วิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ: รูปแบบ ตัวอย่าง และเคล็ดลับ

ไม่ว่าคุณจะตั้งเป้าหมายที่จะสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่อาจเป็นนายจ้าง แสดงคำร้องขอ หรือยื่นเรื่องร้องเรียนอย่างเป็นทางการ การรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าข้อความของคุณจะได้รับความสนใจอย่างที่สมควรได้รับ ตั้งแต่การเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบไปจนถึงบทสรุปที่สวยงาม เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับสิ่งสำคัญในการเขียนจดหมายที่สื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพในทุกสถานการณ์

จดหมายอย่างเป็นทางการคืออะไร?

จดหมายที่เป็นทางการคือการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรประเภทหนึ่งที่ยึดติดกับโครงสร้างและน้ำเสียงที่กำหนดไว้ ประกอบด้วยองค์ประกอบเฉพาะ เช่น ที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ คำทักทายอย่างเป็นทางการ และข้อความปิดท้าย จดหมายที่เป็นทางการมักใช้สำหรับการสมัครงาน การร้องเรียนอย่างเป็นทางการ หรือการสอบถามทางธุรกิจ

แม้ว่าจดหมายเหล่านี้จะมีโครงสร้างจดหมายที่เป็นทางการที่เข้มงวด มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ แต่จดหมายที่ไม่เป็นทางการอาจเป็นการสนทนาและเป็นส่วนตัวได้ สามารถเขียนถึงเพื่อน ครอบครัว หรือคนรู้จัก และรวมถึงข่าวส่วนตัว ขอแสดงความยินดี บัตรเชิญ หรือหัวข้อส่วนตัวอื่นๆ

จดหมายทางการมีหลายประเภท ตัวอย่างจดหมายที่เป็นทางการบางส่วน ได้แก่ :

• จดหมายปะหน้า
• จดหมายตอบรับข้อเสนอ
• จดหมายขอบคุณอย่างมืออาชีพ
• จดหมายธุรกิจ
• จดหมายการขาย
• จดหมายเลิกจ้าง
• จดหมายแสดงความจำนง
• จดหมายแนะนำ

เมื่อคุณนึกถึงจดหมายที่เป็นทางการ คุณอาจนึกถึงเอกสารที่เขียนด้วยลายมือหรือตัวพิมพ์ที่ได้รับการเขียน ลงนาม ประทับตรา และส่งทางไปรษณีย์ แต่จดหมายที่เป็นทางการก็สามารถส่งผ่านทางอีเมลได้เช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เร่งด่วนและความชอบของผู้รับและผู้ส่ง

ไม่ว่าคุณจะเลือกส่งจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างไรก็ตาม ความตั้งใจควรคงเดิม นั่นคือเพื่อสื่อสารหัวข้อที่กำลังเผชิญอยู่อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพอย่างชัดเจน

คุณจะส่งจดหมายอย่างเป็นทางการเมื่อใด

จดหมายอย่างเป็นทางการจะถูกส่งในสถานการณ์ที่ต้องใช้แนวทางแบบมืออาชีพหรือการสื่อสารอย่างเป็นทางการ นี่คือตัวอย่างของกรณีเหล่านี้:

• การสมัครงาน
• การส่งจดหมายลาออก
• การร้องขอหรือสอบถามข้อมูลอย่างเป็นทางการกับบริษัท
• การร้องเรียนเรื่องที่พัก
• ติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานราชการ
• การทำธุรกรรมทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ
• กล่าวถึงบุคคลที่คุณไม่มีความสัมพันธ์ส่วนตัวด้วย

จดหมายทางการประกอบด้วยส่วนใดบ้าง

ส่วนหัว (วันที่/ที่อยู่/ที่อยู่ผู้ส่ง)

วันที่: เมื่อคุณเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันที่ที่คุณเขียนด้วยข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่ต้องคำนึงถึงเวลา

ที่อยู่: เขียนที่อยู่แบบเต็มของผู้รับ รวมถึงหมายเลขตู้ ป.ณ. หรือชุดสำนักงาน

ที่อยู่ผู้ส่ง: รวมที่อยู่บริษัทของคุณให้ครบถ้วนทำให้ผู้รับสามารถส่งคำตอบได้ง่าย

คำทักทาย

ในจดหมายอย่างเป็นทางการ คำทักทายมาตรฐานคือ “Dear” ตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้รับ เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย “เรียน [ชื่อผู้รับ]” และเติมลูกน้ำหลังชื่อ เมื่อคุณไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณสามารถจ่าหน้าจดหมายตามชื่อเรื่องได้

ร่างกาย

ย่อหน้าเนื้อหาเป็นข้อความหลักของจดหมาย ในย่อหน้าเหล่านี้ ผู้ส่งสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมาย ประกอบด้วยส่วนต่างๆ เหล่านี้:

• ย่อหน้าเบื้องต้นที่ระบุจุดประสงค์หลักของจดหมาย และแนะนำผู้เขียนจดหมายหากจำเป็น
• ย่อหน้ากลางหนึ่งย่อหน้าขึ้นไปที่กล่าวถึงหัวข้อของจดหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบส่วนนี้อย่างมีเหตุผล โดยแต่ละย่อหน้ากล่าวถึงจุดหรือแง่มุมเฉพาะของข้อความโดยรวมของคุณ
• ย่อหน้าสุดท้ายที่สรุปประเด็นสำคัญและระบุถึงขั้นตอนต่อไป (หากมี) สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการเสนอแนะการประชุม การขอคำตอบ หรือการแสดงความคาดหวังในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ย่อหน้าสุดท้ายยังเป็นสถานที่ที่เหมาะสมในการขอบคุณผู้รับที่พิจารณาข้อความของคุณหรือสำหรับเวลาและความเอาใจใส่ของพวกเขา

ปิด

หลังจากส่วนเนื้อหา ปิดจดหมายด้วยการลงนามแบบมืออาชีพที่เรียบง่าย วิธีลงท้ายจดหมายอย่างสุภาพ ได้แก่ การลงนามดังต่อไปนี้:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ขอแสดงความนับถือ

ลายเซ็น

องค์ประกอบสุดท้ายของจดหมายอย่างเป็นทางการคือลายเซ็นของคุณ รวมชื่อเต็มและตำแหน่งงานของคุณหากเกี่ยวข้อง ตามด้วยลายเซ็นเปียกและชื่อที่พิมพ์ออกมา

วิธีเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการในหกขั้นตอน

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการไม่จำเป็นต้องรู้สึกยุ่งยาก มีกระบวนการหกขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณยึดถือได้เพื่อให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ปฏิบัติตามวิธีการที่พยายามแล้วจริงนี้เพื่อจัดโครงสร้างการติดต่ออย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผล:

1 วางแผนข้อความของคุณ: ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ใช้เวลาสักครู่เพื่อชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณคุณคาดหวังที่จะบรรลุผลอะไรจากจดหมายฉบับนี้? ผู้ชมของคุณคือใคร? การทำความเข้าใจแง่มุมเหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดโทนเสียงและเนื้อหาของคุณ

2 เริ่มต้นด้วยรูปแบบที่เหมาะสม: จดหมายอย่างเป็นทางการมีรูปแบบเฉพาะที่ประกอบด้วยที่อยู่ของผู้ส่ง วันที่ ที่อยู่ของผู้รับ คำทักทาย เนื้อความ ปิด และลายเซ็นจัดข้อความของคุณไปทางซ้ายและใช้แบบอักษรมืออาชีพเช่น Times New Roman หรือ Arial ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณเว้นวรรคเดียว โดยมีบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า ควรมีระยะขอบ 2 นิ้วที่ด้านบนและด้านล่างของเอกสาร และระยะขอบ 1 นิ้วทั้งสองด้าน

3 สร้างการเปิดเรื่องที่ชัดเจน: ย่อหน้าแรกของคุณควรแจ้งให้ผู้รับทราบถึงวัตถุประสงค์ของจดหมายทันทีทำให้มันกระชับและตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องแนะนำตัวให้ยาวๆ

4 พัฒนาร่างกาย: ในร่างกาย ให้ระบุรายละเอียดคำขอ คำถาม หรือข้อมูลที่คุณกำลังสื่อใช้ย่อหน้าแยกกันสำหรับประเด็นหลักแต่ละจุดเพื่อให้จดหมายของคุณเป็นระเบียบและอ่านง่าย สนับสนุนข้อความของคุณด้วยข้อเท็จจริงหรือตัวอย่างเฉพาะในกรณีที่จำเป็น

5 สรุปอย่างมีประสิทธิผล: สรุปประเด็นหลักของจดหมายและระบุการดำเนินการใดๆ ที่คุณคาดหวังจากผู้รับอย่างชัดเจน เช่น การตอบกลับภายในวันที่กำหนดหรือการเรียกประชุมปิดท้ายด้วยการปิดท้ายอย่างสุภาพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยลายเซ็นและชื่อตัวพิมพ์ของคุณ

6 ทบทวน: ก่อนที่คุณจะส่งจดหมาย โปรดใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรจดหมายที่เป็นทางการไม่ได้มีเพียงการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำก็ควรปราศจากข้อผิดพลาดด้วย ตรวจสอบไวยากรณ์และพิจารณาน้ำเสียงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณฟังดูเป็นมืออาชีพ

เครื่องสร้างจดหมายอย่างเป็นทางการของ Grammarly สามารถช่วยให้คุณเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เพียงกรอกรายละเอียดที่สำคัญเพียงไม่กี่รายการ จากนั้น Grammarly จะสร้างฉบับร่างที่คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมให้ตรงกับความต้องการของคุณได้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อปฏิบัติตามรูปแบบจดหมายที่เป็นทางการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจบ่อนทำลายความเป็นมืออาชีพของคุณ รวมถึง:

• ฟังดูสบายๆ เกินไป และใช้ถ้อยคำ คำสแลง หรือเรื่องตลกที่ไม่เป็นทางการ
• การจัดรูปแบบไม่สอดคล้องกัน
• ไม่สามารถตรวจทานก่อนส่ง
• การใช้ข้อมูลติดต่อที่ล้าสมัยหรือไม่ถูกต้อง
• ละเว้นคำกระตุ้นการตัดสินใจ

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้จะช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายที่เป็นทางการของคุณมีความเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการบรรลุผลตามที่คุณต้องการ

แม่แบบจดหมายอย่างเป็นทางการ

[ชื่อของคุณ]

[ที่อยู่ของคุณ]

[ที่อยู่อีเมลของคุณ]

[หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[ตำแหน่งและตำแหน่งของผู้รับ ถ้ามี]

[บริษัทของผู้รับ ถ้ามี]

[ที่อยู่ผู้รับ]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

[ย่อหน้าเปิด: แนะนำตัวเองและระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ให้ข้อมูลความเป็นมาที่เกี่ยวข้องหรือบริบทที่จำเป็น]

[ย่อหน้าเนื้อหา: ใช้ประโยคหัวข้อเพื่อแนะนำแนวคิดหลักของจดหมายของคุณ อธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ในการเขียนของคุณอย่างละเอียด]

[ย่อหน้าปิดท้าย: สรุปประเด็นสำคัญ แสดงความขอบคุณหรือความสนใจ และระบุการดำเนินการติดตามผลที่ต้องการโดยตรง]

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อพิมพ์ของคุณ]

[ลายเซ็นที่คุณพิมพ์]

ตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการ

John Smith ผู้จัดการฝ่ายขาย AcmeCo 123 Business Rd. เมืองธุรกิจ แคลิฟอร์เนีย 12345 555-555-4567 [email protected] 11 มีนาคม 2024

Samantha Green เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้าง InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

เรียน คุณกรีน

ฉันหวังว่าจดหมายฉบับนี้จะส่งถึงคุณโดยดี ฉันชื่อ John Smith เป็นผู้จัดการฝ่ายขายที่ AcmeCo ผู้ให้บริการชั้นนำด้านโซลูชั่นนวัตกรรมที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ ที่ AcmeCo เราภาคภูมิใจในการนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการคุณภาพสูงที่ปรับให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของลูกค้าของเรา

ฉันติดต่อมาเพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ล่าสุดของเรา AcmeCo Efficiency Booster โซลูชันนี้ได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับความท้าทายทั่วไปที่ธุรกิจเทคโนโลยีต้องเผชิญ โดยนำเสนอคุณสมบัติต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงาน ลดต้นทุนการดำเนินงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

ลูกค้าหลายรายของเราได้เห็นประโยชน์ที่สำคัญจากการใช้ AcmeCo Efficiency Booster แล้ว โดยรายงานว่าผลผลิตเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 25% ภายในสามเดือนแรกของการใช้งาน เราเชื่อว่า InnovateTech Solutions อาจได้รับประสบการณ์การปรับปรุงที่คล้ายคลึงกัน (แต่ไม่มากกว่านั้น) โดยการบูรณาการโซลูชันของเราเข้ากับการดำเนินงานของคุณ

เรามั่นใจในคุณค่าที่ AcmeCo Efficiency Booster สามารถนำมาสู่องค์กรของคุณได้ และยินดีที่จะมอบการสาธิตที่ครอบคลุมให้คุณตามความสะดวกของคุณ นอกจากนี้ เรายังเสนอส่วนลดช่วงแนะนำพิเศษให้กับลูกค้าใหม่ที่สนใจสำรวจศักยภาพของผลิตภัณฑ์ของเรา

โปรดติดต่อฉันได้โดยตรงที่หมายเลข 555-555-4567 หรือทางอีเมลที่ [email protected] เพื่อกำหนดเวลาการสาธิตหรือหารือเกี่ยวกับวิธีที่ AcmeCo สามารถมีส่วนร่วมในความสำเร็จของ InnovateTech Solutions ได้อย่างไร เรากำลังรอคอยโอกาสที่จะเป็นพันธมิตรกับคุณและสนับสนุนวัตถุประสงค์การเติบโตของบริษัทของคุณ

ขอขอบคุณที่พิจารณาให้ AcmeCo เป็นพันธมิตรของคุณในการบรรลุความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน เรารู้สึกตื่นเต้นกับโอกาสในการทำงานร่วมกันและมุ่งมั่นที่จะให้บริการและการสนับสนุนที่ดีที่สุดแก่คุณ

ขอแสดงความนับถือ,

ผู้จัดการฝ่ายขายของ John Smith AcmeCo

สิ่งที่ส่งมาด้วย: โบรชัวร์ผลิตภัณฑ์ คำรับรองจากลูกค้า