วิธีการเขียนจดหมายทุกประเภท

ทุกคนควรรู้วิธีเขียนจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นการสอบถามทางธุรกิจ อีเมล จดหมายส่วนตัว หรือโพสต์บนโซเชียลมีเดียในรูปแบบจดหมาย การเขียนจดหมายเป็นทักษะที่มีประโยชน์ ไม่เพียงแต่สำหรับการสื่อสารอย่างชัดเจน แต่ยังสร้างความประทับใจที่ดีด้วย โดยเฉพาะความประทับใจแรกพบ

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีการเขียนจดหมายที่ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะต้องการจดหมายประเภทใดก็ตาม เราจะกล่าวถึงรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับจดหมายทางการ เช่น จดหมายสมัครงานหรือสอบถามเกี่ยวกับงาน ตลอดจนเคล็ดลับในการเขียนจดหมายส่วนตัว พร้อมตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของจดหมายแต่ละฉบับ

วิธีการเขียนจดหมาย

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนจดหมาย:

1. เลือกรูปแบบของคุณ (อีเมล กระดาษ และจดหมาย ฯลฯ)
2. เขียนข้อมูลติดต่อและวันที่ของคุณที่ด้านบนหากคุณใช้รูปแบบบล็อก (ดูด้านล่าง)
3. ในบรรทัดใหม่ ให้เขียนคำทักทาย เช่น “เรียนคุณสมิธ” หรือ “ถึงใครที่อาจกังวล”
4. เขียนเนื้อหาจดหมายของคุณในรูปแบบย่อหน้ามาตรฐาน
5. ในบรรทัดใหม่ ให้เขียนการปิดการขายแบบเสริม เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ดีที่สุด”
6. เซ็นชื่อของคุณภายใต้การปิดฟรี

คุณควรเขียนจดหมายประเภทใด?

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็ว รูปแบบตัวอักษรที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับผู้ฟังของคุณ สำหรับเพื่อนหรือญาติสนิท การส่งข้อความสบายๆ หรือจดหมายไม่เป็นทางการถือเป็นวิธีที่ดีที่สุด มีตัวอักษรหลายประเภทที่เหมาะกับรูปแบบนี้ บางส่วนได้แก่:

• ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือ
• จดหมายทางอีเมล
• พิมพ์ข้อความโซเชียลมีเดีย

อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจหรือคนที่คุณไม่รู้จักดี การพิมพ์จดหมายอย่างเป็นทางการมักจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด เมื่อใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการจะมีผลดังต่อไปนี้:

• จดหมายปะหน้า
• หนังสือแสดงเจตจำนง
• ตัวอักษรเสนอคุณค่า
• หนังสือบันทึกข้อตกลงทางธุรกิจ
• จดหมายส่งเสริมการขาย
• จดหมายอ้างอิง
• จดหมายลาออก
• ขอบคุณจดหมาย

นี่เป็นเพียงจดหมายบางประเภทที่คุณอาจต้องเขียนในสภาพแวดล้อมแบบเป็นกันเองหรือในเชิงอาชีพ ก่อนที่จะเขียนจดหมาย ให้พิจารณาประเภทของจดหมายที่คุณต้องการ: เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ละรายการมีรูปแบบที่แตกต่างกันซึ่งคุณจะต้องการติดตาม

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ: รูปแบบบล็อกเทียบกับสไตล์ AMS

จดหมายที่เป็นทางการ เช่น จดหมายปะหน้า คำถามทางธุรกิจ และการแจ้งเตือนด่วน เป็นจดหมายที่สำคัญที่สุดบางฉบับที่คุณจะต้องเขียน เนื่องจากบางครั้งใช้เป็นเอกสารราชการ จดหมายทางการจึงมีโครงสร้างที่แม่นยำและรูปแบบเฉพาะ จริงๆ แล้ว มี "รูปแบบที่ถูกต้อง" ที่แตกต่างกันสองสามแบบให้เลือก

รูปแบบการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการที่พบบ่อยที่สุดคือรูปแบบบล็อกและสไตล์ American Mathematical Society หรือ AMS ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้สไตล์บล็อก โดยเฉพาะ สไตล์บล็อกเต็มเนื่องจากเป็นสไตล์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดรูปแบบบล็อกมีลักษณะเฉพาะคือองค์ประกอบทั้งหมดจัดชิดขอบซ้ายของหน้าซึ่งรวมถึงบรรทัดแรกของย่อหน้าซึ่งไม่ใช้การเยื้อง

AMS ค่อนข้างคล้ายกัน โดยปฏิบัติตามกฎหลายข้อเดียวกันกับรูปแบบบล็อก อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างบางประการซึ่งเราจะกล่าวถึงสั้นๆ หลังจากหัวข้อถัดไป

วิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการในรูปแบบบล็อก

ขั้นตอนที่ 1: เขียนข้อมูลการติดต่อและวันที่

จดหมายอย่างเป็นทางการทั้งหมดจะขึ้นต้นด้วย ข้อมูล ติดต่อและวันที่ในรูปแบบบล็อกเต็ม จะอยู่ ที่มุมซ้ายบน

ขั้นแรก ในฐานะผู้ส่ง ให้พิมพ์ชื่อนามสกุลและที่อยู่ของคุณโดยจัดชิดด้านซ้าย เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อจ่าหน้าซองจดหมาย นี่ไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นการรวมที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลติดต่อของคุณได้อย่างง่ายดายเมื่อพวกเขาต้องการตอบกลับ

หากคุณเขียนด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัทซึ่งมีข้อมูลนี้อยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเขียนข้อมูลติดต่อใหม่

หลังจากที่อยู่ของคุณ ให้ข้ามบรรทัดแล้วเพิ่มวันที่ที่คุณเขียนจดหมาย

สุดท้าย ให้ข้ามบรรทัดอีกครั้งและเพิ่มชื่อผู้รับและที่อยู่แบบเต็ม คุณสามารถระบุตำแหน่งงานไว้ใต้ชื่อได้หากเกี่ยวข้อง เว้นบรรทัดว่างไว้หลังข้อมูลติดต่อก่อนจะเขียนคำทักทาย

ขั้นตอนที่ 2: เขียนคำทักทาย

จดหมายที่เป็นทางการมักจะมีคำทักทายที่จุดเริ่มต้นของเนื้อหาที่เขียนเป็นสัญญาณว่าข้อความของคุณกำลังจะเริ่มต้น นี้เรียกว่าการทักทาย

คำขึ้นต้นส่วนใหญ่จะขึ้นต้นด้วย "Dear" ตามด้วยชื่อผู้รับคำขึ้นต้นทั้งหมดใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของหัวเรื่องและลงท้ายด้วยเครื่องหมายจุลภาค

หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ คุณยังสามารถใช้ตำแหน่งงานหรือแม้แต่ชื่อแผนกได้ เช่น “Dear HR Representative” ทางเลือกสุดท้าย คุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไปว่า “ถึงใครที่อาจกังวล” ในทุกสถานการณ์ พยายามหลีกเลี่ยง “Dear Sir or Madam” เนื่องจากคำนี้ล้าสมัยเล็กน้อย

ขั้นตอนที่ 3: เขียนเนื้อความของจดหมาย

นี่คือที่ที่คุณเขียนข้อความของคุณ เนื้อหาของจดหมายเป็นไปตามกฎไวยากรณ์ทั่วไป ดังนั้นให้เขียนเช่นเดียวกับที่คุณทำกับเอกสารทางการอื่นๆ ข้อยกเว้นประการหนึ่งสำหรับลักษณะบล็อกแบบเต็มคือ คุณ ไม่ต้องเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้า

จดหมายที่เป็นทางการแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวตรงที่ตรงไปตรงมาดังนั้นอย่ากลัวที่จะ พูด ตรงประเด็นจดหมายทางการบางฉบับมีความยาวเพียง 1-2 ประโยคเท่านั้น แม้ว่าบางฉบับอาจเขียนต่อในย่อหน้าได้หากมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องสื่อ สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีสมาธิและหลีกเลี่ยงหัวข้อที่เป็นรูปธรรม

แม้ว่าวัฒนธรรมของบริษัทที่แตกต่างกันจะมีมาตรฐานการสื่อสารที่แตกต่างกัน แต่ก็เป็นทางเลือกที่ปลอดภัยที่จะหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำและเรื่องตลกทั่วไป บางคนถึงกับแนะนำไม่ให้ใช้ การหด ตัว ควรดำเนินไปโดยไม่พูด แต่อย่าใช้คำสแลง คำหยาบคาย หรือภาษาที่ไม่เหมาะสมอื่นๆ

ถ้าจดหมายของคุณครอบคลุมเนื้อหามาก คุณควรใส่ย่อหน้าปิดท้ายเพื่อสรุปทุกสิ่งที่ผู้รับจำเป็นต้องรู้ เช่นเคย อย่าลืมแก้ไขและตรวจทานเนื้อหาของจดหมายก่อนส่ง

ขั้นตอนที่ 4: เขียนการปิดฟรี

จดหมายที่เป็นทางการยังใช้การปิดหรือลงนามแบบมาตรฐานที่คล้ายกับคำทักทายก่อนที่จะลงท้ายด้วยลายเซ็นที่แท้จริง

คำที่มีความหมายใกล้เคียงกันมากที่สุดอย่างหนึ่งคือ “Sincerely” ซึ่งรวมถึงบางคำ เช่น “ด้วยความจริงใจขอบคุณ” หรือ “ ขอแสดงความนับถือ ” สัญญาณอื่นๆ ที่พบบ่อย ได้แก่ “ดีที่สุด” และ “ของคุณ” ต่างจากคำทักทายตรงที่ผู้ใกล้ชิดใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ของประโยคใช้ตัวอักษรตัวแรกของการปิดการขายฟรีของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ แต่จะใช้เฉพาะอักษรตัวแรกเท่านั้น และเช่นเดียวกับคำทักทายควรลงท้ายด้วยลูกน้ำเสมอ

หากคุณส่งจดหมายทางกระดาษ ให้ข้ามสองสามบรรทัดหลังจากปิดรับข้อเสนอฟรี ซึ่งเป็นที่ที่คุณจะเซ็นชื่อ นอกจากนี้ให้พิมพ์ชื่อของคุณใต้ลายเซ็นเสมอพร้อมด้วยตำแหน่งงานของคุณหากเกี่ยวข้อง เมื่อส่งอีเมลหรือจดหมายดิจิทัลอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องเว้นบรรทัดว่างก่อนที่จะพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: กล่าวถึงเอกสารที่แนบมา

ขั้นตอนสุดท้ายนี้จำเป็นเฉพาะในกรณีที่คุณส่งเอกสารเพิ่มเติมพร้อมกับจดหมาย เช่น ประวัติย่อหรือ CV ใบสมัคร บัตรกำนัล ฯลฯ หากคุณส่งเพียงจดหมายเท่านั้น ไม่ต้องสนใจขั้นตอนนี้

หลังจากชื่อที่พิมพ์ออกมาและตำแหน่งงานที่ไม่บังคับ (ใต้ลายเซ็นของคุณ) ให้ข้ามบรรทัดแล้วเขียนว่า "สิ่งที่ส่งมาด้วย:" ตามด้วยรายการเอกสารที่คุณรวมไว้ ตัวอย่างเช่น หากคุณใส่เรซูเม่ คุณจะต้องเขียนว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย: เรซูเม่” นี่เป็นเพียงข้อควรระวังเพื่อให้ผู้รับไม่พลาดสิ่งใดๆ หรือหากจำเป็น สามารถตรวจสอบได้ว่ามีของสูญหายในการขนส่งหรือไม่

ตัวอย่างจดหมายทางการ (แบบบล็อก)

สารวัตรนักสืบ จี. เลสเตรด

35 เขื่อนวิกตอเรีย

ลอนดอน ประเทศอังกฤษ SW1A 2JL สหราชอาณาจักร

1 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

นายเชอร์ล็อก โฮล์มส์

221B เบเกอร์สตรีท

ลอนดอน ประเทศอังกฤษ NW1 6XE สหราชอาณาจักร

เรียนคุณโฮล์มส์

ในนามของกองกำลังตำรวจลอนดอน เราขอให้คุณมาปรากฏตัวที่ New Scotland Yard โดยเร็วที่สุด เรามีกรณีที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญพิเศษของคุณ และเราต้องการหารือในรายละเอียดด้วยตนเอง โดยคำนึงถึงความละเอียดอ่อนของข้อมูล ก่อนสิ้นเดือนก็ยอมรับได้

ขอแสดงความนับถือ,

จี. เลสเตรด

สารวัตรนักสืบ

สิ่งที่ส่งมาด้วย: บัตรผ่านสำหรับนักท่องเที่ยว

วิธีเขียนจดหมายทางการแบบ AMS

โดยส่วนใหญ่ สไตล์ AMS จะใช้กฎและแนวทางเดียวกันกับสไตล์บล็อก รวมถึงกรอบด้วย ดังนั้นคุณจึงสามารถทำตามขั้นตอนข้างต้นได้โดยไม่คำนึงถึงสไตล์ที่คุณใช้ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการในรูปแบบ AMS ที่คุณต้องระวัง:

1. อย่าเว้นบรรทัดว่างระหว่างที่อยู่เต็มของผู้ส่งกับวันที่ วันที่มาใต้ที่อยู่โดยตรง
2. รูปแบบ AMS จะใช้หัวเรื่องแทนหรือก่อนคำทักทายเสมอ หัวเรื่องควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและสรุปเนื้อหาของจดหมายไม่เกินบรรทัดเดียว เช่น “Your Presence is REQUESTED AT SCOTLAND YARD” เช่นเดียวกับคำทักทาย ให้เว้นบรรทัดว่างก่อนและหลังหัวเรื่อง

ตัวอย่างจดหมายทางการ (แบบ AMS)

สารวัตรนักสืบ จี. เลสเตรด

35 เขื่อนวิกตอเรีย

ลอนดอน ประเทศอังกฤษ SW1A 2JL สหราชอาณาจักร

1 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

ขอแสดงตนของคุณที่สก็อตแลนด์ยาร์ด

เรียนคุณโฮล์มส์

- - -

วิธีการเขียนจดหมายอย่างไม่เป็นทางการ

จริงๆ แล้ว จดหมายที่ไม่เป็นทางการมีลักษณะไม่เป็นทางการมากกว่าจดหมายที่เป็นทางการมาก นั่นหมายความว่ากฎและแนวทางปฏิบัติมีไม่มากนัก และจะไม่มีใครสนใจหากคุณไม่เว้นที่ว่างไว้ในจุดที่ถูกต้อง

ยังมีรูปแบบที่ถูกต้องที่ผู้คนคุ้นเคย ดังนั้นให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเป็นขั้นต่ำ

ขั้นตอนที่ 1: ใส่วันที่ไว้ด้านบน (ไม่บังคับ)

การใส่วันที่ไว้บนสุดของตัวอักษรเป็นธรรมเนียมที่เกิดขึ้นจากสมัยที่การเขียนจดหมายเป็นวิธีการสื่อสารหลัก ปัจจุบันนี้การใส่วันที่ก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป แต่บางคนก็ยังทำเพราะประเพณี ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ ไม่จำเป็นต้องระบุก็ได้

ขั้นตอนที่ 2: เขียนคำทักทาย

เช่นเดียวกับจดหมายที่เป็นทางการ จดหมายที่ไม่เป็นทางการเริ่มต้นด้วยการทักทายผู้รับอย่างสุภาพ รูปแบบมาตรฐานจะเหมือนกัน: คำว่า “Dear” ตามด้วยชื่อของบุคคล เช่นเดียวกับใน “Dear Mr. Lestrade” โดยใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่

อย่างไรก็ตาม จดหมายที่ไม่เป็นทางการจะให้อิสระมากขึ้นเมื่อพูดถึงสิ่งที่คุณพูดในการทักทาย และไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเห็นคำทักทายแบบเป็นกันเอง เช่น “สวัสดี [ชื่อ]” หรือ “สวัสดี [ชื่อ]”

เช่นเดียวกับคำทักทายในจดหมายที่เป็นทางการ คุณมักจะลงท้ายคำทักทายด้วยลูกน้ำแล้วข้ามบรรทัดก่อนที่จะเริ่มตัวจดหมาย บางครั้งคุณจะเห็นผู้คนลงท้ายคำทักทายด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของพวกเขากับผู้รับ

ขั้นตอนที่ 3: เขียนเนื้อความของจดหมาย

เนื้อความของจดหมายคือส่วนที่คุณเขียนข้อความ และจดหมายที่ไม่เป็นทางการมักมีไว้เพื่อแจ้งข่าวสารหรือติดต่อสื่อสาร พวกเขามักจะมีน้ำเสียงในการสนทนา ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใส่คำสแลงและภาษาใดก็ตามที่คุณใช้เมื่อพูดต่อหน้าได้อย่างอิสระ

แม้ว่าการใช้แทนเจนต์จะได้รับอนุญาตมากกว่าในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ แต่การนอกประเด็นมากเกินไปยังสามารถรบกวนผู้อ่านได้ พยายามมีสมาธิให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยไม่ถูกจำกัด เพราะท้ายที่สุดแล้วจดหมายที่ไม่เป็นทางการควรเป็นเรื่องส่วนตัว

ขั้นตอนที่ 4: เขียนการปิดฟรี

จดหมายที่ไม่เป็นทางการยังใช้การปิดฟรีก่อนลายเซ็นตามรูปแบบเดียวกับจดหมายที่เป็นทางการ ซึ่งรวมถึงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในประโยค (ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะตัวอักษรตัวแรก) เติมลูกน้ำที่ท้าย และเว้นช่องว่างให้เพียงพอสำหรับเซ็นชื่อของคุณหากคุณส่งจดหมายทางกระดาษ

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องยึดติดกับคำบอกเลิกแบบเดิมๆ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณเขียนจดหมายส่วนตัว คุณสามารถใช้ข้อความที่ซาบซึ้งมากขึ้นได้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับผู้รับ เช่น “ความรัก” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “พบกันใหม่”

ตัวอย่างจดหมายที่ไม่เป็นทางการ

2 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

ว่าไง เลสตราด!?

นั่นเชอร์ล็อก! ตื่นเต้นมากที่ได้รับจดหมายของคุณ แน่นอน ฉันจะมาที่สกอตแลนด์ยาร์ดโดยเร็วที่สุด ไม่ต้องกังวล

จุ๊บๆ

เชอร์ล็อค “นักสืบที่ดีที่สุด” โฮล์มส์

ป.ล. คืออะไร?

PS ย่อมาจาก postscript เป็นสิ่งที่คุณเพิ่มในนาทีสุดท้ายหลังจากจดหมายเสร็จสิ้น โดยปกติจะเป็นข่าวเล็กๆ น้อยๆ หรือสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณลืมเมื่อเขียนเนื้อความของจดหมาย โดยปกติแล้ว คุณไม่ใช้คำลงท้ายในจดหมายที่เป็นทางการ หากคุณต้องการเพิ่มสิ่งใด คุณจะต้องแก้ไขเอกสารทั้งหมดเพื่อรวมข้อมูลใหม่

เมื่อเขียนคำลงท้าย เพียงเขียนตัวอักษร “PS” แล้วตามด้วยข้อความของคุณ ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้จุดหรือไม่ ("PS" และ "PS" เป็นที่ยอมรับทั้งคู่) แต่ตัวอักษรทั้งสองควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ

หากคุณมีคำลงท้ายมากกว่าหนึ่งรายการ เพียงเพิ่มPอีกตัว ที่จุดเริ่มต้นของ PS ใหม่แต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น คำลงท้ายที่สองของคุณควรมีป้ายกำกับว่า "PPS" และคำลงท้ายที่สามของคุณควรเป็น “PPPS”

ป.ล. Rob ได้ตำแหน่งที่ Great Company! ขอขอบคุณทุกการสนับสนุนในช่วงว่างงานของเขา

พีพีเอส. ฉันต้องยกเลิกงานวันเกิด แต่คืนนั้นเรายังมารวมตัวกันเพื่อดื่มกัน ถ้าคุณอยากมา

ซองจดหมาย

ในสหรัฐอเมริกา น้ำหนักสูงสุดสำหรับตัวอักษรเฟิร์สคลาสคือ 3.5 ออนซ์ หากจดหมายของคุณยาวเกินสามหน้าหรือคุณเขียนลงบนกระดาษหนาๆ คุณจะต้องชั่งน้ำหนักเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนด ขนาดและรูปร่างของซองจดหมายก็มีความสำคัญเช่นกัน จะต้องเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าและเล็กกว่าประมาณ 6 x 11 นิ้ว ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงที่ที่ทำการไปรษณีย์ส่งคืน

การส่งจดหมาย

หลังจากที่คุณได้พิจารณาแล้วว่าซองจดหมายมีชนิดที่ถูกต้องแล้ว ตอนนี้คุณก็ต้องส่งไปรษณีย์ไป (หากเป็นจดหมายส่วนตัวก็ส่งเองได้ตลอด กรณีนั้น เพียงเขียนชื่อผู้รับที่ต้องการไว้ด้านนอกซอง โบนัสส่งถึงมือ สามารถใช้ซองขนาดหรือรูปทรงใดก็ได้ตามต้องการ!)

ที่มุมซ้ายบน ให้เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณหรือติดป้ายกำกับการส่งไปรษณีย์ ตรงกลางซอง ให้เขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับอย่างระมัดระวัง นอกจากตัวย่อของรัฐและรหัสไปรษณีย์แล้ว ตัวอักษรสากลควรระบุประเทศสำหรับทั้งที่อยู่ปลายทางและที่อยู่ผู้ส่ง

อัตราค่าส่งไปรษณีย์จะแตกต่างกันไป ตรวจสอบเว็บไซต์บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาเพื่อดูราคาปัจจุบัน หรือใช้แสตมป์ตลอดกาลสำหรับจุดหมายปลายทางในสหรัฐฯ ไปรษณีย์อยู่ที่มุมขวาบนของซองจดหมาย

ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างถูกต้องที่ด้านนอกของซองจดหมาย หากเป็นเช่นนั้น ให้พับจดหมายของคุณแล้วสอดเข้าไปอย่างประณีต อย่าปิดผนึกจนกว่าคุณจะแน่ใจว่าคุณได้รวมทุกหน้าที่คุณต้องการส่งแล้ว

เคล็ดลับการเขียนจดหมาย

ยังไม่แน่ใจว่าจะเขียนจดหมายอย่างไรให้ถูกต้อง? จำเคล็ดลับการเขียนจดหมายเหล่านี้ไว้เพื่อช่วยให้คุณสื่อสารด้วยความมั่นใจ

เสนอสิ่งรื่นรมย์

แม้ว่าจดหมายส่วนตัวมักจะใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร แต่จดหมายที่เป็นทางการก็สามารถได้รับประโยชน์จากคำทักทายและมารยาทที่สุภาพเช่นกัน วลีง่ายๆ เช่น “สบายดีไหม?” หรือ “ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี” ที่ตอนต้นของจดหมายสามารถช่วยเชื่อมโยงระหว่างผู้ส่งและผู้รับได้ แม้ว่าเนื้อหานั้นจะเป็นเรื่องทางธุรกิจก็ตาม

ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถแสดงความเห็นอกเห็นใจ เสียใจ การสนับสนุน หรือความกตัญญู ในรูปแบบจดหมายทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นอกเหนือจากมารยาททั่วไปแล้ว คำทักทายเหล่านี้ยังสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แยกจดหมายของคุณออกจากจดหมายที่เขียนโดยเครื่องจักร

เขียนถึงผู้อ่านของคุณ

เช่นเดียวกับการเขียนอื่นๆ ให้ปรับเปลี่ยนภาษาของคุณให้เหมาะกับผู้อ่านเฉพาะของคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงผู้ร่วมธุรกิจ จงแสดงความเป็นมืออาชีพและสุภาพ หากคุณกำลังเขียนจดหมายส่วนตัวถึงเพื่อนเก่า อย่าลังเลที่จะพูดตลกและใช้คำสแลง

บางครั้งเส้นนั้นพร่ามัว - “จดหมายอย่างเป็นทางการ” ถึงเพื่อนที่ทำงานอาจจะดูสบายๆ มากกว่า “จดหมายส่วนตัว” ถึงญาติห่างๆ โปรดจำไว้ว่าผู้อ่านเฉพาะเจาะจงในขณะที่คุณเขียนเพื่อใช้โทนเสียงที่เหมาะสม หากคุณไม่เคยพบผู้รับมาก่อน ให้ยึดถือพิธีการที่สุภาพเรียบร้อย

รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

หากคุณมีข้อมูลมากมายที่ต้องสื่อ ให้จัดทำรายการเล็กๆ น้อยๆ ไว้ล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมทุกอย่าง ปฏิบัติต่อสิ่งนี้เหมือนเป็นโครงร่างสั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดลอดผ่านรอยแตกไปได้

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับคำเชิญหรือจดหมายเกี่ยวกับการกำหนดเวลากิจกรรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุข้อเท็จจริงที่สำคัญอย่างชัดเจน โดยเฉพาะ ที่ไหนและเมื่อใดรวมถึงข้อมูลที่จำเป็นต้องรู้อื่นๆ เช่น คำแนะนำหรือข้อกำหนดพิเศษ

บทสรุป

รู้สึกดีไหมที่ได้ส่งจดหมายที่คุณเตรียมไว้อย่างดี? แน่นอน จดหมายที่เขียนมาอย่างดีมีโอกาสที่ดีที่สุดที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของมัน เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณโดดเด่นจริงๆ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปราศจากข้อผิดพลาดและกำหนดโทนเสียงที่ถูกต้อง ความช่วยเหลือในการเขียนของ Grammarly สามารถตรวจจับสิ่งต่างๆ เช่น การสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และ Grammarly Premium ยังมีคำแนะนำในการจัดรูปแบบและคำแนะนำที่สามารถช่วยให้คุณเขียนตัวอักษรที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายซึ่งดึงดูดความสนใจของผู้รับ เมื่อใช้ Grammarly คุณสามารถเขียนจดหมายได้อย่างมั่นใจไม่ว่าคุณจะพิมพ์ที่ไหน!

บทความนี้เขียนโดย Jennifer Calonia ในปี 2020 และมีการอัปเดตให้มีข้อมูลใหม่