6 วิธีในการเริ่มอีเมล และ 6 วิธีที่ควรหลีกเลี่ยง

กล่องขาเข้าเต็มไปด้วยอีเมลขาเข้าและขาออกตลอดทั้งวัน จากข้อมูลของ Campaign Monitor ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล คนทั่วไปส่งและรับ อีเมลธุรกิจและผู้บริโภค 121 ฉบับต่อ วัน อย่างไรก็ตาม ข้อความเหล่านั้นไม่ได้ถูกอ่านหรืออ่านตั้งแต่ต้นจนจบ

เพื่อ ดึงดูดความสนใจของผู้รับ คุณจะต้องสร้างคำทักทายและประโยคเปิดอย่างมีจุดมุ่งหมาย ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

เหตุใดการแนะนำอีเมลที่น่าสนใจจึงมีความสำคัญ

การแนะนำอีเมลที่ดีจะกระตุ้นให้ผู้อ่านของคุณสแกนเนื้อหาในข้อความของคุณต่อไป อีเมลที่ดีที่สุดมีคำทักทายและประโยคเปิดที่น่าดึงดูดซึ่งช่วยรักษาความสนใจและการยอมรับของผู้รับ ตามหลักการแล้ว การแนะนำที่ดึงดูดใจในท้ายที่สุดจะนำผู้อ่านไปสู่การดำเนินการ

ประโยคเปิดอีเมลที่รอบคอบมีประโยชน์เมื่อขอให้ผู้รับ:

• คลิกที่ลิงค์
• ตอบคำถาม
• ร่วมตอบแบบสอบถาม
• เพิ่มความชัดเจน
• ตรวจสอบเอกสารหรือข้อมูลอื่นๆ
• ให้การสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• ตอบกลับ

ตัวเปิดที่น่าสนใจจะกำหนดเสียงสำหรับข้อความ นอกจากนี้ยังสามารถดึงดูดผู้รับให้ใช้เวลากับข้อความมากขึ้น และช่วยให้อีเมลของคุณหลีกเลี่ยง “ถังขยะ” ที่น่ากลัว

6 วิธีที่ดีในการเริ่มต้นอีเมล

ด้านล่างนี้คือรายการคำทักทายทางอีเมลและประโยคเปิดที่ช่วยให้ผู้รับมีเวลาเป็นอันดับแรก

คำทักทายที่เหมาะสม

1 เรียน [ชื่อ]

คำทักทายทางอีเมลนี้เป็นคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อทางอีเมลอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปจะใช้ในจดหมายปะหน้า จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ และการสื่อสารอื่นๆ เมื่อคุณต้องการแสดงความเคารพต่อผู้รับ

แม้จะให้เกียรติอย่าง “นาย” และ “นาง” เมื่อได้รับการยอมรับ พวกเขา เสี่ยงที่จะ misgendering หรือสมมติสถานภาพการสมรสของผู้อ่านผิดพลาด ให้ใช้ “Dear Sam” หรือ “Dear Sam Barney” แทน

2 สวัสดีหรือสวัสดี

เท่าที่คำทักทายทางอีเมลใช้คำว่า "สวัสดี" แบบไม่เป็นทางการตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคเป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ในข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานส่วนใหญ่ หากต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากกว่าเล็กน้อย ให้พิจารณาการทักทาย "สวัสดี"

แม้ว่านี่จะถือเป็นคำทักทายที่ไม่เป็นทางการ แต่ก็สื่อถึงน้ำเสียงที่ตรงไปตรงมาและเป็นมิตร

3 สวัสดีทุกคนทีม Hi หรือ Hi [ชื่อแผนก] ทีม

เมื่อเขียนข้อความอีเมลถึงสองคนขึ้นไป คุณมีทางเลือกสองสามทาง “สวัสดีทุกคน” “สวัสดีทีม” หรือ “สวัสดี [ชื่อแผนก] ทีม” เป็นวิธีที่ไม่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพในการทักทายกลุ่มคน

พวกเขายังหลีกเลี่ยงการพูดถึงกลุ่มเฉพาะเพศ เช่น “สวัสดีครับ” “สวัสดีครับคุณผู้หญิง” หรือ “สุภาพบุรุษ” ซึ่งอาจอธิบายผู้รับได้ไม่ถูกต้อง

ประโยคเปิดอีเมลที่น่าสนใจ

4 ฉันหวังว่าสัปดาห์ของคุณจะผ่านไปด้วยดีหรือหวังว่าคุณจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี

ประโยคเหล่านี้เป็นประโยคเปิดอีเมลที่มีประสิทธิภาพเพราะพวกเขารับทราบผู้อ่านของคุณก่อนและช่วยสร้างความสามัคคีกับเพื่อนร่วมงานที่คุณรู้จักหรือคนที่คุณต้องการพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่เป็นมิตร

5 ฉันกำลังติดต่อเกี่ยวกับ . .

เริ่มต้นอีเมลด้วย “ฉันกำลังติดต่อเกี่ยวกับ . . ” มีความสุภาพตรงไปตรงมาและชี้แจงวัตถุประสงค์ของอีเมล ด้วยอีเมลโต้ตอบหลายร้อยฉบับที่ส่งในวันทำการเดียว วิธีนี้แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับเวลาของผู้รับโดยดำเนินการตรงประเด็น

การระบุเจตนาของคุณยังช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากผู้อ่าน

6 ขอบคุณสำหรับ. . .

การแสดงความกตัญญูเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้ผู้อ่านมาก่อน หากอีเมลที่คุณกำลังเขียนตอบสนองต่ออีเมลหรือการดำเนินการของผู้รับ การยอมรับว่าในตอนเริ่มต้นสร้างจากความสนิทสนมในที่ทำงาน

6 วิธีในการ ไม่ เริ่มอีเมล

คำทักทายและประโยคเปิดด้านล่างมีน้ำเสียงแข็งกระด้างและในบางกรณีก็แนะนำวิธีการประมาท หากเป้าหมายของคุณคือการมองว่าจริงใจและรอบคอบ วิธีที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงวลีเหล่านี้

คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง

1 คนที่มันอาจกังวล

แม้ว่า “ผู้ที่อาจกังวล” จะดูเหมือนเป็นการทักทายแบบมืออาชีพ แต่ก็ไม่มีตัวตนและใช้มากเกินไป แสดงว่าคุณไม่สนใจที่จะยืนยันว่าใครเป็นผู้รับหรือข้อความของคุณเกี่ยวข้องกับพวกเขาหรือไม่

นอกจากนี้ยังใช้กับคำทักทายทางอีเมล “เรียนท่านหรือท่านผู้หญิง” ในกรณีนี้ คำทักทายแบบไบนารีระหว่างเพศจะเป็นวันที่และถือว่าไม่ครอบคลุม

2 สวัสดี [ชื่อสะกดผิด]

เมื่อใช้ชื่อผู้รับในการทักทายทางอีเมล ให้ยืนยันว่าคุณใช้การสะกดที่ถูกต้อง การพิมพ์ผิดเกิดขึ้น แต่การสะกดชื่อบุคคลผิดจะส่งแฟล็กสีแดงที่คุณไม่ได้เขียนข้อความด้วยความระมัดระวังหรือใส่ใจในรายละเอียด

3 เรียน [ป้อนชื่อที่นี่]

ควรหลีกเลี่ยงการสะกดชื่อผู้รับในคำทักทายทางอีเมล เช่นเดียวกับคำทักทายแบบอื่น: ลืมใส่ชื่อในเทมเพลตที่เขียนไว้ล่วงหน้าโดยสิ้นเชิง

การใช้เทมเพลตอีเมลโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณโดยหวังว่าจะทำให้ผู้อ่านของคุณหลงใหลอาจไม่ได้ผล ถ้าคุณต้องใช้ข้อความที่เป็นเทมเพลตเพื่อประสิทธิภาพ ให้ตรวจสอบอีกครั้งเสมอว่าคุณได้เปลี่ยนตัวยึดตำแหน่งใดๆ ในคำทักทายด้วยชื่อที่สะกดถูกต้องของผู้รับ

เปิดประโยคเพื่อหลีกเลี่ยง

4 คุณช่วยฉันหน่อยได้ไหม

เมื่อคุณไม่รู้จักผู้รับและส่งอีเมลถึงพวกเขาเป็นครั้งแรก ประโยคเปิดเช่น "คุณช่วยฉันหน่อยได้ไหม" สามารถรู้สึกกระทันหันและมีน้ำเสียงให้บริการตนเอง

ให้พิจารณาประโยคเปิดอีเมลที่อธิบายปัญหาที่คุณหวังว่าจะแก้ไขอย่างกระชับด้วยความช่วยเหลือ เช่น “ฉันกำลังติดต่ออยู่ . . ”

5 ฉันรู้ว่าคุณไม่ว่าง แต่ . . .

อย่างดีที่สุด การแนะนำอีเมลนี้ถือว่าเวลาของผู้อ่านมีค่า ที่เลวร้ายที่สุด มันแสดงให้เห็นว่าคุณตระหนักถึงข้อเท็จจริงนั้น แต่คุณสมควรได้รับความสนใจจากพวกเขา

โดยไม่คำนึงถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อ่าน ให้หลีกเลี่ยงประโยคเกริ่นนำนี้และแทนที่จะอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงส่งข้อความถึงพวกเขา

6 ให้ฉันแนะนำตัว

โดยทั่วไปจะใช้ตัวเปิดอีเมลนี้เมื่อส่งอีเมลถึงผู้รับเป็นครั้งแรก การเริ่มอีเมลด้วย "ให้ฉันแนะนำตัวเอง" ก็เหมือนกับการบรรยายแนะนำตัวของคุณเอง คุณจะพูดแบบนี้กับใครซักคนไหม? ฟังดูเป็นการประกาศ แต่ท้ายที่สุดก็เสียเวลา แทนที่จะตัดไปที่การไล่ล่า

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการแนะนำอีเมลที่น่าดึงดูด

• รู้จักผู้ชมของคุณ คำทักทายทางอีเมลและประโยคเปิดสำหรับข้อความของคุณควรสะท้อนถึงความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้ฟัง พิจารณาว่าคุณกำลังเขียนให้กับลูกค้า ผู้นำ C-suite คนรู้จักมืออาชีพ หรือเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิด
• ทำให้จุดประสงค์ของคุณชัดเจน เมื่อวัตถุประสงค์ของอีเมลไม่ชัดเจน อาจทำให้ผู้อ่านสับสนหรือหงุดหงิด เพื่อหลีกเลี่ยงการขาดปัจจัยสำคัญนี้ ให้ลองรวมวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณไว้ในประโยคเริ่มต้น
• ใช้เครื่องมือออนไลน์ การแสดงโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับผู้ชมของคุณและการกระทำที่คุณต้องการให้พวกเขาทำในท้ายที่สุดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ตัวตรวจจับโทนเสียงของ Grammarly สามารถช่วยให้คุณมองเห็นบริเวณที่ไม่เป็นไปตามที่คุณต้องการ