วิธีเขียนอีเมลเย็น – คำแนะนำทีละขั้นตอน

เป็นการยากที่จะนึกถึงสภาพแวดล้อมการแข่งขันมากกว่ากล่องจดหมายของผู้ไม่ว่าง ทว่าผู้คนพบว่าประสบความสำเร็จในการเขียนอีเมลเย็น ๆ ทุกวัน โพสต์บนบล็อกนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการเลิกรวมกลุ่มวิธีการติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารายนั้น หางาน หรือขอคำแนะนำด้วยอีเมลที่เย็นชา

แทนที่จะให้แม่แบบแก่คุณ เราจะจัดเตรียมหลักการให้คุณในการเขียนตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยความช่วยเหลือจากคำแนะนำทีละขั้นตอนของเรา คุณสามารถเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลเย็น ๆ ถึงใครก็ได้ ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นใครและคุณกำลังพยายามทำอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากความรู้และทักษะใหม่ของคุณ เราจะปิดท้ายด้วยการแนะนำให้คุณรู้จักกับวิธีใหม่ในการเขียนอย่างรวดเร็วยิ่งกว่าที่เคย

ทำการบ้านของคุณก่อนที่จะส่งอีเมลเย็น ๆ ถึงบุคคล

อีเมลล์ส่วนบุคคลเป็นมากกว่าการกรอกตัวแปรบนเทมเพลตที่ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี คุณต้องการให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณพยายามทำความรู้จักและเข้าใจพวกเขา อย่างไรก็ตาม มีข้อแม้บางประการที่นี่

ก่อนที่คุณจะเจาะลึกลงไปในการวิจัยมากเกินไป คุณควรถามตัวเองว่ามีวิธีใดที่ง่ายกว่าในการบรรลุสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จด้วยอีเมลที่เย็นชาของคุณ อย่ารบกวนใครด้วยคำถามที่คุณสามารถหาคำตอบให้กับตัวเองหรือถามคนเกี่ยวกับงานในชีวิตของพวกเขาก่อนที่จะใช้เวลาในการทำความเข้าใจ คุณต้องทำให้ชัดเจนด้วยว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อบุคคลนี้แทนบุคคลอื่น

เมื่อคุณได้รู้จักบุคคลนั้น เป้าหมายของคุณคือการมองโลกผ่านสายตาของพวกเขา ยิ่งอีเมลมีเดิมพันสูง ก็ยิ่งมีเวลามากขึ้นในการค้นคว้า Google จะช่วยให้คุณทำความคุ้นเคยกับงานล่าสุดและอาชีพของคนที่คุณกำลังจะติดต่อได้ อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่าคุณคงไม่อยากทำตัวน่าขนลุกในทุกสถานการณ์ ทำให้มันเป็นมืออาชีพและอย่ามองหาข้อมูลเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของพวกเขา

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนอีเมลเย็น

นอกจากการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณแล้ว ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่ควรคำนึงถึงทุกครั้งที่คุณเขียนอีเมลที่ไม่เป็นทางการ ก่อนอื่นอย่าลืมว่าอย่าพูดพล่อยๆ ไม่ใช่แค่การขอบคุณในเวลาของบุคคลที่คุณติดต่อ แต่อีเมลสั้น ๆ มักจะได้รับการอ่านจากผู้รับ นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าได้หลีกเลี่ยงหลุมพรางทั่วไปของไวยากรณ์ที่ไม่ดี ทำให้เป็นเรื่องเกี่ยวกับตัวคุณเอง และทำตัวให้มีสิทธิ์

1. เริ่มต้นด้วยการทักทายผู้รับโดยใช้ชื่อของเขา‍

จากการศึกษาพบว่าผู้คนชอบที่จะได้ยินชื่อของพวกเขา (เซอร์ไพรส์ เซอร์ไพรส์) ดังนั้น การทักทายผู้รับด้วยชื่อของพวกเขาจึงเป็นก้าวเล็กๆ ในการได้รับการตอบกลับ

ถ้าคนที่คุณติดต่อด้วยอยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ คุณจะต้องเลือกใช้คำทักทายที่เป็นทางการมากขึ้น หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ ให้ทำความคุ้นเคยกับวิธีทั่วไปในการเริ่มอีเมลในสถานการณ์ต่างๆ คุณคงไม่อยากเริ่มต้นความสัมพันธ์ใหม่ด้วยการเดินเท้าผิด

2. ดึงดูดความสนใจด้วยสายเปิดส่วนตัว

คุณมีเวลาประมาณ 3 วินาทีในการดึงดูดความสนใจของผู้รับ ดังนั้นอย่าเริ่มต้นด้วย "ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี!" ให้คิดถึงสิ่งที่คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขาและคิดหาเรื่องส่วนตัวที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวข้อนั้นแทน

บางครั้งก็เป็นเรื่องยากที่จะนำเสนอบางสิ่งที่แสดงว่าคุณได้รู้จักผู้รับ ลองชมเชยงานล่าสุดที่คุณพบ ถามคำถามที่กำหนดขั้นตอนสำหรับข้อเสนอคุณค่าของคุณ หรือพิจารณาข้ามบรรทัดเริ่มต้นทั้งหมด ไปที่ธุรกิจโดยตรงดีกว่าเสียเวลากับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง

3. สร้างความน่าเชื่อถือให้ตัวเอง

จำไว้ว่า ณ จุดนี้ คุณยังคงเป็นคนแปลกหน้าสำหรับผู้รับ ทำไมพวกเขาต้องสนใจสิ่งที่คุณต้องพูด? นอกเหนือจากการแนะนำตัวเองแล้ว คุณต้องหาวิธีที่จะแสดงให้ผู้คนเห็นว่าน่าเชื่อถือและน่าเชื่อถือสำหรับพวกเขา โดดเด่นและเข้ากับพวกเขาได้ในเวลาเดียวกัน

เพื่อให้ผู้รับดูน่าเชื่อถือ คุณสามารถ :

พูดถึงคนที่คุณทั้งคู่รู้จัก

การมีใครสักคนในชีวิตของคุณทำให้คุณเป็นเพื่อนของเพื่อนแทนที่จะเป็นคนแปลกหน้า ‍

ชี้สถานะของคุณ

หากมีสิ่งใดที่เกี่ยวข้องที่อาจทำให้คุณดู "สำคัญ" ในสายตาผู้รับ ตอนนี้ก็ถึงเวลาเล่นไพ่ใบนั้นแล้ว ‍

เน้นความคล้ายคลึง

ยิ่งสิ่งที่เหมือนกันทั่วไป เช่น บ้านเกิดหรืองานอดิเรกที่คุณทั้งสองมีร่วมกันมากเท่าไร ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะดึงดูดใจผู้รับมากขึ้นเท่านั้น

อย่าท้อแท้ถ้าคุณรู้สึกว่าไม่มีใครที่ไม่ได้อยู่ในโลกของพวกเขา – เราทุกคนเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง การเน้นย้ำสิ่งที่คุณได้ทำเพื่อช่วยตัวเองก่อนที่จะหันไปหาผู้รับนั้นได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเอาชนะใจพวกเขา ไม่ว่าวิธีการของคุณจะเป็นอย่างไร คุณไม่ควรใช้เกินหนึ่งหรือสองประโยคพูดถึงตัวเอง

4. บอกผู้รับว่ามีอะไรอยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา

คุณควรให้ก่อนขอเสมอ เมื่อเขียนข้อเสนอด้านคุณค่าของคุณ จำไว้ว่าผู้คนเต็มใจที่จะก้าวไปให้ไกลขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงความเจ็บปวดมากกว่าที่จะได้รับความสุข หากคุณไม่สามารถบรรเทาความเจ็บปวดได้ ให้ช่วยพวกเขาไม่ให้ป่วยในอนาคตหรือให้สิ่งที่ต้องการแก่พวกเขา

แม้ว่าอีเมลของคุณจะไม่มีแรงจูงใจในเชิงพาณิชย์ แต่คุณมักจะขายผู้รับในสิ่งที่เป็น – ถ้าไม่มีอะไรอื่น ตัวคุณเอง หากคุณพบโอกาสที่จะเป็นยาแก้ปวดหรือวิตามินสำหรับพวกเขา ลงมือทำเลย ในกรณีที่คุณรู้สึกว่าคุณไม่มีอะไรจะมอบให้ จำไว้ว่าโอกาสที่จะช่วยเหลืออาจเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องการ แตะที่

5. ทำให้คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณชัดเจนและง่าย

ผู้คนต้องการดำเนินการกับอีเมลที่ได้รับอย่างรวดเร็วและมีแนวโน้มที่จะดำเนินการดังกล่าวหากได้รับคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการร่วมให้ข้อมูล นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรถามคำถามเฉพาะ คุณต้องการทำทุกอย่างที่อยู่ในอำนาจของคุณเพื่อให้ผู้รับตอบตกลงในสิ่งที่คุณต้องการให้ทำได้ง่าย

ตรงไปที่ประเด็นและทำให้ CTA สั้น อย่าขอดวงจันทร์หรืออะไรหลายๆ อย่าง "แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการแชท" วางน้ำหนักบนไหล่ของผู้รับเท่านั้นแทนที่จะแสดงการกระทำ คุณสามารถทำได้ดีกว่านี้.

6. แสดงความกตัญญูและให้ผู้รับออก

ขอบคุณเล็กน้อยมักจะไปไกล การแสดงความกตัญญูไม่เพียงแต่ทำให้คุณดูอ่อนน้อมถ่อมตนแต่ยังทำให้ผู้รับรู้สึกดีกับตัวเองหากพวกเขาตัดสินใจที่จะทำตามที่คุณขอ การแสดงความชัดเจนเกี่ยวกับพวกเขาที่มีโอกาสปฏิเสธเสมอจะเพิ่มโอกาสในการบรรลุสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้น

หลายคนตกหลุมพรางของการได้รับสิทธิ์ในอีเมลที่เย็นชา คุณควรจำไว้ว่าผู้คนให้ความช่วยเหลือที่กว้างขวางและมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อเป็นตัวเลือกที่น่าพึงพอใจมากกว่าเมื่อความรู้สึกกดดันหรือภาระผูกพันผลักดันพวกเขา แม้ว่าคุณจะต้องการความมั่นใจ หลีกเลี่ยงการแสดงออกว่าเป็นคนเร่งรีบในทุกกรณี

7. ลงท้ายด้วยการลงชื่อออกที่ถูกต้อง

เช่นเดียวกับคำทักทาย คุณควรเลือกการลงชื่อออกจากผู้รับโดยพิจารณาจากผู้รับ คุณคงไม่อยากดูเป็นทางการเกินไปเมื่อติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือไม่เป็นทางการเกินไปเมื่อส่งอีเมลหางาน

อย่าซับซ้อนเกินไปแม้ว่าคุณจะรู้สึกว่าชีวิตของคุณขึ้นอยู่กับอีเมลนี้ ลงชื่อออกด้วยความรู้สึกเป็นธรรมชาติสำหรับคุณ ในบล็อกของนักเขียน คุณสามารถค้นหาการปิดอีเมลที่ถูกต้องได้จากรายการการลงชื่อออกจากอีเมลแบบมืออาชีพ

8. ทำให้หัวเรื่องสมบูรณ์แบบ

หัวเรื่องเป็นโอกาสแรกและมักจะเป็นโอกาสสุดท้ายในการสร้างความประทับใจ การศึกษาแสดงให้เห็นว่าผู้คนมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลมากขึ้นหากหัวเรื่องมีความอยากรู้อยากเห็นหรือมีประโยชน์ ดังนั้น ตั้งเป้าที่จะทำให้ผู้รับสนใจหรือเป็นประโยชน์กับพวกเขา จำไว้ว่าหัวเรื่องที่น่าสนใจไม่เกี่ยวกับคุณ มันเกี่ยวกับพวกเขา

ไม่ว่าหัวเรื่องของคุณจะเป็นอย่างไร ก็ควรเชื่อมต่อกับส่วนที่เหลือของอีเมล คุณทำภารกิจหนักเสร็จแล้วในตอนนี้ ดังนั้นให้ดึงแรงบันดาลใจจากเนื้อหาอีเมลและเขียนตัวเลือกต่างๆ เพื่อค้นหาผู้ชนะ ถามคำถาม บอกพวกเขาว่าคุณจะช่วยได้อย่างไร เน้นจุดที่เจ็บปวด ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด เพียงจำไว้ว่าแม้ในช่วงเวลาที่สิ้นหวังที่สุด คุณไม่ควรหลอกลวงผู้รับด้วยคลิกเบต

อย่าลืมกดติดตาม

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับในทันที ก็อย่าเสียความมั่นใจ โอกาสที่บุคคลนั้นจะถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขา หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับ ให้แสดงความพากเพียรและส่งการติดตามผลที่เหมาะสม

วิธีที่เป็นธรรมชาติที่สุดในการติดตามผลทางอีเมลคือการส่งอีเมลใหม่ไปยังชุดข้อความเดียวกัน ในอีเมลติดตามผล ให้ลองเข้าใกล้ข้อเสนอคุณค่าของคุณจากมุมใหม่ถ้าเป็นไปได้ คุณยังสามารถชี้ความสนใจกลับไปที่อีเมลต้นฉบับได้อีกด้วย ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณในการติดตามผลด้วย

คุณควรติดตามผลเร็วและบ่อยเพียงใดขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ ตัวแทนฝ่ายขายบางคนติดตามผลกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าด้วยอีเมลภายในสองวัน ในทางตรงกันข้าม ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR อาจแนะนำให้คุณติดตามผลอีเมลเย็นสำหรับงานหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์เท่านั้น ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร เมื่อคุณไม่สามารถนับการติดตามด้วยมือข้างเดียวได้อีกต่อไป ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะดำเนินการต่อไป

วิธีที่เร็วที่สุดในการเขียนอีเมลเย็น ๆ

ลองใช้ Google "เทมเพลตอีเมลเย็น" และดูว่าเกิดอะไรขึ้น ความนิยมที่เห็นได้ชัดของเทมเพลตเหล่านี้ที่คุณกรอกลงในตัวแปรชี้ให้เห็นถึงแรงกดดันมหาศาลที่จะใช้เวลาน้อยลงในการเขียนอีเมลเย็น ๆ แม่แบบบางอันค่อนข้างดีหากใช้ฉีดพ่นและอธิษฐาน แต่การส่งข้อความส่วนตัวที่เหมาะกับบุคคลนั้นไม่เกี่ยวกับการทำเครื่องหมายในช่อง

ด้วย Flowrite คุณสามารถเปลี่ยนการค้นคว้าของคุณเกี่ยวกับผู้รับเป็นอีเมลเย็นส่วนบุคคลได้เร็วกว่าที่เคย เพียงระบุหัวข้อย่อยสองสามประเด็นตามหลักการที่วางไว้ในบล็อกโพสต์นี้ เลือกเทมเพลตอีเมลแบบเย็นที่เหมาะสม และปล่อยให้เครื่องมือการเขียน AI ของเราจัดการส่วนที่เหลือ