วิธีเขียนจดหมายแสดงความสนใจ: คู่มือฉบับสมบูรณ์

เรียนรู้วิธีเขียนจดหมายแสดงความสนใจเพื่อแสวงหาโอกาสงานที่ซ่อนอยู่

ในตลาดงานที่มีการแข่งขันสูง งานที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณอาจไม่ใช่งานที่คุณพบจากโฆษณารับสมัครงาน ตำแหน่งงานมักถูกประดิษฐ์ขึ้นเมื่อมีผู้สมัครที่ถูกต้องเข้ามา แล้วคุณจะหางานที่ซ่อนอยู่เหล่านี้ได้อย่างไร? คำตอบอาจเป็นการส่งจดหมายแสดงความสนใจไปยังบริษัทที่คุณคิดว่าคุณอยากทำงานด้วย

จดหมายแสดงความสนใจช่วยให้คุณสามารถแสดงให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นว่าคุณเป็นใคร แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้กำลังมองหาผู้สมัครงานอย่างเปิดเผยก็ตาม จดหมายที่มีประสิทธิภาพมักจะเปิดประตูสู่การสัมภาษณ์และการสมัคร และทำให้คุณนึกถึงเมื่องานในฝันของคุณว่าง คิดว่าจดหมายแสดงความสนใจเป็นเครื่องมือในคลังแสงของคุณเมื่อต้องการหางาน มันเหมือนกับจดหมายแนะนำตัวสำหรับเรซูเม่ เพียงแต่คุณจะไม่ส่งเรซูเม่เพราะคุณไม่ได้สมัครในตำแหน่งที่รู้จัก

หากคุณมีบริษัทที่คุณรู้ว่าคุณอยากทำงานด้วยแต่ไม่เห็นมีตำแหน่งว่าง คุณสามารถติดต่อพวกเขาพร้อมจดหมายแสดงความสนใจและดูว่าพวกเขาจะรับเหยื่อหรือไม่ การเรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายแสดงความสนใจเป็นสิ่งสำคัญในการค้นหาโอกาสในการทำงานใหม่ บางครั้ง จดหมายที่เขียนอย่างดีจะนำไปสู่การสนทนา และถ้าการสนทนาเป็นไปได้ด้วยดี ก็จะนำไปสู่ตำแหน่งที่เปิดอยู่หรือตำแหน่งที่สร้างขึ้นมาสำหรับคุณโดยเฉพาะ

คู่มือนี้จะสอนวิธีเขียนจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่ง เพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานประทับใจและค้นหาโอกาสงานที่ซ่อนอยู่

วัสดุที่จำเป็น

• คอมพิวเตอร์
• ชื่อผู้ว่าจ้าง
• ข้อมูล บริษัท
• หน้าโซเชียลมีเดียของบริษัท
• ประกาศรับสมัครงาน

ขั้นตอนที่ 1: ถือว่าเป็นจดหมายธุรกิจ

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตหรือแบบฟอร์มใดๆ ที่คุณใช้สำหรับจดหมายแสดงความสนใจของคุณใช้รูปแบบและถ้อยคำของจดหมายธุรกิจ คุณต้องฟังดูเป็นมืออาชีพ หากผู้จัดการจ้างงานดูจดหมายแสดงความสนใจของคุณ พวกเขาน่าจะต้องการจ้างคุณเพราะคุณเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ยังหมายความว่าคุณต้องใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน

ขั้นแรก เปิดจดหมายโดยระบุชื่อและที่อยู่ของคุณ ตามด้วยวันที่ จัดตำแหน่งเหล่านี้ให้ชิดขอบด้านซ้าย จากนั้นพิมพ์ชื่อบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง ตามด้วยชื่อเรื่องและที่อยู่ การเปิดจะต้องเป็นทางการ "เรียนคุณสมิ ธ :" จากนั้นเขียนจดหมายของคุณ ควรมีความยาวประมาณสองย่อหน้า ลงชื่อ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยชื่อของคุณ จากนั้น ใต้ชื่อของคุณ ให้ใส่ชื่อเรื่อง และถ้าคุณมี ให้ใส่ข้อมูลติดต่อเพิ่มเติม เช่น หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล

ขั้นตอนที่ 2: รู้จักผู้ชมของคุณ

ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายแสดงความสนใจ ทำความรู้จักกับบริษัทที่คุณกำลังเขียนถึง ใช้เวลาบนโซเชียลมีเดียและหน้าเพจ LinkedIn เว็บไซต์ และโปรไฟล์ออนไลน์อื่น ๆ อ่านรายละเอียดงานเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการจ้างใคร และแม้ว่าคุณจะไม่สนใจงานนั้น ให้ใช้ข้อมูลเพื่อประโยชน์ของคุณ ทำความรู้จักกับเป้าหมายของบริษัทและเป้าหมายในอนาคต หากคุณสังเกตเห็นว่าบริษัทมีสไตล์เฉพาะ ให้ลองสะท้อนสไตล์นั้นในจดหมายของคุณ รวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทลงในจดหมายของคุณเพื่อแสดงว่าคุณได้ทำการวิจัยนี้แล้ว นี่คือลักษณะนี้:

“เรียนคุณสมิธ

ฉันติดตามความคืบหน้าของ Acme Paperclips ตั้งแต่คุณเผยแพร่ข่าวด้วยคลิปหนีบกระดาษทองคำบริสุทธิ์ของคุณในปี 2019 เมื่อคุณมีกำไรขั้นต้นถึง 1 พันล้านดอลลาร์ ฉันคิดว่ามันน่าตื่นเต้นที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทที่มีนวัตกรรมและกำลังเติบโต เพิ่มรายได้นั้น ดังนั้นฉันจึงเขียนเพื่อหารือเกี่ยวกับความสนใจที่จะร่วมงานกับคุณในขณะที่คุณผลักดันก้าวต่อไปของคุณ”

น้ำเสียงสบายๆ บ่งบอกว่าผู้ส่งสัมผัสได้ถึงบรรยากาศของบริษัท ข้อมูลโดยละเอียดแสดงให้เห็นว่าผู้ส่งทำการค้นคว้าเกี่ยวกับเป้าหมายและความก้าวหน้าของบริษัท จะโดดเด่นเมื่อผู้จัดการการจ้างงานได้รับจดหมายแสดงความสนใจพร้อมข้อมูลนี้หรือความรู้สึกที่เหมาะสม นอกจากนี้ คุณยังมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับในเชิงบวกมากขึ้นหากคุณสละเวลาเพื่อแสดงว่าคุณได้ทำการค้นคว้าข้อมูลของคุณแล้ว

ขั้นตอนที่ 3: ค้นคว้าข้อมูลผู้ติดต่อ

คุณต้องรู้ว่าต้องติดต่อใครในบริษัทก่อนที่จะส่งจดหมายแสดงความสนใจของคุณ ค้นหาชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของผู้จัดการการจ้างงานหรือบทบาทที่คล้ายกันภายในองค์กร การกล่าวถึงบุคคลนี้โดยใช้ชื่อเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้จดหมายแสดงความสนใจของคุณโดดเด่น นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณใช้เวลาในการค้นคว้าข้อมูลของคุณก่อนที่จะส่งจดหมาย ซึ่งมักจะสร้างความประทับใจให้กับผู้จัดการการจ้างงาน

ขั้นตอนที่ 4: แสดงคุณค่าของคุณ

เมื่อเขียนจดหมายแสดงความสนใจ คุณกำลังแสดงให้ผู้สรรหาหรือผู้จัดการว่าจ้างเห็นว่าคุณจะนำสิ่งที่มีค่ามาสู่บริษัท หลังจากทำการวิจัยบริษัทแล้ว คุณควรทราบว่าผู้สมัครงานหรือพนักงานในอุดมคติของพวกเขาควรมีลักษณะอย่างไร งานของคุณในตอนนี้คือการแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเหตุใดคุณจึงเป็นผู้สมัครในอุดมคติ แม้ว่าคุณจะไม่มีตำแหน่งเฉพาะในใจแต่ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท ให้เน้นว่าในจดหมายของคุณ แสดงประสบการณ์การทำงาน ความสำเร็จในอดีต และบุคลิกภาพของคุณ และรายละเอียดว่าสิ่งเหล่านี้จะนำสิ่งที่มีค่ามาสู่องค์กรได้อย่างไร บริษัท. นี่คือลักษณะที่ปรากฏ:

“ฉันทำงานเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ Sunshine School Supplies เป็นเวลา 10 ปี ในบทบาทนั้น ฉันได้พัฒนาแผนการตลาดโซเชียลมีเดียที่ช่วยเพิ่มผู้ติดตามของพวกเขาเป็นผู้ติดตาม 1 ล้านคน ในทศวรรษที่ฉันอยู่ที่ Sunshine School Supplies อัตรากำไรของพวกเขาเพิ่มขึ้นเป็น 1 ล้านเหรียญต่อปี”

ย่อหน้านี้แสดงชุดทักษะเฉพาะของผู้ส่งและวิธีที่ช่วยนายจ้างปัจจุบันของพวกเขา ข้อความแสดงความสนใจช่วยแสดงให้ผู้รับเห็นว่าเหตุใดผู้ส่งจึงเหมาะสม

ขั้นตอนที่ 5: ทำให้มันง่าย

เมื่อคุณส่งจดหมายแสดงความสนใจไปยังผู้จัดการการจ้างงาน คุณต้องเขียนให้สั้นและตรงไปตรงมา นี่ไม่ใช่เวลาที่จะขอคำแนะนำด้านอาชีพหรือแว็กซ์ฝีปากเกี่ยวกับงานที่ผ่านมาทั้งหมดของคุณ ผู้จัดการการว่าจ้างไม่ว่าง หากจดหมายของคุณยาวเกินไป พวกเขาจะไม่อ่าน ดังนั้นคุณต้องโดดเด่นแต่โดดเด่นด้วยตัวอักษรที่สั้นและไพเราะ การเขียนของคุณต้องสะอาดและรัดกุม คุณต้องเพิ่มคำที่ทรงพลังลงในจดหมายเพื่อให้ฟังดูน่าดึงดูด อย่างไรก็ตามอย่าเพิ่มมากเกินไปเพราะในกรณีนี้จะไม่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 6: พิจารณาเทมเพลตจดหมายแสดงความสนใจ

หากคุณกำลังส่งจดหมายแสดงความสนใจ คุณอาจต้องการทำตามแม่แบบสำหรับจดหมายหาลูกค้าของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเขียนที่ฟูและยาวเกินไป

นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้:

• วันที่: ป้อนวันที่สำหรับจดหมายที่พิมพ์ออกมา หากคุณกำลังส่งอีเมล คุณสามารถข้ามส่วนนี้ได้
• ข้อมูลการติดต่อ: ใส่ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ จากนั้นข้ามบรรทัด
• คำทักทาย: ทักทายบุคคลตามชื่อด้วยคำทักทายว่า "ที่รัก" หากไม่ทราบชื่อ ให้ค้นคว้าเพิ่มเติม
• ย่อหน้าแรก: บอกผู้จัดการการจ้างงานว่าทำไมคุณถึงเขียนและแทรกงานวิจัยของคุณเกี่ยวกับบริษัท แสดงความกระตือรือร้นในย่อหน้าเปิด และรวมถึงความสนใจในการเข้าร่วมบริษัท
• ย่อหน้าที่สอง: ในส่วนที่สอง แสดงประสบการณ์และคุณสมบัติของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสอดคล้องกับวัฒนธรรมของบริษัท ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อเน้นคุณสมบัติอย่างคล่องตัว
• ย่อหน้าสุดท้าย: ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อขอให้ผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณเกี่ยวกับประกาศรับสมัครงานหรือการเปิดรับสมัครงานในอนาคต หากคุณทราบว่ามีตำแหน่งว่างอยู่ ให้ขอสัมภาษณ์งาน
• ปิด: ปิดจดหมายด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” และชื่อของคุณ ตามด้วยข้อมูลการติดต่อ คุณสามารถข้ามที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณในส่วนท้าย

ขั้นตอนที่ 7: ขอสัมภาษณ์ข้อมูล

การสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูลเป็นโอกาสสำหรับคุณและผู้จัดการการจ้างงานที่จะนั่งลงและพูดคุยกัน แม้ว่าจะไม่มีตำแหน่งว่างบนโต๊ะก็ตาม คุณสามารถขอสิ่งนี้ได้ในจดหมายแสดงความสนใจของคุณ หากคุณได้รับ คุณสามารถใช้การสัมภาษณ์เพื่อแสดงเพิ่มเติมว่าคุณสามารถช่วยบริษัทได้อย่างไร การสัมภาษณ์ให้ข้อมูลอาจไม่จบลงด้วยการเสนองาน แต่จะช่วยให้คุณรู้จักบริษัทได้ดีขึ้น คุณจะเป็นผู้จัดการคนแรกในใจหากมีโอกาสในการทำงานในอนาคต

ขั้นตอนที่ 8: ศึกษาตัวอย่างจดหมายแสดงความสนใจ

สุดท้ายก่อนที่จะเขียนและส่งจดหมายแสดงความสนใจ ใช้เวลาศึกษาตัวอย่างที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างจดหมายปะหน้าเหล่านี้จะครอบคลุมเฉพาะย่อหน้าเนื้อหาเท่านั้น เนื่องจากคำทักทายและข้อมูลการติดต่อจะเฉพาะเจาะจงกับบริษัทที่คุณเขียน

ตัวอย่างที่ 1:

“ฉันชื่อจอห์น สมิธ และติดตาม Concrete Construction Crew มาระยะหนึ่งแล้ว ฉันสังเกตเห็นว่าคุณมีตัวตนบนโซเชียลมีเดียที่มั่นคงและเติบโตอย่างต่อเนื่อง เมื่อคุณมีผู้ติดตามถึง 1,000 คนบน Facebook ฉันรู้ว่าคุณเป็นบริษัทก่อสร้างที่กำลังรุ่งที่ฉันต้องการเข้าร่วม

ฉันทำงานด้านการตลาดโซเชียลมีเดียให้กับคู่แข่งของคุณเป็นเวลาห้าปี ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันมี:

• เพิ่มการติดตาม Facebook ของพวกเขาเป็นสองเท่า
• สร้างชุมชนแบบไดนามิกพร้อมผู้แสดงความคิดเห็นที่กระตือรือร้น
• สร้างวิดีโอที่ให้ข้อมูลบน YouTube ซึ่งมีผู้ติดตามในท้องถิ่นถึง 4,000 คน

โปรดติดต่อฉันเพื่อสัมภาษณ์ข้อมูล ฉันอยากรู้จักคุณและบริษัทของคุณมากขึ้น และแสดงให้คุณเห็นว่าเราจะร่วมมือกันได้อย่างไร ฉันเชื่อว่าคุณสมบัติและประสบการณ์ของฉันคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างความสำเร็จด้านการตลาดออนไลน์ในระดับต่อไป”

ตัวอย่างที่ 2:

“ฉันเพิ่งอ่านเกี่ยวกับการเติบโตของบริษัทของคุณในภาคส่วนเทคโนโลยีในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น ฉันรู้สึกประทับใจกับการที่คุณมุ่งเน้นให้พนักงานของคุณทำงานในโครงการส่วนบุคคลเป็นครั้งคราว เพื่อให้คุณได้รับแนวคิดสำหรับบริการและแอปใหม่ๆ ฉันรู้ว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นได้ยากในภาคเทคโนโลยี และเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันติดต่อเพื่อสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่มีศักยภาพ ฉันมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการพัฒนาแอพ และฉันเพิ่งช่วย Acme เปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน 9 รายการ ฉันเป็นผู้นำสี่ในนั้น และรายได้รวมของเราเพิ่มขึ้น 10% ฉันชอบโอกาสที่จะพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับทักษะของฉันและวิธีที่ฉันสามารถช่วยบริษัทของคุณได้ กรุณาติดต่อฉันเพื่อนัดสัมภาษณ์”

ทั้งสองตัวอย่างนี้เป็นไปตามเทมเพลตและเน้นทักษะ เป็นผลให้พวกเขาเป็นจดหมายที่มีประสิทธิภาพถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้

หากคุณต้องการใช้ซอฟต์แวร์ไวยากรณ์ล่าสุด โปรดอ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ AI