การเขียนวาระการประชุมใน 5 ขั้นตอน

วาระการประชุมคืออะไร?

วาระการประชุมคือโครงร่างของสิ่งที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม ซึ่งอาจรวมถึงหัวข้อ เป้าหมาย ไทม์ไลน์ ผู้บรรยายที่กำหนด เอกสารประกอบ และประเด็นพูดคุย โดยปกติจะมีการแชร์วาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมการได้

หากคุณเคยคิดว่าคุณอาจจะใช้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส แทนการประชุมได้ คุณอาจต้องการทำความเข้าใจวิธีเขียนวาระการประชุม วาระการประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม

สามารถใช้วาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อกำหนดความคาดหวังและเตรียมความพร้อม ในระหว่างการประชุม วาระการประชุมจะสร้างโครงสร้าง ประหยัดเวลา และรักษาโฟกัส หลังการประชุม สามารถใช้วาระเพื่อ สรุปการประชุม หรือร่างรายงานการประชุมได้

ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการของการใช้วาระการประชุม:

• ทำให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน
• มันช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทาง
• มันกำหนดความรับผิดชอบ
• โครงสร้างช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมหัวข้อที่สำคัญ
• การสร้างหนึ่งชี้แจงความคาดหวังและความรับผิดชอบ
• ช่วยลดเวลาที่เสียไป
• การส่งวาระล่วงหน้าเป็นการจัดเตรียมผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้เชี่ยวชาญบางคนแนะนำว่าควรใช้วาระการประชุมสำหรับการประชุมทุกครั้ง ในขณะที่บางคนแนะนำให้ใช้วาระการประชุมที่เป็นทางการเท่านั้น หากคุณต้องการ ประหยัดเวลา อยู่ในแผนงาน หรือบรรลุเป้าหมายเฉพาะในระหว่างการประชุม วาระการประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการบรรลุเป้าหมายนั้น

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในวาระการประชุม?

วาระการประชุมควรระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน วาระการประชุมบางวาระอาจมีรายละเอียดมากกว่าวาระอื่น ตัวอย่างเช่น การประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องจัดสรรเวลาสำหรับหัวข้อหรือเอกสารประกอบ อย่างไรก็ตาม ยิ่งวาระมีรายละเอียดมากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้อยู่ในหัวข้อได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

วาระการประชุมที่ยอดเยี่ยมมีดังนี้:

• หัวข้อการประชุม
• บรรลุเป้าหมาย
• รายการหัวข้อ
• การจัดสรรเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละหัวข้อ
• เอกสารประกอบการ
• เวลาสำหรับการสนทนาฟรี
• ภาพรวมขั้นสุดท้าย

5 ขั้นตอนในการเขียนวาระการประชุม

วาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะพิจารณาผู้เข้าร่วมทั้งหมด เป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ และเวลาที่คุณจัดสรรสำหรับการประชุม ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนวาระการประชุมในห้าขั้นตอนเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผลและประสิทธิผล

1 โฟกัสที่หนึ่งธีม

ก่อนที่คุณจะเริ่ม เขียน วาระการประชุม ใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุม เป้าหมายของคุณคืออะไร? หัวข้อของการประชุมครั้งนี้คืออะไร? กำหนดประเภทของการประชุม

การมีหัวข้อและการระบุประเภทการประชุมจะช่วยกำหนดจุดเน้นของการประชุม ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมการ เป้าหมายของคุณควรอธิบายสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในระหว่างการประชุม

ต่อไปนี้เป็นประเภทการประชุมทั่วไป:

• การประชุมทีม —อภิปรายเกี่ยวกับสถานะของโครงการ การแก้ไขปัญหา และกำหนดเวลาที่สำคัญ
• การประชุมคณะกรรมการ —อภิปรายอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับประเด็นทางธุรกิจ
• การประชุม ผู้บริหาร —การประชุมเพื่อชี้แจงความจำเป็นในการประชุมคณะกรรมการ
• การประชุม เปิดตัวโครงการ — การนำเสนอวัตถุประสงค์ ผลงาน และระยะเวลาของโครงการใหม่
• การประชุมระดมความคิด —การ ทำงานร่วมกันในแนวคิดใหม่
• การประชุมคำติชม — เวลาที่มีโครงสร้างสำหรับการตอบรับที่สร้างสรรค์
• การประชุม แบบ Agile—การประชุมที่เน้นการทบทวนการวิ่ง ภาพรวมโครงการ และการสรุปผลตอบรับ
• การประชุม Scrum — การวางแผนการวิ่ง การสแตนด์อัพ การปรับแต่งงานค้างของผลิตภัณฑ์ หรือการตรวจทานการวิ่งในรูปแบบ scrum
• การประชุมย้อนหลัง —เซสชั่นข้อเสนอแนะหลังโครงการ
• การประชุม ปฐมนิเทศ — การประชุมกลุ่มเพื่อปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• การประชุมคณะกรรมการ —กลุ่มย่อยภายในบริษัทหรือทีมที่จัดการโครงการหรือประเด็นเฉพาะ

2 ตัดสินใจในหัวข้อ

ตรวจสอบกับเพื่อนร่วมทีม เพื่อนสมาชิกในคณะกรรมการ สมาชิกคณะกรรมการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญเพื่อดูว่ามีอะไรที่พวกเขาต้องการที่จะหารือในระหว่างการประชุมหรือไม่ การให้โอกาสทุกคนได้พูดคุยกันทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครต้อง พูด มากเกินไปเพื่อให้ได้ยินเสียงของพวกเขา ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตั้งเป้าหมาย และประเภทการประชุมเพื่อสร้างรายการหัวข้อที่ต้องพูดคุยระหว่างการประชุมของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้ออยู่ในธีมสำหรับทั้งประเภทของการประชุมที่คุณต้องการและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ พิจารณาว่าคุณสามารถครอบคลุมกี่หัวข้อในเวลาที่คุณจัดสรรสำหรับการประชุม อย่าแพ็คมากเกินไป!

3 กำหนดเวลาและผู้นำสำหรับแต่ละหัวข้อ

เพื่อให้เป็นไปตามแผน จะช่วยกำหนดขีดจำกัดเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อที่คุณต้องการพูดคุย หากผู้จัดการประชุมไม่ได้วางแผนที่จะแนะนำการสนทนาสำหรับแต่ละหัวข้อ พวกเขาควรแต่งตั้งผู้นำสำหรับแต่ละหัวข้อ

ผู้นำจะรับผิดชอบในการกำกับการประชุมตามระยะเวลาของหัวข้อ จัดเตรียมเอกสารหรือสไลด์ที่เกี่ยวข้อง และดูแลให้หัวข้ออยู่ภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยระเบียบวาระการประชุม หากคุณกำลังจัดการประชุม จะช่วยเตือนผู้นำหัวข้อให้นำเอกสารที่จำเป็นมาในวันประชุม

4 พิจารณาเอกสารที่จำเป็น

ทำรายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม ซึ่งอาจรวมถึงสไลด์การนำเสนอ ข้อมูล รายละเอียดโครงการ ผลการทดสอบ โครงร่าง ต้นแบบ ใบตอบรับ หรือ รายงานการประชุมครั้ง ก่อน

หากมีบุคคลอื่นในทีมของคุณต้องนำเอกสารเหล่านี้มาที่การประชุม โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบและรวมข้อมูลนั้นไว้ในวาระการประชุมด้วย

5 ปล่อยให้เวลาสำหรับการอภิปรายและภาพรวม

ทิ้งเวลาไว้ในตอนท้ายของวาระเพื่อดูภาพรวมและอภิปรายโดยสังเขป ด้วยตารางเวลา บางครั้งผู้คนต้องการเวลาเมื่อสิ้นสุดการประชุมเพื่อถามคำถาม นอกจากนี้ หากคุณกำลังมุ่งสู่เป้าหมาย การทำสิ่งที่คุณพูดถึงในระหว่างการประชุมอีกครั้งก็ไม่เสียหาย

หากคุณกำลังจัดการประชุมประจำสัปดาห์ คุณอาจไม่ต้องการเวลามากสำหรับสิ่งนี้ บ่อยครั้งที่ห้านาทีก็เพียงพอแล้วสำหรับการพิจารณาเมื่อสิ้นสุดการประชุม แต่ถ้าเป็นการประชุมที่จัดทุกเดือนหรือเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ คุณควรเว้นไว้สิบถึงยี่สิบนาทีเมื่อสิ้นสุดการประชุมแทน

ตัวอย่างวาระการประชุม

ด้านล่างนี้ เราได้รวมโครงร่างของวาระการประชุมทั่วไปไว้

ชื่อการประชุม: วันที่: สถานที่และเวลา: ผู้นำการประชุม: สมาชิกปัจจุบัน: เป้าหมายการประชุม:

รายงานสถานะ (10 นาที)

ให้เวลาสมาชิกปัจจุบันแต่ละคนแบ่งปันว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน

ประตู (15 นาที)

ทำตามเป้าหมายของการประชุม ผลลัพธ์ที่คุณคาดหวัง และสิ่งที่ทุกคนต้องทำเพื่อให้สำเร็จ

หัวข้อใหม่ (20 นาที)

แบ่งปันข้อมูลใหม่หรือหัวข้อที่นำโดยสมาชิกที่จำเป็นต้องพูดคุย

ภาพรวม (5 นาที)

ทบทวนสิ่งที่ถูกพูดคุยระหว่างการประชุม สร้างรายการการดำเนินการ และเว้นที่ว่างสำหรับคำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

วาระการประชุม คำถามที่พบบ่อย

วาระการประชุมคืออะไร?

วาระการประชุมคือโครงร่างของสิ่งที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• หัวข้อ
• เป้าหมาย
• ไทม์ไลน์
• ลำโพงที่กำหนด
• เอกสารประกอบการ
• ประเด็นพูดคุย

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในวาระการประชุม?

วาระการประชุมควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• หัวข้อการประชุม
• เป้าหมาย
• รายการหัวข้อ
• การจัดสรรเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละหัวข้อ
• เอกสารประกอบการ
• เวลาสำหรับการสนทนาฟรี
• ภาพรวมขั้นสุดท้าย

คุณควรใช้วาระการประชุมเมื่อใด

คุณควรใช้วาระการประชุมสำหรับการประชุมทั้งหมด—หรืออย่างน้อยก็เป็นทางการ หากคุณต้องการประหยัดเวลา ทำตามแผน หรือบรรลุเป้าหมายเฉพาะในระหว่างการประชุม วาระการประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการบรรลุเป้าหมายนั้น