วิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการพร้อมตัวอย่าง

การเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นภาษาอังกฤษอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และข้อตกลงที่เข้มงวด ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับพวกเขา การตัดสินใจว่าจะเริ่มต้นอีเมลที่เป็นทางการอาจสร้างความสับสนได้อย่างไร แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น

บทความโดยละเอียดนี้จะอธิบายวิธีใช้อีเมลทักทาย คำทักทาย และบรรทัดเปิดอย่างเป็นทางการที่ถูกต้อง ในตอนท้ายของโพสต์นี้ คุณจะรู้วิธีเริ่มเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ

อีเมลอย่างเป็นทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลที่เขียนในรูปแบบที่ถูกต้อง อีเมลที่เป็นทางการเป็นไปตามสูตรที่ทดลองและทดสอบแล้วซึ่งผู้อ่านทุกคนจะเข้าใจ

อีเมลที่มีการเขียนอย่างดี เป็นมืออาชีพ และสุภาพสามารถเริ่มต้นความสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิผล ในทางกลับกัน อีเมลที่เขียนไม่ดีอาจสร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์ สร้างความสับสน และทำให้ผู้รับไม่พอใจได้ในบางกรณี

อีเมลที่เป็นทางการทุกฉบับควรประกอบด้วย:

• หัวเรื่อง
• คำทักทายหรือคำทักทาย
• สำเนาร่างกาย
• ออกจากระบบ

อีเมลที่เป็นทางการนั้นให้เกียรติ โดยใช้คำศัพท์ที่สุภาพเพื่อระบุถึงผู้รับ พวกเขาเขียนในรูปแบบที่เข้าใจง่ายซึ่งชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรและเพราะเหตุใด

ธุรกิจใช้ภาษาอังกฤษทั่วโลก แต่วิธีการสื่อสารของเรามีความแตกต่างทางวัฒนธรรม อีเมลที่เป็นทางการช่วยลดโอกาสที่ความเข้าใจผิดหรือการสื่อสารผิดพลาด

ในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลที่เขียนไม่ดีจะไม่ทำลายอาชีพของคุณ เจฟฟ์ ซูใน Harvard Business Review กล่าว ในทางตรงกันข้าม “การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพจะส่งผลต่อความสามารถของคุณในสายตาเพื่อนร่วมงาน”

ในชีวิตส่วนตัวของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อติดต่อกับโรงเรียน คุณจะต้องแน่ใจว่าการสื่อสารของคุณมีความชัดเจน มีความเป็นมืออาชีพ และสุภาพ ในบริบทนี้ อีเมลที่เป็นทางการมีความสำคัญ

เราได้เจาะลึกถึงรายละเอียดของสิ่งที่ทำให้เป็นอีเมลที่เป็นทางการที่ดีในคู่มือของเรา ดังนั้นให้ตรวจสอบหากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม

ตอนนี้ มาดูพื้นฐานบางประการของการทักทายในอีเมลอย่างเป็นทางการกัน

วิธีที่เป็นทางการในการเริ่มต้นอีเมล

เราได้กล่าวถึงวิธีการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพในโพสต์ก่อนหน้านี้แล้ว แต่ในครั้งนี้ เราจะเจาะลึกถึงสองสิ่งสำคัญที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการในภาษาอังกฤษ:

1. คำทักทายและทักทายอย่างเป็นทางการ
2. บรรทัดการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการ

เราอธิบายรายละเอียดทั้งสองส่วนก่อนที่จะนำไปใช้กับชุดตัวอย่างในภายหลัง

อีเมลทักทายและทักทายอย่างเป็นทางการ

สิ่งแรกที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทักทายในอีเมลอย่างเป็นทางการคือการใช้คำทักทายที่ถูกต้อง

อาจดูสับสนว่าเป็นวิธีทักทายอย่างเป็นทางการในการเปลี่ยนแปลงอีเมล ขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงหรือไม่ กฎข้อแรกคือ: ถ้าคุณรู้ชื่อใคร ให้พูดกับบุคคลนั้นโดยตรงโดยใช้ชื่อเต็ม

ในอดีต คุณจะใช้สิ่งที่เรียกว่าการให้เกียรติ เช่น นายและนาง กับนามสกุล อย่างไรก็ตาม เราต้องตระหนักถึงความเสี่ยงของสิ่งที่ฮาร์วาร์ดเรียกว่า "เพศผิด"

เว้นแต่ว่าเรารู้เพศของใครบางคนอย่างแน่นอน (และแม้แต่ในกรณีที่เราคิดว่าเรารู้ เราไม่ควรตั้งสมมติฐาน) เราควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นเพศ

ให้ใช้ชื่อเต็มของบุคคลแทนหากเป็นไปได้ เป็นทั้งความเป็นมืออาชีพและน่านับถือ<

ยกตัวอย่างการส่งอีเมลถึงคนที่ชื่อ Robert Johnson

แทนที่จะพูดว่า:

• เรียน คุณจอห์นสัน

เราจะพูดว่า:

• เรียน โรเบิร์ต จอห์นสัน

คำถามว่าคำทักทายใดเหมาะสมสำหรับอีเมลที่เป็นทางการเกิดขึ้นเป็นประจำ เราได้จัดเตรียมตัวอย่างการทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการไว้ด้านล่างซึ่งแสดงวิธีการทักทายในอีเมลอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้คุณใช้วิจารณญาณของคุณด้วย

ก่อนส่งอีเมล ให้ใช้เวลาพยายามระบุบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง การใช้ชื่อเต็มของบุคคลสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกว่าแนวทางที่เป็นทางการ เช่น Dear Sir/Madam

เราได้กล่าวถึงสิ่งที่คุณต้องรู้ไว้มากมายที่นี่ แต่สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ โปรดอ่านบล็อกโดยละเอียดของเรา

บรรทัดการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการ

กฎเกณฑ์เกี่ยวกับวิธีการระบุที่อยู่ผู้รับในอีเมลที่เป็นทางการนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการเริ่มต้นเนื้อหาของอีเมลที่เป็นทางการ คุณมีอิสระมากขึ้น

บรรทัดการเปิดอีเมลที่เป็นทางการที่ดีที่สุดนั้นตรงประเด็น ในกรณีส่วนใหญ่ คุณร้องขอบางสิ่ง (ข้อมูล การเข้าร่วมกิจกรรม หรือการชำระเงิน) หรือตอบรับคำขออย่างเป็นทางการ

หากคุณรู้จักใครหรือเคยพูดคุยกับพวกเขาในอดีต คุณสามารถดูรายละเอียดคำขอของคุณได้โดยตรง

ตัวอย่างบางส่วนของบรรทัดการเปิดอีเมลที่เป็นทางการที่เหมาะสม ได้แก่:

• ฉันกำลังเขียนเพื่อขอข้อมูลบางอย่างจากบริษัทของคุณ
• ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรมของฉัน
• ฉันขอขอบคุณที่คุณสนใจบริษัทของเรา ฉันกำลังแนบข้อมูลที่ร้องขอ

สมมติว่าคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณไม่เคยสื่อสารด้วยมาก่อน ในกรณีนี้ เป็นการสุภาพที่จะอธิบายว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา ตัวอย่างเช่น เพียงแค่ระบุว่า "ฉันชื่อ XX และกำลังติดต่อคุณจาก YY" ก็เพียงพอแล้วสำหรับผู้อ่าน สิ่งนี้จะบอกพวกเขาอย่างรวดเร็วว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณถึงส่งข้อความถึงพวกเขา

วิธีนี้สามารถนำไปใช้ได้จริง:

• ฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดที่ (ชื่อบริษัท) และฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ
• ฉันกำลังติดต่อคุณจาก (ชื่อบริษัท) พร้อมรายละเอียดข้อเสนอใหม่สุดพิเศษ
• จะออก(บริษัท)วันที่25กันยายนและอยากเชิญไปงานเลิกที่จัดขึ้นที่(ใส่รายละเอียด)
  

แน่นอน คุณไม่ผูกพันตามกฎเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม การติดตามจะไม่ทำให้ผู้อ่านสับสนหรือไม่พอใจ

คุณสามารถใช้ "ฉันหวังว่าคุณทำได้ดีในอีเมลที่เป็นทางการ" ได้ไหม หากคุณรู้จักบุคคลนั้น การเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยวิธีนี้ก็ไม่ผิด หากคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นเป็นการส่วนตัว ก็ไม่น่าจะบรรลุผลตามที่คุณต้องการ อาจดูไม่เป็นทางการและไม่เหมาะสม

คำแนะนำของเราคือให้ตรงประเด็นในการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณ เราอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างประโยคเปิดอีเมลที่ดีที่สุดในโพสต์บล็อกโดยละเอียดนี้

6 ตัวอย่างวิธีการเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการ

ดังนั้นเราจึงแบ่งขั้นตอนการเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการออกเป็นสองขั้นตอน ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะนำไปปฏิบัติ เรามีตัวอย่างวิธีการเริ่มต้นอีเมลที่เป็นทางการหกตัวอย่างที่นี่ แต่ละตัวอย่างจะมาพร้อมกับคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเหตุผลของเราว่าทำไม

ในส่วนนี้ เราจะรวมตัวอย่างเฉพาะของวิธีการเริ่มต้นตัวอย่างที่เป็นทางการ เราครอบคลุม:

• วิธีเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการโดยไม่มีชื่อ
• วิธีเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก
• วิธีเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้รับหลายคน
• วิธีการเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการถึงโรงเรียน
• วิธีเริ่มต้นอีเมลธุรกิจอย่างเป็นทางการ
• วิธีเลือกคำทักทายทางอีเมล์อย่างเป็นทางการสำหรับการสมัครงาน

เทมเพลตเหล่านี้รวมอยู่ในที่นี้เพื่ออธิบายวิธีเข้าถึงแต่ละงาน เราขอแนะนำให้คุณใช้สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานในการพัฒนาแนวทางที่เป็นตัวแทนของคุณและธุรกิจของคุณได้ดีที่สุด

วิธีเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการโดยไม่มีชื่อ

เราได้เขียนถึงความสำคัญในการพยายามค้นหาชื่อบุคคลเมื่อส่งอีเมลถึงพวกเขา ดังนั้นเราจึงแนะนำให้คุณทำเช่นนั้นเสมอหากทำได้ อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่เป็นไปไม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ

คู่มือการเขียนบางฉบับยังคงสนับสนุนให้คุณใช้ “เรียน ท่าน/ท่านผู้หญิง” และถึงแม้จะล้าสมัยไปหน่อย ก็ยังใช้ได้ถ้าคุณต้องการ

แม้ว่าคุณจะใช้ได้ฟรีหากต้องการ แต่เราขอแนะนำให้หาทางเลือกอื่น คุณสามารถค้นคว้าเพิ่มเติมเพื่อระบุผู้รับได้ หากไม่ ต่อไปนี้คือตัวเลือกอื่นๆ:

• เรียน (ตำแหน่งงาน)
• เรียน (แผนกหรือทีมงาน)

การเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการในภาษาอังกฤษเป็นเรื่องที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการเริ่มอีเมลแบบทางการที่ไม่มีชื่อ

วิธีเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก

หากคุณประสบปัญหาในการระบุคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่ถูกต้องสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว การค้นหาแนวทางที่ถูกต้องในการเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการถึงบุคคลที่ไม่รู้จักอาจเป็นเรื่องยาก

คู่มือการเขียนอื่นๆ จะแนะนำให้คุณใช้ “ผู้ที่อาจกังวล” แต่เราคิดว่านี่ไม่ใช่แค่ทางการเท่านั้น มันค่อนข้างจุกจิกเกินไปสำหรับความชอบของเรา เราขอแนะนำให้คุณเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยคำว่า “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” นั่นเป็นขั้นตอนที่ไกลเกินไปในอีกทางหนึ่ง

ดังนั้นคุณจะเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จักได้อย่างไร นี่เป็นวิธีที่ทดลองและทดสอบแล้ว

วิธีเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้รับหลายคน

เห็นได้ชัดว่ามีกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกันเมื่อคุณส่งอีเมลถึงกลุ่มบุคคล มีกฎน้อยกว่าเมื่อตัดสินใจทักทายอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับผู้รับหลายคน คำถามที่ว่าคุณจะเริ่มส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้รับหลายคนได้อย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาเป็นใคร เราแนะนำให้คุณเลือกคำศัพท์โดยรวมที่ปลอดภัย

หากพวกเขาเป็นเพื่อนพนักงาน บรรทัดทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่ยอมรับได้ ได้แก่:

• ถึงเพื่อนร่วมงาน
• ทีมที่รัก

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงที่อยู่อีเมลทั่วไป (เช่น customerservice@) คุณสามารถใช้:

• เรียน ฝ่ายบริการลูกค้า

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงธุรกิจ คุณสามารถใช้ชื่อบริษัทได้

• เรียน (ชื่อบริษัท)

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการถึงกลุ่มที่พิสูจน์ได้ว่าจะเข้าใจผิด

วิธีการเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการถึงโรงเรียน

หากคุณสงสัยว่าจะเริ่มต้นอีเมลถึงอาจารย์หรืออาจารย์ของมหาวิทยาลัยได้อย่างไร มีวิธีดังนี้ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณใช้การให้เกียรติที่ถูกต้อง ในกรณีนี้ เรากำลังส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์

ดูตัวอย่างนี้เพื่อดูว่าเราเข้าใกล้ภารกิจอย่างไร

วิธีเริ่มต้นอีเมลธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ในโลกธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีรูปแบบที่ถูกต้องและเป็นทางการด้วยความเคารพ คำถามที่ว่าคุณจะเริ่มต้นจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการได้อย่างไรมักถูกถามโดยผู้ที่กังวลว่าจะถูกรับรู้อย่างไร

เทมเพลตตัวอย่างของเราด้านล่างแสดงตัวอย่างที่คุณสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ของคุณได้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างคำถามทางธุรกิจได้ในคู่มือเชิงลึกของเรา

วิธีเลือกคำทักทายทางอีเมล์อย่างเป็นทางการสำหรับการสมัครงาน

เมื่อส่งจดหมายสมัครงาน คุณมักจะใช้ “เรียน ท่าน/มาดาม” ดังที่เราได้กำหนดไว้ สิ่งนี้อาจไม่เหมาะสมอีกต่อไป

ประการแรก คุณควรพยายามค้นหาว่าใครเป็นผู้จัดการการสรรหาและใช้ชื่อเต็มของพวกเขา หากคุณไม่พบชื่อของพวกเขา แสดงว่าสามารถใช้ทางเลือกอื่นต่อไปนี้ได้:

• เรียน ผู้จัดการฝ่ายจัดหางาน
• เรียน นายหน้า
• เรียน (ชื่อบริษัท)

นี่คือตัวอย่างของการเริ่มส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึงนายหน้า

การเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับทุกคน แต่เราหวังว่าเราจะทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น จุดการเรียนรู้ที่สำคัญคือการทำความเข้าใจวิธีการใช้คำทักทายและคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการ และวิธีสร้างบรรทัดเปิดอีเมลที่เป็นทางการอย่างเข้มงวด เราหวังว่าเราจะช่วยเหลือคุณในการเริ่มเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ อย่าลืมดูบล็อกของเราซึ่งมีบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลที่เป็นทางการ