วิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังผู้จัดพิมพ์ชั้นนำ

คุณต้องการให้นักข่าวช่วยคุณแบ่งปันประกาศสำคัญของบริษัทกับผู้อ่าน ข่าวประชาสัมพันธ์ยังคงเป็นหนทางไปหรือไม่? Fit Small Business รวบรวมสถิติข่าวประชาสัมพันธ์ล่าสุด ซึ่งรวมถึงนักข่าว 74% ชอบข่าวประชาสัมพันธ์มากกว่าเนื้อหารูปแบบอื่นๆ ที่ส่งมา

นั่นหมายความว่านักข่าว 74% ต้องการข่าวประชาสัมพันธ์ ของคุณ ใช่หรือไม่ ไม่อย่างแน่นอน หากต้องการเข้าถึงผู้จัดพิมพ์ชั้นนำ คุณต้องมีกลยุทธ์การแถลงข่าวที่แข็งแกร่ง

เรามาที่นี่เพื่อแบ่งปันเคล็ดลับสำคัญของเราเกี่ยวกับ วิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ และทำให้ผู้เผยแพร่ชั้นนำสังเกตเห็น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับในการทำแคมเปญประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพตามผู้เชี่ยวชาญข่าวประชาสัมพันธ์ชั้นนำของเราที่ eReleases

เริ่มต้นด้วยข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจ

คุณเคยเห็นข่าวประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมจริงๆ และสงสัยว่าอะไรทำให้มันได้ผล? ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสามข้อยอดนิยมบางส่วนในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจซึ่งจะดึงดูดความสนใจของนักข่าวและผู้ชมของพวกเขา

จัดการกับ Five W's

ข่าวประชาสัมพันธ์ได้รับการออกแบบมาเพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงหรือเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้นแก่ลูกค้าหรือผู้บริโภคของคุณ เมื่อคุณแบ่งปันข่าวสารใดๆ คุณต้องระบุ:

• ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง
• เกิดอะไรขึ้น
• ทำไมมันถึงสำคัญ
• เมื่อมันเกิดขึ้น
• มันเกิดขึ้นที่ไหน

คุณควรทำให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลเพิ่มเติมที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ลิงก์ย้อนกลับไปยังส่วนที่ให้ข้อมูลขนาดยาวบนเว็บไซต์ของคุณ

ให้มันกระชับ

มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างการรายงานข่าวด้านบรรณาธิการและการรายงานข่าวประชาสัมพันธ์ ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไม่ใช่ที่สำหรับแบ่งปันรายละเอียดหรือการตัดสินใจทุกอย่างที่เกิดขึ้นในงานที่คุณประกาศ

ท้ายที่สุดแล้ว ผู้อ่านของคุณควรอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและรู้ทุกสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขารู้ การวิจัยใน Science Direct แสดงให้เห็นว่าผู้อ่านโดยเฉลี่ยอ่านน้อยกว่า 250 คำต่อนาที และนั่นคือระยะเวลาที่คุณสามารถคาดหวังให้ผู้อ่านติดตามบทความของคุณ

ตรวจสอบทุกช่องข่าวประชาสัมพันธ์

มีมาตรฐานอุตสาหกรรมบางประการที่คุณควรปฏิบัติตามในทุกข่าวประชาสัมพันธ์ที่คุณเขียน ตัวอย่างเช่น ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควร:

• รวมหัวข้อข่าวที่ให้ข้อมูล
• เขียนในรูปแบบ AP
• รวมแผ่นสำเร็จรูปไว้ที่ส่วนท้าย

วิธีที่คุณจัดรูปแบบข่าวประชาสัมพันธ์และสิ่งที่คุณรวมไว้ในนั้นจะกำหนดวิธีการเผยแพร่ นักข่าวไม่ต้องการแก้ไขอะไรมากมายก่อนที่จะแชร์ข่าวประชาสัมพันธ์ ดังนั้นจงมุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบตั้งแต่ครั้งแรก

สร้างรายการอีเมลเป้าหมาย

ขั้นตอนต่อไปในการเรียนรู้ วิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ไปยังผู้เผยแพร่ชั้นนำคือการสร้างรายชื่ออีเมลที่ตรงเป้าหมาย พูดง่ายกว่าทำ ดังนั้นอย่าข้ามเคล็ดลับของเราในการเข้าถึงนักข่าวที่มีแนวโน้มจะแชร์ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมากที่สุด

ตรวจสอบความเกี่ยวข้องของอุตสาหกรรม

คุณต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อระบุว่าคุณกำลังพยายามเข้าถึงใคร จากตรงนั้น คุณสามารถระบุได้ว่านักข่าวคนไหนที่จะรวมไว้ในรายชื่ออีเมลของคุณ

ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังนักข่าวที่เผยแพร่เรื่องราวข่าวที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่น นักข่าวด้านไลฟ์สไตล์ในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นของคุณไม่สนใจบริษัทจัดหาอุปกรณ์สำนักงานแบบ B2B ของคุณ

ค้นหาข้อมูลติดต่อที่เหมาะสม

เมื่อคุณตั้งเป้าไปที่ผู้เผยแพร่โฆษณาชั้นนำ คุณจะต้องจำกัดผู้ติดต่อเฉพาะให้แคบลง อย่าเพียงส่งอีเมลไปยังที่อยู่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเมื่อเป้าหมายของคุณคือการแชร์ข่าวประชาสัมพันธ์บน Google News

ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการเป็นพันธมิตรกับผู้จัดจำหน่ายข่าวประชาสัมพันธ์ เช่น eReleases เรามีฐานข้อมูลผู้ติดต่อในอุตสาหกรรมถึง 1.7 ล้านรายให้ดึงออกมาแล้ว

อย่ามองข้ามสิ่งพิมพ์ขนาดเล็ก

เป็นเรื่องปกติที่จะมุ่งเป้าไปที่ผู้เผยแพร่ข่าวเด่นและข่าวประชาสัมพันธ์ในประเทศ ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาจะมีผู้ชมจำนวนมากที่คุณต้องการเข้าถึง

อย่างไรก็ตาม การผสมผสานระหว่างสิ่งพิมพ์ขนาดใหญ่และขนาดเล็กสามารถขยายการเข้าถึงของคุณได้ รวมผู้เผยแพร่ในอุตสาหกรรมเฉพาะรายไว้ในรายชื่อการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณโดยตรง

รวบรวมการเสนอขายอีเมลที่เห็นได้ชัดเจนไว้ด้วยกัน

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสามารถพูดเพื่อตัวเองได้หรือไม่? แม้ว่าคุณจะต้องมีข่าวประชาสัมพันธ์ที่ชัดเจนเพื่อให้นักข่าวสนใจ แต่คุณยังต้องจัดทำการนำเสนอที่ดึงดูดความสนใจด้วย

ใช้หัวเรื่องที่จับใจ

เมื่อคุณสร้างอีเมลเสนอขาย อย่าใช้ชื่อข่าวประชาสัมพันธ์เป็นหัวเรื่องเท่านั้น สำหรับผู้เริ่มต้น ชื่อของคุณอาจยาวเกินไปสำหรับหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ

คุณต้องการให้หัวเรื่องทั้งหมดปรากฏในหน้าตัวอย่าง ดังนั้นควรตั้งไว้ที่ 50 อักขระหรือน้อยกว่า สรุปประเด็นสำคัญในชื่อข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณพร้อมทั้งแสดงให้เห็นถึงคุณค่าต่อนักข่าว

อธิบายความเกี่ยวข้อง

เนื้อความของอีเมลคือที่ที่คุณจะใช้ในการเสนอราคา นี่คือที่ที่คุณอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับคุณค่าของข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีต่อนักข่าวที่คุณกำลังติดต่อ ไฮไลท์:

• เหตุใดผู้ฟังนักข่าวจึงได้รับประโยชน์จากข้อมูลในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ
• อะไรที่ทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณน่าสนใจ
• ข่าวหรือบทสัมภาษณ์เพิ่มเติมใด ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในข่าวประชาสัมพันธ์ แต่อาจเป็นประโยชน์สำหรับนักข่าว

คุณต้องการให้นักข่าวเข้าใจได้ง่ายว่าพวกเขาสามารถมองมุมไหนที่เกี่ยวข้องกับผู้อ่านของพวกเขาได้

ปรับแต่งการนำเสนอของคุณ

หากคุณกำลังจะส่งอีเมลจำนวนมากไปยังรายชื่ออีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำเนาลับถึงผู้ติดต่อแต่ละรายแล้ว อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้ยกระดับการนำเสนอของคุณโดยปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ติดต่อแต่ละราย หรืออย่างน้อยก็บุคคลที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จของแคมเปญประชาสัมพันธ์ของคุณ

สิ่งง่ายๆ อย่างการเรียกนักข่าวด้วยชื่อหรือใช้ชื่อสิ่งพิมพ์ในการเสนอขายสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้ค้นคว้าข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ทั่วไป

แม้ว่าคุณจะเข้าถึงนักข่าวที่เหมาะสมแล้ว คุณยังคงพลาดโอกาสในการได้รับการตีพิมพ์ได้ ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดทางอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ที่ควรหลีกเลี่ยง

คัดลอก-วางข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปประการหนึ่งที่เราเห็นในการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ DIY คือการแนบข่าวประชาสัมพันธ์เป็นไฟล์แนบ คัดลอกและวางข่าวประชาสัมพันธ์ลงในเนื้อหาของอีเมลด้านล่างการเสนอขายของคุณเสมอ

สิ่งที่แนบมาอาจทำให้เกิดปัญหากับผู้รับที่คุณต้องการหลีกเลี่ยง ตัวอย่างเช่น ไฟล์แนบของคุณอาจถูกโปรแกรมป้องกันไวรัสติดธง ทำให้ไม่สามารถเปิดได้ อย่าหวังพึ่งนักข่าวที่ติดต่อคุณเพื่อชี้แจงประเด็นต่างๆ

หลีกเลี่ยงโฟลเดอร์สแปม

จากข้อมูลของ Mail Chimp มันค่อนข้างง่ายสำหรับแคมเปญอีเมลที่จะไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม สาเหตุหลักบางประการที่ทำให้อีเมลถูกระบุว่าเป็นสแปมนั้นรวมถึงหัวเรื่องที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรืออีเมลที่มีรูปภาพมากกว่าข้อความ

คุณควรหลีกเลี่ยงการสร้างเรื่องเร่งด่วนที่ผิดพลาดในอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น อย่าขึ้นต้นหัวเรื่องด้วยคำว่า “สำคัญ” ภาษาที่เป็นธรรมชาติและแท้จริงทำงานได้ดีที่สุด

หลีกเลี่ยงด้านล่างของกล่องจดหมาย

สุดท้ายนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่สูญหายไปในการต่อสู้ การกำหนดเวลาเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเสนอขาย ดังนั้นพยายามหลีกเลี่ยงการส่งการเสนอข่าวประชาสัมพันธ์:

• ในเช้าวันจันทร์หรือบ่ายวันศุกร์
• ในช่วงสุดสัปดาห์
• หลังเวลาทำการ
• ก่อนถึงวันหยุดสำคัญ

เราขอแนะนำให้ส่งการเสนอขายของคุณในวันอังคาร วันพุธ หรือวันพฤหัสบดี ตั้งเป้าที่จะนำเสนอข้อมูลในกล่องอีเมลของผู้รับหลังจากเริ่มวันทำงานแต่ก่อนรับประทานอาหารกลางวัน

ติดตามผลด้วยวิธีที่ถูกต้อง

หากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับจากผู้จัดพิมพ์ชั้นนำบางราย คุณสามารถติดตามผลได้ อย่างไรก็ตาม มีวิธีที่ถูกต้องและวิธีที่ผิดในการทำเช่นนั้น ต่อไปนี้เป็นวิธีติดต่อเป็นครั้งที่สองโดยไม่ทำให้เกิดความหงุดหงิด

อย่าใจร้อน

คุณไม่สามารถคาดหวังว่านักข่าวจะตอบกลับการเสนอข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณภายในไม่กี่ชั่วโมงหลังจากได้รับข่าว จำไว้ว่าคุณไม่ใช่คนเดียวที่พยายามเผยแพร่ข้อมูล

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับ โปรดรออย่างน้อย 48 ชั่วโมงก่อนที่จะส่งการติดตามผล ในทางกลับกัน อย่ารอนานกว่าหนึ่งสัปดาห์ ไม่เช่นนั้นคุณอาจสูญเสียโอกาสไป

อย่าใจร้อน

เมื่อคุณเขียนอีเมลติดตามผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาษาของคุณยังคงเป็นเชิงบวกและเป็นมืออาชีพ คุณสามารถพูดประมาณว่า “ฉันกำลังติดตามผลการเสนอขายข่าวประชาสัมพันธ์ที่บริษัทของฉันส่งไปเมื่อ [ใส่วันที่ที่แน่นอน] ฉันสงสัยว่าคุณมีโอกาสได้อ่านมันหรือคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่”

อย่าขายข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมากเกินไปหรือจะเป็นประโยชน์ต่อนักข่าวมากน้อยเพียงใด ท้ายที่สุดแล้ว คุณต้องเคารพเวลาและการตัดสินใจของพวกเขา

เสนอมุมเพิ่มเติม

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการดูมีพลังในอีเมลติดตามผล แต่คุณสามารถเสนอมุมเพิ่มเติมหรือสองมุมได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีนี้ หากเรื่องราวอื่นๆ ทำลายน้ำหนักข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณหรือมีข้อมูลใหม่ปรากฏ

อย่าส่งรายการเหตุผลที่นักข่าวควรเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ พวกเขารู้จักผู้อ่านของตนดีกว่าใครๆ

วิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยวิธีที่เข้าใจผิดได้: ร่วมมือกับ eReleases

คุณพร้อมที่จะเรียนรู้วิธีส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังผู้จัดพิมพ์ชั้นนำและได้รับความสนใจอย่างแท้จริงแล้วหรือยัง? eReleases มีความเชี่ยวชาญในการทำให้มันเกิดขึ้น

เรามีฐานข้อมูลผู้ติดต่อสื่อมากกว่า 1.7 ล้านรายและเป็นพันธมิตรพิเศษกับ PR Newswire ซึ่งเป็นผู้เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ที่เก่าแก่และน่าเชื่อถือที่สุดในประเทศ ติดต่อเราและเราจะช่วยคุณเตรียมแคมเปญประชาสัมพันธ์ที่นำคุณไปสู่เว็บไซต์ชั้นนำ