วิธีเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ – คำทักทายที่ดีที่สุดสำหรับทุกสถานการณ์ & คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง

สงสัยว่าจะเริ่มต้นอีเมลได้อย่างไร? ไม่ต้องกังวลคุณไม่ได้อยู่คนเดียว เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจที่จะคิดเกินคำทักทายแบบมืออาชีพของอีเมลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่คุ้นเคยกับอีกฝ่ายหนึ่งมากนัก ก่อนที่คุณจะพูดถึงเหตุผลของการขยายงาน คุณเสียเวลาไปกับการฟุ้งซ่านว่าจะพูดว่า “เฮ้ ทอม” “สวัสดี คุณสมิธ” หรือ “คุณชาย”

เมื่อคุณตัดสินใจ คุณสูญเสียความมั่นใจในการเขียนข้อความและโดยรวมแล้ว มันทำให้คุณช้าลงจริงๆ การค้นหาคำทักทายที่สมบูรณ์แบบนั้นสามารถกำจัดคุณได้จริงๆ!

ที่กล่าวว่า เป็นเรื่องที่น่าแปลกใจยิ่งกว่าที่หลายคนไม่คิดเกี่ยวกับการทักทายทางอีเมลเพียงพอ วิธีที่คุณเริ่มต้นอีเมลเป็นตัวกำหนดทุกอย่างที่ตามมาและส่งผลกระทบต่อความประทับใจแรกพบที่สำคัญของแต่ละคนที่มีต่อคุณในฐานะมืออาชีพ

นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้สรุปขั้นตอน สถานการณ์ และสถานการณ์ทุกขั้นตอนที่คุณจะต้องนึกถึงเมื่อเริ่มต้นอีเมลระดับมืออาชีพทุกประเภท ต่อไปนี้คือวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นการสนทนาแบบมืออาชีพและสิ่งสำคัญที่สุดบางอย่างที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำเช่นนั้น

เพื่อให้สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง เราจะยกตัวอย่างวิธีที่ดีในการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ และชี้ให้เห็นสิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อทักทายใครซักคนอย่างมืออาชีพ

เหตุใดจึงต้องเข้าใจคำทักทายทางอีเมลอย่างมืออาชีพ

ตามทฤษฎีแล้ว การเริ่มต้นอีเมลควรเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของการแลกเปลี่ยน! "สวัสดี" เป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่เราเรียนรู้ในภาษาแม่ของเรา บ่อยครั้งที่การทักทายใครสักคนในบริบทของมืออาชีพ เรา *จริงๆ* เข้าใจผิด เราทักทายทุกคนและทุกๆ อย่าง ทั้งคนขับรถบัส คนในลิฟต์ สุนัขน่ารัก แล้วอะไรที่ขาดหายไปเมื่อเรานั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์?

คำตอบคือการทำความเข้าใจบริบทของสถานที่ทำงาน เป็นกุญแจสำคัญในการนำทางอย่างถูกต้องว่าจะใช้คำทักทายเมื่อใด ที่ไหน และกับใคร ไม่มีใครต้องการตั้งค่าเสียงที่ไม่ถูกต้องก่อนที่คุณจะได้รับข้อความหลัก โดยธรรมชาติแล้ว คุณต้องการสร้างความประทับใจแรกที่ดี การทำสิ่งนี้ผิดพลาดอาจทำให้คุณเสียค่าเคารพ ตอบกลับ หรือแม้แต่อ่านอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อทีม HR ตรวจสอบการสมัครงานจำนวนมาก ประโยคแรกนั้นอาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อโอกาสในการสัมภาษณ์ หากคุณไม่สามารถพูดคำว่า "สวัสดี" ได้เพียงพอ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อทักทายใครสักคนอย่างมืออาชีพ ‍

ต้องเซ็ตโทนไหนคะ?

‍ การสื่อสารแบบตัวต่อตัวช่วย ให้ เราสามารถสังเกตสัญญาณเสียง ภาพ และกายที่การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ได้ ลองนึกถึงสภาพแวดล้อมและความรู้สึกราวกับว่าคุณกำลังส่งข้อมูลของอีเมลด้วยตนเอง จากนั้นจึงลบตัวชี้นำเหล่านี้ น้ำเสียงของอีเมลคือลักษณะที่ธุรกิจของคุณใช้กับคำพูด ซึ่งแสดงให้เห็นมุมมองทางอารมณ์ของคุณโดยไม่ต้องใช้ตัวชี้นำที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ เหล่านี้ ‍

คุณต้องการที่จะรับรู้ได้อย่างไร ‍

ดังที่กล่าวไว้ โดยทั่วไปแล้วชีวิตจะง่ายขึ้นเมื่อเราสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี ดังนั้นเมื่อเริ่มต้นการติดต่ออย่างเหมาะสม แสดงว่าคุณแสดงให้เห็นถึงความสะดวก ความเชี่ยวชาญ และความสามารถในระดับมืออาชีพด้วยคำพูดเพียงไม่กี่คำ ฟังดูดีใช่มั้ย?

การศึกษาจากวารสาร Social Psychological and Personality Science ได้เปรียบเทียบการสื่อสารแบบตัวต่อตัวว่า "ความประทับใจแรกได้รับอิทธิพลอย่างมากจากการแสดงอารมณ์ เช่น รอยยิ้ม ในการเผชิญหน้ากัน คนยิ้มจะถูกมองว่าอบอุ่นและมีความสามารถมากกว่า มากกว่าคนที่ไม่ยิ้ม

โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณดำดิ่งสู่โลกแห่งการสื่อสารในที่ทำงาน และจะทำให้คุณตรงไปตรงมาและจำกัดเวลาเมื่อเลือกคำทักทายทางอีเมลที่สมบูรณ์แบบ ‍

บุคคลนี้จะคอยอ่านอีเมลของคุณต่อไปหรือไม่

มีงานวิจัยมากมายเกี่ยวกับความน่าจะเป็นทั่วไปที่อีเมลจะได้รับการตอบกลับในการติดต่อทางจดหมายแบบวันต่อวัน มักเป็นเรื่องง่ายๆ ที่ไปไกล เช่น มารยาท - "อีเมลด้านสุภาพได้รับอัตราการตอบกลับที่สูงขึ้น" นักออกแบบผลิตภัณฑ์ของ Boomerang, Mai-Chi Vu กล่าว

ในช่วงเวลาที่มนุษย์มีช่วงความสนใจสั้นกว่าที่เคย ระดับความสุภาพไปได้ไกลจริงๆ การพิจารณาพื้นฐาน เช่น การสะกดชื่อคนอย่างถูกต้อง การสะท้อนคำทักทายที่พวกเขาใช้ การยอมรับน้ำเสียงของการโต้ตอบในการตอบกลับของคุณช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำให้ผู้รับขุ่นเคืองหรือทำให้ผู้รับแปลกแยก

การลองคิดดูว่าจะเริ่มต้นการติดต่อสื่อสารอย่างไร คุณจะหลีกเลี่ยงการเริ่มเดินผิดทาง ช่วยประหยัดเวลาและความกระอักกระอ่วนที่อาจจะถูกมองข้ามไปโดยสิ้นเชิง ‍

คุณถามว่าจะเริ่มต้นอีเมลอย่างไร? มาดูสถานการณ์และตัวอย่างบางส่วนที่คุณต้องระวัง

คำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพ

ก่อนอื่น เราสามารถแบ่งขอบเขตของการสื่อสารแบบมืออาชีพออกเป็นสเปกตรัม "อะไรที่เป็นทางการกว่าและอะไรที่เป็นมิตรกว่า" ดังที่เน้นย้ำในวิธีการสิ้นสุดอีเมลอย่างมืออาชีพ อีเมลธุรกิจส่วนใหญ่อยู่ในจุดกึ่งกลางที่เข้าใจยากระหว่างทางการและไม่เป็นทางการ ดังนั้น คุณควรหยุดและทบทวนสิ่งที่คุณเขียนก่อนกด 'ส่ง' นี่คือตัวเลือกอันดับต้น ๆ ของเรา

1. สวัสดี <ชื่อ>

มันตรงไปตรงมา เมื่อมีข้อสงสัย ให้พูดตรงๆ และเป็นมิตร และคุณไม่สามารถทำอะไรผิดได้อย่างแท้จริง

2. สวัสดี <ชื่อ>

ใช่อีกครั้ง อย่าคิดมากเรื่องนี้ แบบสำรวจแสดงให้เห็นว่าความเรียบง่ายและสุภาพโดยไม่ทำอะไรเกินตัวจะเป็นผู้ชนะเสมอ

3. เรียน <ชื่อ>

นี้อาจรู้สึกผิดธรรมชาติเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ยังมีบางกรณีที่การทักทายแบบมืออาชีพนี้เหมาะสมที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงสถาบันที่ล้าสมัยหรือตัวแทนดั้งเดิมเช่นข้าราชการ การสมัครงานอาจเป็นเรื่องดีหากคุณรู้ชื่อของบุคคลนั้น ตามหลักการทั่วไป เมื่อติดต่อกับใครสักคนเป็นครั้งแรก ให้ใช้ Dear Ms./Ms./Mr. <นามสกุล> – หากคุณใช้ชื่อจริง อย่าลังเลที่จะใช้

วิธีที่เป็นมิตรในการเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพ

มีหลายกรณีที่บริบทอีเมลของคุณไม่เป็นทางการหรือมีความเป็นมิตร อาจเป็นจดหมายภายในถึงเพื่อนร่วมงานหรือกับลูกค้าระยะยาว คุณสามารถผ่อนคลายได้เล็กน้อยและเก็บสิ่งที่ดีและมีความสามารถไว้ มันเป็นความสมดุลที่ดีในบางครั้ง แม้ว่าสถานที่ทำงานหลายแห่งมักจะไม่เป็นกันเองในทุกวันนี้ แต่ให้รักษาหลักการพื้นฐานที่สุภาพ เป็นมิตร และมีความเป็นมืออาชีพ

1. สวัสดี <ชื่อ>

คุณได้ยินเราเมื่อเราพูดว่าตัวเลือกนี้เป็นผู้ชนะเสมอใช่ไหม ยอดเยี่ยม. เมื่อคุณเป็นมิตรกับผู้รับแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องคิดมากกับคำทักทายนี้ คุณสามารถเข้าถึงประเด็นของอีเมลได้โดยตรงในขณะที่รักษาท่าทางที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ

2. สวัสดีค่ะ

เมื่อคุณไม่ทราบชื่อผู้รับหรือการสะกดของผู้รับ วิธีนี้เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการส่งอีเมลแบบมืออาชีพโดยไม่ฟังดูเป็นทางการหรือโดยอ้อมเกินไป

3. สวัสดีตอนเช้า/บ่าย/เย็น

สิ่งนี้สามารถเพิ่มความเป็นมิตร ไม่เป็นทางการ แต่ยังคงความสุภาพให้กับคำทักทายทางอีเมลของคุณ แม้ว่าจะใช้เป็นครั้งคราวมากกว่าการใช้อย่างสม่ำเสมอ ไม่จำเป็นต้องพูดว่า หากใช้เขตเวลาต่างกัน คุณควรใช้คำทักทายนี้อย่างชาญฉลาด

4. เฮ้ <ชื่อ>

ระวังด้วยอันนี้ มีหลายกรณีที่ต้องทำเพื่อและต่อต้าน "เฮ้" แต่ผลตอบรับแสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้ควรใช้เฉพาะเมื่อคุณมีสายสัมพันธ์กับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดเท่านั้น

เมื่อตอบกลับใครสักคน คุณสามารถสะท้อนน้ำเสียงของผู้รับและเลือกเปิดอีเมลของคุณด้วยคำทักทายที่คล้ายคลึงกันหรือทางเลือกอื่นที่ตรงกับระดับของความเป็นทางการและความคุ้นเคย – หลักการบางประการยังใช้กับการเลือกการลงชื่อออกจากอีเมลที่ถูกต้องด้วย

อีเมลทักทายเพื่อหลีกเลี่ยงในที่ทำงาน

1. ใครที่มันอาจกังวล

หลายแหล่งบอกว่าอย่าใช้อันนี้ จากการสำรวจเกือบ 2,000 คน 37% ของผู้ตอบแบบสอบถามพบว่าคำทักทายนี้เป็นวิธีการ *ที่แย่ที่สุด* ในการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ มีการอธิบายว่าน่ารำคาญ คลุมเครือ ไม่เหมาะสม ล้าสมัย และรายการก็ดำเนินต่อไป มีจุดที่ #1 ในการไม่เริ่มอีเมล มั่นใจ? เราคือ.

2. เฮ้

โดยทั่วไป คุณควรหลีกเลี่ยงสิ่งนี้หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้ "เฮ้" อย่างไร ที่ไหน และเมื่อใด ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น มีเวลาและสถานที่สำหรับมัน แต่ก็ไม่คุ้มที่จะเสี่ยงที่จะเจอแบบไม่เป็นทางการเกินไป

3. สวัสดี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแนะนำว่าสิ่งนี้ล้าสมัย ขณะนี้มีวิธีที่เหมาะสมมากขึ้นในการระบุกลุ่มผู้รับที่ไม่รู้จัก เช่น "สวัสดี" หรือ "สวัสดีทุกคน" ในรายการโปรด ไม่ใช่เรื่องหลอกลวงที่ใหญ่ที่สุด แต่พยายามและยึดติดกับผู้ชนะที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

4. สุขสันต์ <วัน>!

สิ่งนี้แบ่งมวลเล็กน้อย โดยรวมแล้วการรู้จักผู้ชมของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แม้ว่ารายงานหลายฉบับระบุว่าสิ่งนี้ถือว่ายังไม่บรรลุนิติภาวะและไม่เป็นมืออาชีพ แต่อาจเป็นภายในองค์กร แต่วัฒนธรรมองค์กรของคุณกลับน้อมรับสไตล์การทักทายนี้

5. ห้ามทักทาย

ใหญ่ไม่มีไม่มี คุณอาจกำลังได้รับอีเมลไม่ทักทาย แต่ส่วนใหญ่แล้วสิ่งนี้จะทำให้คนอื่นเข้าใจผิด ดังนั้นนี่เป็นพฤติกรรมหนึ่งที่ไม่ควรสะท้อน

6. ยิ้มหรืออีโมจิ

เป็นเรื่องที่ยุ่งยากสำหรับหลาย ๆ คนเนื่องจากหน้ายิ้มและอิโมจิถูกใช้อย่างแพร่หลายในช่องทางการสื่อสารด้วยภาพมากขึ้น เพื่อแสดงนอกคำที่เขียน ขออภัย มันยังไม่ได้รับการมองว่าเป็นมืออาชีพเพียงพอสำหรับใช้ในที่ทำงาน ดังนั้นควรทิ้งสิ่งเหล่านี้ไว้ในอีเมลของคุณในทุกบริบท... :(

7. ชื่อสะกดผิด

สิ่งนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ ดังนั้นจงใส่ใจเมื่อเขียนคำทักทายของคุณ ตรวจสอบสิ่งนี้อีกครั้งก่อนที่คุณจะกดส่ง และคุณจะอยู่ในที่ชัดเจน หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดคำจริงๆ การคัดลอกและวางการลงชื่อออกจากระบบหรือที่อยู่อีเมลเล็กน้อยจะช่วยให้คุณสบายใจขึ้น

วิธีเข้าถึงสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

การทักทายทางอีเมลแบบมืออาชีพคือพื้นที่ที่ครอบคลุมบริบทและสถานการณ์ต่างๆ มากมาย ต่อไปนี้คือตัวอย่างสถานการณ์อื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกมั่นใจอย่างแท้จริงในการสื่อสารทางอีเมลทั้งหมดของคุณ

ตัดสินใจว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร

คุณรู้จักคนนี้ไหม นี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อกันหรือไม่? พวกเขาภายนอกหรือภายในบริษัทของคุณ? คำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อคุณเลือกคำทักทายทางอีเมลที่สมบูรณ์แบบ จากนั้นคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าเป็นการปฏิสัมพันธ์ที่เป็นทางการหรือเป็นมิตรมากกว่าแบบมืออาชีพ

บล็อกโพสต์ของเราเกี่ยวกับการเขียนอีเมลที่เย็นชาเป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ประเภทนี้

นี่คือการติดตามหรือไม่?

คุณกำลังพยายามตอบกลับหรือไล่หาคำตอบในสิ่งที่สำคัญใช่หรือไม่? ดูเคล็ดลับของเราเกี่ยวกับอีเมลติดตามผลการขายที่ช่วยค้นหาวิธีที่สมบูรณ์แบบในการกระตุ้นการตอบสนองที่จำเป็นมากในขณะที่ยังคงความพอใจ สุภาพ และเป็นมืออาชีพ หากคุณไม่คุ้นเคยกับการติดตามผลทางอีเมล เราได้สร้างคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ

บทนำ

สิ่งนี้จะง่ายขึ้นด้วยการฝึกฝน แต่แน่นอนว่าเป็นเรื่องยากที่จะรู้สึกมั่นใจ ค้นหาสไตล์เรียบๆ ที่ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติสำหรับคุณ ในขณะเดียวกันก็ทำเครื่องหมายที่ช่องทั้งหมดที่เราสรุปไว้ที่นี่ การหาเวลาอ่านบทความนี้เกี่ยวกับวิธีแนะนำบุคคลสองคนผ่านอีเมลไม่ใช่เรื่องง่าย

กลุ่มทักทาย

ข่าวดี! คำแนะนำข้างต้นทั้งหมดสามารถนำมาใช้เมื่อคุณระบุผู้รับหลายคน หลักการเดียวกัน ไม่รวมชื่อบุคคล ทำงานกับ "สวัสดีทุกคน" "สวัสดีทุกคน" หรือ "สวัสดีทุกคน" เป็นต้น

หากเป็นสถานการณ์ที่มีคนในกระทู้ 2-3 คน คุณสามารถพูดชื่อเหล่านี้โดยใช้ชื่อ "สวัสดี ชื่อ 1 ชื่อ 2 ชื่อ 3" แต่โดยทั่วไป เราไม่แนะนำให้ทำต่อจากนี้ไปมากกว่า 3 คน

บทสรุป

ในรายงานปี 2020 ผู้คน 73% กล่าวว่าอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่พวกเขาต้องการในที่ทำงาน เมื่อมีการพัฒนาเมื่อมนุษย์มีปฏิสัมพันธ์และสื่อสารกัน มีความเคารพอย่างสูงที่ยังคงได้รับค่าตอบแทนในโลกของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อย่างไม่ต้องสงสัย! สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือคุณได้ก้าวไปสู่สิ่งนี้โดยการอ่านอีเมลทักทายแบบมืออาชีพในโพสต์บล็อกนี้

มาเตือนตัวเองถึงประเด็นสำคัญ

1. อย่าประมาทความสำคัญของการแสดงครั้งแรก

การเก่งนี้ทำให้ทุกอย่างที่ตามมาง่ายขึ้น

2. เมื่อไม่แน่ใจ ให้เอนตัวไปยังจุดสิ้นสุดของสเปกตรัมที่เป็นทางการ

ความสุภาพได้รับการพิสูจน์ว่าคลาสสิกด้วยเหตุผล ตราบใดที่คุณไม่ได้เข้าสู่ดินแดนแห่งความยิ่งใหญ่ นี่เป็นมาตรการป้องกันความล้มเหลวสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพของคุณ

3. อ่านห้อง

เข้าร่วมสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ในบล็อกโพสต์นี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้จักผู้ฟังของคุณ การสื่อสารของผู้รับของคุณเป็นตัวบ่งชี้ที่เป็นประโยชน์เสมอ ดังนั้นอย่าอายที่จะสะท้อนน้ำเสียงของพวกเขา

และที่นั่นคุณมีมัน! ตอนนี้คุณควรรู้สึกมั่นใจอย่างเต็มที่ในการเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพและเอาชนะการติดต่อในที่ทำงานทั้งหมดของคุณ หากต้องการเพิ่มทักษะอย่างต่อเนื่อง ทำไมไม่ลองเรียนรู้วิธีจบอีเมลอย่างมืออาชีพดูล่ะ