วิธีการเขียนเพียงเกี่ยวกับอะไรก็ได้

คุณได้รับมอบหมายให้เขียนอะไรบางอย่าง สมมุติว่าเป็นการนำเสนอ คุณเคยดูการนำเสนอมาหลายครั้งแล้ว แต่คุณไม่ค่อยแน่ใจว่าจะเขียนการนำเสนอที่สื่อสารประเด็นของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไรในขณะที่เล่าเรื่องที่น่าดึงดูดและสนุกสนาน

หรือบางทีคุณอาจถูกขอให้เขียนอีเมล หรือมอบหมายงานวิจัย ไม่ว่าคุณจะได้รับมอบหมายงานเขียนประเภทใดก็ตาม การเรียนรู้วิธีเขียนเป็นขั้นตอนแรกในการเขียนให้ประสบความสำเร็จ

คุณกำลังเขียนอะไร (และทำไม?)

ก่อนที่คุณจะเริ่มสรุปงานของคุณ ให้ตอบคำถามสำคัญสองข้อนี้ก่อน:

ฉันกำลังเขียนอะไรอยู่?เป็นเรียงความสั้น บทความวิจัยยาวๆ บล็อกโพสต์ คำตอบสำหรับการอ่านที่คุณได้รับมอบหมาย เนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ของคุณ หรืออย่างอื่น

ทำไมฉันถึงเขียนมัน?ซื่อสัตย์. หากเป็นเรียงความหรือรายงานการวิจัย คุณกำลังเขียนเพื่อให้ได้เกรดที่ดีและผ่านหลักสูตร ถ้าเป็นโพสต์บนบล็อก ก็อาจเป็นเพียงการแสดงความคิดและความรู้สึกส่วนตัวของคุณ แต่ขึ้นอยู่กับโพสต์นั้น อาจเป็นการให้ความรู้แก่ผู้อ่านบล็อกและ/หรือวางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้มีอำนาจในสาขาของคุณ ในทำนองเดียวกัน คุณอาจจะเขียนเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ของคุณเพื่อบอกให้โลกรู้ว่าคุณทำอะไรอยู่ แต่ยังมีเป้าหมายในการจัดอันดับเว็บไซต์ของคุณให้สูงขึ้นในเครื่องมือค้นหาอีกด้วย

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณก็สามารถตอบคำถามอื่นได้อย่างง่ายดาย:ใครกำลังอ่านงานเขียนของคุณบ้างท้ายที่สุดแล้ว ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร คุณกำลังเขียนเพื่อผู้ชม การคำนึงถึงผู้ฟังและเหตุผลของพวกเขาในการอ่านงานของคุณตั้งแต่เริ่มแรกสามารถช่วยให้คุณกำหนดแนวทางงานเขียนให้บรรลุเป้าหมายได้

อาจารย์ของคุณกำลังอ่านงานของคุณเพื่อประเมินความเข้าใจของคุณในเรื่องนี้ ผู้ติดตามบล็อกของคุณกำลังอ่านบล็อกของคุณเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่คุณครอบคลุมและทำความรู้จักกับคุณมากขึ้น ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณกำลังอ่านเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับแบรนด์ของคุณและสิ่งที่คุณนำเสนอ

เรียนรู้กฎเกณฑ์สำหรับการเขียนแต่ละประเภท

การเขียนทุกประเภทมีกฎเกณฑ์ของตัวเอง กฎเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นตามอำเภอใจ แต่มีไว้เพื่อทำให้ข้อความมีความชัดเจนมากที่สุด

ก่อนที่คุณจะเริ่มการมอบหมายงาน ให้ตรวจดูโครงสร้างและแบบแผนภาษาที่มักใช้กับงานเขียนที่คุณกำลังทำอยู่ คุณจะสังเกตเห็นสิ่งต่างๆ เช่น การเลือกคำ โครงสร้างย่อหน้าและประโยค น้ำเสียง และแม้กระทั่งกาลอาจแตกต่างกันอย่างมากในการเขียนประเภทต่างๆ แต่โดยทั่วไปแล้วกฎเกณฑ์จะมีความสอดคล้องกันในแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น คุณจะพบว่ารายงานของห้องปฏิบัติการมักเขียนด้วยเสียงที่ไม่โต้ตอบเสมอ ในขณะที่โพสต์ในบล็อกไม่ค่อยเขียน

หากคุณไม่คุ้นเคยกับรูปแบบ เช่น สมมติว่าคุณได้รับมอบหมายให้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับแรก ให้ค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็วเพื่อค้นหาตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์และศึกษาข้อมูลเหล่านั้น

ในการเขียนบางประเภท กฎเกณฑ์ต่างๆ จะถูกกำหนดไว้ชัดเจนมากกว่ากฎเกณฑ์อื่นๆ โดยทั่วไป ยิ่งการเขียนเป็นทางการหรือเป็นมืออาชีพมากขึ้น (เช่น ทุนสนับสนุน บทความวิจัย หรือวิทยานิพนธ์) ยิ่งต้องยึดถือกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้มากขึ้นเท่านั้น ไวยากรณ์สามารถช่วยได้ ตัวแก้ไขไวยากรณ์ทำให้การแก้ไขด้วยตนเองเป็นเรื่องง่ายโดยแนะนำการปรับปรุงกลไก ไวยากรณ์ ความชัดเจน และอื่นๆ

เนื่องจากมีการเขียนเชิงสนทนาเพิ่มมากขึ้น เช่น อีเมล โพสต์บนโซเชียลมีเดีย และสำเนาของเว็บไซต์ (ขึ้นอยู่กับแบรนด์ของคุณ) การยึดถือกฎเกณฑ์จึงไม่ใช่กลยุทธ์ที่ดีที่สุดเสมอไป สิ่งนี้นำเราไปสู่ขั้นตอนต่อไป:

ใช้ภาษาในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณคุ้นเคยกับกฎแล้ว ให้พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องฝ่าฝืนหรือไม่ โปรดจำไว้ว่า การเขียนที่ดีคือการสื่อสารประเด็นของคุณอย่างชัดเจน - - และบางครั้งวิธีสื่อสารที่ชัดเจนที่สุดคือการฝ่าฝืนกฎเกณฑ์

ลองคิดดูว่าคุณพูดอย่างไร ในบทสนทนาส่วนใหญ่ของคุณ คุณอาจใช้คำว่า “wanna” และ “coulda” คุณจะไม่มีวันใช้คำเหล่านี้ในงานวิจัยโดยมีเป้าหมายเพื่อสนับสนุนวิทยานิพนธ์ของคุณ แต่หากคุณเขียนบล็อกโพสต์โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรและไม่เป็นทางการ คุณอาจต้องการใช้คำเหล่า นี้

หากคุณไม่แน่ใจว่างานเขียนของคุณสื่อสารประเด็นของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่ควรหรือไม่ Grammarly Editor สามารถช่วยได้ ไวยากรณ์ไม่เพียงแค่ตรวจจับข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอนและคำที่สะกดผิดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเขียนโดยคำนึงถึงผู้ฟังเฉพาะกลุ่มด้วยการให้คำแนะนำเกี่ยวกับน้ำเสียงและคำศัพท์

กำหนดโครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการเขียนของคุณ

ในขณะที่คุณดูตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจถึงโทนเสียงและความตึงเครียดที่เหมาะสมสำหรับงานเขียนของคุณ ให้สังเกตโครงสร้างของตัวอย่างด้วย เช่นเดียวกับงานเขียนแต่ละประเภทที่มีกฎเกณฑ์และแบบแผนทางภาษาของตัวเอง แต่ก็มีแบบแผนโครงสร้างด้วย คุณสามารถค้นหาเทมเพลตสำหรับการเขียนทุกประเภทบนอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย

โครงสร้างมีความสำคัญต่อการเขียนที่มีประสิทธิภาพเพราะเป็นการสื่อสารว่าผู้อ่านควรโต้ตอบกับข้อความของคุณอย่างไร ส่วนหัวจะแนะนำส่วนใหม่และสรุปเนื้อหา คำอธิบายประกอบทำให้ง่ายต่อการสนับสนุนประเด็นของคุณและอ้างอิงแหล่งที่มาของคุณ และการขึ้นบรรทัดใหม่จะทำให้สายตาของผู้อ่านได้พักสายตา เพื่อไม่ให้พวกเขาละสายตาขณะอ่านข้อความยาวๆ

วางแผนกระบวนการเขียนเพื่อกำหนดขั้นตอนสำคัญของคุณ

การเขียนเป็นกระบวนการ เป็นเรื่องยากมากที่คุณจะส่งร่างรายงานฉบับแรกหรือส่งจดหมายปะหน้าโดยไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

การเขียนทั้งหมดเป็นไปตามกระบวนการพื้นฐานนี้:

• การระดมความคิด:ในขั้นตอนนี้ คุณยังไม่ได้เขียน คุณแค่คิดถึงงานเขียนและเดินผ่านประเด็นต่างๆ ที่คุณจะทำ ข้อสรุปที่คุณจะได้ และวิธีที่คุณจะวางโครงสร้างทั้งหมด นี่คือที่ที่คุณระบุผู้ชมของคุณและวิธีที่ดีที่สุดในการพูดคุยกับพวกเขา
• การเตรียมการ:นี่คือที่ที่คุณเริ่มสร้างงานของคุณ คุณยังไม่ได้เขียนจริงๆ คุณกำลังรวบรวมแหล่งข้อมูล สรุปโครงสร้าง และจดแนวคิดและวลีสำคัญที่คุณระดมความคิด
• การร่าง:ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเขียนแล้ว! วาดเค้าโครงที่คุณสร้างขึ้นด้วยคำ ประโยค และย่อหน้าที่ใช้การไตร่ตรองอย่างรอบคอบ (ตามสไตล์ที่คุณกำหนดสำหรับงานชิ้นนี้) อย่ากังวลกับการทำผิดพลาดที่นี่ คุณจะแก้ไขได้เมื่อคุณแก้ไข
• การแก้ไข:นี่คือที่ที่คุณจะฝึกฝนร่างของคุณ และแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่คุณทำได้อย่างราบรื่น นี่เป็นที่ที่คุณประเมินโครงสร้าง จัดแนวสไตล์ และปรับแต่งงานเขียนของคุณ
• การพิสูจน์อักษร:สุดท้าย คุณตรวจทาน คิดว่าขั้นตอนนี้เป็นการแก้ไขแบบไลต์ คุณได้แก้ไขข้อผิดพลาดด้านโครงสร้างและสไตล์ไปแล้ว ตอนนี้คุณแค่อ่านคร่าวๆ เพื่อหาการพิมพ์ผิด คำที่สะกดผิด และเครื่องหมายวรรคตอนที่ผิดพลาด (อีกครั้งที่ Grammarly มีประโยชน์ที่นี่)

โปรดทราบว่าไม่ใช่งานเขียนทุกชิ้นจะต้องผ่านขั้นตอนเดียวกัน และไม่ใช่งานเขียนทุกชิ้นที่ต้องการการเน้นในแต่ละขั้นตอนเท่ากัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่จำเป็นต้องทำงานมากมายในการระดมความคิดและเตรียมข้อความ แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มแตะ คุณจะต้องคิดถึงสิ่งที่คุณต้องการพูดและอิโมจิที่จะรวมไว้ ในทำนองเดียวกัน คุณอาจใช้เวลาส่วนใหญ่กับงานวิจัยของคุณในขั้นตอนการเตรียมการ กลั่นกรองแหล่งข้อมูลต่างๆ และติดตามบทความทางวิชาการที่คุณต้องการอย่างรอบคอบ

ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไรจึงจะเขียนได้

พร้อมที่จะเขียนหรือยัง? นี่คือที่ที่มันเป็นเรื่องส่วนตัว บางคนต้องการความเงียบสนิทเพื่อที่จะมีสมาธิกับการเขียน คนอื่นๆ ไม่สามารถมีสมาธิได้หากไม่มีเสียงรบกวนรอบข้างเล็กน้อย บางคนสามารถเปิดโปรแกรมประมวลผลคำและเขียนร่างฉบับแรกได้ในคราวเดียว คนอื่นๆ จำเป็นต้องร่าง จัดระเบียบ และสร้างย่อหน้าในการเขียนทีละย่อหน้าเหมือนบ้านเลโก้

ไม่เป็นไรหากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะเขียนอย่างไรดีที่สุด การทดลอง! ลองเขียนตั้งแต่เช้าก่อนที่จะเริ่มต้นวันใหม่ ลองเขียนตอนดึก เมื่องานทั้งวันเสร็จสิ้นและคุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณได้อย่างเต็มที่ ท้าทายตัวเอง—หากคุณเขียนด้วยโปรแกรมประมวลผลคำมาโดยตลอด ให้ลองร่างแนวคิดของคุณลงบนกระดาษก่อน (หรือกลับกัน!) ยิ่งคุณทดลองมากเท่าไร คุณก็ยิ่งเรียนรู้เกี่ยวกับตัวเองในฐานะนักเขียนมากขึ้นเท่านั้น และยิ่งคุณเรียนรู้เกี่ยวกับนิสัยการเขียนของคุณเองมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งเป็นนักเขียนได้ดีขึ้นเท่านั้น

> อ่านเพิ่มเติม: คุณเป็นนักเขียนประเภทไหน?

อ่านงานเขียนของคุณเอง

สุดท้าย อ่านงานเขียนของคุณ—แต่ไม่ใช่ทันที เมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว ให้ปิดโปรแกรมหรือวางสมุดบันทึกไว้ในลิ้นชักโต๊ะแล้วย้ายไปที่อื่น ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด อย่าไปยุ่งกับชิ้นส่วนนั้นอีกในวันนั้น ให้เวลาและมองอีกครั้งด้วย "ดวงตาที่สดใส" ในวันรุ่งขึ้น

ทำไม เพราะเมื่อคุณให้เวลาตัวเองระหว่างการเขียนและอ่านงานของคุณ คุณจะให้มุมมองที่เพียงพอแก่ตัวเองในการจับสิ่งที่คุณอาจไม่ได้สัมผัสหากไม่มีมัน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การพิมพ์ผิด ย่อหน้าที่ไม่สมบูรณ์ หรือแม้แต่การใช้ถ้อยคำที่น่าอึดอัดใจที่สามารถกระชับขึ้นได้

บางครั้งคุณไม่มีเวลามากพอที่จะนอนทำงานของคุณ เมื่อเป็นเช่นนั้น ให้อ่านซ้ำตามเวลาที่ คุณมีอ่านด้วยตาที่สดใสจะดีที่สุด แต่การอ่านด้วย ตาข้างใดข้างหนึ่งก็ยังดีกว่าไม่อ่านเลย

ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนสิ่งที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่

ไม่ต้องกังวล เราหาเจอแล้ว! ดูคำแนะนำเชิงลึกของเรา ในการเขียนเกือบทุกอย่าง ตั้งแต่อีเมลไปจนถึงเรียงความอธิบาย