วิธีเขียนจดหมายแสดงเจตจำนง: เทคนิคสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะสมัครเข้าเรียนในระดับบัณฑิตศึกษา พยายามก้าวเข้าสู่งานในฝัน หรือก้าวไปข้างหน้ากับโครงการธุรกิจใหม่ การร่างจดหมายแสดงเจตจำนงถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการบรรลุเป้าหมายที่คุณต้องการ ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงสถานการณ์ต่างๆ ที่หนังสือแสดงเจตจำนงมีประโยชน์และวิธีเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงของคุณเอง

หนังสือแสดงเจตจำนงคืออะไร?

หนังสือแสดงเจตจำนง (LOI) เป็นเอกสารเบื้องต้นที่ระบุถึงความตั้งใจร่วมกันของฝ่ายตั้งแต่สองฝ่ายขึ้นไปก่อนทำข้อตกลงโดยละเอียด แม้ว่าจะเป็นเรื่องธรรมดาในอุตสาหกรรมต่างๆ แต่ LOI ก็เป็นส่วนสำคัญในธุรกรรมทางธุรกิจ เช่น การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ และข้อตกลงด้านอสังหาริมทรัพย์ นอกจากนี้ยังใช้ในด้านวิชาการและการสมัครงาน ซึ่งเป็นการวางรากฐานสำหรับการเจรจาเพิ่มเติมและการทำข้อตกลงอย่างเป็นทางการโดยการชี้แจงความคาดหวังของทุกฝ่าย

การใช้ LOI ในธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจ LOI สามารถมีบทบาทสำคัญได้หลายอย่าง โดยทั่วไป LOI ของธุรกิจ:

• สรุปข้อกำหนด ข้อตกลง และธุรกรรม
• รายละเอียดขอบเขตของงาน
• ช่วยให้การเจรจาราบรื่นยิ่งขึ้น

LOIs สำหรับโอกาสการจ้างงาน

นอกเหนือจากข้อตกลงทางธุรกิจแล้ว บางครั้ง LOI ยังถูกใช้เพื่อแสดงความสนใจในบริษัท แม้ว่าจะไม่มีตำแหน่งงานว่างก็ตาม การเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงสมัครงานนั้นแตกต่างจากจดหมายปะหน้า โดยประกอบด้วยเนื้อหาที่กระชับเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้สมัครสามารถเสนอได้ โดยแสดงให้เห็นความคิดริเริ่มและศักยภาพที่สอดคล้องกับค่านิยมหรือพันธกิจของบริษัท LOI สำหรับโอกาสการจ้างงานมีเป้าหมายเพื่อ:

• แสดงความสนใจในบริษัท
• เน้นทักษะที่เป็นเอกลักษณ์และการมีส่วนร่วมที่เป็นไปได้
• เชื่อมต่อกับผู้มีอำนาจตัดสินใจเพื่อโอกาสในอนาคต

การสมัครทางวิชาการและ LOI

นักเรียนมักใช้ LOI เมื่อสมัครเข้าเรียนหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาหรือโรงเรียนวิชาชีพ วัตถุประสงค์ของจดหมายแสดงเจตจำนงทางวิชาการคือ:

• แสดงให้เห็นถึงความกระตือรือร้นของผู้สมัครสำหรับโปรแกรม
• เน้นย้ำผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนที่เกี่ยวข้อง
• สรุปว่าพวกเขาวางแผนจะช่วยเหลือชุมชนวิชาการอย่างไร

กำลังเตรียมร่างจดหมายแสดงเจตจำนงของคุณ

ไม่ว่าวัตถุประสงค์จะเป็นอย่างไร การเตรียมร่าง LOI เกี่ยวข้องกับขั้นตอนสำคัญหลายขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจในความชัดเจน ความเกี่ยวข้อง และประสิทธิผลของจดหมายที่ออกมา คำแนะนำบางประการมีดังนี้:

• วิจัยอย่างละเอียดทำความเข้าใจความต้องการ ความท้าทาย หรือความสนใจของผู้รับ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท สถาบันการศึกษา หรือหน่วยงานอื่น ยิ่งคุณค้นคว้ามากเท่าไร หนังสือแสดงเจตจำนงของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
• ชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณกำหนดสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จด้วย LOI คุณหวังว่าจะได้เข้าเรียนในโปรแกรม ชี้แจงขอบเขตงานสำหรับโปรเจ็กต์ หรืออย่างอื่นหรือไม่?
• สรุปประเด็นสำคัญเขียนรายการประเด็นหลักที่คุณต้องการรวมไว้ เช่น ภูมิหลังของคุณ และสิ่งที่คุณกำลังมองหาจากผู้รับ รวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของคุณ เช่น คุณสมบัติ ประสบการณ์ หรือข้อกำหนดที่เสนอ
• เตรียมวัสดุสนับสนุนหากมี ให้เตรียมเอกสารหรือเอกสารใดๆ เพื่อสนับสนุนการเรียกร้องหรือข้อเสนอใน LOI ของคุณ เช่น ประวัติย่อ ผลงาน หรือแผนโครงการ

การจัดโครงสร้างจดหมายแสดงเจตจำนงของคุณ

LOI ที่มีโครงสร้างที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความประทับใจให้กับผู้รับ โดยทั่วไป ควรมีโครงสร้างเหมือนจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ และควรแนะนำผู้อ่านเกี่ยวกับความตั้งใจ คุณสมบัติ และวิธีที่คุณคาดการณ์ถึงความสัมพันธ์หรือข้อตกลงที่อาจเกิดขึ้น โครงสร้างที่แนะนำสำหรับการสร้าง LOI ที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้:

ส่วนหัว

ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบน ตามด้วยวันที่ ตามด้วยข้อมูลติดต่อของผู้รับ ส่วนนี้ควรอยู่ในรูปแบบเหมือนจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิม

คำทักทาย

กล่าวกับผู้รับอย่างเป็นทางการโดยใช้ “เรียน” ตามด้วยชื่อและคำนำหน้าชื่อ หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ คุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไป เช่น “Dear Admissions Committee”

การแนะนำ

เริ่มต้นด้วยย่อหน้าสั้นๆ ที่แนะนำตัวเองและระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจน

ร่างกาย

ส่วนนี้เป็นเนื้อหาหลักของจดหมายของคุณและสามารถมีได้หนึ่งย่อหน้าหรือหลายย่อหน้า ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของสิ่งที่คุณนำเสนอ โดยทั่วไปควรครอบคลุมถึง:

• พื้นหลังของคุณ:สรุปประสบการณ์ ความสำเร็จ หรือคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องของคุณโดยย่อ
• ความตั้งใจของคุณ:พูดอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จหรือสิ่งที่คุณกำลังเสนอ สำหรับธุรกรรมทางธุรกิจ ให้รวมภาพรวมของข้อตกลงหรือโครงการด้วย สำหรับการสมัครงานทางวิชาการหรืองาน ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงสนใจตำแหน่งหรือหลักสูตรนี้
• คุณจะมีส่วนร่วมอย่างไร:ให้รายละเอียดว่าการมีส่วนร่วมของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อโครงการ บริษัท หรือโปรแกรมการศึกษาอย่างไร เน้นย้ำทักษะ ทรัพยากร หรือมุมมองเฉพาะที่คุณนำมา
• ข้อกำหนดหรือเงื่อนไขเฉพาะใดๆ:แม้ว่าจะไม่ใช่สัญญา แต่หากข้อเสนอหรือใบสมัครของคุณมีข้อกำหนดหรือเหตุฉุกเฉินที่ทราบ คุณสามารถกล่าวถึงสิ่งเหล่านั้นโดยย่อได้ที่นี่

ปิด

สรุปจดหมายของคุณโดยสรุปประเด็นหลัก ย้ำความสนใจ และแสดงความเต็มใจที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น ปิดท้ายด้วยการปิดท้ายแบบมืออาชีพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยลายเซ็นของคุณ (หากคุณส่งฉบับพิมพ์) และพิมพ์ชื่อ

สิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมา

หากคุณกล่าวถึงเอกสารเพิ่มเติมใดๆ ภายใน LOI ของคุณ เช่น ประวัติย่อ ผลงาน หรือข้อเสนอโครงการ ให้แสดงรายการไว้ในส่วน “เอกสารแนบ” หรือ “สิ่งที่ส่งมาด้วย” ที่ท้ายจดหมายของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อคุณร่าง LOI ของคุณ การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเอกสารและดึงดูดความสนใจอย่างมืออาชีพได้อย่างมาก ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดบางประการที่ควรหลีกเลี่ยง:

• ขาดความเฉพาะเจาะจง:หลีกเลี่ยงการคลุมเครือเกินไปเกี่ยวกับความตั้งใจ เป้าหมาย หรือวิธีที่คุณสามารถมีส่วนร่วมได้
• การมองข้ามการวิจัย: การไม่ปรับแต่ง LOI ของคุณให้เหมาะกับผู้รับ (ไม่ว่าจะเป็นบริษัท สถาบันการศึกษา หรือหน่วยงานอื่นๆ) แสดงถึงการขาดความพยายาม ปรับแต่งจดหมายของคุณโดยกล่าวถึงแง่มุมเฉพาะของโปรแกรม โครงการ หรืองานที่ดึงดูดคุณ และทักษะหรือเป้าหมายของคุณสอดคล้องกับสิ่งเหล่านั้นอย่างไร
• การเพิกเฉยต่อโครงสร้างและรูปแบบ: การส่ง LOI ที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบทางวิชาชีพอาจสร้างความประทับใจแรกที่ไม่ดีได้ ยึดรูปแบบจดหมายธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่า LOI ของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดี ทำให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่าย
• ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ผิด: ข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ หรือเครื่องหมายวรรคตอนอาจทำให้ความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียดของคุณลดลง ตรวจสอบ LOI ของคุณหลายครั้งหรือใช้เครื่องมือเช่น Grammarly เพื่อตรวจจับข้อผิดพลาด

นักเขียนจดหมายที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Grammarly ช่วยให้กระบวนการเขียน LOI ที่แข็งแกร่งง่ายขึ้น เพียงไม่กี่คลิก คุณก็สามารถสร้างฉบับร่างฉบับแรกได้ จากนั้น Grammarly จะช่วยคุณขัดเกลามัน ทำให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณปราศจากข้อผิดพลาด ฟังดูเป็นมืออาชีพ และกระชับ วิธีนี้ช่วยให้คุณปรับแต่งจดหมายให้ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ตัวอย่างหนังสือแสดงเจตจำนง

[ชื่อของคุณ] [ที่อยู่ของคุณ] [ที่อยู่อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] [วันที่วันนี้]

[ชื่อผู้รับ] [ตำแหน่ง] [ชื่อบริษัท] [ที่อยู่บริษัท]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

ฉันเขียนจดหมายเพื่อแสดงความสนใจที่จะร่วมงานกับ [ชื่อบริษัท] ในฐานะฟรีแลนซ์ในโครงการ [ชื่อโครงการเฉพาะหรือประเภทโครงการ] ที่กำลังจะมีขึ้น ด้วยประสบการณ์ที่กว้างขวางใน [สาขา/อุตสาหกรรมของคุณ] และประวัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการมอบผลลัพธ์คุณภาพสูง ฉันมั่นใจในความสามารถของฉันในการมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีมของคุณ

ในช่วง [จำนวนปี] ปีที่ผ่านมา ฉันได้ฝึกฝนทักษะของฉันใน [รายการทักษะหลักที่เกี่ยวข้องกับโครงการ] ซึ่งฉันเชื่อว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการของ [ชื่อบริษัท] ได้ดี ผลงานของฉันประกอบด้วยโครงการที่ประสบความสำเร็จ เช่น [คำอธิบายโดยย่อของโครงการที่เกี่ยวข้อง] ซึ่งส่งผลให้มี [อธิบายผลลัพธ์โดยย่อ] ประสบการณ์นี้ทำให้ฉันมีความรู้และความคล่องตัวที่จำเป็นในการรับมือกับความท้าทายที่เกิดจาก [ลักษณะเฉพาะของโครงการ]

ฉันสนใจโครงการนี้เป็นพิเศษเนื่องจาก [กล่าวถึงสิ่งที่ดึงดูดคุณสู่โครงการหรือบริษัท] และฉันกระตือรือร้นที่จะนำความเชี่ยวชาญของฉันใน [กล่าวถึงทักษะหรือสาขาเฉพาะ] มาสู่ทีมของคุณ ฉันมุ่งมั่นที่จะไม่เพียงแต่ตอบสนองความคาดหวังของโครงการของคุณเท่านั้น แต่ยังเกินความคาดหวังเหล่านั้น เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะบรรลุผลลัพธ์ที่โดดเด่นร่วมกัน

จากข้อเสนอความร่วมมือของฉันกับ [ชื่อบริษัท] ฉันพร้อมที่จะ:

• [ระบุสิ่งที่ส่งมอบหลักหรือผลงานที่คุณวางแผนจะทำ]
• [แสดงรายการการส่งมอบหรือการสนับสนุนที่สำคัญอื่น] และ
• [กล่าวถึงการสนับสนุนหรือบริการเพิ่มเติมใด ๆ ที่คุณเสนอ]

ฉันรอคอยโอกาสที่จะหารือเกี่ยวกับความร่วมมือที่มีศักยภาพนี้โดยละเอียด และสำรวจว่าเราจะบรรลุความสำเร็จร่วมกันได้อย่างไร มีการแนบผลงานของฉันและรายการข้อมูลอ้างอิงเพื่อให้คุณตรวจสอบ ฉันพร้อมสำหรับการประชุมหรือการโทรตามความสะดวกของคุณ เพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีที่ฉันสามารถมีส่วนร่วมในโครงการของคุณ

ขอบคุณสำหรับการพิจารณาข้อเสนอของฉัน ฉันตื่นเต้นกับความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกันและมีส่วนร่วมในความสำเร็จของ [ชื่อบริษัท]

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

คำสุดท้ายในหนังสือแสดงเจตจำนง

การสร้าง LOI ที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญในการสื่อสารความตั้งใจของคุณและสร้างรากฐานสำหรับการเจรจาหรือการรับเข้าเรียนในอนาคต การปฏิบัติตามเทมเพลตจดหมายแสดงเจตจำนง การใส่ใจในรายละเอียด การรับรองความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพ และการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป คุณสามารถสร้างเอกสารที่สื่อถึงเจตนาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จดหมายแสดงเจตจำนงของ Grammarly สามารถช่วยในการสร้างและปรับแต่ง LOI ของคุณ ทำให้ไม่มีข้อผิดพลาดและมีประสิทธิภาพ โปรดจำไว้ว่า LOI ที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างเวทีสำหรับความร่วมมือและโอกาสที่ประสบความสำเร็จที่อยู่ข้างหน้าอีกด้วย