วิธีการเขียนจดหมายประเภทใดก็ได้

ทุกคนควรรู้วิธีเขียนจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นคำถามทางธุรกิจ อีเมล จดหมายส่วนตัว หรือโพสต์บนโซเชียลมีเดียรูปแบบจดหมาย การเขียนจดหมายเป็นทักษะที่มีประโยชน์ ไม่เพียงแต่สำหรับการสื่อสารอย่างชัดเจน แต่สำหรับการสร้างความประทับใจที่ดี—โดยเฉพาะอย่างยิ่งความประทับใจแรกพบ

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีการเขียนจดหมายที่เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะต้องการประเภทใด เราจะกล่าวถึงรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับจดหมายที่เป็นทางการ เช่น จดหมายปะหน้าหรือการสอบถามงาน ตลอดจนเคล็ดลับในการเขียนจดหมายส่วนตัว พร้อมตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของแต่ละรายการ

คุณควรเขียนจดหมายประเภทใด

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็ว รูปแบบตัวอักษรที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับผู้ฟังของคุณ สำหรับเพื่อนหรือญาติสนิท การส่งข้อความธรรมดาหรือจดหมายอย่างไม่เป็นทางการถือเป็นวิธีที่ดีที่สุด มีตัวอักษรหลายประเภทที่เหมาะสมกับรูปแบบนี้ บางส่วนรวมถึง:

• จดหมายที่เขียนด้วยลายมือ
• จดหมายอีเมล
• พิมพ์ข้อความโซเชียลมีเดีย

อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจหรือบุคคลที่คุณไม่ค่อยรู้จัก จดหมายทางการที่พิมพ์ออกมามักจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด เมื่อใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการจะมีผลดังต่อไปนี้:

• จดหมายปะหน้า
• จดหมายแสดงเจตจำนง
• จดหมายแนะนำคุณค่า
• จดหมายบันทึกทางธุรกิจ
• จดหมายส่งเสริมการขาย
• จดหมายอ้างอิง
• จดหมายลาออก
• ขอบคุณจดหมาย

นี่เป็นเพียงจดหมายบางประเภทที่คุณอาจต้องเขียนในสภาพแวดล้อมที่เป็นกันเองหรือเป็นมืออาชีพ ก่อนเขียนจดหมาย ให้พิจารณาประเภทของจดหมายที่คุณต้องการ: แบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ละแบบมีรูปแบบที่แตกต่างกันซึ่งคุณจะต้องปฏิบัติตาม

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ: สไตล์บล็อกกับสไตล์ AMS

จดหมายที่เป็นทางการ เช่น จดหมายสมัครงาน การสอบถามเกี่ยวกับธุรกิจ และการแจ้งเตือนด่วน เป็นจดหมายที่สำคัญที่สุดบางฉบับที่คุณจะต้องเขียน เนื่องจากบางครั้งใช้เป็นเอกสารทางการ จดหมายที่เป็นทางการจึงมีโครงสร้างและรูปแบบเฉพาะที่แม่นยำมาก อันที่จริงมี "รูปแบบที่ถูกต้อง" อยู่สองสามแบบให้เลือก

รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการคือรูปแบบบล็อกและ American Mathematical Society หรือ AMS ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้รูปแบบบล็อก โดยเฉพาะ รูปแบบบล็อก เต็ม เนื่องจากเป็นที่นิยมมากที่สุด ลักษณะบล็อกมีลักษณะเฉพาะโดยองค์ประกอบทั้งหมดจัดชิดขอบด้านซ้ายของหน้า ซึ่งรวมถึงบรรทัดแรกของย่อหน้าซึ่งไม่ใช้การเยื้อง

AMS ค่อนข้างคล้ายคลึงกัน โดยทำตามกฎหลายข้อเช่นเดียวกับรูปแบบบล็อก อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างเล็กน้อย ซึ่งเราจะกล่าวถึงช่วงสั้นๆ หลังจากส่วนถัดไป

วิธีเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการในสไตล์บล็อก

ขั้นตอนที่ 1: เขียนข้อมูลการติดต่อและวันที่

จดหมายทางการทั้งหมดเริ่มต้นด้วย ข้อมูลการติดต่อและวัน ที่ ในรูปแบบบล็อกแบบเต็ม จะ อยู่มุมซ้ายบน

ขั้นแรก ในฐานะผู้ส่ง ให้พิมพ์ชื่อนามสกุลและที่อยู่ของคุณทางด้านซ้าย เช่นเดียวกับที่คุณพิมพ์เมื่อจ่าหน้าซองจดหมาย นี่ไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นการรวมที่มีประโยชน์เพื่อให้ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลติดต่อของคุณได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการตอบกลับ

หากคุณกำลังเขียนหัวจดหมายของบริษัทอย่างเป็นทางการที่มีข้อมูลนี้อยู่แล้ว คุณ ไม่ จำเป็นต้องเขียนข้อมูลติดต่อใหม่

หลังจากที่อยู่ของคุณ ให้ข้ามบรรทัดแล้วเพิ่มวันที่ที่คุณเขียนจดหมาย

สุดท้าย ให้ข้ามบรรทัดอีกครั้งและเพิ่มชื่อผู้รับและที่อยู่แบบเต็ม อย่าลังเลที่จะรวมตำแหน่งงานไว้ใต้ชื่อหากเกี่ยวข้อง เว้นบรรทัดว่างไว้หลังข้อมูลการติดต่อก่อนเขียนคำทักทาย

ขั้นตอนที่ 2: เขียนคำทักทาย

จดหมายที่เป็นทางการมักจะมีคำทักทายที่จุดเริ่มต้นของเนื้อหาที่เขียนเป็นสัญญาณว่าข้อความของคุณกำลังจะเริ่มต้น นี้เรียกว่าคำทักทาย

คำทักทายส่วนใหญ่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน” ตามด้วยชื่อผู้รับ คำทักทายทั้งหมดใช้ อักษรตัว พิมพ์ใหญ่ และลงท้าย ด้วย ลูกน้ำ

หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ คุณยังสามารถใช้ตำแหน่งงานหรือแม้แต่ชื่อแผนก เช่น “เรียนตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล” เป็นทางเลือกสุดท้าย คุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไปว่า “กับใครก็ได้” ในทุกกรณี พยายามหลีกเลี่ยง “เรียน ท่านหรือนายหญิง” เพราะมันเก่าไปหน่อย

ขั้นตอนที่ 3: เขียนเนื้อความของจดหมาย

นี่คือที่ที่คุณเขียนข้อความของคุณ เนื้อหาของจดหมายเป็นไปตามกฎไวยากรณ์ปกติ ดังนั้นให้เขียนเหมือนกับที่คุณเขียนในเอกสารที่เป็นทางการอื่นๆ ข้อยกเว้นประการหนึ่งสำหรับรูปแบบบล็อกแบบเต็มคือ คุณ ไม่ต้องเยื้องบรรทัดแรกของ ย่อหน้า

จดหมายที่ เป็นทางการ ต่างจากจดหมายส่วนตัว ตรงที่ตรงไปตรงมา ดังนั้นอย่ากลัวที่จะพูด ตรง ประเด็น จดหมายทางการบางฉบับมีความยาวเพียงประโยคหรือสองประโยค แม้ว่าบางฉบับสามารถย่อหน้าได้หากมีข้อมูลจำนวนมากที่จะนำเสนอ สิ่งสำคัญคือคุณต้องจดจ่อและหลีกเลี่ยงหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

แม้ว่าวัฒนธรรมของบริษัทที่ต่างกันจะมีมาตรฐานการสื่อสารที่แตกต่างกัน แต่ก็ควรหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำและเรื่องตลกที่ไม่เป็นทางการ บางคนถึงกับแนะนำให้ใช้การ หด ตัว ควรดำเนินไปโดยไม่บอกกล่าว แต่อย่าใช้คำสแลง คำหยาบคาย หรือภาษาอื่นๆ ที่ไม่เหมาะสม

ถ้าจดหมายของคุณครอบคลุมมาก เป็นการดีที่สุดที่จะรวมย่อหน้าปิดท้ายเพื่อสรุปทุกสิ่งที่ผู้รับจำเป็นต้องรู้ และเช่นเคย อย่าลืม แก้ไขและตรวจทานเนื้อความของจดหมาย ก่อนส่ง

ขั้นตอนที่ 4: เขียนการปิดฟรี

จดหมายที่เป็นทางการยังใช้การปิดหรือลงชื่อออกจากระบบแบบอภินันทนาการแบบมาตรฐาน คล้ายกับการทักทาย ก่อนที่จะลงท้ายด้วยลายเซ็นที่แท้จริง

หนึ่งในคำใกล้เคียงที่พบบ่อยที่สุดคือ “ขอแสดงความนับถือ” รวมถึงรูปแบบบางอย่างเช่น “ด้วยความกตัญญูอย่างจริงใจ” หรือ “ ขอแสดงความนับถือ ” การลงชื่อออกทั่วไปอื่น ๆ ได้แก่ "ดีที่สุด" และ "ของคุณ" ต่างจากคำทักทาย ตัวปิดใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ของประโยค ใช้อักษรตัวแรกของการปิดอภินันทนาการของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ แต่ และเช่นเดียวกับการทักทาย ให้ ลงท้ายด้วยลูกน้ำ เสมอ

หากคุณกำลังส่งจดหมายฉบับกระดาษ ให้ข้ามสองสามบรรทัดหลังจากปิดรายการอภินันทนาการ ซึ่งเป็นที่ที่คุณเซ็นชื่อของคุณ นอกจากนี้ ให้ พิมพ์ชื่อของคุณใต้ลายเซ็น เสมอ พร้อมกับตำแหน่งงานของคุณหากเกี่ยวข้อง เมื่อส่งอีเมลหรือจดหมายดิจิทัลอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องเว้นบรรทัดก่อนพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: กล่าวถึงเอกสารที่แนบมา

ขั้นตอนสุดท้ายนี้จำเป็นเฉพาะเมื่อคุณส่งเอกสารเพิ่มเติมพร้อมกับจดหมาย เช่น ประวัติย่อหรือประวัติย่อ ใบสมัคร ใบสำคัญ ฯลฯ หากคุณส่งเฉพาะจดหมาย ไม่ต้องสนใจขั้นตอนนี้

หลังจากพิมพ์ชื่อและตำแหน่งงานที่ไม่บังคับ (ภายใต้ลายเซ็นของคุณ) ให้ข้ามบรรทัดแล้วเขียน "สิ่งที่ส่งมาด้วย:" ตามด้วยรายการเอกสารที่คุณรวมไว้ ตัวอย่างเช่น หากคุณใส่เรซูเม่ คุณจะต้องเขียนว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย: เรซูเม่” นี่เป็นเพียงข้อควรระวังเท่านั้น เพื่อให้ผู้รับไม่พลาดสิ่งใด หรือหากจำเป็น สามารถยืนยันได้ว่ามีบางอย่างสูญหายในการจัดส่ง

ตัวอย่างจดหมายทางการ (แบบบล็อก)

สารวัตรนักสืบ จี. เลสตราด
35 เขื่อนวิกตอเรีย
London, England SW1A 2JL, UK

1 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

นายเชอร์ล็อค โฮล์มส์
221B เบเกอร์เซนต์
London, England NW1 6XE, UK

เรียน คุณโฮล์มส์

ในนามของกองกำลังตำรวจลอนดอน เราขอให้คุณปรากฏตัวที่ New Scotland Yard โดยเร็วที่สุด เรามีกรณีที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญพิเศษของคุณ และเราต้องการพูดคุยรายละเอียดด้วยตนเอง โดยคำนึงถึงความละเอียดอ่อนของข้อมูล ก่อนสิ้นเดือนได้ตลอดเวลา

ขอแสดงความนับถือ,
G. Lestrade
สารวัตรนักสืบ

สิ่งที่ส่งมาด้วย: บัตรเข้าชม

วิธีเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการในสไตล์ AMS

โดยส่วนใหญ่ สไตล์ AMS จะใช้กฎและแนวทางเดียวกันกับสไตล์บล็อก รวมถึงกรอบ ดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนด้านบนได้โดยไม่คำนึงถึงสไตล์ที่คุณใช้ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการในสไตล์ AMS ที่คุณต้องระวัง:

1. อย่าเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างที่อยู่เต็มของผู้ส่งและวันที่ วันที่อยู่ใต้ที่อยู่โดยตรง
2. สไตล์ AMS ใช้หัวเรื่องแทนหรือก่อนคำทักทายเสมอ บรรทัดหัวเรื่องควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด และสรุปเนื้อหาของจดหมายไม่เกินบรรทัดเดียว เช่น "การแสดงตนของคุณถูกร้องขอที่สนามสก็อตแลนด์" เช่นเดียวกับคำทักทาย เว้นบรรทัดว่างไว้ก่อนและหลังหัวเรื่อง

ตัวอย่างจดหมายทางการ (สไตล์ AMS)

สารวัตรนักสืบ จี. เลสตราด
35 เขื่อนวิกตอเรีย
London, England SW1A 2JL, UK

1 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

การแสดงตนของคุณถูกร้องขอที่ SCOTLAND YARD

เรียน คุณโฮล์มส์

[. . .]

วิธีเขียนจดหมายอย่างไม่เป็นทางการ

ตามชื่อของพวกเขา จดหมายที่ไม่เป็นทางการมักจะไม่เป็นทางการมากกว่าจดหมายที่เป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าแทบไม่มีกฎเกณฑ์และหลักเกณฑ์มากนัก และจะไม่มีใครสนใจถ้าคุณไม่เว้นที่ว่างไว้ตรงจุด

ยังมีรูปแบบที่ถูกต้องที่ผู้คนคุ้นเคย ดังนั้นให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเป็นขั้นต่ำเปล่า

ขั้นตอนที่ 1: ใส่วันที่ด้านบน (ไม่บังคับ)

การใส่วันที่ไว้บนสุดของจดหมายเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่มีมาตั้งแต่สมัยที่การเขียนจดหมายเป็นสื่อหลักในการสื่อสาร ทุกวันนี้รวมถึงวันที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป แต่บางคนยังคงทำเพราะประเพณี ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ จะเป็นทางเลือกโดยสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 2: เขียนคำทักทาย

เช่นเดียวกับจดหมายทางการ จดหมายที่ไม่เป็นทางการเริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างสุภาพถึงผู้รับ รูปแบบมาตรฐานเหมือนกัน: คำว่า “Dear” ตามด้วยชื่อบุคคล เช่นเดียวกับใน “Dear Mr. Lestrade” โดยใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในชื่อ

อย่างไรก็ตาม จดหมายที่ไม่เป็นทางการให้อิสระมากขึ้นเมื่อพูดถึงสิ่งที่คุณพูดในคำทักทาย และไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเห็นการทักทายแบบสบายๆ เช่น “สวัสดี [ชื่อ]” หรือ “สวัสดี [ชื่อ]”

เช่นเดียวกับคำทักทายในจดหมายที่เป็นทางการ ปกติคุณจะจบคำทักทายด้วยเครื่องหมายจุลภาคแล้วข้ามบรรทัดก่อนที่จะเริ่มเนื้อความของจดหมาย ในบางครั้ง คุณเห็นคนจบคำทักทายด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของพวกเขากับผู้รับ

ขั้นตอนที่ 3: เขียนเนื้อความของจดหมาย

เนื้อหาของจดหมายเป็นที่ที่คุณเขียนข้อความ และจดหมายที่ไม่เป็นทางการมักมีไว้เพื่อแบ่งปันข่าวสารหรือติดต่อกัน พวกเขามักจะใช้น้ำเสียงในการสนทนา ซึ่งหมายความว่าคุณมีอิสระที่จะใส่คำสแลงและภาษาใดก็ตามที่คุณใช้เมื่อพูดต่อหน้า

แม้ว่าการใช้แทนเจนต์จะได้รับอนุญาตมากกว่าในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ แต่การกล่าวนอกประเด็นมากเกินไปยังสามารถรบกวนผู้อ่านได้ พยายามจดจ่อกับสิ่งที่ทำอยู่ให้ดีที่สุดโดยปราศจากการจำกัดเสียง เนื่องจากจดหมายที่ไม่เป็นทางการควรเป็นจดหมายส่วนตัว

ขั้นตอนที่ 4: เขียนการปิดฟรี

จดหมายที่ไม่เป็นทางการยังใช้การปิดแบบอภินันทนาการก่อนลายเซ็น โดยใช้รูปแบบเดียวกับจดหมายที่เป็นทางการ ซึ่งรวมถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในประโยค (ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะอักษรตัวแรก) เติมเครื่องหมายจุลภาคต่อท้าย และเว้นที่ว่างเพียงพอสำหรับเซ็นชื่อหากคุณส่งจดหมายแบบกระดาษ

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องยึดติดกับการบอกเลิกแบบเดิมๆ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หากคุณกำลังเขียนจดหมายส่วนตัว คุณสามารถใช้บางสิ่งที่ซาบซึ้งมากขึ้นโดยขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับผู้รับ เช่น “ความรัก” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “แล้วพบกันใหม่”

ตัวอย่างจดหมายทางการ

2 กรกฎาคม พ.ศ. 2431

ว่าไง เลสตราด!?

นั่นมันเชอร์ล็อค! ตื่นเต้นมากที่ได้รับจดหมายของคุณ แน่นอน ฉันจะมาที่สกอตแลนด์ยาร์ดโดยเร็ว ไม่ต้องกังวล

จุ๊บ ๆ,
เชอร์ล็อค “นักสืบที่ดีที่สุดตลอดกาล” โฮล์มส์

PS คืออะไร?

PS ย่อมาจาก Postscript เป็นสิ่งที่คุณเพิ่มในนาทีสุดท้ายหลังจากจดหมายฉบับสมบูรณ์ ซึ่งมักจะเป็นข่าวเล็กน้อยหรือเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณลืมไปเมื่อเขียนเนื้อหาในจดหมาย โดยปกติ คุณจะไม่ใช้คำลงท้ายในจดหมายที่เป็นทางการ ถ้าคุณต้องการเพิ่มบางอย่าง คุณจะต้องแก้ไขเอกสารทั้งหมดเพื่อรวมข้อมูลใหม่

เมื่อเขียนคำลงท้าย ให้เขียนตัวอักษร “PS” แล้วตามด้วยข้อความของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้จุดหรือไม่ก็ตาม (“PS” และ “PS” ยอมรับได้ทั้งคู่) แต่ตัวอักษรทั้งสองควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ

หากคุณมีคำลงท้ายมากกว่าหนึ่งตัว ให้เพิ่ม P อีก ตัวที่จุดเริ่มต้นของ PS ใหม่แต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น โพสต์สคริปต์ที่สองของคุณควรมีชื่อว่า “PPS” และคำลงท้ายที่สามของคุณควรเป็น “PPPS”

ป.ล. Rob ได้ตำแหน่ง Great Company! ขอบคุณทุกกำลังใจในช่วงว่างงาน

พีพีเอส ฉันต้องยกเลิกงานเลี้ยงวันเกิดของฉัน แต่คืนนี้เรายังนัดกันดื่มด

ซองจดหมาย

ในสหรัฐอเมริกา น้ำหนักสูงสุดของจดหมายชั้นหนึ่งคือ 3.5 ออนซ์ หากจดหมายของคุณมีมากกว่าสามหน้าหรือคุณเขียนบนกระดาษหนา คุณจะต้องชั่งน้ำหนักเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนด ขนาดและรูปร่างของซองจดหมายก็มีความสำคัญเช่นกัน ต้องเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าและเล็กกว่าประมาณ 6 คูณ 11 นิ้ว มิฉะนั้นคุณอาจเสี่ยงที่ที่ทำการไปรษณีย์ส่งคืน

การส่งจดหมาย

หลังจากที่คุณได้พิจารณาแล้วว่าซองจดหมายเป็นแบบที่ถูกต้อง ตอนนี้คุณเพียงแค่ต้องส่งไปรษณียบัตร (ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัวก็ส่งเองได้ตลอด ในกรณีนี้ก็แค่เขียนชื่อผู้รับไว้ด้านนอกซอง โบนัสจัดส่งให้ด้วย? คุณสามารถใช้ซองจดหมายขนาดหรือรูปทรงใดก็ได้ตามต้องการ!)

ที่มุมซ้ายบน ให้เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณหรือแนบป้ายกำกับทางไปรษณีย์ ตรงกลางซอง ให้เขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับอย่างระมัดระวัง นอกจากอักษรย่อของรัฐและรหัสไปรษณีย์แล้ว จดหมายสากลควรระบุประเทศสำหรับทั้งที่อยู่ปลายทางและที่อยู่ผู้ส่ง

อัตราค่าส่งไปรษณีย์แตกต่างกันไป ตรวจสอบราคาปัจจุบันที่เว็บไซต์บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาหรือใช้ Forever Stamp สำหรับปลายทางในสหรัฐอเมริกา ค่าส่งไปมุมขวาบนของซอง

ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างถูกต้องที่ด้านนอกของซองจดหมาย ถ้าใช่ ให้พับจดหมายแล้วใส่ให้เรียบร้อย อย่าประทับตราจนกว่าคุณจะแน่ใจว่าคุณได้รวมทุกหน้าที่ตั้งใจจะส่ง

เคล็ดลับการเขียนจดหมาย

ยังไม่แน่ใจว่าจะเขียนจดหมายอย่างไรให้ถูกต้อง? จำคำแนะนำในการเขียนจดหมายเหล่านี้ไว้เพื่อช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมั่นใจ

เสนอความรื่นรมย์

แม้ว่าจดหมายส่วนตัวมักจะใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร แต่จดหมายที่เป็นทางการก็สามารถได้รับประโยชน์จากความไพเราะและมารยาทที่สุภาพ วลีง่ายๆ เช่น “How are you?” หรือ “ฉันหวังว่าคุณสบายดี” ที่จุดเริ่มต้นของจดหมายสามารถช่วยเชื่อมโยงผู้ส่งและผู้รับแม้ว่าเนื้อหาจะเป็นเรื่องธุรกิจก็ตาม

ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถแสดงความเห็นอกเห็นใจ ความเสียใจ การสนับสนุน หรือความกตัญญูในจดหมายทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นอกเหนือจากมารยาทแล้ว ความสนุกสนานเหล่านี้ยังสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แยกจดหมายของคุณออกจากจดหมายที่เขียนด้วยเครื่องจักร

เขียนเพื่อผู้อ่านของคุณ

เช่นเดียวกับการเขียนทั้งหมด ให้ปรับเปลี่ยนภาษาของคุณเพื่อให้เหมาะกับผู้อ่านเฉพาะของคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงผู้ร่วมธุรกิจ จงมีความเป็นมืออาชีพและสุภาพ หากคุณกำลังเขียนจดหมายส่วนตัวถึงเพื่อนเก่า อย่าลังเลที่จะเล่นมุกและใช้คำสแลง

บางครั้งเส้นที่ไม่ชัดเจน—“จดหมายทางการ” ถึงเพื่อนที่ทำงานอาจจะดูธรรมดากว่า “จดหมายส่วนตัว” ถึงญาติห่าง ๆ ให้นึกถึงผู้อ่านเฉพาะเมื่อคุณเขียนเพื่อให้ได้โทนเสียงที่เหมาะสม หากคุณไม่เคยพบผู้รับมาก่อน ให้ยึดถือพิธีการที่สุภาพ

รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะนำเสนอ ให้ทำรายการเล็กๆ ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกอย่าง ปฏิบัติต่อสิ่งนี้เหมือนเป็นโครงร่างย่อส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดลอดผ่านรอยแตกร้าว

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับคำเชิญหรือจดหมายเกี่ยวกับการจัดกำหนดการกิจกรรม ตรวจสอบว่าคุณระบุข้อเท็จจริงที่สำคัญอย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ที่ไหน และ เมื่อใด ตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ เช่น คำแนะนำหรือข้อกำหนดพิเศษ

บทสรุป

รู้สึกดีไหมที่ส่งจดหมายที่คุณเตรียมมาอย่างดี? แน่นอน จดหมายที่เขียนมาอย่างดีมีโอกาสที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ได้ดีที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณจะเปล่งประกายอย่างแท้จริง สิ่งสำคัญคือต้องปราศจากข้อผิดพลาดและกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสม ความช่วยเหลือในการเขียนของ Grammarly จับสิ่งต่างๆ เช่น การสะกดผิดและความผิดพลาดทางไวยากรณ์ และ Grammarly Premium มีคำแนะนำและคำแนะนำในการจัดรูปแบบที่สามารถช่วยให้คุณเขียนจดหมายที่ชัดเจนและติดตามได้ง่ายซึ่งดึงดูดความสนใจของผู้รับ เมื่อใช้ Grammarly คุณจะเขียนจดหมายได้อย่างมั่นใจไม่ว่าจะพิมพ์ที่ไหน!

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Jennifer Calonia ในปี 2020 โดยได้รับการอัปเดตเพื่อให้มีข้อมูลใหม่