วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: 16 ขั้นตอนสำคัญ

อยากรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ? อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอน

ทุกวันในธุรกิจส่วนใหญ่ การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหลายร้อยชิ้นถูกส่งจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง ไปยังลูกค้า และไปยังผู้ขายภายนอกหรือหน่วยงานอื่นๆ ดังนั้น การเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจจึงมีความสำคัญในกล่องเครื่องมือของนักเขียน เพราะนี่คือรูปแบบการสื่อสารทั่วไป คุณอาจต้องเขียนจดหมายธุรกิจ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานในบทบาทการบริหารในองค์กรก็ตาม ตัวอย่างเช่น นี่คือรูปแบบที่คุณใช้สำหรับ:

• จดหมายปะหน้า
• บันทึกช่วยจำ
• จดหมายแสดงความสนใจหรือเจตจำนง
• จดหมายแนะนำตัว
• ติดตามผลการสัมภาษณ์
• จดหมายเสนอ
• จดหมายลาออก
• จดหมายขอบคุณ
• จดหมายร้องเรียน
• จดหมายขอโทษ

การรู้วิธีเขียนจดหมายประเภทนี้เป็นอย่างดีมีประโยชน์ในสถานการณ์ต่างๆ มากมาย จดหมายธุรกิจมีรูปแบบ สไตล์ และน้ำเสียงเฉพาะ ตรงไปตรงมาและรัดกุม สุภาพและเป็นมืออาชีพ และจัดรูปแบบอย่างระมัดระวัง โดยการเรียนรู้วิธีการเขียน คุณจะทำให้ตัวเองเป็นนักเขียนที่เป็นที่ต้องการสูงในที่ทำงานระดับมืออาชีพ ด้านล่างนี้คุณจะพบคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ ทำตามเพื่อเรียนรู้รูปแบบนี้และสร้างตัวอักษรที่ใช้ได้ดีในการถ่ายทอดข้อความของคุณไปยังกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เลือกการจัดรูปแบบที่ถูกต้อง

ก่อนเขียนจดหมาย คุณต้องตั้งค่าระยะขอบและเลือกแบบอักษร หัวจดหมายของคุณอาจกำหนดขนาดของระยะขอบของคุณ ตัวอย่างเช่น จดหมายธุรกิจจะถูกส่งบนกระดาษขนาด 8 1/2 x 11 นิ้ว เลือกแบบอักษร Times New Roman ขนาด 12 ที่พิมพ์ด้วยหมึกสีดำสำหรับแบบอักษรของคุณ บางครั้งแบบอักษรที่คล้ายกัน เช่น Arial ก็เป็นที่ยอมรับเช่นกัน เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านเป้าหมายสามารถอ่านจดหมายได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการให้แบบอักษรแฟนซีส่งผลเสียต่อการเข้าถึงจดหมาย จดหมายธุรกิจเขียนในรูปแบบบล็อก ไม่ใช่รูปแบบย่อหน้า ดังนั้นให้แก้ไขตัวอักษรเพื่อรวมระยะขอบสองนิ้วที่ด้านบนและระยะขอบหนึ่งนิ้วในทุกด้าน

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบหัวเรื่อง

เทมเพลตจดหมายธุรกิจจะเริ่มต้นด้วยหัวข้อเฉพาะที่ด้านบนของหน้า แม้ว่าจะมีความแปรปรวนอยู่บ้าง แต่ก็มีลักษณะเช่นนี้เกือบทุกครั้ง:

• ชื่อผู้ส่ง
• ชื่อบริษัท ถ้ามี
• ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้ส่ง
• วันที่ในรูปแบบเดือน วัน ปี
• ชื่อผู้รับ
• ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับ

แต่ละชื่อและที่อยู่เป็นแบบเว้นวรรคเดียว อย่างไรก็ตาม คุณจะข้ามบรรทัดระหว่างที่อยู่ผู้ส่ง วันที่ และที่อยู่ของผู้รับ หากคุณใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัทในการส่งจดหมาย อาจมีชื่อผู้ส่งหรือชื่อบริษัทและที่อยู่ด้านบน ในกรณีนี้ ให้เริ่มต้นด้วยวันที่ ข้ามบรรทัด และเพิ่มผู้รับ

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนคำทักทาย

ขั้นตอนต่อไปในรูปแบบจดหมายธุรกิจคือคำทักทายหรือคำทักทายไปยังผู้รับ หลังจากคำทักทาย ให้เว้นวรรคสองครั้งก่อนเริ่มตัวอักษร โดยทั่วไป คุณจะจัดรูปแบบคำทักทายดังนี้:

• เรียน คุณ/คุณ (นามสกุลของผู้รับ):

หากคุณไม่ทราบเพศหรือสรรพนามส่วนตัวของบุคคลนั้น ให้ใช้ชื่อเต็มของพวกเขา ไม่ใช่ Mr./Ms ชื่อ. ในทำนองเดียวกัน อย่าถือว่าบุคคลนั้นมีสถานภาพการสมรส

หากคุณทราบชื่อบุคคล เช่น Doctor คุณสามารถใช้ชื่อนั้นแทน Mr./Ms ลงท้ายคำทักทายด้วยเครื่องหมายทวิภาคเสมอ ไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาค ในกรณีที่คุณไม่ทราบชื่อของบุคคลนั้น คุณสามารถระบุชื่อของบุคคลนั้นได้ เช่น:

• เรียน ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล:

หากคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับผู้รับ ให้พูดว่า:

• ถึงคุณหรือคุณนาย:

บางครั้ง คุณจะใช้คำทักทายว่า “ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง” หากคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับผู้รับ มิฉะนั้น ให้ใช้ “Dear Sir/Madam:” หรือ “Dear (Role or Department):” เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะใช้คำทักทายที่เจาะจงกว่านี้หากทำได้ แต่วิธีนี้เป็นที่ยอมรับในจดหมายธุรกิจประเภทต่อไปนี้:

• จดหมายแนะนำตัว
• จดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการ
• จดหมายแนะนำตัว
• จดหมายที่น่าสนใจ

ขั้นตอนที่ 4: เขียนย่อหน้าแรก

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเขียนย่อหน้าแรกแล้ว เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ ย่อหน้านี้มีความสำคัญ ย่อหน้าแรกให้กระชับ ไม่เกิน 3 ประโยค ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย คุณยังสามารถพูดว่า “ฉันเขียนถึง . ” อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงเขียน แต่อย่าเพิ่มรายละเอียดที่สละสลวยในส่วนนี้ของจดหมาย นี่คือตัวอย่างย่อหน้าที่เขียนถึงแผนกที่กล่าวถึงการละเมิดระเบียบการแต่งกาย:

• ฉันสังเกตเห็นว่าบางคนในแผนกการตลาดเริ่มหละหลวมเกี่ยวกับการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการแต่งกาย ดังนั้น ฉันจึงเขียนจดหมายนี้เพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดในการแต่งกายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในแผนกของคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้

การเปิดนี้บอกจุดประสงค์ของจดหมายและแสดงให้เห็นว่าส่วนที่เหลือของร่างกายจะประกอบด้วยอะไร มันตรงและตรงไปตรงมา

ขั้นตอนที่ 5: ตีเสียงที่ถูกต้อง

จดหมายธุรกิจเป็นมืออาชีพและเขียนในคนแรก ใช้น้ำเสียงนี้ตลอดและอย่ากลัวสรรพนามบุรุษที่หนึ่ง จดหมายควรมีความกระชับ ดังนั้นควรใส่เฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องทำตัวไม่สุภาพ แต่คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายประเด็นใดประเด็นหนึ่งหากไม่จำเป็นต่อความหมายและจุดประสงค์ของจดหมาย

ขั้นตอนที่ 6: ดำเนินการร่างกายต่อ

หลังจากย่อหน้าเริ่มต้น คุณต้องเขียนเนื้อหาของจดหมายต่อไป ย้ำอีกครั้ง ให้ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ แม้ว่าจดหมายของคุณจะกล่าวถึงสิ่งที่เป็นลบก็ตาม ย่อหน้าเนื้อหาสนับสนุนวัตถุประสงค์ ให้รายละเอียดเพิ่มเติม หรือให้เหตุผลสำหรับคำสั่งหรือกฎใหม่ ควรมีบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดระหว่างแต่ละย่อหน้า และคุณไม่จำเป็นต้องเยื้อง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการละเมิดระเบียบการแต่งกายในหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์กรของคุณ คุณอาจหยาบคายและไม่สุภาพหรือหนักแน่นและสุภาพ นี่คือตัวอย่างสิ่งที่ไม่ควรทำ:

• ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยว่าจะไม่สนใจนโยบายของบริษัทโดยสิ้นเชิง คุณไม่ได้อยู่เหนือกฎเกณฑ์เพียงเพราะคุณคิดว่าแผนกของคุณสำคัญที่สุด หากคุณไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดการแต่งกายที่ระบุไว้ได้ในทันที หัวจะม้วน

ย่อหน้านี้หยาบคายและหยาบคาย มันสื่อถึงจุดประสงค์ของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องใช้น้ำเสียงที่รุนแรง ในทางกลับกัน คุณสามารถหนักแน่นและตรงไปตรงมาแต่ยังคงสุภาพได้ เช่น:

• เพื่อรักษาความสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กรของเรา ทุกคนต้องปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกายที่ระบุไว้ ดังนั้น ฉันต้องการให้แผนกของคุณปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดภายในสิ้นสัปดาห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฝ่ายบริหารกล่าวถึงความล้มเหลวในการสวมรองเท้าปิดนิ้วเท้าที่เหมาะสม และความยาวของกางเกงขาสั้นและกระโปรงว่าเป็นปัญหาเฉพาะ การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลานี้อาจส่งผลให้ถูกลงโทษทางวินัย

ในย่อหน้าตัวอย่างนี้ ความต้องการนั้นชัดเจน และนำเสนอข้อมูลด้วยน้ำเสียงที่สุภาพแต่หนักแน่น ผู้อ่านรู้ว่าคุณคาดหวังอะไร แต่ไม่มีใครดูถูกที่จะอ่านส่วนนี้ของจดหมาย จดหมายสามารถมีย่อหน้าเนื้อหาได้มากเท่าที่จำเป็น อย่างไรก็ตาม คุณควรพยายามพิมพ์ให้เหลือหน้าเดียว ถ้าเป็นไปได้ ดังนั้นควรกระชับ จดหมายส่วนใหญ่มีสามย่อหน้าภายใน แต่ละประโยคไม่เกินสามถึงสี่ประโยค การเปลี่ยนระหว่างย่อหน้าไม่จำเป็น โดยทั่วไปแล้วข้อมูลเพิ่มเติมจะถูกส่งแยกกันเป็นเอกสารแนบ

ขั้นตอนที่ 7: เลือก Active Voice

ในทุกส่วนของจดหมายธุรกิจ ให้เขียนด้วยเสียงที่ใช้งาน ไม่ใช่เสียงแฝง เสียงที่กระฉับกระเฉงจะตรงและกระชับมากขึ้น ทำให้คำพูดของคุณมีพลังมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ในย่อหน้าด้านบน คุณสามารถพูดว่า:

• มีการตั้งข้อสังเกตอย่างชัดเจนว่าแผนกของคุณไม่สวมรองเท้าปิดนิ้วเท้าที่เหมาะสม และความยาวของกางเกงขาสั้นและกระโปรงกลายเป็นปัญหา

“มันถูกบันทึกแล้ว” เป็นเสียงที่เฉยเมย ไม่ได้บอกคุณว่าใครเป็นผู้จดบันทึก ดังนั้นจึงไม่มีหน่วยงานโดยตรงที่รับผิดชอบต่อการกระทำดังกล่าว

ให้พูดว่า:

• โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฝ่ายบริหารกล่าวถึงความล้มเหลวในการสวมรองเท้าปิดนิ้วเท้าที่เหมาะสม และความยาวของกางเกงขาสั้นและกระโปรงว่าเป็นปัญหาเฉพาะ

สิ่งนี้ชัดเจนกว่า ตรงกว่า และรัดกุมกว่าเพราะอยู่ในเสียงที่ใช้งาน

ขั้นตอนที่ 8: ใช้สรรพนามส่วนบุคคล

แม้ว่าจดหมายธุรกิจจะดูเป็นทางการ แต่คุณสามารถใช้สรรพนามส่วนตัวได้มากเท่าที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สามารถใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่งและบุรุษที่สองได้ สมมติว่าคุณกำลังเขียนในนามขององค์กร ไม่ใช่ตัวคุณเอง ในกรณีนั้น คุณจะใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่งเป็นพหูพจน์ เช่น “เรา” หรือ “เรา” เมื่อกล่าวถึงบริษัทหรือแผนกในฐานะผู้ส่ง ในทางกลับกัน หากคุณเขียนในนามของตัวเองเท่านั้น ให้ใช้เอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง เช่น "ฉัน" และ "ของฉัน"

ขั้นตอนที่ 9: ใช้หัวจดหมายหน้าที่สอง

หากจดหมายของคุณจำเป็นต้องขึ้นหน้าสองซึ่งหายาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวจดหมาย "หน้าสอง" หัวจดหมายนี้จะไม่มีที่อยู่แบบเต็มของธุรกิจแต่จะใช้แบบย่อ กระดาษนี้จะต้องเหมือนกันกับหน้าแรก แต่มีข้อมูลน้อยกว่าในส่วนหัว เพิ่มหมายเลขหน้าในหน้าถัดไปทั้งหมดเพื่อให้ผู้อ่านสามารถตรงได้ อีกครั้ง จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่จะพอดีกับหน้าเดียว ดังนั้นโปรดใช้วิจารณญาณของคุณที่นี่ แต่ให้จัดรูปแบบหน้าที่สองให้ถูกต้องหากต้องการ

ขั้นตอนที่ 10: สรุปจดหมายของคุณ

ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายธุรกิจประกอบด้วยบทสรุปและคำกระตุ้นการตัดสินใจ ก่อนอื่น ให้สรุปประเด็นของคุณอย่างกระชับและสุภาพดังนี้:

• เราจำเป็นต้องมั่นใจว่าทุกคนในบริษัทปฏิบัติตามกฎการแต่งกาย เนื่องจากจะช่วยให้ลูกค้ามีภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพที่ถูกต้อง ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความสนใจของคุณในเรื่องนี้

จากนั้นเชิญผู้อ่านดำเนินการ คุณสามารถระบุได้อย่างเจาะจงว่าคุณต้องการให้พวกเขาดำเนินการบางอย่างหรือเปิดจดหมายทิ้งไว้ให้คนที่ติดต่อคุณมีคำถาม ในย่อหน้านี้ ให้ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล ในกรณีของจดหมายแจ้งการละเมิดระเบียบการแต่งกาย การเปิดประตูสู่คำถามอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด:

• อย่าลังเลที่จะติดต่อฉันหากมีคำถามใด ๆ ที่ 555-555-5555 หรือทางอีเมลที่ [email protected]

ขั้นตอนที่ 11: ปิดจดหมายของคุณ

การปิดจะมีข้อความแสดงความเคารพอย่างเป็นทางการ ข้ามบรรทัดหลังย่อหน้าปิดและรวมการปิดของคุณ ซึ่งอาจ:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
• ขอแสดงความนับถือ
• ด้วยความเคารพ
• ความนับถือ,
• ขอขอบคุณ,

เพิ่มเครื่องหมายจุลภาคหลังการปิด

ขั้นตอนที่ 12: ลงนามในจดหมาย

หลังจากปิด ให้ข้ามไปประมาณสี่บรรทัด สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถเซ็นชื่อในจดหมายได้ หากคุณกำลังเขียนจดหมาย ให้เซ็นชื่อหรือใช้การประทับลายเซ็นเพื่อเพิ่มลายเซ็นของคุณ ที่นี่ คุณสามารถใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ หากคุณต้องการลงนามในจดหมายในนามของผู้ส่ง ให้เติม “pp:” ก่อนลายเซ็น ซึ่งหมายถึง “ต่อการจัดซื้อจัดจ้าง” และแสดงว่าคุณกำลังลงนามในนามของบุคคลอื่น หลังจากลายเซ็น ให้ใส่ชื่อที่พิมพ์ ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ แต่ละสิ่งเหล่านี้ได้รับสายของมัน

ขั้นตอนที่ 13: รับทราบคนพิมพ์ดีด

คนที่พิมพ์จดหมายให้คุณต้องใส่ชื่อย่อไว้ใต้ช่องลายเซ็น ชื่อย่อเหล่านี้เป็นอักษรตัวพิมพ์เล็ก เช่น:

• คิ

หากมีคนเขียนจดหมายข้างๆ ผู้ส่ง เช่น หากผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเขียนในนามของเจ้านาย พวกเขาจะใส่ชื่อย่อด้วย สิ่งเหล่านี้จะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ โดยมีเครื่องหมายแบ็กสแลชหน้าชื่อย่อของผู้พิมพ์ ดังนี้:

• NH/เค

ขั้นตอนที่ 13: บันทึกสิ่งที่แนบมาทั้งหมด

หากคุณเพิ่มสิ่งที่แนบมาในจดหมายธุรกิจ ให้จดบันทึกที่ด้านล่างของหน้า สังเกตดูว่ามีตู้อะไรบ้างและมีตู้ทั้งหมดกี่ตู้ บันทึกนี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้อ่านเห็นสิ่งที่แนบมาทั้งหมด นี่คือลักษณะนี้:

• สิ่งที่ส่งมาด้วย (2): สำเนาระเบียบการแต่งกาย แบบฟอร์มการละเมิด

หลังจากจดแล้ว ให้แน่ใจว่าได้รวมไว้ในจดหมายเมื่อคุณส่ง อย่าเย็บกระดาษติดกับจดหมาย ให้ใช้คลิปหนีบกระดาษแทน

ขั้นตอนที่ 14: เพิ่มชื่อผู้รับเพิ่มเติม

หากคุณส่งจดหมายถึงบุคคลไม่กี่คนแทนที่จะส่งทั้งแผนก คุณจะส่งจดหมายถึงบุคคลหลัก จากนั้นคุณจะสังเกตที่ด้านล่างของจดหมายใต้ข้อความแนบท้ายว่าผู้รับรายอื่นคือใคร ขั้นแรก พิมพ์ “cc:” ใต้คำสั่ง “Enclosures” จากนั้นเขียนชื่อและชื่อของคนอื่นๆ ที่คุณส่งจดหมายถึง ตัวอักษร “ซีซี” ใช้แทน “สำเนาคาร์บอน” ในสมัยที่การผลิตสำเนาจดหมายเกิดขึ้นด้วยกระดาษสำเนาคาร์บอน เรายังคงใช้การกำหนดนี้ในปัจจุบัน แต่ตอนนี้หมายถึง "สำเนาที่เอื้อเฟื้อ"

นี่คือลักษณะนี้:

• cc: จอห์น สมิธ หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนที่ 15: พิสูจน์อักษรจดหมาย

ก่อนส่งบันทึกช่วยจำหรือจดหมายธุรกิจ ควรตรวจทานทุกครั้ง คุณจะดูเป็นมืออาชีพน้อยลงหากคุณส่งจดหมายด้วยการพิมพ์ผิดและปัญหาอื่นๆ ขั้นแรก เรียกใช้การตรวจการสะกดและตรวจสอบไวยากรณ์ในจดหมาย ขั้นตอนนี้อาจทำให้เกิดปัญหาที่เห็นได้ชัดซึ่งคุณอาจไม่เคยเห็นมาก่อน อย่างไรก็ตาม อย่าพึ่งพาเครื่องมือเหล่านี้เพียงอย่างเดียว ก่อนส่งจดหมาย อ่านให้ดีก่อน ขั้นแรก ลองอ่านออกเสียงเพื่อทำความเข้าใจว่ามันฟังดูเป็นอย่างไร จากนั้น ใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อค้นหาปัญหาใดๆ ที่คุณต้องแก้ไข:

• ตัวอักษรฟังดูชัดเจนหรือไม่?
• มันกระชับ?
• ย่อหน้าทั้งหมดสามถึงสี่ประโยคหรือน้อยกว่า?
• คุณเห็นส่วนที่เป็นคำพูดหรือไม่?
• คุณได้เลิกใช้ passive voice ทั้งหมดแล้วหรือยัง?
• ประโยคทั้งหมดลงท้ายด้วยเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมหรือไม่?
• คำทักทายมีเครื่องหมายทวิภาคและการปิดมีเครื่องหมายจุลภาคหรือไม่?

สำหรับจดหมายสำคัญ คุณอาจต้องให้คนอื่นตรวจทานและแก้ไขจดหมาย นักเขียนมักจะมองข้ามข้อผิดพลาดที่พวกเขาทำในการเขียน และสายตาอีกชุดหนึ่งจะช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดทั้งหมดได้

เมื่อแก้ไขไวยากรณ์ เราขอแนะนำให้ใช้เวลาปรับปรุงคะแนนความสามารถในการอ่านของงานเขียนก่อนที่จะเผยแพร่หรือส่ง

ขั้นตอนที่ 16: ส่งจดหมาย

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะส่งจดหมายแล้ว หากคุณกำลังส่งจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นมีที่อยู่ผู้ส่งที่ชัดเจนบนซองจดหมาย เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าใครเป็นคนส่งจดหมายในนาทีที่พวกเขาได้รับ หากคุณกำลังส่งอีเมลจดหมาย ให้พิจารณาบันทึกเป็น PDF ก่อนส่ง เนื่องจากจะรักษารูปแบบไว้ จากนั้นใช้หัวเรื่องของอีเมลอย่างดี หัวเรื่องควรระบุว่าจดหมายเกี่ยวกับอะไรและมาจากใคร เช่น

• หมายเหตุจาก Sarah McPhearson Re: Dress Code Violations

หากจำเป็น ให้เพิ่ม "เร่งด่วน" หรือสิ่งที่คล้ายกับบรรทัดเรื่อง หากคุณกำลังติดตามจดหมายฉบับก่อน ให้เพิ่ม "ติดตามผล" ในบรรทัดเรื่อง

หากคุณต้องการใช้ซอฟต์แวร์ไวยากรณ์ล่าสุด โปรดอ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ AI