วิธีการเขียนวาระการประชุมใน 5 ขั้นตอน

คุณเคยนั่งประชุมโดยไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจเห็นการประชุมดำเนินไปช้าเพราะจัดการเวลาไม่ถูกต้อง แน่นอนว่ามันต้องมีวิธีป้องกันการประชุมหนีแน่นอน!

มี. เรียกว่าเป็นวาระการประชุม วาระการประชุมเป็นโครงร่างที่กำหนดการประชุมและกำหนดเวลาการประชุมที่จะตามมา วาระการประชุมมีไว้เพื่อให้การประชุมเป็นไปตามหัวข้อ มีประสิทธิภาพ และมุ่งเน้นเป้าหมาย

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำทีมในสตาร์ทอัพ ผู้จัดงานในองค์กรไม่แสวงผลกำไร หรือผู้บริหารในคณะกรรมการของบริษัท คุณจำเป็นต้องรู้วิธีเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ หากคุณเคยสงสัย ว่าจะออกจากการประชุมได้อย่างไร นี่คือคำตอบสำหรับคุณ อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนวาระการประชุมพร้อมตัวอย่างรวมอยู่ด้วย

วาระการประชุมคืออะไร?

วาระการประชุมคือโครงร่างของสิ่งที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุม ซึ่งอาจรวมถึงหัวข้อ เป้าหมาย ลำดับเวลา ผู้บรรยายที่ได้รับมอบหมาย เอกสารสนับสนุน และประเด็นพูดคุย โดยปกติจะมีการแชร์วาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมเพื่อให้สามารถเตรียมตัวได้

หากคุณเคยคิดว่าบางทีคุณอาจใช้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส แทนการประชุม คุณอาจต้องการทบทวนวิธีเขียนวาระการประชุม วาระการประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม

สามารถใช้วาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อกำหนดความคาดหวังและเตรียมความพร้อม ในระหว่างการประชุม วาระการประชุมจะสร้างโครงสร้าง ประหยัดเวลา และรักษาจุดมุ่งเน้น หลังการประชุม สามารถใช้วาระการประชุมเพื่อ สรุปการประชุม หรือร่างรายงานการประชุมได้

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์บางประการของการใช้วาระการประชุม:

• ทำให้การประชุมมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน
• มันช่วยให้คุณไม่พลาด
• มันกำหนดความรับผิดชอบ
• โครงสร้างของมันช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ช่วยให้มั่นใจว่าหัวข้อสำคัญจะครอบคลุม
• การสร้างสิ่งหนึ่งทำให้ความคาดหวังและความรับผิดชอบชัดเจนขึ้น
• จะช่วยลดเวลาที่สูญเปล่า
• การส่งวาระล่วงหน้าเป็นการเตรียมความพร้อมผู้เข้าร่วม

ผู้เชี่ยวชาญบางคนแนะนำว่าควรใช้วาระการประชุมสำหรับการประชุมทุกครั้ง ในขณะที่บางคนแนะนำให้ใช้เฉพาะสำหรับการประชุมที่เป็นทางการเท่านั้น หากคุณต้องการ ประหยัดเวลา ทำตามแผน หรือบรรลุเป้าหมายเฉพาะในระหว่างการประชุม กำหนดการเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว

สิ่งที่ควรรวมไว้ในวาระการประชุม?

วาระการประชุมควรระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน วาระการประชุมบางวาระอาจมีรายละเอียดมากกว่าวาระอื่น ตัวอย่างเช่น การประชุมไม่จำเป็นต้องมีการจัดสรรเวลาสำหรับหัวข้อหรือเอกสารประกอบในการประชุมทุกครั้ง อย่างไรก็ตาม ยิ่งวาระการประชุมมีรายละเอียดมากเท่าใด การอยู่ในหัวข้อนั้นก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

วาระการประชุมที่ดีเยี่ยมมีดังต่อไปนี้:

• หัวข้อการประชุม
• บรรลุเป้าหมาย
• รายการหัวข้อ
• การจัดสรรเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละหัวข้อ
• เอกสารประกอบ
• เวลาสำหรับการอภิปรายฟรี
• ภาพรวมขั้นสุดท้าย

5 ขั้นตอนในการเขียนวาระการประชุม

วาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะพิจารณาผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด เป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ และเวลาที่คุณจัดสรรไว้สำหรับการประชุม ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนวาระการประชุมใน 5 ขั้นตอนเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

1 มุ่งเน้นไปที่หัวข้อเดียว

ก่อนที่คุณจะเริ่ม เขียน วาระการประชุม โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาว่าคุณต้องการอะไรจากการประชุม เป้าหมายของคุณคืออะไร? หัวข้อการประชุมครั้งนี้มีอะไรบ้าง? กำหนดประเภทของการประชุม

การมีธีมและการระบุประเภทการประชุมจะช่วยกำหนดจุดเน้นของการประชุมซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัว เป้าหมายของคุณควรอธิบายถึงสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในระหว่างการประชุม

ต่อไปนี้เป็นประเภทการประชุมทั่วไปบางส่วน:

• การประชุมทีม—การอภิปรายเกี่ยวกับสถานะของโครงการ การแก้ไขปัญหา และกำหนดเวลากำหนดเวลาที่สำคัญ
• การประชุมคณะกรรมการ— การอภิปรายอย่างเป็นทางการในประเด็นทางธุรกิจ
• เซสชั่นผู้บริหาร—การประชุมเพื่อชี้แจงความต้องการในการประชุมคณะกรรมการ
• การประชุมเริ่มโครงการ— การนำเสนอวัตถุประสงค์ของโครงการใหม่ สิ่งที่ส่งมอบ และกำหนดเวลา
• การประชุมระดมความคิด- การทำงานร่วมกันในแนวคิดใหม่
• การประชุมผลตอบรับ—เวลาที่มีโครงสร้างสำหรับการตอบรับอย่างสร้างสรรค์
• การประชุมแบบ Agile—การประชุมที่เน้นการทบทวน Sprint ภาพรวมโครงการ และการซักถามความคิดเห็น
• การประชุมแบบ Scrum— การวางแผนแบบเร่งรีบ การยืนหยัด การปรับแต่งผลิตภัณฑ์และงานค้าง หรือการทบทวนแบบเร่งรัดในรูปแบบการต่อสู้
• การประชุมย้อนหลัง—เซสชั่นแสดงความคิดเห็นหลังโครงการ
• การประชุมเตรียมความพร้อม— การประชุมกลุ่มสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• การประชุมคณะกรรมการ—กลุ่มย่อยภายในบริษัทหรือทีมงานที่จัดการโครงการหรือประเด็นเฉพาะ

2 ตัดสินใจเลือกหัวข้อ

ตรวจสอบกับเพื่อนร่วมทีม สมาชิกในคณะกรรมการ สมาชิกคณะกรรมการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญเพื่อดูว่ามีอะไรที่พวกเขาต้องการหารือในระหว่างการประชุมหรือไม่ การให้โอกาสทุกคนได้พูดคุยทำให้ไม่มีใครต้อง พูด มากจนเกินไปจึงจะได้ยินเสียงของตน ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตั้งค่าเป้าหมาย และประเภทการประชุมเพื่อสร้างรายการหัวข้อที่ต้องอภิปรายในระหว่างการประชุมของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้ออยู่ในธีมสำหรับทั้งประเภทการประชุมที่คุณต้องการและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ คำนึงถึงจำนวนหัวข้อที่คุณสามารถครอบคลุมในเวลาที่คุณจัดสรรให้กับการประชุม อย่าแพ็คเยอะ!

3 กำหนดเวลาและผู้นำสำหรับแต่ละหัวข้อ

เพื่อให้เป็นไปตามแผน คุณควรกำหนดเวลาจำกัดสำหรับแต่ละหัวข้อที่คุณต้องการพูดคุย หากผู้ดำเนินการประชุมไม่ได้วางแผนที่จะแนะนำการสนทนาสำหรับแต่ละหัวข้อ พวกเขาควรแต่งตั้งผู้นำสำหรับแต่ละหัวข้อ

ผู้นำจะรับผิดชอบในการกำกับการประชุมตามระยะเวลาของหัวข้อ จัดเตรียมเอกสารหรือสไลด์ที่เกี่ยวข้อง และดูแลให้หัวข้ออยู่ภายในระยะเวลาที่กำหนดตามวาระการประชุม หากคุณกำลังจัดการประชุม จะช่วยเตือนผู้นำหัวข้อให้นำเอกสารที่จำเป็นมาในวันประชุม

4 พิจารณาเอกสารที่จำเป็น

จัดทำรายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม ซึ่ง อาจรวมถึงสไลด์การนำเสนอ ข้อมูล รายละเอียดโครงการ ผลการทดสอบ โครงร่าง ต้นแบบ ใบบันทึกการเข้างาน หรือ รายงานการประชุม ครั้งก่อน

หากคนอื่นในทีมของคุณจำเป็นต้องนำเอกสารเหล่านี้มาประชุม โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบและรวมข้อมูลนั้นไว้ในวาระการประชุมด้วย

5 เหลือเวลาไว้สำหรับการอภิปรายและภาพรวม

เหลือเวลาไว้ท้ายวาระเพื่อดูภาพรวมและการอภิปรายโดยสรุป ด้วยกำหนดการ บางครั้งผู้คนต้องใช้เวลาในช่วงท้ายของการประชุมเพื่อถามคำถาม นอกจากนี้ หากคุณกำลังทำงานไปสู่เป้าหมาย ก็ไม่เสียหายที่จะทบทวนสิ่งที่คุณพูดถึงในระหว่างการประชุมอีกครั้ง

หากคุณจัดการประชุมรายสัปดาห์ คุณอาจไม่ต้องการเวลามากนักในเรื่องนี้ บ่อยครั้งที่เวลาห้านาทีก็เพียงพอสำหรับการทบทวนเมื่อสิ้นสุดการประชุม แต่ถ้าเป็นการประชุมรายเดือนหรือเป็นการประชุมเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ คุณควรเผื่อเวลาไว้สิบถึงยี่สิบนาทีเมื่อสิ้นสุดการประชุมแทน

ตัวอย่างวาระการประชุม

เราได้รวมโครงร่างของวาระการประชุมทั่วไปไว้ด้านล่างนี้

ชื่อการประชุม:วันที่:สถานที่และเวลา:ประธานการประชุม:สมาชิก ปัจจุบัน:เป้าหมายการประชุม:

รายงานสถานะ(10 นาที)

ให้เวลาสมาชิกปัจจุบันแต่ละคนสักครู่เพื่อแบ่งปันว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน

ประตู(15 นาที)

ทบทวนเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุม ผลลัพธ์ที่คุณคาดหวัง และสิ่งที่ทุกคนต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

หัวข้อใหม่(20 นาที)

แบ่งปันข้อมูลใหม่หรือหัวข้อที่นำโดยสมาชิกที่จำเป็นต้องพูดคุย

ภาพรวม(5 นาที)

ตรวจสอบสิ่งที่พูดคุยกันในระหว่างการประชุม สร้างรายการการดำเนินการ และเว้นช่องว่างไว้สำหรับคำถามที่ยังไม่ได้ตอบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวาระการประชุม

วาระการประชุมคืออะไร?

วาระการประชุมคือโครงร่างของสิ่งที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุม ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• หัวข้อ
• เป้าหมาย
• ไทม์ไลน์
• วิทยากรที่กำหนด
• เอกสารประกอบ
• ประเด็นพูดคุย

สิ่งที่ควรรวมไว้ในวาระการประชุม?

วาระการประชุมควรมีดังต่อไปนี้:

• หัวข้อการประชุม
• เป้าหมาย
• รายการหัวข้อ
• การจัดสรรเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละหัวข้อ
• เอกสารประกอบ
• เวลาสำหรับการอภิปรายฟรี
• ภาพรวมขั้นสุดท้าย

คุณควรใช้วาระการประชุมเมื่อใด?

คุณควรใช้วาระการประชุมสำหรับการประชุมทั้งหมด หรืออย่างน้อยก็การประชุมที่เป็นทางการ หากคุณต้องการประหยัดเวลา ทำตามแผน หรือบรรลุเป้าหมายเฉพาะในระหว่างการประชุม กำหนดการเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว