นี่คือวิธีการแนะนำตัวเองอย่างถูกต้องในอีเมล

การพบปะใครสักคนแบบตัวต่อตัวค่อนข้างตรงไปตรงมา คุณยิ้ม จับมือพวกเขา บอกชื่อของคุณ แต่ถ้าไม่ได้เจอหน้ากันล่ะ? ถ้าคุณแนะนำตัวเองผ่านอีเมลล่ะ

บางทีคุณอาจกำลังติดต่อเพื่อสร้างคนรู้จักใหม่ เพื่อขอคำแนะนำ หรือความร่วมมือ หรืองาน คุณจะแข่งขันกับอีเมลอื่นๆ อีก 700 ฉบับในกล่องจดหมายและโน้มน้าวใจพวกเขาให้ตอบกลับได้อย่างคุ้มค่าได้อย่างไร การเขียนอีเมลแนะนำตัวอาจทำให้คุณกังวลใจเมื่อมีแรงกดดันอย่างมากที่จะต้องใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม

คนรักไวยากรณ์เตรียมตัวหายใจโล่ง! ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดที่จะแบ่งปันข้อมูลสรุปทีละขั้นตอนของเราเกี่ยวกับวิธีแนะนำตัวเองทางอีเมลและรับรองผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: หัวเรื่องอีเมล

ไม่สำคัญว่าการแนะนำที่คุณเขียนจะยอดเยี่ยมเพียงใดหากข้อความของคุณไม่เคยเปิด

กำหนดหัวเรื่องให้สั้น (ไม่เกิน 30 อักขระ) เพื่อให้อ่านง่ายบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ มีความเฉพาะเจาะจงและน่าสนใจ ห้ามเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือใช้บรรทัดทั่วไป เช่น “สวัสดี” (อาจเข้าใจผิดว่าเป็นสแปม)

ในการสร้างหัวเรื่องที่ดี คุณสามารถ...

พูดถึงความคุ้นเคยซึ่งกันและกัน "Aisha Mussad แนะนำให้ติดต่อคุณ"

พูดถึงสิ่งที่คุณมีเหมือนกัน “สวัสดีจากเพื่อนบล็อกเกอร์!”

พูดถึงบริษัทของคุณ “สวัสดีจากไวยากรณ์”

แนะนำให้นัดพบ “Lunch is on me”

แสดงความชื่นชมผลงาน “ชอบบทความของคุณใน Wired”

ชัดเจนว่าคุณกำลังสมัครงานอะไรสำหรับ “สมัครงาน: Elizabeth Chen สำหรับตำแหน่ง Content Strategist” “แนะนำโดย Shaun Williams สำหรับตำแหน่ง Copywriter”

ขั้นตอนที่ 2: คำทักทาย

เป้าหมายของคุณคือการสร้างการเชื่อมต่อกับบุคคล ดังนั้นคุณต้องการให้คำทักทายของคุณเป็นแบบส่วนตัว

ใช้ชื่อของพวกเขาเสมอ ตรวจสอบว่าสะกดถูกต้อง และหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อเล่น

คุณสามารถใช้คำว่า “เรียน” สำหรับสถานการณ์ที่เป็นทางการ เช่น การสมัครงานหรือการเขียนจดหมายถึงผู้ที่มีสถานะอาวุโสกว่า

การขึ้นนำด้วยคำว่า “สวัสดี” และ “สวัสดี” เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการ เช่น การติดต่อกับเพื่อนของเพื่อนหรือคนในอุตสาหกรรมที่ไม่ค่อยเป็นทางการ

อย่าใช้วลีทั่วไปเช่น “To Whom It May Concern” หรือ “Dear Sir or Madam”

ขั้นตอนที่ 3: บทนำ

ได้เวลาแนะนำตัวแล้ว! ชัดเจนและรัดกุมว่าคุณเป็นใคร และอย่าลืมใส่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับด้วย

ตัวอย่างเช่น ความจริงที่ว่าคุณเป็นผู้หญิงบ้าบอไม่สำคัญต่อผู้จัดการการจ้างงานสำหรับงานด้านกลยุทธ์เนื้อหาที่คุณสมัคร อย่างไรก็ตาม บล็อกเกอร์แมวที่คุณอยากสัมภาษณ์เกี่ยวกับพอดคาสต์ของคุณอาจเกี่ยวข้องกับบล็อกเกอร์แมวของคุณ

“ฉันชื่อ Tina ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์เนื้อหาที่ Hooli”

“ฉันชื่อทีน่า และฉันมีบล็อกยอดนิยมชื่อว่า 'Purrfection' ซึ่งบอกเล่าเรื่องราวชีวิตของฉันในฐานะสาวแมวบ้า”

“ฉันชื่อทีน่า ฉันเป็นศิษย์เก่าของสแตนฟอร์ดที่ทำงานด้านการสร้างเนื้อหา”

ขั้นตอนที่ 4: การเชื่อมต่อ

แสดงแรงจูงใจในการเข้าถึงให้พวกเขาเห็น การพูดถึงความเชื่อมโยงระหว่างกันถือเป็นข้อดีอย่างมาก เนื่องจากผู้คนจะเปิดรับมากขึ้นหากมีคนที่พวกเขารู้จักและเคารพแนะนำคุณ

“เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันทานอาหารกลางวันกับ Aisha Mussad ผู้ซึ่งแบ่งปันแนวคิดทางการตลาดของคุณ ฉันถูกปลิวไป! ฉันคิดว่าแนวทางของคุณจะเหมาะสมกับบริษัทของฉันอย่างสมบูรณ์แบบ”

“ฉันติดตามบล็อกของคุณมาตั้งแต่เดือนมีนาคม และฉันชอบบทความของคุณเกี่ยวกับการดูแลแมวออร์เนอรี่ คุณมีข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยมที่เป็นประโยชน์อย่างมากในการทำงานของฉันที่ศูนย์พักพิง”

“ฉันรู้สึกประทับใจมากกับงานที่บริษัทของคุณทำกับเยาวชนที่มีความเสี่ยง และฉันก็อยากเป็นส่วนหนึ่งในการสานต่อภารกิจของคุณ!”

ขั้นตอนที่ 5: การถาม

ให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการอะไร มีความชัดเจนและใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

ยิ่งคุณได้รับประโยชน์มากเท่าไร โอกาสที่คุณจะได้รับสิ่งที่คุณต้องการก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ข้อความที่มีคำขอมากเกินไปหรือที่หลุดออกมาเนื่องจากคนขัดสนมักจะลงเอยในถังขยะ

“ฉันชอบซื้ออาหารกลางวันให้คุณและฟังแนวคิดของคุณมากขึ้น เพราะฉันคิดว่าบริษัทของเรามีโอกาสร่วมมือกันได้ วันอังคารหรือวันพฤหัสบดีจะทำงานให้คุณหรือไม่”

“ฉันชอบที่จะสัมภาษณ์คุณเกี่ยวกับพอดคาสต์ของฉัน 'Taming the Tiger' ซึ่งมีผู้ฟังมากกว่า 10,000 คน โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจและมีคำถามใดๆ ฉันมีช่วงสัมภาษณ์หลายช่องในสัปดาห์หน้า”

“ฉันกำลังสมัครตำแหน่ง Content Strategist ที่คุณระบุไว้ใน Indeed ฉันมีประสบการณ์ห้าปีในการสร้างเนื้อหาและคิดว่าฉันจะเหมาะสมกับบริษัทของคุณมาก แฟ้มผลงานและ ประวัติย่อ ของฉันแนบมาด้วย โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม”

ขั้นตอนที่ 6: ปิด

จบอีเมลด้วยการขอบคุณพวกเขาและลงชื่อออกด้วยชื่อของคุณ อีเมลที่ลงท้ายด้วยความกตัญญูจะได้รับอัตราการตอบกลับสูงสุด

นี่คือตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมบางส่วน:

"ขอบคุณล่วงหน้า"

"ขอบคุณ"

"ขอขอบคุณ"

“ขอบคุณมากสำหรับเวลาของคุณ”

ทั้งหมดนี้มีลักษณะเป็นอย่างไร?

สวัสดี Marcus ฉันชื่อ Tina และฉันมีบล็อกยอดนิยมชื่อว่า 'Purrfection' ซึ่งเล่าถึงชีวิตของฉันในฐานะสาวแมวบ้า

ฉันติดตามบล็อกของคุณมาตั้งแต่เดือนมีนาคม และฉันชอบบทความของคุณเกี่ยวกับการดูแลแมวออร์เนอรี่ คุณมีข้อคิดดีๆ ที่เป็นประโยชน์อย่างมากในการทำงานของฉันที่ศูนย์พักพิง

ฉันชอบที่จะสัมภาษณ์คุณเกี่ยวกับพอดคาสต์ของฉัน 'Taming the Tiger' ซึ่งมีผู้ฟังมากกว่า 10,000 คน โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจและมีคำถามใดๆ ฉันมีช่วงสัมภาษณ์หลายช่องในสัปดาห์หน้า

ขอขอบคุณ,

Tina

เคล็ดลับสุดท้าย

ทำให้ย่อหน้าของคุณสั้นและข้อความของคุณสั้น ๆ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านล้นหลาม

ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของคุณเสมอก่อนส่งอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด

สุภาพ!