วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ: ทีละขั้นตอน

เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจใน 10 ขั้นตอนง่ายๆ ตั้งแต่หัวเรื่องและคำทักทายไปจนถึงการกดปุ่มส่ง

อีเมลเป็นรูปแบบหลักสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจในปัจจุบัน ซึ่งหมายความว่าการมีมารยาทในการใช้อีเมลที่ดีและรู้วิธีสร้างข้อความอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญอย่างยิ่งที่ควรมี

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนง่ายๆ 10 ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณสร้างข้อความอีเมลที่ยอดเยี่ยมได้ทุกครั้ง

10 ขั้นตอนง่ายๆ สู่อีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ

ขั้นตอนที่ 1 เลือกเทมเพลตอีเมล

หากการเขียนอีเมลไม่เหมาะกับคุณ คุณสามารถเลือกเทมเพลตอีเมลที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการเขียนอีเมลที่ดีตั้งแต่ต้นจนจบ มีเทมเพลตอีเมลต่างๆ มากมายทางออนไลน์ หรือคุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตจากโฮสต์อีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น Microsoft Outlook มีเทมเพลตอีเมลหลายแบบที่สามารถช่วยคุณเขียนข้อความดีๆ ได้ เช่นเดียวกับแอปเขียนอีเมลที่ดีที่สุดหลายแอป

ขั้นตอนที่ 2 เขียนหัวเรื่องของคุณ

อีเมลที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดต้องมีหัวเรื่องที่น่าสนใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณไม่เพียงแต่อธิบายว่าอีเมลนี้มีไว้เพื่ออะไร แต่ยังน่าสนใจและคลิกได้อีกด้วย หากคุณปล่อยให้บรรทัดหัวเรื่องว่างเปล่าหรือคลุมเครือ ข้อความของคุณอาจไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมของผู้รับหรือถูกมองข้าม

ขั้นตอนที่ 3 เลือกคำทักทาย

ตัดสินใจว่าคุณจะทักทายผู้รับอีเมลอย่างไร คุณจะใช้ชื่อบุคคลหรือชื่อทั่วไปเช่น "เรียนท่าน" "เรียนคุณ" หรือ "บุคคลที่อาจเกี่ยวข้อง" โดยปกติแล้ว ชื่อของผู้รับที่จะส่งถึงพวกเขาโดยตรงจะทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพมากกว่าการทักทายทั่วไป หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ ให้ลองโทรไปที่สถานที่ธุรกิจและถามว่าคุณควรส่งอีเมล์ถึงใคร

ขั้นตอนที่ 4 ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

การแนะนำอีเมลของคุณควรระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้พร้อมใช้งานล่วงหน้าและจัดวางในลักษณะที่อ่านง่าย เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะสามารถอ่านและรับข้อมูลได้ง่ายขึ้น หากผู้รับอีเมลมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลเร็วเกินกว่าจะอ่านจนจบ การมีจุดประสงค์ล่วงหน้าจะเป็นประโยชน์

ขั้นตอนที่ 5 เขียนเนื้อหาของอีเมลของคุณ

หนึ่งในขั้นตอนที่ท้าทายที่สุดของกระบวนการนี้คือการเขียนเนื้อหาอีเมลของคุณ กระชับ; หลีกเลี่ยงการใช้รายละเอียดมากเกินไปหรือลงรายละเอียดเกี่ยวกับ “xyz” มากเกินไป รวมหัวข้อย่อยที่คุณสามารถทำให้ข้อมูลสำคัญโดดเด่นและหลีกเลี่ยงการใช้ตัวเอียงที่อาจทำให้ข้อความอ่านยากขึ้น

ขั้นตอนที่ 6 บอกว่าคุณจะติดตามผลเมื่อใด

อย่าจบอีเมลของคุณโดยไม่ระบุว่าคุณวางแผนจะติดตามผลเมื่อใด หากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับจากผู้รับ ให้เวลาพวกเขาตอบกลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณขอเอกสารใดๆ ที่กล่าวว่า สิ่งสำคัญคือคุณต้องแน่ใจว่าผู้รับทราบว่าคุณจะติดต่อกลับ และในกรอบเวลาทั่วไปที่คุณจะทำเช่นนั้น

ขั้นตอนที่ 7 เลือกลงชื่อออกจากระบบและลายเซ็นอีเมล

ถัดไป คุณต้องเลือกวิธีลงชื่อออกและรวมลายเซ็นอีเมลของคุณ ตัวเลือกการออกจากระบบแบบมืออาชีพทั่วไป ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ขอขอบคุณ,
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
• ด้วยความเคารพ
• ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อเต็มของคุณควรพิมพ์ไว้ใต้การลงชื่อออก แต่คุณควรใส่ลายเซ็นอีเมลด้วยถ้าเป็นไปได้ นี่อาจเป็นลายเซ็นดิจิทัลที่สร้างขึ้นโดยแอปเฉพาะสำหรับจุดประสงค์นี้ หรือรูปภาพของลายเซ็นจริงของคุณ แม้ว่าจะไม่บังคับ แต่การเพิ่มลายเซ็นส่วนบุคคลที่ส่วนท้ายของการสื่อสารทางอีเมลของคุณสามารถช่วยให้มีตัวตนและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 8 รวมข้อมูลการติดต่อของคุณในลายเซ็นของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณในลายเซ็นอีเมลของคุณ เพื่อให้คนที่คุณส่งอีเมลถึงสามารถติดต่อคุณกลับได้มากกว่าหนึ่งวิธี รวมหมายเลขโทรศัพท์ ข้อมูลโซเชียลมีเดียหรือ LinkedIn ของคุณ ชื่อนามสกุลของคุณ และข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องหรือเกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 9 พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณสำหรับการพิมพ์ผิด

อย่าลืมตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิดก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับ คุณสามารถมีอีเมลระดับมืออาชีพที่มีรูปแบบสวยงามซึ่งจะทำให้ผู้อ่านเลิกสนใจทันทีหากมีข้อผิดพลาดง่ายๆ ที่แก้ไขได้ Grammarly เสนอปลั๊กอินสำหรับอีเมลที่สามารถช่วยคุณระบุและกำจัดข้อผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย

เรียนรู้วิธีเพิ่ม Grammarly ในอีเมล

ขั้นตอนที่ 10 กดปุ่มส่ง

อาจเป็นไปได้ว่าส่วนที่บั่นทอนกำลังใจที่สุดในการเขียนอีเมลคือการกดปุ่มส่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ Gmail และเกิดความล่าช้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจทานอีเมลของคุณหลายครั้งก่อนที่จะส่ง หากเป็นอีเมลสำคัญ ให้ส่งถึงตัวคุณเอง ตรวจทานอีกครั้ง และส่งไปยังผู้รับที่ต้องการ

ตัวอย่างอีเมลสำหรับมืออาชีพ

นี่คือตัวอย่างอีเมลที่เขียนอย่างมืออาชีพจากผู้ให้บริการถึงลูกค้า:

Subject Line: Please Call re: Last Month's Progress Reports

สวัสดีไมเคิล

รายงานความคืบหน้าของโครงการของคุณสำหรับเดือนที่แล้วพร้อมให้ตรวจสอบแล้ว ฉันต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีโอกาสตรวจสอบโดยละเอียด พวกเขาแนบที่นี่เพื่อความสะดวกของคุณ โปรดโทรหาฉันเพื่อจัดการประชุมเพื่อทบทวนรายงานของคุณ ซึ่งฉันสามารถชี้ให้เห็นเมตริกที่สำคัญที่สุดและตอบคำถามใดๆ ที่คุณอาจมี

หากยังไม่ได้รับการติดต่อกลับภายในสิ้นสัปดาห์ ฉันจะโทรหาคุณที่เบอร์เซลล์ที่ฉันให้ไว้ ซึ่งก็คือ 555-239-5512

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

เจสสิก้า วิลสัน

ผู้จัดการโครงการที่ Content Marketing 4 U

555 อีสต์บรอดเวย์เซนต์

ออร์แลนโด ฟลอริดา 65987

555-377-6671

[email protected]

บรรทัดหัวเรื่องแจ้งให้ผู้อ่านทราบทันทีว่าการสื่อสารนั้นเกี่ยวกับรายงานความคืบหน้าของเดือนที่แล้ว และผู้ส่งต้องการโทรหาพวกเขา จุดเริ่มต้นของอีเมลระบุวัตถุประสงค์และมีการแนบรายงานเพื่อตรวจสอบ มีการร้องขอสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ และผู้ส่งระบุว่าจะติดตามผลกับผู้รับเมื่อใดและอย่างไร

สิ่งนี้กำหนดความคาดหวังและขอบเขตสำหรับการสื่อสารเกี่ยวกับรายงานความคืบหน้า และช่วยให้ผู้รับทราบว่าผู้ให้บริการเข้าใจถึงความสำคัญของเรื่องที่อยู่ในมือ ในตอนท้ายของอีเมล ผู้ส่งจะใส่ข้อมูลการติดต่อที่เป็นทางการทั้งหมด เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อด้วยวิธีใดก็ได้ที่สะดวกที่สุด

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นแบบดิจิทัลมากกว่าที่เคยเป็นมา และคาดว่าจะเติบโตอย่างทวีคูณ การเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในลักษณะที่กระชับและตรงไปตรงมาเป็นสิ่งที่ทุกคนในทีมงานปัจจุบันควรเรียนรู้วิธีการทำ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนข้อความอีเมลแบบมืออาชีพ