7 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมในการพิสูจน์อักษรอีเมล

การพิมพ์ผิดหรือไวยากรณ์ที่ผิดพลาดที่คุณเพิ่งทำในอีเมลอาจสร้างความประทับใจที่ไม่ดี อาจเป็นสัญญาณว่าคุณขาดความใส่ใจในรายละเอียด ที่เลวร้ายที่สุด อาจทำให้คุณดูฉลาดน้อยลง มีมโนธรรม และน่าเชื่อถือน้อยลง

แม้ว่าการพิมพ์อีเมลผิดจะเกิดขึ้นกับทุกคน แต่ก็เกิดขึ้นไม่บ่อยนักกับผู้ที่ใช้เวลาเพิ่มเติมเล็กน้อยในการพิสูจน์อักษร ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนที่เข้าใจง่ายในการทำให้ถูกต้อง ก่อนที่ คุณจะกดส่ง

1 รับชื่อผู้ติดต่อของคุณถูกต้อง

คุณสะกดชื่อและนามสกุลของผู้ติดต่อของคุณถูกต้องหรือไม่? มันสำคัญ. และถ้าคุณสงสัยในเรื่องนี้ ลองนึกถึงครั้งสุดท้ายที่คุณได้รับอีเมลจากคนที่ชื่อคุณผิด อย่างน้อยที่สุด คุณอาจคร่ำครวญหรือกลอกตา เรารู้สึกรำคาญเมื่อมีคนสะกดชื่อเราผิดเพราะเราคิดว่าพวกเขาไม่สนใจเรามากพอที่จะใส่ใจในรายละเอียดพื้นฐานนั้น

หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดชื่อผู้ติดต่อของคุณ ให้ค้นคว้าเล็กน้อยเพื่อดูว่าคุณสามารถคิดชื่อนั้นผ่าน Google หรือโซเชียลมีเดียได้หรือไม่ หากไม่สำเร็จ ให้ใช้คำทักทายทั่วไป เช่น “สวัสดี” ที่ไม่ใช้ชื่อ

2 ตรวจสอบโทนเสียงของคุณ

อีเมลของคุณฟังดูเย็นชาหรือสั้น? มันอาจจะ. บ่อยครั้ง สิ่งที่ฟังดูดีในหัวของเรามักไม่ค่อยเจอในข้อความ เมื่อคุณไม่หยุดที่จะตรวจสอบและตรวจทานอีเมลของคุณก่อนที่จะส่ง คุณอาจเสี่ยงที่จะถูกตีความผิด

เคล็ดลับที่นี่คือการใช้ความเห็นอกเห็นใจ เคลียร์สมองและจินตนาการว่าคุณได้รับอีเมลมากกว่าส่ง สิ่งที่คุณเขียนนั้นฟังดูไม่ดีหรือเป็นศัตรูหรือไม่? มีความแตกต่างอย่างมากระหว่าง "ฉันรอคอยที่จะพูดคุยกับคุณ" และ "ฉันจะรอรับสายจากคุณ" หนึ่งเป็นมิตรและคิดบวก เสียงอื่น ๆ ราวกับว่าคุณกำลังพูดว่า "คุณควรโทรหรืออย่างอื่น"

3 ให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าใจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณมีรายละเอียดเพียงพอที่จะเข้าใจสิ่งที่คุณเขียน จำไว้ว่าคุณและผู้รับของคุณอาจไม่ได้มีข้อมูลเดียวกันทั้งหมด—สิ่งที่คุณเข้าใจไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ผู้รับของคุณจะต้องรู้ อ่านอีเมลของคุณซ้ำโดยคำนึงถึงสิ่งนี้และกรอกข้อมูลในช่องว่างตามต้องการ

4 ตรวจสอบความชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณเขียนนั้นอ่านได้อย่างราบรื่นและสื่อความหมายได้อย่างแม่นยำ มองหาการอ้างอิงสรรพนามที่ไม่ชัดเจน

สแกนอีเมลของคุณเพื่อหาคำที่คล้าย กัน หรือ พวกเขา จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสื่อถึงสิ่งที่คำเหล่านั้นอ้างถึง ถ้าไม่เขียนใหม่เพื่อแทนที่คำสรรพนามเหล่านั้นด้วยสิ่งที่เป็นรูปธรรม

ถืออะไรหลังจากประเด็นสำคัญ? เข้าร่วมอะไรดี?

ดีกว่า. แต่เราสามารถเขียนใหม่เพื่อทำให้ประโยคง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำคำว่า workshop

รักษาประโยคของคุณให้เรียบง่ายและตรงไปตรงมา อีเมลที่เขียนในระดับการอ่านเกรดสามมีอัตราการตอบกลับที่ดีกว่าอย่างเห็นได้ชัด ประโยคที่ยาว ซับซ้อน และคำใหญ่ๆ สามารถทำให้ข้อความของคุณอ่านยากขึ้นสำหรับคนยุ่งๆ ที่กำลังอ่านอีเมล พิจารณาผู้ชมของคุณอย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเขียนถึงหมอสังคมวิทยาเพื่อขอสัมภาษณ์ ให้ดำเนินการต่อไปและใช้ภาษาที่ฟุ่มเฟือยและโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้น มิฉะนั้น ให้ “เรียบง่ายดีกว่า” เป็นค่าเริ่มต้น

5 ระวังการใช้คำฟุ่มเฟือย

ส่วนหนึ่งของการทำให้ข้อความของคุณง่ายขึ้นนั้นเกี่ยวข้องกับการทำให้ข้อความเพรียวลม กำจัดคำและวลีที่เติม กำจัดกริยาวิเศษณ์และใช้กริยาที่แรงกว่า (แทนที่จะ มีความสุขอย่างเหลือเชื่อ ให้ลองดีใจ ตื่นเต้น หรือ ปลาบปลื้ม ใจแทน แทนที่จะ วิ่งเร็ว จะ รีบ หรือ วิ่ง ดีล่ะ)

พิจารณากฎการเขียนหกข้อของ George Orwell:

1. อย่าใช้คำอุปมา อุปมา หรือคำพูดอื่นๆ ที่คุณเคยเห็นในการพิมพ์
2. อย่าใช้คำยาวๆ ในสิ่งที่คำสั้นๆ จะทำ
3. หากสามารถตัดคำออกได้ ให้ตัดคำนั้นออกเสมอ
4. อย่าใช้ passive ในที่ที่คุณสามารถใช้ active ได้
5. อย่าใช้วลีภาษาต่างประเทศ คำทางวิทยาศาสตร์ หรือศัพท์เฉพาะ หากคุณสามารถนึกถึงคำศัพท์ภาษาอังกฤษในชีวิตประจำวันได้
6. แหกกฎใด ๆ เหล่านี้เร็วกว่าพูดอะไรที่ป่าเถื่อนทันที*

*เกี่ยวกับกฎของ Orwell #6 ดูกฎ #2 ของเรา

6 พิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวัง

ถึงจุดนี้ เรากำลังพูดถึงการพิสูจน์อักษรในขอบเขตที่กว้างขึ้นของการแก้ไขเชิงพัฒนา ตอนนี้ ได้เวลาลงลึกถึงข้อมูลสำคัญและการพิสูจน์อักษรทีละบรรทัด คุณสะกดทุกอย่างถูกต้องหรือไม่? คุณใช้คำพ้องเสียงที่เหมาะสมหรือไม่? (คุณพิมพ์ว่า “ There going to the festival” ตอนที่คุณตั้งใจจะพิมพ์ They're ?) เครื่องหมายวรรคตอนของคุณตรงประเด็นไหม

แอปอย่าง Grammarly จะช่วยคุณตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาด แต่พึงระลึกไว้เสมอว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความสามารถในการตรวจทานของคุณ ไม่ใช่แทนที่ความจำเป็นในการพิสูจน์อักษรทั้งหมด ข้อดีของการใช้แอปพิสูจน์อักษรคือ ทุกข้อผิดพลาดที่แอปจับได้จะสอนบางสิ่งเกี่ยวกับงานเขียนของคุณและท้ายที่สุดจะทำให้คุณเป็นนักเขียนที่ดีขึ้น

7 นั่งบนมัน.

อีเมลบางฉบับต้องใช้เวลาสักพักในการเคี่ยว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอีเมลนั้นละเอียดอ่อน สมมติว่าคุณต้องเขียนอีเมลเพื่อรายงานพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของเพื่อนร่วมงาน หรือคุณต้องร่างการตรวจสอบประสิทธิภาพสำหรับคนที่ผลงานไม่ได้โดดเด่นอย่างแน่นอน อารมณ์สามารถทำให้คุณเขียนสิ่งที่คุณจะเสียใจในภายหลัง

ร่างอีเมลของคุณในโปรแกรมประมวลผลคำ แทนที่จะเป็นโปรแกรมรับส่งเมล คุณจะได้ไม่ต้องส่งมันอย่างหุนหันพลันแล่นก่อนที่คุณจะได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน หากคุณสามารถรอสักครู่ได้ ให้นั่งรออีเมลนั้นหนึ่งวันก่อนที่จะส่ง เมื่อคุณอ่านอีเมลของคุณซ้ำแล้วซ้ำอีกในช่วงเริ่มต้นของวันใหม่ คุณมักจะพบสิ่งที่ต้องแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของน้ำเสียงและความชัดเจน

อย่างน้อยที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานคุณลักษณะยกเลิกการส่งในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ (นี่คือวิธีการดำเนินการใน Gmail) เวลาไม่กี่วินาทีที่จะซื้อหลังจากที่คุณกด ส่ง จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเป็นเจ้าของโดยการพิมพ์ผิดอย่างเห็นได้ชัด ครั้งหนึ่งฉันเคยได้รับอีเมลที่มีหัวเรื่องว่า "ของเล่นเพื่อการเรียนรู้ชิ้นนี้ทำให้ลูกของฉันมีความสุข!"

ฉันค่อนข้างแน่ใจว่าไม่ใช่สิ่งที่ผู้ส่งหมายถึง