วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับการฝึกงาน

จดหมายสมัครงานหรือที่เรียกว่าจดหมายแนะนำตัว จดหมายสมัครงาน หรือข้อความส่วนตัว แสดงให้เห็นว่าทักษะและประสบการณ์ของคุณทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ได้อย่างไร ควรแสดงให้เห็นสไตล์ส่วนตัวของคุณในขณะที่ขยายและเสริมเรซูเม่ของคุณ

รวมจดหมายปะหน้าทุกครั้งเมื่อมีการร้องขอเพื่อยืนยันโอกาสในการเป็นผู้สมัครฝึกงาน ในทางกลับกัน การรวมจดหมายสมัครงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นทางเลือก จะทำให้คุณได้เปรียบ ผู้ สมัครที่ไม่ส่งจดหมายสมัครงาน พิจารณาคำแนะนำ เคล็ดลับ และตัวอย่างต่อไปนี้ก่อนที่จะนำเสนอทักษะและประสบการณ์ของคุณแก่ผู้จัดการการจ้างงาน

วิธีจัดรูปแบบจดหมายสมัครงานและสิ่งที่จะรวมไว้

ข้อมูลการติดต่อและวันที่

ในส่วนหัวหรือมุมซ้ายบนของหน้า ให้ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ ตามด้วยชื่อผู้สรรหาหรือผู้จัดการการจ้างงาน ตามด้วยวันที่

ชื่อของคุณ เบิร์กลีย์ แคลิฟอร์เนีย (000) 000-0000 [email protected] linkedin.com/in/myname

ชื่อหรือตำแหน่งของผู้สรรหา [ตำแหน่งของผู้สรรหาหากมีการระบุชื่อ] ชื่อบริษัท Anytown, USA

4 มีนาคม 2022

กล่าวทักทายและแนะนำตัว

การแสดงครั้งแรกเป็นสิ่งสำคัญ และนี่ถือเป็นเรื่องจริงสำหรับจดหมายของคุณ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป โดยคำนึงถึงผู้สรรหาหรือผู้จัดการการจ้างงานเป็นสิ่งสำคัญที่สุด เริ่มต้นด้วย “Dear” หรือคำนำหน้าชื่อที่เหมาะสม เช่น นาย นางสาว หรือ Mx. ตามด้วยชื่อและนามสกุลของบุคคล

หลีกเลี่ยงการทักทายแบบไม่มีตัวตน เช่น “ถึงใครที่อาจเป็นห่วง” หรือทักทายแบบเป็นกันเอง เช่น “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” คุณต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นส่วนตัวแต่เป็นมืออาชีพ

หลังคำทักทาย ให้ระบุตำแหน่งงานที่คุณสมัครในประโยคแรก ตามด้วยวิธีที่คุณค้นพบการฝึกงาน จากนั้นแสดงความสนใจในบริษัท

ตัวอย่าง:

เรียน คุณรีดเดอร์

ฉันเขียนจดหมายเพื่อแสดงความสนใจในการฝึกงานด้านบรรณาธิการที่นิตยสาร Firtree ฉันเป็นสมาชิก และเนื้อหาของ Firtree จุดประกายความสนใจของฉันในการทำข่าวด้านความยุติธรรมด้านสิ่งแวดล้อม ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เห็นโอกาสในการฝึกงานด้านบรรณาธิการอยู่ใน Handshake ซึ่งเป็นฐานข้อมูลงานของมหาวิทยาลัยของฉัน

ย่อหน้าเนื้อหา

จดหมายสมัครงานของคุณควรมีส่วนเนื้อหาสองถึงสามย่อหน้าซึ่งครอบคลุมข้อมูลต่อไปนี้:

เหตุผลในการสมัคร

นักศึกษาส่วนใหญ่แสวงหาโอกาสในการฝึกงานเพื่อเริ่มต้นอาชีพของตนเองอย่างรวดเร็ว ในขณะที่คนอื่นๆ อาจแสวงหาการฝึกงานเพื่อค้นพบเส้นทางอาชีพที่มีศักยภาพที่เกี่ยวข้องหรือไม่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรการศึกษาของตน อธิบายสั้นๆ เพียงไม่กี่ประโยคว่าประสบการณ์ส่วนตัวและประสบการณ์ทางวิชาการของคุณช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัทหรือองค์กรได้อย่างไร

ตัวอย่าง:

ในฐานะสาขาวิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ ฉันเชื่อในโครงการริเริ่มการเข้าถึงข้อมูลของ Google ฉันสนใจเป็นพิเศษเกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้ใช้และการเชื่อมโยงการใช้งานและการเข้าถึงเข้าด้วยกัน ฉันยินดีที่จะใช้ความสามารถในการเขียนโค้ดที่แข็งแกร่งของฉันเพื่อช่วยให้บริษัทขยายและทำให้การวิจัยและพัฒนาในด้านนี้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ทักษะหรือประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง

ระบุทักษะและประสบการณ์ทางวิชาการที่จะเพิ่มลงในจดหมายสมัครงานของคุณ คุณอาจดึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องเช่น:

• ผู้ช่วยวิจัยหรือทุน
• การนำเสนอการประชุมหรือสัมมนา
• การเข้าร่วมการแข่งขันทางวิชาการ
• เป็นผู้นำหรือมีบทบาทสำคัญในองค์กรของสโมสรหรือวิทยาเขต
• งานในวิทยาเขต (เช่น นักข่าวโรงเรียน ผู้ช่วยห้องสมุด ผู้ช่วยประจำ ฯลฯ)
• การเป็นสมาชิกและการมีส่วนร่วมในองค์กรนักศึกษา

คุณยังสามารถอธิบายทักษะที่คุณได้รับจากประสบการณ์นอกหลักสูตรหรือรายวิชาได้อีกด้วย สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงทักษะด้านอารมณ์ เช่น ความเป็นผู้นำหรือการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และทักษะด้านความยากลำบาก เช่น การเขียนโค้ด, Python, HTML หรือความเชี่ยวชาญด้วย Adobe Creative Cloud หรือ Microsoft Office Suite

ตัวอย่าง:

ในฐานะหัวหน้าโซเชียลมีเดียของศูนย์การเขียนของมหาวิทยาลัยมิชิแกน ฉันมักจะใช้ Photoshop และ Premiere Pro เพื่อสร้างเนื้อหาเฉพาะของแบรนด์ ฉันเผยแพร่โพสต์บนโซเชียลมีเดียห้าถึงสิบรายการต่อสัปดาห์โดยใช้ Creative Cloud

การมีส่วนร่วมและเป้าหมายที่คุณตั้งใจไว้

ทำการบ้านเกี่ยวกับบริษัทและบทบาทเพื่อระบุว่าคุณจะมีส่วนร่วมและเป็นทรัพย์สินให้กับทีมได้อย่างไร สำรวจเว็บไซต์ของบริษัทหรือบทวิจารณ์บนเว็บไซต์ต่างๆ เช่น Glassdoor เพื่อทำความเข้าใจวัฒนธรรม ค่านิยม และพันธกิจของบริษัท นอกจากนี้ระบุด้วยว่าเหตุใดคุณจึงต้องการฝึกงานกับบริษัทเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหวังจะเรียนรู้หรือได้รับ

ตัวอย่าง:

ฉันสังเกตเห็นว่าพิกซาร์ให้ความสำคัญกับภาพยนตร์ที่มีตัวละครที่มีความสามารถหลากหลายมากขึ้น ฉันคิดว่าสองปีของฉันในฐานะผู้ช่วยวิจัยที่ทำงานร่วมกับเด็กที่มีความหลากหลายทางระบบประสาทสามารถช่วยปรับปรุงข้อมูลที่ผู้ผลิตเนื้อหาของ Pixar กำลังมองหา ในขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์ตรงที่มีคุณค่าสำหรับอาชีพในอุตสาหกรรมภาพยนตร์

บทสรุปและการลงนาม

เพื่อสรุปจดหมาย ให้ย้ำถึงความตื่นเต้นของคุณเกี่ยวกับโอกาสในการฝึกงาน และเชิญผู้จัดการฝ่ายจ้างงานเพื่อหารือเกี่ยวกับการสมัครของคุณเพิ่มเติม

ปิดท้ายจดหมายด้วยการลงนาม ตามด้วยลายเซ็นของคุณ การลงนามที่เหมาะสม ได้แก่ “ขอแสดงความนับถือ” “ความปรารถนาดี” “กรุณา” หรือ “ขอบคุณ”

ตัวอย่าง:

ฉันหวังว่าจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการฝึกงานด้านการออกแบบ และยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้มีโอกาสหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครและความเหมาะสมสำหรับบทบาทนี้ คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ [email protected] หรือทางโทรศัพท์ที่ (000) 000-0000

ขอแสดงความนับถือ,

เดวอน รีดเดอร์

วิธีจัดการกับประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยในจดหมายปะหน้าของคุณ

หากคุณไม่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องมากนัก ให้ยืดหยุ่นได้ ในกรณีที่คุณมีประสบการณ์น้อย ลองพิจารณาการฝึกงานนอกเวลาโดยไม่ได้รับค่าตอบแทนซึ่งสามารถเติมเต็มช่องว่างนี้ได้ คุณอาจต้องการระงับการฝึกงานที่มี “คุณสมบัติที่จำเป็น/ที่ต้องการ” หรือ “อยากเห็น” ในรายละเอียดงาน เนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจจำกัดโอกาสทางการแข่งขันของคุณ

เมื่อเขียนจดหมายสมัครงาน จงใช้ความคิดสร้างสรรค์เกี่ยวกับวิธีการพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้ทำ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ปัญหาที่โรงเรียนหรืออย่างอื่น การจัดระเบียบหรืออำนวยความสะดวกในกิจกรรม หรือการเริ่มต้นกลุ่มหรือเกมใหม่ ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นประสบการณ์ของคุณ สามารถนำไปฝึกงานได้ ใช้จดหมายสมัครงานของคุณเพื่อสร้างความประทับใจที่ดี แสดงคุณสมบัติของคุณ และแสดงให้เห็นว่าเหตุใดคุณจึงสมควรได้รับการพิจารณา

ระบุทักษะที่สามารถถ่ายทอดได้

ทักษะที่สามารถถ่ายทอดได้คือความสามารถที่คุณสามารถนำไปใช้งานจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถระบุทักษะที่สามารถถ่ายทอดได้โดยสร้างรายการประสบการณ์จากความรับผิดชอบของคุณ เช่น การดูแลหรือพี่เลี้ยงเด็ก ประสบการณ์อาสาสมัคร หรือหลักสูตรที่คุณเรียนเกี่ยวกับสาขาวิชาเอกของคุณ ใต้รายการแต่ละรายการ ให้สังเกต ทักษะด้านแข็งและด้านอ่อน ที่คุณใช้สำเร็จ

เลือกประสบการณ์ที่เหมาะสม

เมื่อคุณสร้างรายการทักษะแล้ว ให้ระบุทักษะที่จำเป็นในคำอธิบายงานและค้นหาความสัมพันธ์ การเข้าร่วมในโครงการกลุ่มช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารหรือความสามารถในการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? คุณได้ฝึกฝนทักษะที่ช่วยคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันและแก้ไขข้อขัดแย้งอย่างมีสติหรือไม่? ขึ้นอยู่กับความคาดหวังของการฝึกงาน จับคู่หนึ่งหรือสองประสบการณ์จากรายการของคุณกับที่ระบุไว้ในรายละเอียดงาน

ขายเรื่องราวและทักษะของคุณ

ในจดหมายสมัครงาน ให้หารือเกี่ยวกับประสบการณ์เฉพาะที่แสดงว่าคุณมีทักษะที่เทียบเคียงได้ในการทำงานที่ต้องการ ให้ผู้จัดการการจ้างงานทราบว่าคุณสร้างความแตกต่างหรือเอาชนะความท้าทายได้อย่างไร และทักษะเหล่านั้นนำไปใช้กับบทบาทได้อย่างไร

ตัวอย่าง:

ในชั้นเรียนเศรษฐศาสตร์ ฉันได้นำกลุ่มเพื่อนสี่คนเพื่อสร้างและนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่ฉันมุ่งเน้นไปที่การมอบหมายและการสนับสนุนทีม ฉันแบ่งปันคำชมและให้คำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ การกระทำของฉันช่วยให้เราทำงานร่วมกันได้ และเราได้รับ "A" จากงานนี้ ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และแนวทางการทำงานเป็นทีมที่เปิดกว้างทำให้ฉันเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่งสำหรับการฝึกงานด้านการสื่อสาร

แนวทางจดหมายปะหน้าการฝึกงาน

จดหมายปะหน้าการฝึกงานของคุณควรเป็น:

• ยาวครึ่งหน้าถึงหนึ่งหน้า
• เว้นระยะเดี่ยวขอบ 1 นิ้ว
• เขียนด้วยฟอนต์ขนาด 10–12 พอยต์ (Times New Roman, Arial หรือ Calibri)
• ส่งเป็น PDF สำหรับการส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล เว้นแต่จะมีคำแนะนำเป็นอย่างอื่น
• พิมพ์บนกระดาษขนาด Letter US (8.5 x 11 นิ้ว) หากส่งทางไปรษณีย์

โทนเสียงที่สมบูรณ์แบบ

Tone สื่อถึงทัศนคติของคุณเกี่ยวกับหัวข้อหรือหัวข้อที่กำหนด ตั้งเป้าที่จะนำเสนอตัวเองว่าเป็นมืออาชีพ เป็นที่ชื่นชอบ และมีความสนใจในบริษัทอย่างแท้จริง สำหรับจดหมายสมัครงาน พยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพแต่เป็นมิตร

การปรับโทนเสียงให้เหมาะสมอาจเป็นเรื่องยาก โชคดีที่ เครื่องตรวจจับโทนเสียงของ Grammarly สามารถช่วยให้คุณจับโทนเสียงที่เหมาะสมและรับประกันว่าคุณจะได้เจอตามที่ตั้งใจไว้

เมื่อไหร่จะติดตาม.

การขออัปเดตสถานะเกี่ยวกับใบสมัครของคุณอาจเป็นเรื่องยาก แต่ก่อนดำเนินการ ให้ตรวจสอบรายละเอียดงานอีกครั้งก่อน ยืนยันว่าปิดรับสมัครเมื่อใดหากผู้สมัคร ถูกขอให้ไม่ต้องสอบถามเกี่ยวกับการอัปเดตสถานะมีการระบุวันที่ตอบกลับ หรือไม่ และ การ ส่งการอัปเดตพอร์ทัลการร้องขอการอัปเดตเร็วเกินไปหรือเมื่อไม่ได้รับคำแนะนำอาจทำให้คุณเป็นคนใจร้อนหรือเป็นคนที่ไม่สนใจอ่านข้อมูลแอปพลิเคชันทั้งหมด

จาก การศึกษาวิจัย ชิ้นหนึ่ง การสอบถาม "หนึ่งถึงน้อยกว่าสองสัปดาห์" เป็นเวลาที่เหมาะสมในการติดต่อ โทรหรือส่งอีเมลไปยังจุดติดต่อและสอบถามเกี่ยวกับสถานะของขั้นตอนการสมัครอย่างสุภาพ

ตัวอย่าง:

เรียน [ชื่อผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน]

ประมาณสองสัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันได้ส่งใบสมัครสำหรับ [Internship Title] และต้องการสอบถามเกี่ยวกับสถานะการสมัครของฉัน และ/หรือทราบว่าจะมีการตัดสินใจเมื่อใด

โปรดแจ้งให้เราทราบหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ

กรุณา,

[ชื่อ]

ตัวอย่างจดหมายสมัครงาน

Jane Smith เบิร์กลีย์ แคลิฟอร์เนีย (000) 000-0000 [email protected] linkedin.com/in/janesmith

Ms. Ronny Reader ผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน นิตยสาร Firtree ลอสแอนเจลิส แคลิฟอร์เนีย 4 มีนาคม 2022

เรียน คุณรีดเดอร์

ฉันเขียนจดหมายเพื่อแสดงความสนใจในการฝึกงานด้านบรรณาธิการที่นิตยสาร Firtree ในฐานะผู้อ่านตัวยง บทความปี 2019 ของ John Forrest เรื่อง “ไม่เพียงแต่แผ่นดินถูกเผาด้วยไฟป่า” จุดประกายความสนใจของฉันในการสื่อสารมวลชนด้านความยุติธรรมด้านสิ่งแวดล้อม แน่นอนว่าฉันรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เห็นโอกาสในการฝึกงานด้านบรรณาธิการของ Firtree อยู่ในฐานข้อมูลงาน Handshake ของ UC Berkeley โดยรู้ว่าความมุ่งมั่นของ Firtree ต่อความยุติธรรมด้านสภาพภูมิอากาศสอดคล้องกับความสนใจในอาชีพของฉัน

ขณะนี้ฉันกำลังศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวรรณคดีอังกฤษที่ Cal ซึ่งได้เสริมสร้างทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของฉัน เห็นได้จากคะแนนเฉลี่ยเกรด 3.85 ของฉันและตำแหน่งที่สอดคล้องกันในรายชื่อคณบดีในช่วงสามภาคการศึกษาที่ผ่านมา ฉันทำงานเป็นนักเขียนให้กับ หนังสือพิมพ์The Daily Californianซึ่ง เป็นผลงานของนักศึกษาของ Cal ในฐานะนักเขียน ฉันจัดทำบทความทุกสองสัปดาห์ การผลิตในระดับนี้ควบคู่กับงานในหลักสูตรได้เพิ่มพูนทักษะการบริหารเวลาของฉัน การเสนอข่าวเป็นประจำทุกสัปดาห์ได้เสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ของฉันและความสามารถในการติดตามข่าวความยุติธรรมเชิงนิเวศน์ในปัจจุบัน ชุดทักษะของฉันสอดคล้องกับเป้าหมายของ Firtree ในการนำเสนอเนื้อหาที่น่าสนใจและมีข้อมูลแก่ผู้ชมของคุณ

นอกเหนือจากด้านวิชาการแล้ว ประสบการณ์การเป็นอาสาสมัครของฉันได้พัฒนาทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ของฉัน ในแต่ละสัปดาห์ ฉันจะสอนการเขียนที่โรงเรียนมัธยมในท้องถิ่น ซึ่งสอนให้ฉันสื่อสารแนวคิดที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีส่วนร่วมกับรูปแบบการเรียนรู้และภูมิหลังที่แตกต่างกัน ฉันเชื่อว่าประสบการณ์นี้จะช่วยให้ฉันสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ Firtree และกับหัวข้อสัมภาษณ์ในสาขานั้นได้

การมีโอกาสฝึกงานกับ Firtree ช่วยให้ฉันได้รับประสบการณ์บรรณาธิการโดยตรงเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับอาชีพนักข่าวเต็มเวลา ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ Firtree ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง ฉันยินดีที่ได้มีโอกาสหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครของฉันเพื่อขอคำชี้แจงหรือคำถามที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของฉัน คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ (000) 000-0000 หรือทางอีเมลที่ [email protected]

ขอแสดงความนับถือ,

เจน สมิธ

เขียนลื่นไม่มีสะดุด

นักเขียนทุกคนต้องการคำติชมเกี่ยวกับงานของตน และจดหมายปะหน้าก็ไม่มีข้อยกเว้น คุณต้องการให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นประสบการณ์และบุคลิกภาพของคุณในจดหมายสมัครงาน ไม่ใช่ข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอน เพื่อให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณโดดเด่น ให้ใช้ไวยากรณ์เพื่อช่วยตรวจคำผิด กำจัดคำที่ซ้ำซาก และใช้น้ำเสียงที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายสมัครงาน

จดหมายปะหน้าการฝึกงานคืออะไร? จดหมายสมัครงานเป็นจดหมายส่วนตัวที่แสดงให้เห็นถึงความเหมาะสมของนักศึกษาหรือผู้สำเร็จการศึกษาล่าสุดสำหรับตำแหน่งฝึกงานโดยพิจารณาจากทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง

จดหมายสมัครงานควรมีอะไรบ้าง? จดหมายสมัครงานควรระบุเหตุผลในการสมัคร ทักษะที่เหมาะสมและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง การมีส่วนร่วมที่ตั้งใจไว้กับบริษัท และเป้าหมาย/ความปรารถนาของผู้สมัคร

จะทำอย่างไรหากผู้สมัครขาดประสบการณ์? หากผู้สมัครมีประสบการณ์น้อยหรือไม่มีเลย ให้ดึงข้อมูลจากงานอาสาสมัคร หน้าที่ส่วนบุคคล และ/หรือการมีส่วนร่วมและการปฏิบัติงานในรายวิชาที่เกี่ยวข้องเพื่อหารือเกี่ยวกับทักษะที่สามารถถ่ายทอดได้ ค้นหาตัวอย่างทักษะของคุณทั้งในและนอกสถานที่ทางวิชาการ ไม่ว่าจะเป็นกีฬา พี่เลี้ยงเด็ก การวางแผนกิจกรรม หรือการจัดกลุ่มหรือเกม

คุณจะจัดรูปแบบจดหมายสมัครงานอย่างไร? จดหมายปะหน้าควรได้รับการจัดรูปแบบและจัดระเบียบเพื่อรวมสิ่งต่อไปนี้ไว้ในเอกสารหน้าเดียว:

• ข้อมูลติดต่อของผู้สมัครและผู้จัดการฝ่ายจ้างงานและวันที่ในจดหมาย
• คำทักทาย/คำทักทาย
• ย่อหน้าเปิด
• ย่อหน้าเนื้อหาที่แสดงความเหมาะสมของผู้สมัครสำหรับตำแหน่ง
• ย่อหน้าปิด
• ออกจากระบบ