วิธีเขียนบันทึก: 10 ขั้นตอนในการปฏิบัติตาม

การเรียนรู้วิธีเขียนบันทึกจะช่วยให้คุณสื่อสารกับคนในบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บันทึกช่วยจำ เป็นจดหมายสั้น ๆ ที่ใช้ในการสื่อสารภายในภายในธุรกิจหรือองค์กร เมื่อส่งบันทึกทางธุรกิจ ผู้ส่งมักจะกำหนดเป้าหมายไปที่คนกลุ่มใหญ่ เช่น ทั้งแผนก สิ่งนี้แยกจากอีเมลโดยกำหนดเป้าหมายผู้รับเพียงหนึ่งคนหรือไม่กี่คน

คุณจะใช้บันทึกช่วยจำด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงการแจ้งแผนกเกี่ยวกับนโยบายใหม่ภายในองค์กร การแจ้งพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือแจ้งเตือนบริษัทถึงเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น การส่งบันทึกช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนที่ต้องการข้อมูลได้รับข้อมูลเดียวกัน สร้างความสับสนและความยุ่งยากน้อยลงภายในองค์กร

การเขียนบันทึกช่วยจำไม่ใช่เรื่องยาก แต่หลายคนไม่ได้รับการสอนวิธีเขียนบันทึกในการฝึกอบรมทางธุรกิจ หากคุณได้รับมอบหมายให้เขียนเอกสารธุรกิจประเภทนี้ คู่มือนี้จะช่วยให้คุณทำได้ดี

วัสดุที่จำเป็น

• วัสดุการเขียนเช่นปากกาและกระดาษ
• หัวกระดาษ
• ซองจดหมาย
• คอมพิวเตอร์
• การเข้าถึงอีเมล

ขั้นตอนที่ 1 ศึกษาเทมเพลตบันทึกช่วยจำ

ลองศึกษาเทมเพลตบันทึกช่วยจำเพื่อช่วยให้คุณรู้วิธีเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ จากนั้น ให้พิจารณาเขียนเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ภายในองค์กรของคุณเพื่อให้การเขียนบันทึกช่วยจำของคุณมีประสิทธิภาพ สร้างเทมเพลตสำหรับบันทึกช่วยจำประเภททั่วไปที่คุณส่ง ซึ่งคุณสามารถดึงขึ้นมาและกรอกเมื่อจำเป็น

ขั้นตอนที่ 2 เขียนหัวเรื่องและหัวเรื่อง

สี่บรรทัดแรกของเทมเพลตบันทึกช่วยจำถือเป็นหัวเรื่องและหัวเรื่อง นี่เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของบันทึกช่วยจำเพราะมันแสดงให้เห็นว่าบันทึกนั้นมาจากใคร เป็นใคร ส่งเมื่อใด และหัวข้อหลักคืออะไร

หัวเรื่องและหัวเรื่องมีลักษณะดังนี้:

ถึง:

จาก:

วันที่:

เรื่อง:

กรอกแต่ละบรรทัดในหัวข้อบันทึกด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง จากนั้น ที่ด้านบนของหน้า ก่อนข้อมูลนี้ ให้เขียน "บันทึก" เพื่อให้ผู้รับทราบว่าเป็นการสื่อสารประเภทใด หัวเรื่องของบันทึกต้องชัดเจนและรัดกุม โดยบอกว่าจดหมายมีจุดประสงค์อะไร

ขั้นตอนที่ 3 ระบุวัตถุประสงค์ของบันทึก

รวมวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณในย่อหน้าแรก คิดว่าย่อหน้าเริ่มต้นของบันทึกช่วยจำของคุณเป็นข้อความวิทยานิพนธ์ในรายงานการวิจัย มันบอกจุดประสงค์ของบันทึกและให้เหตุผลแก่ผู้อ่านที่จะอ่านต่อ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนคำทักทายด้วยการสื่อสารทางธุรกิจประเภทนี้ เนื่องจากการเขียนบันทึกช่วยจำมีเป้าหมายให้กระชับและตรงไปตรงมาที่สุด

ย่อหน้าแรกของบันทึกควรบอกผู้อ่านว่าทำไมคุณถึงเขียน คุณยังสามารถพูดว่า “ฉันเขียนถึงคุณ” หรืออะไรทำนองนั้น ย่อหน้านี้ควรเป็น 1-3 ประโยคและร่างประเด็นสำคัญของจดหมาย ใส่ข้อมูลที่จำเป็นในย่อหน้าแรกเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าการสื่อสารนั้นเกี่ยวกับอะไร

ขั้นตอนที่ 4 ให้ข้อมูลความเป็นมา

ในย่อหน้าที่สอง คุณจะให้ข้อมูลเบื้องหลัง บริบท หรือหลักฐานสนับสนุนสำหรับรายการในวรรคหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากวรรคหนึ่งเชิญผู้อ่านให้เข้าร่วมงานของบริษัท วรรคสองจะบอกผู้อ่านว่าเหตุใดการเข้าร่วมจึงมีความสำคัญหรือเหตุการณ์นั้นมีความสำคัญต่อการเติบโตขององค์กร

ข้อมูลพื้นฐานควรมีความยาวสามถึงห้าประโยค ไม่ควรทำซ้ำข้อมูลที่พบในเนื้อหาของบันทึก แต่ควรให้พื้นหลังบางอย่างที่ระบุว่าเหตุใดส่วนที่เหลือของบันทึกจึงมีความสำคัญ

ขั้นตอนที่ 5 ร่างวิธีการติดตามผล

เนื้อความของอีโมควรอธิบายประเด็นสำคัญอย่างกระชับ ใช้สี่ถึง 10 บรรทัดหรือสามถึงห้าประโยค และใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหากช่วยให้กระชับ ในย่อหน้าเนื้อหาเหล่านี้ คุณควรมีประเด็นสำคัญหนึ่งประเด็นต่อย่อหน้า ใช้พื้นที่สีขาวอย่างเสรี อย่าย้ำตัวเอง

ขั้นตอนที่ 6 สรุปประเด็นของคุณ

ย่อหน้าสุดท้ายควรบอกผู้อ่านว่าพวกเขาสามารถติดตามอีเมลของคุณได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้พวกเขาตอบกลับคำเชิญหรือส่งอีเมลถึงคุณโดยตรงพร้อมคำถาม ถ้าไม่จำเป็นต้องติดตามผลโดยตรง ให้พูดว่า “ขอบคุณสำหรับความสนใจในเรื่องนี้” หรือคำที่คล้ายกัน คุณยังสามารถสรุปประเด็นหลักในย่อหน้านี้

หากการกระทำที่คุณต้องการมีมากกว่า 2-3 ประโยค ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการตัวเลขเพื่อระบุว่าคุณต้องการให้คนอื่นทำอะไร สิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าผู้อ่านสามารถเห็นสิ่งที่พวกเขาคาดว่าจะทำหลังจากอ่านบันทึก แม้ว่าพวกเขาจะสแกนและไม่ได้อ่านอย่างมีจุดประสงค์ก็ตาม คุณจะไม่เซ็นชื่อในจดหมายที่ส่วนท้ายของบันทึกเหมือนกับที่คุณทำในอีเมล เนื่องจากชื่อผู้ส่งอยู่ในส่วน "จาก" ของหัวข้อ

ขั้นตอนที่ 7 รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ

บันทึกช่วยจำทั้งหมดจำเป็นต้องมีแผนปฏิบัติการหรือคำกระตุ้นการตัดสินใจ ผู้อ่านของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรและพวกเขาจะทำตามความคาดหวังนั้นได้อย่างไร คุณสามารถใส่ที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ใน CTA ได้ตามความเหมาะสม การกระทำที่ตั้งใจจะต้องอยู่ในย่อหน้าแรกและย่อหน้าสุดท้าย และอาจปรากฏในเนื้อหาด้วย

ขั้นตอนที่ 8 ใช้รูปแบบการเขียนโดยตรงและชัดเจน

รูปแบบการเขียนของบันทึกเป็นข้อมูลและตรงไปตรงมา เป้าหมายคือการส่งข้อมูลที่ต้องการและร้องขอการดำเนินการที่ต้องการ เขียนด้วยเสียงของบุคคลที่หนึ่งและที่สอง และใช้ประโยคที่จำเป็นตามความเหมาะสม

ขั้นตอนที่ 9 เพิ่มไฟล์แนบหากจำเป็น

บางครั้งบันทึกจะต้องใช้เอกสารแนบเพื่อพิสูจน์ข้อมูลที่ให้ไว้ในจดหมาย แนบสิ่งเหล่านี้ในลักษณะที่ผู้อ่านสามารถเข้าถึงได้ง่าย วิธีนี้จะขึ้นอยู่กับเครื่องมือขององค์กรของคุณ แต่ต้องแน่ใจว่าสามารถเข้าถึงได้ บันทึกช่วยจำไม่ใช่ที่สำหรับส่งไฟล์แนบจำนวนมาก ให้ส่งเฉพาะไฟล์แนบที่จำเป็นสำหรับบันทึกเท่านั้น หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคยาวๆ

ขั้นตอนที่ 10 พิสูจน์อักษรและแก้ไขบันทึกก่อนส่ง

เนื่องจากคุณจะส่งบันทึกช่วยจำให้กับหลาย ๆ คนในองค์กรของคุณ จึงควรตรวจทานอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง คุณไม่ต้องการส่งบันทึกช่วยจำที่มีการพิมพ์ผิดหรือตั้งใจสื่อสารไม่ดี เพราะสิ่งนี้จะไม่ช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพที่มีความสามารถ นอกจากนี้ ตรวจทานบันทึกช่วยจำของคุณเพื่อความถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลติดต่อ วันที่ และเวลาถูกต้องทั้งหมด ความแม่นยำนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดได้

เมื่อแก้ไขไวยากรณ์ เราขอแนะนำให้ใช้เวลาปรับปรุงคะแนนความสามารถในการอ่านของงานเขียนก่อนที่จะเผยแพร่หรือส่ง