13 ขั้นตอนในการเขียนจดหมายข่าวที่ดี: หลีกเลี่ยงโฟลเดอร์สแปมและค้นหาลูกค้ารายต่อไปของคุณ

การเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายข่าวที่ดีจะช่วยให้คุณเข้าถึงและดึงดูดกลุ่มเป้าหมายด้วยวิธีที่ไม่เหมือนใครและมีประสิทธิภาพ คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายข่าวที่ดีนี้จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในทักษะนี้

จดหมายข่าวเป็นการตลาดทางอีเมลประเภทหนึ่งที่ส่งทางอีเมลอย่างต่อเนื่อง เนื้อหาของจดหมายข่าวทางอีเมลอาจรวมถึงข่าวสาร กิจกรรม ข้อเสนอ หรือเนื้อหาทั่วไป จดหมายข่าวทางอีเมลเป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมายของคุณ จุดประสงค์ของจดหมายข่าวคือเพื่อให้ผู้อ่านได้รับข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ เรื่อง หรือธุรกิจหรือกลุ่มของคุณ

โดยปกติแล้ว จดหมายข่าวจะไม่เกี่ยวกับการขาย อย่างไรก็ตามสามารถใช้เพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อกระตุ้นยอดขาย พวกเขามักจะเกี่ยวกับการเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์และผู้ติดตามที่เพิ่มขึ้น

วิธีเขียนจดหมายข่าวที่ดี

ตอนนี้คุณทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การจัดรูปแบบจดหมายข่าว และประโยชน์ของการทำจดหมายข่าวอัตโนมัติด้วยแพลตฟอร์มจดหมายข่าวทางอีเมลแล้ว คุณก็พร้อมที่จะลงไปสู่ส่วนที่ดีที่สุด เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายข่าวที่ดี

ประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่ง่ายต่อการเชี่ยวชาญ

1. ทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ

คุณอาจสะดวกที่จะส่งอีเมลด้วยมือในช่วงแรกๆ และหากคุณมีสมาชิกเพียงไม่กี่คน ก็อาจใช้ได้จริง ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่ เช่น Outlook, Gmail และ Mac Mail สามารถจัดการผู้รับหลายคนได้อย่างง่ายดายจนถึงจุดหนึ่ง เมื่อรายชื่ออีเมลของคุณเพิ่มขึ้น คุณจะต้องทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยเหตุผลหลายประการ การทำจดหมายข่าวของคุณโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณ:

• ส่งจดหมายข่าวหลายพันฉบับขึ้นไปพร้อมกัน
• เพิ่มเวลาให้กับงานอื่นๆ
• ตรวจสอบพฤติกรรมของผู้รับ
• เป็นผู้นำการเลี้ยงดู
• ปฏิบัติตามคำขอยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ
• ทำการทดสอบ A/B ได้อย่างง่ายดาย

2. ตัดสินใจเลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้

คุณมีตัวเลือกสองสามอย่างเกี่ยวกับรูปแบบที่คุณต้องการให้ส่งจดหมายข่าว ซึ่งรวมถึง:

HTML

HTML เป็นรูปแบบที่มีการควบคุมเค้าโครงจดหมายข่าวไม่ว่าผู้รับจะเปิดบนอุปกรณ์ใด จดหมายข่าว HTML มีความน่าสนใจเพราะสามารถส่งจดหมายข่าวพร้อมกราฟิก เช่น ภาพถ่าย ลายเส้น กล่อง และอื่นๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจัดรูปแบบข้อความที่ซับซ้อนได้ เช่น ตัวหนา สี ตัวเอียง ฯลฯ จดหมายข่าวในรูปแบบ HTML มีลักษณะเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าของผู้รับ นี่เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับคุณ เนื่องจากคุณสามารถควบคุมได้ว่าจดหมายข่าวของคุณจะมีลักษณะอย่างไรตั้งแต่เมื่อคุณออกแบบไปจนถึงเมื่อผู้รับของคุณอ่าน

ข้อเสียของ HTML คือผู้ใช้อีเมลสามารถปิดการสนับสนุน HTML ในไคลเอนต์อีเมลของตนได้ หาก HTML ถูกปิดในไคลเอนต์อีเมลของผู้รับ ไม่มีทางคาดเดาได้ว่าจดหมายข่าวของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อเปิดดู

ข้อความธรรมดา

จดหมายข่าวในรูปแบบข้อความธรรมดาจะถูกส่งในรูปแบบที่ดูเหมือนอีเมลทั่วไป ผู้รับบางรายอาจมีแนวโน้มที่จะเปิดอีเมลจดหมายข่าวของคุณมากกว่า เนื่องจากอีเมลดังกล่าวอาจดูเหมือนอีเมลทั่วไปที่ไม่ใช่เนื้อหาทางการตลาด

3. ตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับจดหมายข่าวทางอีเมล

หากคุณใช้แพลตฟอร์มการตลาดจดหมายข่าวทางอีเมล พวกเขาจะทำให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับจดหมายข่าวทางอีเมล พวกเขามีโปรโตคอลเฉพาะที่ป้องกันไม่ให้คุณทำอะไรที่อาจทำให้คุณตกน้ำร้อน การละเมิดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอาจทำให้จดหมายข่าวของคุณส่งตรงไปยังโฟลเดอร์สแปมของผู้รับได้ ประการหนึ่ง ถึงกระนั้น คุณควรทราบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทางอีเมลเมื่อทำการตลาดด้วยจดหมายข่าว

4. การปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาล

กฎหมายบางฉบับควบคุมการตลาดผ่านอีเมลธุรกิจ FTC (Federal Trade Commission) ได้ออกกฎหมาย CAN-Spam กฎหมายนี้ใช้กับจดหมายข่าวทางอีเมลและรูปแบบอื่นๆ ของการตลาดดิจิทัล การละเมิดกฎหมายนี้รวมค่าปรับสูงสุด 46,517 ดอลลาร์สำหรับการละเมิด แต่ละ ครั้ง ตัดศัพท์แสงของรัฐบาลออกไป นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมาย CAN-SPAM

ระบุวิธีการเลือกไม่ใช้

ที่ไหนสักแห่งในอีเมลของคุณ ให้วิธีที่ชัดเจนและเรียบง่ายแก่ผู้รับในการ "ปฏิเสธ" โดยปกติแล้ว ปุ่มนี้จะอยู่ที่ส่วนท้ายของอีเมล แต่คุณสามารถวางไว้ที่ใดก็ได้ที่คุณแน่ใจว่าจะสังเกตเห็นได้ วลีของคุณขึ้นอยู่กับคุณ ตัวอย่าง ได้แก่:

• ยกเลิกการสมัครที่นี่
• ฉันไม่ต้องการรับจดหมายข่าวนี้อีกต่อไป
• นำฉันออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ระบุที่อยู่ติดต่อของคุณ

คุณต้องระบุที่อยู่จริงที่คุณสามารถรับจดหมายธรรมดาได้ อีกครั้ง ซึ่งมักจะวางไว้ในส่วนท้าย และมักจะเป็นตู้ไปรษณีย์หรือที่อยู่ตู้ไปรษณีย์ส่วนตัว

หลีกเลี่ยงหัวเรื่องหลอกลวง

หัวเรื่องของคุณควรสื่อถึงเนื้อหาของอีเมล คุณยังสามารถใช้ทีเซอร์และสร้างสรรค์ได้ แต่คุณไม่สามารถหลอกลวงได้

อย่าใช้ที่อยู่ "จาก" ปลอมหรือทำให้เข้าใจผิด

อย่าใช้กลวิธีชั่วร้ายในอีเมลของคุณเพื่อทำให้อีเมลดูเหมือนมาจากคนอื่น ผู้รับของคุณควรสามารถทราบได้ทันทีว่าอีเมลของคุณมาจากไหน และจะตอบกลับได้อย่างไรหากจำเป็น นี่เป็นอีกแง่มุมหนึ่งของการปฏิบัติตามที่ได้รับมอบอำนาจในกฎหมาย CAN-SPAM

ค้นหาแพลตฟอร์มจดหมายข่าวทางอีเมลที่มีคุณภาพ

การออกแบบจดหมายข่าวทางอีเมลที่สวยงามนั้นง่ายกว่ามากเมื่อคุณใช้แพลตฟอร์มจดหมายข่าวทางอีเมลที่มีคุณภาพ แพลตฟอร์มเหล่านี้ส่วนใหญ่นำเสนอเทมเพลตที่น่าสนใจซึ่งคุณสามารถปรับแต่งตามแบรนด์ธุรกิจของคุณ คุณสามารถเลือกสี ลักษณะข้อความ และเค้าโครง และทำให้จดหมายข่าวดูเหมือนได้รับการออกแบบเป็นการส่วนตัวโดยบริษัทของคุณ การใช้เทมเพลตทำให้คุณสามารถเน้นไปที่เนื้อหาของจดหมายข่าวได้ ประโยชน์อีกประการของการใช้แพลตฟอร์มจดหมายข่าวทางอีเมลคือคุณสามารถจัดการรายชื่อสมาชิกของคุณบนแพลตฟอร์มได้

5. ตัดสินใจเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณ

ก่อนสร้างข้อความจดหมายข่าว คุณต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการบรรลุสิ่งใด วัตถุประสงค์ทั่วไปของจดหมายข่าวคือ:

• เพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์
• ให้ผู้อ่านซื้อสินค้าหรือบริการ
• เพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์
• เพิ่มอำนาจในเรื่อง

จำไว้ว่า ไม่ว่าเป้าหมายสุดท้ายของคุณจะเป็นอย่างไร คุณต้องให้ข้อมูล ให้ความรู้ หรือให้ความบันเทิงแก่ผู้อ่าน สิ่งเหล่านี้คือกุญแจสู่การมีส่วนร่วมของผู้อ่านที่สามารถนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายของคุณในที่สุด

6. สร้างหัวเรื่อง

หัวเรื่องควรทำให้ผู้รับต้องการคลิกและอ่านจดหมายข่าวของคุณ ยิ่งหัวเรื่องของคุณดีเท่าไร อัตราการเปิดของคุณก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น เมื่อสร้างหัวเรื่องของคุณ ให้คิดถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรก ซึ่งหมายความว่าบรรทัดควรสั้นพอที่จะอ่านโดยเครื่องอ่านมือถือ ตามสถิติ 54% ของอีเมลถูกเข้าถึงโดยใช้อุปกรณ์พกพา ตัวเลขนั้นน่าจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป อุปกรณ์เคลื่อนที่ทำให้หัวเรื่องสั้นลง ตั้งเป้าหมายไว้ที่ประมาณ 50 อักขระเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อความในบรรทัดหัวเรื่องเวอร์ชันที่ถูกตัดทอน

7. อย่าส่งสแปมเมล

การออกจากโฟลเดอร์ขยะเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คำจริงที่คุณใช้ในหัวเรื่องของคุณจะมีส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้รับตัดสินใจเปิดอีเมลจดหมายข่าวของคุณหรือไม่ คุณต้องการหลีกเลี่ยงเสียงเหมือนข้อความสแปมในหัวเรื่องของคุณ การใช้คำหรือวลีที่ล่อลวงเป็นเรื่องปกติ แต่ไม่ใช่คำที่เป็นสแปม หากคุณไม่แน่ใจว่า "สแปม" หมายถึงอะไร ให้ตรวจสอบรายการวลีทั่วไปนี้

8. ปรับแต่งหัวเรื่อง

เมื่อผู้รับรู้สึกว่าจดหมายข่าวถูกส่งมาเพื่อพวกเขาโดยเฉพาะ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเปิดอ่านมากขึ้น จากข้อมูลของนักการตลาดดิจิทัล 82% วิธีที่ง่ายที่สุดในการปรับแต่งหัวเรื่องคือการใช้ชื่อจริงของผู้รับ หากคุณต้องทำด้วยมือ มันจะยุ่งยากมาก แต่แพลตฟอร์มจดหมายข่าวทางอีเมลช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงไม่กี่ครั้ง

อีกวิธีในการปรับแต่งหัวเรื่องคือการใส่สิ่งที่ผู้รับเพิ่งทำลงไป ตัวอย่างเช่น หากนี่คือจดหมายข่าวฉบับที่สองที่พวกเขาได้รับ คุณสามารถอ้างอิงถึงจดหมายฉบับแรกโดยพูดว่า “คุณชอบอีเมลฉบับแรกเป็นอย่างไรบ้าง Kate” บรรทัดหัวเรื่องนี้แสดงถึงความสัมพันธ์หรือการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ ซึ่งผู้รับอาจมีแนวโน้มที่จะดำเนินการต่อ

9. เขียน Great Opener

บรรทัดแรกของคุณสามารถสร้างหรือทำลายจดหมายข่าวของคุณได้ ทุกวันนี้ การแนะนำตัวทางอีเมลมีความสำคัญมากกว่าที่เคยเป็นมา ทุกๆ วัน มีการส่งอีเมลหลายพันล้านฉบับ กล่องจดหมายมีการแข่งขันสูง โดยมีธุรกิจหลายแห่งแข่งขันกันเพื่อเรียกร้องความสนใจแบบเดียวกับที่คุณพยายามได้รับ ดังนั้น การเขียนจดหมายข่าวที่ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณต้องดึงดูดผู้รับของคุณอย่างรวดเร็วเพื่อโน้มน้าวให้พวกเขาอ่านต่อ

ตัวเปิดที่ยอดเยี่ยมคืออะไร? มันสื่อถึงสิ่งที่น่าสนใจแก่ผู้อ่าน ควรมีความเกี่ยวข้อง ตลก หรือน่าสนใจ ตัวอย่างของบรรทัดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับจดหมายข่าวคือ:

• ขอแสดงความยินดีกับ…
• เรามีข่าวที่น่าตื่นเต้นมากที่จะแบ่งปัน…
• สิ่งต่าง ๆ มีการเปลี่ยนแปลงที่ [ใส่ชื่อบริษัท]…
• เราอยากให้คุณเป็นคนแรกที่รู้ว่า...
• เรามีข้อเสนอแบบจำกัดเวลาที่จะขยายให้กับคุณ...

10. เขียนถึงผู้อ่านของคุณ

ดูเหมือนชัดเจนว่าคุณต้องการเขียนถึงผู้อ่าน แต่หลายคนกลับไม่ทำ การเขียนถึงผู้อ่านของคุณหมายถึงการเขียนถึงสมาชิกในอุดมคติของคุณ ไม่ใช่นักอ่านทั่วไป ปรับแต่งเนื้อหาของคุณให้เหมาะกับพวกเขา นี่อาจหมายถึงการใช้น้ำเสียงที่ตลกขบขันหรือจริงจังและเป็นวิชาการ อาจหมายถึงการใช้ประโยคสั้น ๆ ที่เข้าใจได้ง่ายโดยนักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 5 หรือประโยคที่ยาวกว่านั้นซึ่งดึงดูดความคิดทางปัญญา

มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถระบุได้ว่านักอ่านในอุดมคติของคุณคือใคร คุณสามารถอ้างอิงจากบุคลิกของผู้ซื้อหรือใช้เมตริกตามการตอบกลับอีเมลของคุณก่อนหน้านี้ ปรับแต่งสิ่งที่คุณเขียนถึงคนที่คุณส่งไปให้เสมอ

11. รวมกราฟิกที่น่าสนใจ

เช่นเดียวกับเว็บไซต์ของคุณ จดหมายข่าวของคุณควรมีกราฟิกที่สะดุดตาซึ่งแบ่งเนื้อหาหรืออธิบายความหมายของข้อความของคุณ การตกแต่งและบรรทัดสามารถแบ่งเนื้อหาและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยง "ผนังของข้อความ" ที่น่าอับอาย รูปภาพสามารถเพิ่มบริบท ใส่อารมณ์ขัน หรือทำให้อีเมลดึงดูดสายตามากขึ้น จัดหากราฟิกจากแพลตฟอร์มภาพถ่ายสต็อก เช่น Shutterstock, Pixabay และอีกมากมาย แพลตฟอร์มการตลาดจดหมายข่าวทางอีเมลของคุณอาจมีภาพสต็อกให้เลือกมากมาย

12. มีความเกี่ยวข้อง

จะเป็นการดีที่สุดหากคุณอยู่กับแบรนด์และหัวข้ออยู่เสมอ ผู้คนมักจะยกเลิกการสมัครรับรายชื่ออีเมลหากเชื่อว่าเนื้อหาที่ได้รับไม่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจเบเกอรี่ จะดีที่สุดถ้าคุณเขียนเกี่ยวกับขนมอบและอุปกรณ์การอบ ไม่ใช่เฟอร์นิเจอร์ การเปลี่ยนแปลงของสภาพอากาศ หรืออะไรก็ตามที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอบ

คุณสามารถสร้างสรรค์สิ่งที่เกี่ยวข้องได้ ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณโดยตรงเสมอไป คุณอาจเขียนเกี่ยวกับรายการทำขนม เช่น “America's Great Bakeoff Challenge” หรือภาพยนตร์เกี่ยวกับการทำขนม แต่เนื้อหาควรมีความเกี่ยวข้องเสมอเพื่อให้คุณได้ให้สิ่งที่ผู้ชมคาดหวังเมื่อพวกเขาสมัครรับจดหมายข่าวของคุณ

13. บอกเล่าเรื่องราวดีๆ

คนชอบที่จะได้ยินเรื่องราวที่ดี การเล่าเรื่องเป็นวิธีที่ดีในการเขียนจดหมายข่าวที่ดี เรื่องราวทำให้จดหมายข่าวของคุณน่าสนใจ ทันทีที่คุณให้ผู้ชมสนใจเรื่องราวที่น่าสนใจ พวกเขาจะอ่านต่อไปเพื่อดูว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป คุณสามารถเขียนนิทานประเภทไหนได้บ้าง? เกือบทุกอย่าง ตราบใดที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ของคุณ ใช้จินตนาการของคุณ.

คุณอาจเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับตัวคุณหรือเรื่องราวเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ อาจเป็นเรื่องราวเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณ สิ่งที่เกิดขึ้นกับคุณ หรืออาจเป็นกรณีศึกษาก็ได้ มันอาจจะเป็นเรื่องสมมติก็ได้ ตราบใดที่มีความเกี่ยวข้องและมีการบอกเล่าที่ดี เรื่องราวอาจเป็นกลยุทธ์ทางการตลาดที่ดีในการดึงดูดผู้อ่านจดหมายข่าวของคุณ

สิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อเขียนจดหมายข่าว

1. ใช้ข้อความที่เป็นคำมากเกินไป

มีความสัมพันธ์ระหว่างจำนวนคำในส่วนเนื้อหาหลักของจดหมายข่าวและแนวโน้มที่จะถูกอ่านทั้งหมด การรักษาสามย่อหน้าสั้น ๆ เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ตรงไปตรงมา หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลที่สำคัญในอีเมล คุณอาจพิจารณารวมลิงก์ไปยังบล็อกโพสต์หรือดาวน์โหลดที่ผู้อ่านสามารถเข้าถึงได้หากพวกเขาสนใจที่จะอ่านเพิ่มเติม

2. ขอให้ผู้อ่านทำมากกว่าหนึ่งอย่าง

หากคุณต้องการให้อัตราการคลิกผ่านของคุณมีประสิทธิภาพ คุณควรใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจเพียงอย่างเดียว จะเป็นการดีที่สุดหากคุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับคำกระตุ้นการตัดสินใจใดๆ ที่คุณต้องการเน้นย้ำมากที่สุดและพยายามกระตุ้นความสนใจของผู้ชมให้ตอบสนองต่อคำกระตุ้นการตัดสินใจนั้น

3. คาดเดาไม่ได้

การส่งจดหมายข่าวมีข้อดีหลายประการ หนึ่งในนั้นคือช่วยให้ผู้คนจดจำแบรนด์ของคุณได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งจดหมายข่าวเป็นระยะๆ ผู้อ่านของคุณอาจรู้สึกว่าคุณละทิ้งพวกเขาไปแล้ว หากคุณกำลังจะเริ่มจดหมายข่าว คุณควรจัดลำดับความสำคัญของการส่งออกอย่างน้อยปีละสามครั้ง หากคุณตั้งใจที่จะหยุดการเผยแพร่จดหมายข่าวของคุณชั่วคราว ณ เวลาใดในอนาคต อย่าลืมแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงวันที่ที่คุณจะกลับมาส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายของพวกเขาอีกครั้ง

หากคุณต้องการใช้ซอฟต์แวร์ไวยากรณ์ล่าสุด โปรดอ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ AI