรายการของคุณได้ก่อน

ไม่มีเหตุผลที่จะคร่ำครวญหรือหาข้อแก้ตัวเพื่อออกจากการประชุม ทั้งหมดที่จำเป็นหากคุณต้องการข้ามการพูดคุยและลงมือทำคือแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าบริษัทจะได้รับบริการที่ดีขึ้นหากคุณ ไม่ เข้าร่วม หากคุณต้องการให้หัวหน้าและเพื่อนร่วมทีมเห็นคุณค่าของเวลา การแสดงว่าคุณให้คุณค่ากับเวลาด้วยก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน