4 เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการประชุม

เบื่อกับการประชุมที่ไม่เน้นและไม่ก่อผล? การประชุมในสำนักงานโดยเฉลี่ยเป็นการทรมานสมัยใหม่ ซึ่งลากยาวตลอดไปในขณะที่ทุกคนพูดคุยกันเป็นวงกลม และเพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญของคุณ (ใช่ มีอยู่คนหนึ่งในทุกกลุ่ม) แย่งชิงการประชุมด้วยคำพูดที่พูดเพ้อเจ้อ

แต่มันต้องไม่ใช่แบบนี้ การประชุมที่ดำเนินไปอย่างดีจะใช้เวลาพอสมควร ทำให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกันและเข้าใจตรงกัน และพัฒนาขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุร่วมกัน

ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะหยุดเสียเวลาและเริ่มใช้การประชุมของคุณอย่างเต็มศักยภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสี่ข้อสำหรับการประหยัดเวลาในการประชุมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุด:

1 มีวาระเสมอ

ประหยัดเวลาในการประชุมและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน (ตามตัวอักษร) ด้วยการสร้างวาระการประชุมล่วงหน้า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดการของคุณระบุเป้าหมายหรือเป้าหมายที่คุณต้องการทำให้สำเร็จอย่างชัดเจนเมื่อสิ้นสุดการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจที่สำคัญ การระดมความคิด หรือการจัดแผนปฏิบัติการ

ส่งวาระการประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีเวลาถามคำถาม เตรียมเอกสารต่างๆ ให้พร้อม และเริ่มคิดหาวิธีแก้ไข

ในระหว่างการประชุม ใช้วาระการประชุมของคุณเป็นแผนงานในการสนทนาตามหัวข้อ เพื่อให้คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมาย

2 แต่งตั้งผู้ดูแล

ยุติการกล่าวสุนทรพจน์ที่ไร้จุดหมาย การโต้เถียงที่ไม่จำเป็น และคำปราศรัยที่ขโมยโมเมนตัม ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำหน้าที่เป็นผู้กลั่นกรองที่รับผิดชอบในการรักษากลุ่มตามวาระและขจัดพฤติกรรมที่ไม่ก่อผล

ผู้กลั่นกรองที่ดีจะกรุณาแต่ตัดขาดคำด่าที่ยืดยาวของ Jorge-from-Marketing และสนับสนุนให้ Latifa-from-Design แบ่งปันความคิดของเธอ เสียงที่ดังที่สุดในห้องไม่จำเป็นต้องเป็นคนที่มีความคิดดีที่สุด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อสร้างพื้นที่สำหรับคนขี้อายและเก็บตัวในหมู่พวกเราที่รู้สึกไม่มั่นใจในการแบ่งปัน

การมีผู้ดูแลเป็นประโยชน์ในการแนะนำกลุ่มในการระดมความคิดหรือกลับมาดำเนินการหากการสนทนาหยุดชะงัก และเหนือสิ่งอื่นใด ผู้ดำเนินรายการจะไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาระหว่างการประชุมเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้อำนาจของตนเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะสิ้นสุดตรงเวลาอีกด้วย!

3 สิ้นสุดการประชุมตรงเวลา

ตอนนี้คุณอาจกำลังคิดว่าเป็นไปไม่ได้ “ใช่แล้ว” คุณพูด “การประชุมจะสิ้นสุดตรงเวลา—เมื่อยูนิคอร์นเหินเวหาอีกครั้งผ่านทุ่งป่า!”

มีศรัทธา—มันเป็นไปได้

ขั้นแรก ให้คิดอย่างมีวิจารณญาณว่าการประชุมจะต้องใช้เวลานานเท่าใด มาตรฐานของปฏิทินการจัดกำหนดการหลายๆ แบบคือหนึ่งชั่วโมง แต่คุณอาจใช้เวลาเพียงสามสิบหรือสี่สิบห้านาทีในการดำเนินการทุกอย่างให้เสร็จสิ้น การประชุมที่สั้นลงสามารถสร้างความรู้สึกเร่งด่วนและมุ่งเน้นที่ส่งเสริมให้เกิดประสิทธิภาพ

ถ่ายภาพเมื่อเริ่มการประชุมตรงเวลา ส่งข้อความเตือนความจำก่อนออกเดินทาง 30 นาที และสนับสนุนให้ผู้คนมาถึงก่อนเวลาห้านาที เพื่อจะได้ดื่มกาแฟและตั้งตัวได้

ระบุเวลาสิ้นสุดของการประชุมให้ชัดเจนในการเชิญเดิม การเตือนความจำ และตอนเริ่มต้นการประชุม ทำให้ชัดเจนว่าการประชุมจะสิ้นสุดลงตามเวลาที่กำหนด และสามารถสนทนาต่อได้ในภายหลังผ่าน Slack หรืออีเมล หากจำเป็น

ตั้งค่านาฬิกานับถอยหลังเพื่อให้ทุกคนเห็นว่าเหลือเวลาเท่าใดและคำนึงถึงการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ (สิ่งนี้สามารถแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่ามีคนกำลัง เสีย เวลา)

ในวาระการประชุมของคุณ ให้จัดสรรห้าถึงสิบนาทีสุดท้ายเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปของทุกคนหลังการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณออกจากการประชุมด้วยขั้นตอนการดำเนินการ ไม่อย่างนั้นไปขึ้นห้องมาแต่แรกมีไว้เพื่ออะไร? ผู้กลั่นกรองสามารถสรุปการประชุมในเชิงรุกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนรู้ว่ารายการใดที่พวกเขารับผิดชอบ

และถ้าการประชุมจบลงเร็วอย่างปาฏิหาริย์ อย่าปล่อยให้คนรอนาน ปล่อยให้ทุกคนไปอย่างมีความสุข!

4 รวมเฉพาะคนสำคัญ

คุณชอบการประชุมที่มีผู้คนพลุกพล่านซึ่งทุกคนมีความคิดเห็นและไม่สามารถตัดสินใจอะไรได้เลยใช่หรือไม่? ไม่คุณไม่ทำ ไม่มีใครทำ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานและการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพคือทำให้การประชุมของคุณมีขนาดเล็ก เชิญเฉพาะผู้ที่มีบทบาทสำคัญในวัตถุประสงค์ของการประชุมและมีเหตุผลที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะอยู่ที่นั่น

อาจเป็นการดึงดูดใจที่จะเชิญใครก็ตามที่มีความสัมพันธ์คลุมเครือ (“แน่นอน คงจะดีถ้าคุณอยู่ที่นั่น!”) แต่ถ้าพวกเขาไม่ใช่ผู้เล่นหลักหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจ การประชุม. อันที่จริงพวกเขาอาจถึงกับตกราง

เพื่อไม่ให้รายชื่อแขกของคุณเป็นเอกสิทธิ์ ยิ่งมีคนในห้องน้อยลงเท่าไร ทุกคนก็ยิ่งรู้สึกรับผิดชอบมากขึ้นเท่านั้น ลองเก็บไว้ระหว่างห้าถึงสิบคนสำหรับการตัดสินใจและวางแผน และขยายจำนวนดังกล่าวเพื่อรวมความคิดเห็นเพิ่มเติมหากคุณต้องการเซสชั่นระดมความคิด