ภาษาธรรมดาคืออะไร? 5 วิธีในการเอาชนะศัพท์แสงในที่ทำงาน

หากงานของคุณประกอบด้วยคำที่เคลื่อนไหวไปมาบนหน้าจอเป็นส่วนใหญ่ ความเข้าใจเป็นสิ่งสำคัญ ในเวลาไม่นานสิ่งนี้ชัดเจนกว่าเมื่อการสื่อสารในที่ทำงานล้มเหลว

สมมติว่าทีมของคุณประสานงานประกาศสำคัญกับสื่อมาหลายสัปดาห์แล้ว คุณได้รวบรวมข้อมูลจากนักวิทยาศาสตร์และนักพัฒนาซอฟต์แวร์ในบริษัทของคุณเพื่อชี้แจงรายละเอียดข้อความของคุณ คุณใช้ภาษาที่แซงหน้าเจ้านายและทนายความของบริษัท คุณได้นั่งคุยกับผู้บริหารเพื่อให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณนั้น เกี่ยวกับแบรนด์

นั่นคือตอนที่ระเบิดทิ้ง บางส่วนของเรื่องราวได้รั่วไหลออกมาในช่วงต้น นักข่าวโทรมา—ขอสัมภาษณ์เจ้านายของคุณ บางทีคนนั้นอาจอยู่บนถนน บางทีเจ้านายของคุณอาจหมกมุ่นอยู่กับปัญหาระดับสูงและมอบหมายรายละเอียดของโครงการให้คุณ เมื่อความตื่นตระหนกของคุณทวีความรุนแรงขึ้น คุณสังเกตเห็นกริชสุดท้ายนี้ ซึ่งเป็นอีเมลจากสำนักงาน DC ของบริษัทของคุณซึ่งไม่สมเหตุสมผลเลยสำหรับดวงตาที่ขุ่นเคืองและไม่มีคาเฟอีนของคุณ:

“สวัสดีครับ WaPo กำลังต้องการเปิดตัว c-suite rn re ใหม่ Cheryl มีแมลง คุณช่วยจับได้ไหม คำสั่งด่วนจะคลัตช์”

อ๊าก. เมื่อการสื่อสารหยุดชะงัก สิ่งเหล่านี้อาจสร้างความเสียหายให้กับคุณ ลูกค้า และทีมของคุณ แม้ว่าจะเป็นเรื่องสนุกที่จะปรับเปลี่ยนภาษา คิดค้นคำแสลงที่สร้างสรรค์ และอวดคำศัพท์เฉพาะของคุณ บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงคือการใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและเรียบง่าย

ต่อไปนี้คือวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณเข้าใจง่าย

1 หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและตัวย่อแปลกๆ

ความเชี่ยวชาญพิเศษทุกอย่างมีคำศัพท์เฉพาะที่แยกบุคคลภายในออกจากประชาชนทั่วไป แต่การแยกนี้นำไปสู่ปัญหาเมื่อคุณต้องการสื่อสารในวงกว้าง นั่นเป็นความจริงสำหรับผู้เผชิญเหตุฉุกเฉินที่พยายามประสานงานกับแผนกอื่น ๆ ที่ใช้รหัสวิทยุที่แตกต่างกัน และสำหรับเจ้าหน้าที่ทหารที่บรรยายสรุปข่าวเกี่ยวกับการปรับใช้ที่กำลังจะเกิดขึ้น ดังในตัวอย่างนี้:

ทั่วไป: “หน่วยของเราจะหมุนเวียนกลับมาในอีกประมาณเจ็ดเดือน”

นักข่าว: “นั่นจะพอให้กองทหารได้พักไหม?”

ทั่วไป: “เราเชื่อว่าเวลา BOG จะเพียงพอ”

ความหมายทั่วไปคือ ใช่ แต่เขาใช้คำที่พลเรือนส่วนใหญ่ต้องค้นหา ในบริบทนี้ BOG นั้นย่อมาจากรองเท้าบูทบนพื้น น่าเสียดายที่นักข่าวอาจใช้คำพูดนี้ในเรื่องราวของเธอไม่ได้หากไม่มีคำอธิบายเพิ่มเติม

2 ลองถอดความ

เมื่อคุณพบวลีที่ไม่เป็นระเบียบในร่างจดหมาย ให้มองหาทางเลือกในการสนทนาเพิ่มเติม ในตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถเปลี่ยน เวลาพัก แทน BOG สำหรับกองทหารที่เหนื่อยล้า เช่นเดียวกับ ผู้บริหาร แทน c-suite และ ป่วย แทน มีข้อผิดพลาด

ขณะที่เรากำลังดำเนินการอยู่ เราอาจเปลี่ยนคำที่ใช้ แทน คำที่หายากในประโยคสุดท้ายนั้นเพื่อให้เป็นภาษาพูดที่เข้าใจง่าย ขึ้นแทน

3 ขอให้ผู้เชี่ยวชาญลดความซับซ้อน

ไม่ว่าคุณจะได้รับข้อมูลจากวิศวกรหรือกูรูด้านการเงิน คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังค้นหาวิธีที่ละเอียดอ่อนในการขอให้พวกเขาใช้เทคนิคน้อยลง นักข่าวที่มีไหวพริบในสถานการณ์ข้างต้นอาจกล่าวเสริมด้วยการติดตามผลนี้: “สำหรับคนที่อยู่ในกลุ่มผู้ชมของเราที่ไม่คุ้นเคย เวลา BOG คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ”

นักเขียนวิทยาศาสตร์ใช้กลวิธีนี้กับนักวิชาการอย่างต่อเนื่อง โดยขอให้พวกเขากลั่นกรองความซับซ้อนของการวิจัยเท่าที่ควรเมื่อพูดกับนักเรียนป.4 ที่ฉลาดแต่ฟุ้งซ่านง่าย

มันเป็นความรู้สึกที่สะท้อนอยู่ในฉากที่น่าจดจำจากภาพยนตร์เรื่อง Margin Call ในปี 2011 ซึ่งซีอีโอของธนาคารเพื่อการลงทุนที่ใกล้จะล้มละลายได้พูดกับนักวิเคราะห์รุ่นเยาว์ว่า “พูดอย่างที่คุณพูดกับเด็กเล็ก—หรือโกลเด้นรีทรีฟเวอร์”

4 อย่าทำเหมือนคุณรู้

ความเข้าใจผิดเล็ก ๆ น้อย ๆ มีวิธีประนอมถ้าคุณปล่อยให้พวกเขา

อาจเป็นเรื่องแปลกที่จะขอให้คนอื่นชี้แจง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรู้สึกว่าถูกคาดหวังให้เข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังพูดถึงอย่างครบถ้วนแล้ว ในสถานการณ์นี้ คุณควรจำไว้ว่าหากคุณเชี่ยวชาญเรื่องนั้นอย่างสมบูรณ์ การพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้นจะทำให้เสียเวลาเปล่า กล่าวอีกนัยหนึ่งการถามคำถามแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณเคารพเวลาของพวกเขา

นอกจากนี้ การทิ้งคำถามเหล่านี้ไว้ใช้ทีหลังไม่ได้ช่วยอะไร และอาจทำให้ความพยายามของคุณลดลง ดังนั้นทางที่ดีควรยุติมัน คุณอาจจะแปลกใจ: ผู้คนมักจะเห็นคุณค่าของความรู้สึกเข้าใจดี ดังนั้นพวกเขาอาจซาบซึ้งกับคำถามของคุณมากกว่าที่คุณคาดเดา

5 George Orwell จะทำอะไร?

ความจำเป็นในการลดความซับซ้อนของภาษาที่ซับซ้อนนั้นชัดเจนมานานหลายทศวรรษ จอร์จ ออร์เวลล์ใช้ค้อนทุบในบทความเรียงความเรื่อง “การเมืองและภาษาอังกฤษ” (PDF) ในปี 1946

ประเด็นสำคัญบางประการสามารถสรุปได้ดังนี้: อย่าใช้วลีที่เล่นออก เสียงโต้ตอบ หรือคำที่ยาวเกินไป ลี้ลับ หรือคำที่ไม่จำเป็น แต่กฎข้อสุดท้ายของ Orwell ยังรับทราบด้วยว่ามีความเป็นไปได้ที่จะไปไกลเกินไปในการแสวงหาความเรียบง่าย

แหกกฎใด ๆ เหล่านี้เร็วกว่าพูดอะไรที่ป่าเถื่อนทันที

ในขณะที่การแทนที่คำธรรมดาในตอนท้ายนั้นน่าดึงดูดใจ เช่น งุ่มง่าม การแก้ไข Orwell อาจเป็นเรื่องป่าเถื่อนโดยสิ้นเชิง เราจะปล่อยให้มันยืน