วิธีเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ: 13 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จ

เรียนรู้วิธีเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่จะทำให้การทำการตลาดของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยอ่านคู่มือฉบับสมบูรณ์ของเรา

หากคุณกำลังทำงานเพื่อนำลูกค้าใหม่มาสู่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณ หรือเป็นฟรีแลนซ์ที่กำลังมองหางานใหม่ คุณจะต้องรู้วิธีเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ ข้อเสนอทางธุรกิจทำหน้าที่เป็นช่องทางสำหรับคุณหรือธุรกิจของคุณเพื่อแสดงให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเห็นว่าเหตุใดคุณจึงเป็นบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน

เป้าหมายของคุณกับข้อเสนอทางธุรกิจคือการสร้างการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาจึงต้องแสดงให้เห็นว่าคุณรู้จักผู้ฟังของคุณ นอกจากนี้ยังต้องน่าสนใจและมีไวยากรณ์และรูปแบบที่ถูกต้องเพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าด้วยความสามารถของคุณ

Proposify บริษัทซอฟต์แวร์ที่เชี่ยวชาญในข้อเสนอเหล่านี้ ประมาณการว่าครึ่งหนึ่งของข้อเสนอทั้งหมดได้รับการลงนามหรือปฏิเสธภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากได้รับ คุณมีเพียงหน้าต่างเล็กๆ ที่จะสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยมกับข้อเสนอของคุณ

วัสดุที่จำเป็น

• คอมพิวเตอร์
• เครื่องพิมพ์
• หัวจดหมาย
• การวิจัย
• กราฟและอินโฟกราฟิกสำหรับข้อเสนอของคุณ
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ชมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1 สร้างหน้าชื่อเรื่องและสารบัญ

ความประทับใจแรกมีความสำคัญ สร้างความสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพกับการมีส่วนร่วมโดยกำหนดโทนของหน้าชื่อเรื่องที่ดึงพวกเขาเข้ามา หน้าชื่อเรื่องของคุณควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• ชื่อธุรกิจของคุณ
• ชื่อโครงการที่คุณเสนอ
• ชื่อลูกค้า
• วันที่
• ชื่อ ข้อมูลติดต่อ และตำแหน่งของบุคคลที่ส่งข้อเสนอ

เมื่อเข้าไปข้างใน ลูกค้าควรเห็นสารบัญที่ชัดเจนและกระชับ การเขียนส่วนนี้ก่อนสามารถช่วยได้ แต่กลับไปแก้ไขหลังจากที่คุณเขียนข้อเสนอส่วนที่เหลือแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องและเป็นคำอธิบาย

ขั้นตอนที่ 2: รวมสารบัญ

สารบัญจะรวมรายการโดยย่อของรายการที่ครอบคลุมในข้อเสนอ หากคุณกำลังเขียนข้อเสนอที่ยาวขึ้น คุณสามารถข้ามหน้านี้หากคุณเขียนข้อเสนอสั้น ๆ หนึ่งหรือสองหน้า แม้ว่าหน้านี้จะเป็นอันดับสองในข้อเสนอ คุณอาจต้องการเขียนเป็นหน้าสุดท้าย วิธีนี้ช่วยให้คุณเพิ่มหมายเลขหน้าหลังจากสรุปเอกสารฉบับสมบูรณ์แล้ว

คุณจะใส่ชื่อของแต่ละส่วนในข้อเสนอพร้อมหมายเลขหน้าสำหรับข้อเสนอฉบับพิมพ์ ชื่อเรื่องจะอยู่ชิดขอบด้านซ้าย และหมายเลขหน้าจะอยู่ด้านขวา หากส่งข้อเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ใช้การเชื่อมโยงหลายมิติเพื่อให้ผู้อ่านมีเครื่องมือในการนำทางที่ง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 3: สร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

บทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นการสรุปเนื้อหาของข้อเสนอ แม้ว่าส่วนนี้จะสั้น แต่ก็เป็นส่วนสำคัญที่สุดของข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ นี่เป็นโอกาสของคุณในการสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยม ดังนั้นคุณจึงต้องทำให้มันมีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังส่งข้อเสนอให้กับลูกค้า ลูกค้า หรือนักลงทุน ให้ใช้บทสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อแนะนำตัวคุณเองและแบรนด์ของคุณ คิดถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจตัดสินใจและสิ่งที่น่าจะดึงดูดพวกเขามากที่สุด

มีเวลาในภายหลังในข้อเสนอของคุณที่จะขยายความเกี่ยวกับภูมิหลังและประสบการณ์เฉพาะของคุณ หากคุณใช้เวลามากเกินไปในการอธิบายบริษัทของคุณ ผู้อ่านของคุณอาจไม่มีส่วนร่วมกับข้อเสนอทั้งหมด

ขั้นแรก บอกพวกเขาว่าคุณคือใครและคุณทำอะไร และสัมผัสจุดที่เจ็บปวดของพวกเขาสั้นๆ จากนั้น แจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะใช้ธุรกิจของคุณอย่างไรและแผนภายในข้อเสนอเพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขาอย่างไร ทำให้ส่วนนี้กระชับ ต้องสั้นที่สุด ข้อเสนอทางธุรกิจที่เหลือเป็นพื้นที่ที่คุณต้องการเพื่อร่างแผนธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: ระบุปัญหา

นี่คือสถานที่เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่บริษัทของคุณพยายามแก้ไข นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถแสดงงานวิจัยของคุณในประเด็นปัญหาของผู้อ่าน ส่วนนี้มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นวิธีการที่ราบรื่นในการแยกตามความสามารถของบริษัทของคุณ และวิธีที่พวกเขาสามารถแก้ปัญหาที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณประสบอยู่

เมื่อคุณกำลังสรุปปัญหา ให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ใช้สถิติ ตัวเลขทั่วทั้งอุตสาหกรรม และผลการสำรวจและการวิจัย ตัวอย่างเช่น สตาร์ทอัพแบบลีนอาจต้องการความช่วยเหลือจากภายนอกเพื่อจัดการกับการตลาด เนื่องจากพวกเขาไม่ได้จ้างพนักงานเต็มเวลาเพื่อจัดการกับบทบาทนี้ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปหรือไม่มีทิศทาง

ขั้นตอนที่ 5: แสดงให้เห็นว่าตัวเองเป็นทางออก

นี่คือที่ที่คุณสร้างสนามของคุณ มีความเฉพาะเจาะจงในการแก้ปัญหาของคุณ แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงสิ่งที่ส่งมอบที่คุณจะจัดเตรียม วิธีการของคุณ เหตุการณ์สำคัญของโครงการ และกรอบเวลาที่ลูกค้าใหม่ของคุณสามารถคาดหวังได้ ในกรณีส่วนใหญ่ ควรใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่ออธิบายวิธีแก้ปัญหาของคุณอย่างชัดเจนและรวบรัด

กลับไปที่ตัวอย่างของบริษัทการตลาดบนโซเชียลมีเดียข้างต้น โซลูชันในข้อเสนอทางธุรกิจอาจรวมถึง:

• การประเมินสถานะปัจจุบันของสื่อสังคมออนไลน์ของลูกค้า
• การอัปเดตโปรไฟล์ของพวกเขาเพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปัจจุบัน
• ตัวชี้วัดการติดตามเป็นเวลา 90 วัน
• รายงานการปรับปรุง
• ให้คำแนะนำสำหรับการดำเนินการต่อหลังจากจุดนั้น

ใช้เสียงที่กระตือรือร้นและอธิบายว่าคุณจะทำอะไรให้พวกเขา ข้อเสนอที่ดีเยี่ยมทำให้ผู้อ่านเข้าใจถึงแนวทางที่ธุรกิจของคุณจะดำเนินการให้กับพวกเขา

ขั้นตอนที่ 6: รวมกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้อง

หากคุณมีกรณีศึกษาที่แสดงลูกค้าเก่าที่มีปัญหาคล้ายกัน ให้พิจารณารวมส่วนสำหรับพวกเขาโดยเฉพาะ สำหรับตัวอย่างการตลาดบนโซเชียลมีเดีย คุณสามารถสร้างข้อเสนอพร้อมกรณีศึกษาที่แสดงว่าคุณใช้บริการของคุณเพื่อช่วยให้ธุรกิจใหม่เพิ่มจำนวนผู้ติดตามได้อย่างไร จากนั้นคุณสามารถรวมเส้นเวลาที่มีอยู่สำหรับการส่งมอบนี้ในข้อเสนอโครงการของคุณ

ขั้นตอนที่ 7: แสดงคุณสมบัติของคุณ

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะพูดคุยเกี่ยวกับตัวเองมากขึ้น รายละเอียดในส่วนนี้ควรเน้นไปที่ความต้องการของลูกค้า แต่สามารถลงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับภูมิหลังและประวัติของคุณได้ คุณอาจได้เขียนสิ่งที่จะเป็นของที่นี่ในหน้า "เกี่ยวกับเรา" ของธุรกิจของคุณบนเว็บไซต์ของคุณแล้ว

อธิบายคุณสมบัติของคุณให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ใช้ตัวเลขเมื่อใดก็ตามที่เหมาะสม ให้รายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณมากที่สุด รายละเอียดบางอย่างที่คุณสามารถรวมไว้ในส่วนนี้ได้แก่:

• สรุปประสบการณ์การทำงานของคุณ
• ประวัติการศึกษา
• การฝึกอบรมเฉพาะอุตสาหกรรม
• ใบรับรอง
• เรื่องราวความสำเร็จที่ผ่านมา
• คำรับรองจากลูกค้า
• บทบาทของคุณภายในบริษัทสำหรับข้อเสนอภายใน

ขั้นตอนที่ 8 เน้นกำหนดการ

ลูกค้าของคุณต้องการทราบว่าคุณสามารถแก้ปัญหาได้อย่างไรและเมื่อใด บอกลูกค้าในส่วนนี้ว่าโครงการที่เสนอจะใช้เวลานานแค่ไหน เมื่อคุณสร้างส่วนนี้ ให้กำหนดเวลาที่คุณเสนอเป็นจริง กำหนดเกณฑ์มาตรฐานหรือเหตุการณ์สำคัญที่คุณสามารถวัดผลระหว่างทางได้หากคุณมีโครงการระยะยาวอยู่ในใจ

ให้แน่ใจว่าคุณทำให้เส้นเวลาบรรลุผลได้ เพราะคุณไม่ต้องการให้คำมั่นสัญญามากเกินกว่าที่คุณจะสามารถส่งมอบได้ ส่วนนี้จำเป็นสำหรับข้อเสนอตามโครงการ อย่างไรก็ตาม หากข้อเสนอของคุณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการขายและรวมถึงผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่บริการ คุณสามารถข้ามส่วนนี้ได้

ขั้นตอนที่ 9 ครอบคลุมค่าใช้จ่ายและกฎหมาย

นี่คือที่สำหรับตรวจสอบระยะเวลาที่คาดการณ์ไว้ กำหนดการชำระเงิน และรายละเอียดอื่นๆ ให้ข้อมูลเพียงพอเพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจในบริษัทสามารถตัดสินใจได้ว่าข้อเสนอของคุณและค่าบริการของคุณสมเหตุสมผลหรือไม่

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการตั้งราคาเองนอกตลาด แต่คุณก็ไม่ต้องการเสียเวลาของคุณหรือลูกค้าของคุณหากข้อเสนอของคุณอยู่นอกเหนืองบประมาณของพวกเขา วิธีหนึ่งในการนำทางนี้คือเสนอแพ็คเกจที่แตกต่างกันเล็กน้อยในราคาที่แตกต่างกัน พิจารณาเพิ่มตารางราคาในส่วนนี้ ตารางนี้ช่วยให้ผู้อ่านเห็นค่าใช้จ่ายที่เสนอ โดยเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายเหล่านั้นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับของบริการที่คุณสั่งซื้อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมสำเนาข้อกำหนดและเงื่อนไขไว้ในส่วนนี้ อธิบายคำศัพท์ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วิธีนี้ทำให้ไม่มีใครแปลกใจในภายหลังจากความเข้าใจผิดเกี่ยวกับกำหนดเวลาหรือเงื่อนไขการชำระเงิน

ขั้นตอนที่ 10 พูดคุยเกี่ยวกับผลประโยชน์

หากมีอย่างอื่นที่คุณต้องครอบคลุมนอกเหนือจากคุณสมบัติที่คุณกล่าวถึงแล้วซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้ผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้ากลายเป็นลูกค้าจริง ให้พิจารณาเพิ่มส่วนผลประโยชน์ขั้นสุดท้าย นี่จะเป็นโอกาสอีกครั้งในการเพิ่มคุณค่าของคุณ

สร้างความประทับใจให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าใหม่ด้วยการบอกพวกเขาว่าทำไมข้อเสนอทางธุรกิจของคุณถึงเป็นผู้ชนะ บอกพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาจะได้รับเป็นผลประโยชน์หากพวกเขาเลือกคุณเพื่อแก้ปัญหาโดยตรง พวกเขาควรอ่านข้อเสนอของคุณให้จบและเข้าใจอย่างชัดเจนว่าทำไมคุณจึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดในการจ้างงานสำหรับความต้องการที่จะเกิดขึ้นของพวกเขา

ขั้นตอนที่ 11 เพิ่มเอกสารข้อตกลง

รวมข้อตกลงหากคุณขอธุรกิจของลูกค้าในข้อเสนอของคุณ ส่วนนี้ควรขอให้ผู้อ่านลงนามในข้อเสนอหากพวกเขายอมรับ คุณควรมีบรรทัดสำหรับลายเซ็นและลายเซ็นของคุณ ข้อมูลติดต่อของคุณจะต้องอยู่ในหน้านี้ด้วย เอกสารข้อตกลงไม่ใช่สัญญา

สัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายจะเกิดขึ้นในภายหลังหลังจากการเจรจา เป็นโอกาสสำหรับผู้อ่านที่จะกล่าวว่าพวกเขาอ่านข้อเสนอและยอมรับเงื่อนไข ดังนั้นคุณจึงสามารถดำเนินการตามกฎหมายและสร้างสัญญาได้

ขั้นตอนที่ 12 ตั้งค่าเสียงที่เหมาะสม

ในขณะที่คุณตรวจทานข้อเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทนเสียงนั้นเหมาะสมกับแบรนด์และเป้าหมายของคุณ น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพแต่เป็นมิตรมักจะดีที่สุด แต่หลักเกณฑ์ของแบรนด์ของคุณอาจมีบางอย่างที่ต่างออกไปในใจ

ในบางครั้ง โทนสีที่ไม่เป็นทางการก็เหมาะสมกับเป้าหมายในการสร้างแบรนด์ของคุณ ในขณะที่แบรนด์อื่นๆ อาจมีโทนสีที่เป็นมืออาชีพสูงซึ่งไม่เอื้ออำนวยต่อความเป็นกันเอง ปรับโทนสีให้สอดคล้องกับแนวทางแบรนด์ของคุณเพื่อสร้างความประทับใจแรกพบที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 13 พิสูจน์อักษรและพิสูจน์อักษรอีกครั้ง

ข้อเสนอทางธุรกิจไม่ใช่ที่ที่คุณสามารถทำผิดพลาดได้ คุณต้องแสดงให้ผู้อ่านเห็นอย่างชัดเจนว่าเหตุใดพวกเขาจึงต้องทำธุรกิจกับคุณ การพิมพ์ผิดจำนวนมากจะทำให้พวกเขาหันเหไป ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจไม่ไว้วางใจธุรกิจที่ไม่สามารถสร้างข้อเสนอโดยปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณอย่างระมัดระวัง

อ่านออกเสียงข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าดำเนินไปได้ด้วยดี ใช้โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์ เช่น Grammarly เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทุกอย่างชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาด ลองขอให้อีกฝ่ายอ่านข้อเสนอในนามของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญซ่อนอยู่ในข้อเสนอที่คุณมองไม่เห็น

Grammarly เป็นหนึ่งในเครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ชั้นนำของเรา ค้นหาสาเหตุในการทบทวนไวยากรณ์นี้
เมื่อแก้ไขไวยากรณ์ เราขอแนะนำให้ใช้เวลาปรับปรุงคะแนนความสามารถในการอ่านของงานเขียนก่อนที่จะเผยแพร่หรือส่ง