วิธีเขียนรายงานธุรกิจ: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ค้นพบวิธีการเขียนรายงานทางธุรกิจด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอนที่เจาะลึกและเป็นมืออาชีพ

อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าควรเริ่มต้นอย่างไร หากคุณถูกขอให้เขียนรายงานทางธุรกิจ จากการกำหนดวัตถุประสงค์ของรายงานไปจนถึงการจัดทำรายการภาคผนวก เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกหนักใจเมื่อคุณพยายามตัดสินใจว่าจะรวมข้อมูลใดที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเขียนรายงาน เมื่อหัวหน้างานของคุณไว้วางใจให้คุณจัดทำรายงานทางธุรกิจ พวกเขาไว้วางใจให้คุณมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจของบริษัท

ทั้งรายงานที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการในธุรกิจถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจอย่างรอบรู้เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้า แม้ว่าการเขียนเอกสารทางธุรกิจจะเป็นส่วนสำคัญของหลายๆ งาน แต่การรู้ว่าเจ้านายหรือหัวหน้างานของคุณต้องการอะไรเมื่อพวกเขาขอรายงานทางธุรกิจจากคุณก็อาจเป็นเรื่องยาก ที่นี่ เราจะพูดถึงโครงสร้างของรายงานทั้งหมด โดยนำคุณจากหน้าชื่อเรื่องที่จุดเริ่มต้นของรายงานไปยังข้อมูลเพิ่มเติม (หรือที่เรียกว่าภาคผนวก) ที่คุณจะต้องรวมไว้ในตอนท้าย มาดำน้ำกันเถอะ

วัสดุที่จำเป็น

• ข้อมูลบริษัทที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของรายงานของคุณ
• สำเนารายงานที่กรอกโดยเพื่อนร่วมงาน ให้คุณทำตามรูปแบบที่บริษัทต้องการ
• คอมพิวเตอร์ของคุณ
• แผ่นจดบันทึกสำหรับจดบันทึกความคิด

ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของรายงานธุรกิจ

รายงานทางธุรกิจมีวัตถุประสงค์เฉพาะ: เพื่อช่วยในการตัดสินใจในอนาคตภายในบริษัท รายงานทางธุรกิจบางอย่างเป็นเรื่องเร่งด่วนและต้องการให้พนักงานรายงานข้อมูลในแผนกของตน เพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลและใช้ในการแก้ไขวิกฤตได้ รายงานทางธุรกิจอื่น ๆ จะไม่เร่งด่วนและอาจใช้เพื่อกำหนดทิศทางที่บริษัทควรดำเนินการในปีต่อ ๆ ไป คุณจะต้องปฏิบัติตามแบบฟอร์มรายงานธุรกิจมาตรฐานเมื่อคุณเขียนรายงานทางธุรกิจ

ซึ่งแตกต่างจากรายงานการวิจัยเชิงวิชาการหรือรูปแบบการเขียนเชิงบรรยาย รายงานทางธุรกิจเป็นรายงานที่เป็นทางการซึ่งมีส่วนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณเขียนรายงานทางธุรกิจในที่ทำงาน คุณควรตรวจสอบกับหัวหน้างานของคุณก่อนที่จะเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณใช้รูปแบบรายงานธุรกิจมาตรฐาน

นอกจากนี้ คุณยังอาจพบว่าการปรึกษากับหัวหน้าของคุณเป็นประจำนั้นมีประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมาถูกทางแล้ว การสรุปเนื้อหาทีละส่วนจะช่วยให้คุณเริ่มต้นไปในทิศทางที่ถูกต้อง และหัวหน้างานของคุณจะสามารถให้คำแนะนำแก่คุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่บริษัทของคุณในการก้าวไปข้างหน้า

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดประเภทของรายงาน

แม้ว่ารายงานทางธุรกิจจะใช้รูปแบบทั่วไปเดียวกัน แต่มีรายงานทางธุรกิจประเภทต่างๆ กัน และสิ่งสำคัญคือคุณต้องทราบว่าบริษัทของคุณคาดหวังรายงานประเภทใดจากคุณ รายงานธุรกิจทุกประเภทให้ข้อมูลที่สามารถช่วยขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้า การทำความเข้าใจประเภทของรายงานที่หัวหน้างานของคุณคาดหวังสามารถมั่นใจได้ว่าคุณกำลังให้ข้อมูลที่จำเป็นในการพัฒนาวิธีแก้ไขปัญหาที่รายงานของคุณกำลังดำเนินการเพื่อช่วยแก้ไข รายงานธุรกิจประเภทต่างๆ ได้แก่:

• รายงานการวิจัย : แตกต่างจากรายงานการวิจัยทางวิชาการ รายงานการวิจัยทางธุรกิจมักใช้เมื่อบริษัทหรือองค์กรกำลังทำงานเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ แม้ว่าพนักงานคนหนึ่งอาจเป็นผู้ชี้ประเด็นสำหรับรายงานการวิจัยทางธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้ว หลายคนมีส่วนร่วมในการทำงานร่วมกัน ตัวอย่างเช่น นักวิทยาศาสตร์ นักวิจัย และนักวิเคราะห์อาจทำงานเป็นทีมเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อช่วยให้บริษัทตัดสินใจว่าจะก้าวไปข้างหน้ากับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือข้อเสนอใหม่อื่นๆ ข้อมูลในรายงานการวิจัยมีรายละเอียดมาก และโดยทั่วไปแล้วจะให้ข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพ โดยทั่วไปจะใช้ทั้งรายงานเชิงวิเคราะห์และข้อมูลในกระบวนการพัฒนารายงานการวิจัย
• รายงานเชิงวิเคราะห์ : เมื่อบริษัทตัดสินใจว่าจะดำเนินการตัดสินใจอย่างไร รายงานเชิงวิเคราะห์สามารถช่วยได้ รายงานเชิงวิเคราะห์มุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาเฉพาะและนำเสนอข้อมูลที่อธิบายทั้งภูมิหลังของปัญหาและสถานการณ์ปัจจุบันภายในบริษัท รายงานเชิงวิเคราะห์ยังอาจเสนอผลลัพธ์ที่เป็นไปได้สำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่แตกต่างกัน ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถคาดการณ์ได้ว่าสถานการณ์ของบริษัทอาจเปลี่ยนแปลงอย่างไรขึ้นอยู่กับวิธีที่พวกเขาเลือกที่จะก้าวไปข้างหน้าด้วยกระบวนการแก้ปัญหา รายงานทางธุรกิจนี้มีรายละเอียดที่ลึกซึ้งและอาจต้องใช้เวลาในการพัฒนา อย่างไรก็ตาม รายงานเชิงวิเคราะห์มักได้รับการร้องขอในช่วงเวลาที่คับขัน เนื่องจากใช้เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่ต้องใช้การตัดสินใจที่จำเป็น
• รายงานเชิงอธิบาย : บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับมืออาชีพระดับบริหารในการทำความเข้าใจรายละเอียดปลีกย่อยของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการวิจัยโดยละเอียด รายงานเชิงอธิบายอาจอธิบายการวิจัยหรือข้อค้นพบอื่นๆ ที่สามารถช่วยในการตัดสินใจในอนาคต หากคุณกำลังเขียนรายงานเชิงอธิบาย สิ่งสำคัญคือต้องรู้จักผู้ชมของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
• รายงานความคืบหน้า : หลายโครงการภายในบริษัทใช้เวลาหลายปีกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ และการจัดทำรายงานความคืบหน้าสามารถแสดงให้ผู้บริหารเห็นว่าสิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างไร รายงานประเภทนี้อาจไม่มีข้อมูลหรือข้อค้นพบอื่นๆ (ขึ้นอยู่กับระยะของโครงการ) แต่ทำหน้าที่เป็นวิธีอัปเดตผู้ชมหรือหัวหน้างานว่ามีอะไรคืบหน้าไปอย่างไร เมื่อโครงการเกิดขึ้น อาจมีการรายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
• รายงานเชิง ข้อมูล : รายงาน ธุรกิจประเภทนี้ให้ข้อมูลที่ไม่ลำเอียงและเป็นกลางแก่ผู้ชม ซึ่งจะเจาะลึกข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท ข้อมูลนี้มีพื้นฐานมาจากข้อเท็จจริงเท่านั้น และอาจรวมถึงข้อมูลอย่างเช่น สถิติของบริษัท (จำนวนเงินที่บริษัทนำเข้ามาในระหว่างปีบัญชีก่อนหน้า จำนวนพนักงานในบริษัท เป็นต้น)

ขั้นตอนที่ 3 พัฒนาประเด็นหลัก

เมื่อคุณถูกขอให้เขียนรายงานทางธุรกิจ การทำงานร่วมกับหัวหน้าของคุณเพื่อทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของรายงานเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีทิศทางที่ชัดเจน คุณอาจใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่ไม่เป็นประโยชน์กับบริษัท การพิจารณากรอบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับรายงานของคุณก่อนที่คุณจะลงลึกในข้อมูลสามารถช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่บริษัทของคุณเพื่อก้าวไปข้างหน้า หลังจากที่คุณเข้าใจวัตถุประสงค์ของรายงานธุรกิจของคุณแล้ว คุณจะต้องการพัฒนาประเด็นหลักของคุณ

คุณจะสามารถสรุปรายละเอียดเหล่านี้ได้ในภายหลัง แต่ในตอนแรก การพัฒนาโครงร่างที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นงานวิจัยของคุณได้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อคุณได้ร่างโครงร่างของคุณแล้ว คุณจะรู้ว่าคุณจำเป็นต้องสัมภาษณ์บุคคลในแผนกอื่นๆ ของบริษัทของคุณหรือไม่ ค้นคว้าข้อมูลด้วยตัวเอง ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทของคุณในช่วงไม่กี่ปีมานี้ และอื่นๆ การค้นคว้าก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงานยังช่วยให้คุณค้นพบว่ามีช่องโหว่ในโครงร่างของคุณหรือไม่

หากคุณพบว่ากำลังประสบปัญหาในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำรายงาน ให้ติดต่อหัวหน้างานของคุณเพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไป ควรทำเร็วกว่านี้แทนที่จะทำในภายหลัง เพื่อที่คุณจะได้ทำงานร่วมกันเพื่อเปลี่ยนทิศทางของรายงานหากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 4 สร้างส่วนย่อย

รายงานธุรกิจของคุณจะแบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยที่แยกย่อยรายงานในแบบที่เข้าใจได้ง่าย ในขั้นตอนที่ 5-13 เราจะตรวจสอบแต่ละส่วนที่คุณต้องรวมไว้ในรายงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 5 สร้างหน้าชื่อของคุณ

รายงานธุรกิจของคุณควรเริ่มต้นด้วยหน้าชื่อเรื่องที่ชัดเจนและสะอาดตา หากคุณไม่แน่ใจว่าโดยทั่วไปแล้วบริษัทของคุณจัดรูปแบบหน้าชื่อเรื่องของรายงานธุรกิจอย่างไร ให้ขอรายงานที่ส่งไปก่อนหน้านี้จากหัวหน้างานเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง โดยทั่วไปแล้ว หน้าชื่อเรื่องส่วนใหญ่จะมีชื่อเรื่องของรายงานธุรกิจ บุคคล (หรือบุคคล) ผู้เขียนรายงาน และเวลาที่เขียนรายงาน คุณอาจต้องการรวมผู้ชมรายงานไว้ในหน้าชื่อเรื่องด้วย อย่าลืมจัดข้อมูลในหน้าชื่อเรื่องให้อยู่กึ่งกลาง และอย่าใช้ฟอนต์ที่ผิดปกติหรือการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น รักษาความสะอาดและเรียบง่าย

ขั้นตอนที่ 6 สร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

ส่วนสรุปสำหรับผู้บริหารในรายงานธุรกิจของคุณจะบอกผู้อ่านของคุณว่าพวกเขากำลังจะได้รับอะไรเมื่อพวกเขาดำเนินการต่อผ่านเนื้อหาของรายงาน บทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณควรสั้นพอที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลทุกอย่างในรายงานของคุณ แต่ควรยาวพอที่ผู้อ่านจะได้รับข้อมูลพื้นฐานของรายงานโดยไม่ต้องอ่านเนื้อหาทั้งหมด

ให้คิดว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณเหมือนกับการเสนอขายในรายงานของคุณ: คุณมีเวลา 30 วินาทีในการทำความเข้าใจประเด็นหลักของคุณ โปรดจำไว้ว่า ข้อมูลใด ๆ ที่ไม่ได้อธิบายอย่างครบถ้วนในบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณจะถูกขยายในภายหลังในรายงานของคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องยัดเยียดรายละเอียดสุดท้ายทั้งหมด ไม่มีการกำหนดความยาวบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่เหมาะสม เนื่องจากความยาวที่เหมาะสมสำหรับส่วนนี้ของรายงานขึ้นอยู่กับความยาวของรายงานโดยรวมเป็นหลัก

ขั้นตอนที่ 7 พัฒนาสารบัญของคุณ

สารบัญของคุณควรเริ่มต้นในหน้าใหม่และระบุสิ่งที่จะมาถึงในรายงานของคุณอย่างชัดเจน คุณจะต้องแสดงรายการหัวข้อย่อยแต่ละรายการของรายงาน คุณอาจต้องการแสดงรายการส่วนที่เล็กลงด้วย รวมหมายเลขหน้าในสารบัญของคุณแทนที่จะแสดงรายการส่วนต่างๆ ตามลำดับ สิ่งนี้สามารถช่วยให้ผู้ชมติดตามเมื่อคุณนำเสนอรายงานธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 8 เขียนบทนำ

ที่นี่ คุณจะสามารถให้แนวคิดโดยละเอียดแก่ผู้ชมเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากรายงานของคุณ ระวังอย่าพูดซ้ำสิ่งที่คุณพูดในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ในบทนำ คุณอาจต้องการเจาะลึกว่าทำไมรายงานธุรกิจถึงจำเป็นในตอนแรก การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่รายงานมีเป้าหมายที่จะแก้ไขสามารถช่วยให้ผู้ชมของคุณเข้าสู่ช่องว่างที่ถูกต้องเพื่อชื่นชมการวิจัยที่กำลังจะอธิบายไว้ในเนื้อหาของรายงานของคุณ

โปรดจำไว้ว่าบทนำในรายงานธุรกิจแตกต่างจากบทนำในบทความเชิงเล่าเรื่อง ไม่จำเป็นต้องดึงดูดผู้อ่านของคุณเพื่อให้พวกเขาสนใจ รักษาความสุภาพและเป็นทางการ และอย่าแต่งกลอน (เว้นแต่จะสมเหตุสมผลในวัฒนธรรมบริษัทของคุณ)

ขั้นตอนที่ 9 สร้างข้อความเนื้อหา

ที่นี่ คุณจะสามารถเจาะลึกเข้าไปในเนื้องานวิจัยหรือสิ่งที่คุณค้นพบได้ คุณคงไม่อยากมองข้ามส่วนนี้ของรายงานไป ให้ลงรายละเอียดให้มากที่สุด ไม่ต้องกังวลกับการให้ข้อมูลมากเกินไปหรือทำให้ผู้ฟังของคุณเบื่อ ผู้ที่ไม่มีเวลาอ่านเนื้อหาในรายงานธุรกิจของคุณสามารถอ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารหรือบทสรุปเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นได้

เนื้อหาของรายงานคือที่ที่คุณมีโอกาสเจาะลึกรายละเอียดของงานวิจัยหรืองานที่คุณทำเสร็จแล้ว เนื้อหาในรายงานธุรกิจของคุณน่าจะมีแผนภูมิและกราฟ อย่าลืมติดป้ายกำกับแต่ละแผนภูมิหรือกราฟด้วยข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดให้ผู้อ่านทราบ หากคุณรวมรูปภาพไว้ในส่วนเนื้อหา ให้ใส่คำอธิบายภาพสำหรับแต่ละภาพ เมื่อเขียนส่วนเนื้อหา ให้คำนึงถึงผู้ฟังของคุณ หากคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงผู้ชมที่ไม่มีพื้นฐานทางเทคนิคและเกี่ยวกับหัวข้อทางเทคนิค ให้อธิบายศัพท์แสงและคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคยเพื่อให้ผู้อ่านสามารถติดตามงานเขียนของคุณได้

ขั้นตอนที่ 10 สรุปด้วยข้อสรุป

เช่นเดียวกับส่วนสรุปสำหรับผู้บริหารในรายงานธุรกิจของคุณ บทสรุปของคุณจะกล่าวถึงสิ่งที่คุณได้กล่าวถึงในรายงานและเตือนผู้อ่านถึงสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ คุณอาจต้องการเน้นจุดสำคัญหรือค้นหาข้อค้นพบที่น่าประหลาดใจ แต่อีกครั้ง ให้ข้อสรุปของคุณสั้นและไพเราะ

ขั้นตอนที่ 11 ให้คำแนะนำ

ที่นี่ คุณจะพูดถึงวิธีที่บริษัทสามารถใช้ข้อมูลที่คุณให้ไว้เพื่อแก้ปัญหาที่รายงานมุ่งเป้าไปที่ส่วนนี้ คุณอาจต้องการหารือแนวทางการดำเนินการที่เป็นไปได้หลายอย่างที่บริษัทสามารถทำได้ พร้อมกับผลลัพธ์ที่เป็นไปได้และการแบ่งสาขาของการดำเนินการแต่ละอย่าง สมมติว่าคุณไม่ได้ทำงานในแผนกที่รับผิดชอบในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับรายงานของคุณ

ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในแผนกของคุณเพื่อรับคำติชมว่าพวกเขาคิดว่าคำแนะนำของคุณอาจเป็นประโยชน์กับบริษัทหรือไม่ สุดท้าย ในส่วนนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุขั้นตอนการดำเนินการถัดไปที่ชัดเจน ซึ่งบริษัทสามารถดำเนินการเพื่อก้าวไปข้างหน้าโดยอิงตามข้อมูลในรายงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 12 ระบุข้อมูลอ้างอิงของคุณ

รายงานทางธุรกิจจำนวนมากใช้การวิจัยที่ดำเนินการโดยบริษัทอื่นเพื่อสนับสนุนการค้นพบของพวกเขา หากคุณใช้งานวิจัยที่จัดทำโดยผู้อื่น อย่าลืมระบุแหล่งที่มาของงานวิจัยในส่วนข้อมูลอ้างอิงของคุณอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ คุณจะต้องรวมข้อมูลที่บอกผู้ชมของคุณว่าพวกเขาสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าของคุณได้อย่างไร (เช่น หนังสือหรือเว็บไซต์ที่คุณพบข้อมูลที่อ้างถึงในรายงานของคุณ)

ขั้นตอนที่ 13 เพิ่มส่วนภาคผนวก

ในส่วนนี้ของรายงานธุรกิจ คุณจะใส่ข้อมูลเพิ่มเติมที่จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจงานเขียนของคุณได้ง่ายขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการถอดเสียงจากการสัมภาษณ์ที่คุณใช้ในการรวบรวมข้อมูลสำหรับรายงานของคุณ และคำอธิบายอภิธานศัพท์ที่คุณใช้เพื่ออธิบายการวิจัยหรือข้อมูลทางการเงินที่ใช้ในรายงานของคุณ หากคุณไม่ต้องการให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้ชม คุณไม่จำเป็นต้องรวมส่วนภาคผนวก

ขั้นตอนที่ 14 พิสูจน์อักษรรายงานของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งรายงานทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือคุณต้องให้เวลาตัวเองมากพอสมควรในการพิสูจน์อักษร หากคุณทำงานตามกำหนดส่งที่รัดกุม คุณอาจรู้สึกอยากส่งรายงานให้หัวหน้างานทราบทันทีที่ทำเสร็จ แม้ว่างานด่วนมักเป็นที่ชื่นชม คุณควรให้เวลาตัวเองนอนหนึ่งคืนเพื่ออ่านงานของคุณ อ่านมันในตอนเช้า และทำการแก้ไขที่จำเป็นก่อนส่งมอบให้เจ้านายของคุณ คุณจะประหลาดใจกับจำนวนวลีที่น่าอึดอัดใจและข้อผิดพลาดอื่นๆ ปรากฏขึ้นเมื่อคุณมองเห็นงานของคุณใหม่

สมมติว่าข้อมูลในรายงานของคุณไม่เป็นความลับ ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการขอให้เพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณอ่านรายงานของคุณก่อนที่จะส่ง วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดที่คุณอาจไม่เคยพิจารณามาก่อน และอาจให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีเพิ่มลงในรายงานของคุณเพื่อทำให้รายงานสมบูรณ์ยิ่งขึ้นก่อนที่จะส่งรายงาน

ตรวจสอบคำแนะนำของเราเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ตรวจสอบไวยากรณ์ที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 15 นำเสนอผลงานของคุณ

คุณอาจจะทำได้มากกว่าแค่ส่งรายงานให้หัวหน้างาน บริษัทส่วนใหญ่จะขอให้คุณส่งรายงานของคุณไปยังกลุ่มผู้บริหารในขณะที่คุณหารือเกี่ยวกับสิ่งที่คุณค้นพบ คุณต้องรู้จักรายงานของคุณทั้งภายในและภายนอก และสามารถแนะนำผู้ชมของคุณไปยังส่วนเฉพาะของรายงานเพื่อตอบคำถามของพวกเขา นอกจากการเตรียมรายงานทางธุรกิจของคุณแล้ว คุณยังอาจต้องเตรียมตัวช่วยด้านภาพ (เช่น งานนำเสนอ PowerPoint) เพื่อช่วยอธิบายประเด็นของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดึงคำพูดโดยตรงจากรายงานของคุณสำหรับสไลด์ของคุณ ช่วยให้ผู้ชมติดตามขณะที่พวกเขาเปิดดูรายงานของคุณ ในตอนท้ายของการนำเสนอ คุณควรเว้นเวลาสำหรับคำถาม การรู้รายงานของคุณเป็นอย่างดีสามารถช่วยให้คุณมีความมั่นใจในการยืนต่อหน้าคณะกรรมการบริหาร เนื่องจากพวกเขาขอให้คุณเจาะลึกลงไปถึงสิ่งที่คุณค้นพบ หากคุณรู้สึกประหม่าที่ต้องนำเสนอธุรกิจเกี่ยวกับรายงานของคุณ การฝึกปฏิบัติต่อหน้าเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานก่อนจะเดินเข้าไปในห้องประชุมจะเป็นประโยชน์

ขั้นตอนที่ 16 รับคำติชมอย่างเปิดเผย

ไม่ต้องสงสัยเลย: การเขียนรายงานธุรกิจฉบับแรกอาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว และอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวเป็นพิเศษเมื่อเจ้านายโทรหาคุณเพื่อพูดคุยถึงความคิดเห็นเกี่ยวกับรายงานของคุณ อย่างไรก็ตาม พยายามรับฟังอย่างเปิดใจ และอย่าลืมจดบันทึกเกี่ยวกับวิธีสร้างรายงานที่ดียิ่งขึ้นในครั้งต่อไป เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่วิจารณ์ในเชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับรายงานทางธุรกิจเป็นการส่วนตัว เนื่องจากแต่ละบริษัทและหัวหน้างานมีความชอบ ให้สังเกตว่าหัวหน้างานของคุณต้องการให้คุณเปลี่ยนแปลงอะไรในครั้งต่อไปและเดินหน้าต่อไป

เคล็ดลับและเทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจ

1. มีความชัดเจนในข้อความของคุณ

คุณต้องทราบอย่างแน่ชัดว่าคุณกำลังพยายามสื่อถึงข้อมูลใดหรือปัญหาใดที่คุณกำลังแก้ไขในรายงานธุรกิจของคุณ

2. เริ่มง่าย

ไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยบทสรุปสำหรับผู้บริหารหรือบทนำของรายงานธุรกิจของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้พักสมองโดยเริ่มจากสิ่งที่คุณรู้ เริ่มต้นด้วยการเขียนเกี่ยวกับงานวิจัยที่คุณได้ทำไปแล้วหรือคำแนะนำที่คุณมีต่อบริษัท และสรุปรายงานของคุณจากที่นั่น

3. ตั้งเป้าให้กระชับ

ข้อมูลทั้งหมดในรายงานธุรกิจของคุณควรเน้นย้ำ ติดตาม และรู้สึกว่ามีจุดประสงค์สำหรับผู้อ่านของคุณ เมื่อคุณพิสูจน์อักษรรายงานธุรกิจของคุณ ให้ถามตัวเองอยู่เสมอว่าข้อมูลที่คุณเขียนนั้นกำลังพาผู้อ่านไปยังที่ที่พวกเขาต้องการหรือไม่

4. รู้จักผู้ชมของคุณ

หากคุณเขียนถึงกลุ่มสมาชิกในคณะกรรมการที่มีส่วนได้ส่วนเสียทางการเงินในบริษัทของคุณ แต่ไม่เข้าใจรายละเอียดในแต่ละวันของสิ่งที่คุณทำ คุณจะต้องเขียนให้แตกต่างจากที่คุณเขียนให้กลุ่ม ของผู้บังคับบัญชาโดยตรงของคุณ แต่อีกครั้ง การทำความเข้าใจผู้ชมของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนรายงานที่น่าอ่านและเป็นประโยชน์

5. ทำให้มันเรียบง่าย

เมื่อคุณเจอศัพท์แสงและภาษาเทคโนโลยีในรายงานธุรกิจของคุณ ให้ถามตัวเองว่ามีคำอื่นที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้รายงานง่ายขึ้นสำหรับผู้อ่านของคุณเพื่อทำความเข้าใจหรือไม่ หากมีวิธีที่ง่ายกว่าในการพูดอะไร ให้เลือกตัวเลือกนั้น

กำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้หรือไม่? ดูคำแนะนำของเราซึ่งรวมถึง 14 แนวคิดทางธุรกิจที่สร้างสรรค์!