วิธีเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ – 5 ขั้นตอนง่ายๆ & 5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การหาวิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ต้องกังวล คุณไม่ได้โดดเดี่ยว.

แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จำเป็นต้องเขียนอีเมลในที่ทำงานทุกวัน แต่ก็ไม่ง่ายอย่างที่คิด แม้ว่าคุณจะสร้างอีเมลธุรกิจทุกวัน แต่ก็สามารถรู้สึกว่าคุณไม่เคยเรียนการสื่อสารภาษาอังกฤษอย่างมีประสิทธิภาพมาก่อนเลย จะทำให้ประเด็นของฉันชัดเจนได้อย่างไร? ดูสุภาพแต่เป็นมิตรได้อย่างไร? ฉันควรเริ่มต้นอีเมลอย่างไร

เมื่อคุณเปิดอีเมลใหม่ คุณมักจะรู้ว่าต้องการจะพูดอะไร… แต่แล้วคุณจะเห็นเคอร์เซอร์กะพริบ คำพูดอาจค้างอยู่ในหัวของคุณ คุณยังสามารถเริ่มเดาความคิดของคุณเป็นครั้งที่สองหรือสงสัยในทักษะการเขียนของคุณ แม้ว่าบล็อกของนักเขียนจะเป็นเรื่องจริง แต่เมื่อต้องเรียนรู้วิธีส่งอีเมลแบบมืออาชีพ การฝึกฝนจะทำให้สมบูรณ์แบบ ‍

ด้วยห้าขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณสามารถเขียนอีเมลที่ช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างเต็มที่ในทุกสถานการณ์ในที่ทำงาน

5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลแบบเย็นชาสำหรับงาน แนะนำคนสองคนให้รู้จักกัน หรือติดตามโอกาสในการขาย ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้จะแนะนำคุณตลอดการสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งตรงกับเป้าหมายของคุณ

1. เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่ถูกต้อง
2. ขอบคุณ
3. อธิบายจุดประสงค์ของคุณ
4. ทิ้งความประทับใจที่ดีกับการปิดบัญชีของคุณ
5. ออกจากระบบอย่างมืออาชีพ
   

1. เริ่มต้นด้วยการทักทายที่ถูกต้อง

เมื่อคุณกำลังเขียนอีเมลธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความประทับใจแรกพบให้ดีที่สุดด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ หรือที่เรียกว่าคำทักทาย ซึ่งเป็นคำที่เหมาะเจาะกว่าสำหรับการพูดว่า "สวัสดี"

ถ้าคุณไม่รู้จักผู้อ่านดีพอ ให้เปิดอีเมลของคุณด้วยคำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการเสมอ

• เรียน <ชื่อ>,
  

หากคุณกำลังติดต่อเพื่อเริ่มต้นความสัมพันธ์ใหม่ คุณควรใช้นามสกุลของเขา

• เรียน คุณ/นาง/นาย <นามสกุล>,
  

หากความสัมพันธ์ในการทำงานกับคนๆ นั้นเป็นแบบสบายๆ มากขึ้น คุณก็สามารถใช้คำทักทายที่เป็นมิตรมากขึ้นได้

• สวัสดี <ชื่อ>
  

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับบุคคลที่คุณจะติดต่อให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณไม่ทราบชื่อบุคคลที่คุณกำลังเขียน มักจะเป็นการเดิมพันที่ปลอดภัยที่จะใช้ "เรียน ท่านหรือมาดาม" หรือ "ใครที่อาจกังวล:" อย่าลืมสังเกตการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และเครื่องหมายวรรคตอนที่ไม่ปกติในตัวเลือกหลัง และโปรดทราบว่าบางครั้งอาจเป็นทางการเกินไป และอาจมองว่าล้าสมัย น่าเบื่อ หรือไม่ถูกต้องทางการเมือง

2. ขอบคุณ

การเริ่มด้วยการขอบคุณผู้รับเป็นสิ่งที่ควรทำ ไม่ว่าคุณจะติดต่อใครเป็นครั้งแรก ตอบกลับบุคคลที่ติดต่อองค์กรของคุณ หรือได้รับการติดต่อกลับจากบุคคลนั้น

หากคุณกำลังทำการติดต่อครั้งแรก คุณควรขอบคุณบุคคลนั้นที่สละเวลาอ่านอีเมลของคุณ ตามด้วยชื่อของพวกเขา

• ขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลของฉัน <ชื่อ>
  

หากบุคคลภายนอกองค์กรของคุณติดต่อมาเพื่อสอบถาม คุณสามารถพูดว่า

• ขอขอบคุณที่ติดต่อ <ชื่อบริษัท>
  

เมื่อมีคนตอบกลับอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งของคุณ อย่าลืมพูดว่า:

• ขอบคุณที่ตอบกลับอย่างรวดเร็ว.
  

การแสดงความกตัญญูทำให้ผู้อ่านเปิดรับสิ่งที่คุณเขียนต่อไปมากขึ้น ช่วยให้คุณได้รับความเคารพ และเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางอีเมลที่ดี

3. อธิบายจุดประสงค์ของคุณ

หากคุณกำลังเริ่มต้นการสื่อสารหลังจากที่คุณขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านอีเมลของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์ของคุณ

• ฉันกำลังเขียนเพื่อถามเกี่ยวกับ [ข้อเสนอผลิตภัณฑ์ X]
• ฉันกำลังเขียนเกี่ยวกับ [ประกาศรับสมัครงาน Y]
  

หากคุณได้รับคำถามเกี่ยวกับบริษัท ให้ตอบคำถามของพวกเขาหรือเชื่อมต่อลูกค้ากับเพื่อนร่วมงานที่เหมาะสมเพื่อให้คำตอบ

• เพื่อตอบคำถามของคุณที่นี่คือ [ข้อมูลที่ร้องขอ]
• ฉันกำลังเชื่อมโยงคุณกับเพื่อนร่วมงานของฉัน <ชื่อ> (CC'd) ซึ่งจะสามารถตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อ Z]
  

มีความชัดเจนเกี่ยวกับจุดประสงค์ของคุณที่ด้านบนของย่อหน้าแรก จากนั้นไปยังเนื้อหาหลักของอีเมล อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้ว่าผู้อ่านเป็นมืออาชีพที่มีงานยุ่งเหมือนคุณ ทำความเข้าใจประเด็นของคุณอย่างรวดเร็วโดยทำให้ประโยคของคุณกระชับ

4.ฝากความประทับใจไว้

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมล คุณควรขอบคุณผู้อ่านอีกครั้งและกล่าวปิดท้ายอย่างสุภาพก่อนเป็นความคิดที่ดี

เริ่มต้นด้วยบางสิ่งตามแนวของ:

• ขอขอบคุณที่อดทนรอและให้ความร่วมมือ <ชื่อ>
• ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ <ชื่อ>
  

หลังจากนี้ ดำเนินการปิดย่อหน้าของคุณต่ออย่างสุภาพ

• หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ โปรดติดต่อเรา
• ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

5. ออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการรวมการปิดอีเมลแบบมืออาชีพพร้อมกับชื่อของคุณ ตามเนื้อผ้า นี้เรียกว่า "valediction" แต่คำนี้ค่อนข้างล้าสมัย คล้ายกับคำทักทาย ตามมารยาทอีเมลที่เหมาะสม ระดับความเป็นทางการของการลงชื่อออกจากระบบควรตรงกับคำทักทาย

หากคุณเริ่มใช้อีเมลอย่างไม่เป็นทางการ ตัวเลือกที่ดีสำหรับการออกจากระบบ ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ขอแสดงความนับถือ,
• ด้วยความปรารถนาดี
  

หากคำทักทายของคุณดูเป็นกันเอง ให้พิจารณาปิดด้วย:

• ดีที่สุด,
• เช่นเคย
• ขอขอบคุณ,

อย่าลืมเครื่องหมายจุลภาคหลังการปิด ไม่ต้องพูดถึงชื่อของคุณในบรรทัดถัดไป

เป็นเรื่องปกติที่จะรวมลายเซ็นอีเมลที่มีชื่อนามสกุล ตำแหน่ง บริษัท และรายละเอียดการติดต่อที่เกี่ยวข้องในอีเมลระดับมืออาชีพสำหรับการระบุตัวตนและความต้องการด้านการสื่อสารนอกกล่องจดหมาย

วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ – แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ในส่วนนี้ เราจะกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สำคัญที่สุดในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ แม้ว่าเนื้อหาของอีเมลแต่ละฉบับจะแตกต่างกัน แต่ก็มีหลักการทั่วไปที่ใช้กับทุกเนื้อหา คุณสามารถใช้หลักเกณฑ์เหล่านี้เป็นรายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังให้โอกาสตัวเองในการประสบความสำเร็จกับข้อความของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อสำหรับการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพมีดังนี้

1. ทำความเข้าใจผู้รับของคุณ
2. ใส่ใจน้ำเสียงของคุณ
3. ให้สั้นและหวาน
4. รูปแบบเพื่อความชัดเจน
5. ตรวจทานก่อนส่ง

1. เข้าใจผู้รับของคุณ

คุณกำลังเขียนถึงใคร นี้อาจฟังดูงี่เง่าเพราะเห็นได้ชัดว่าคุณไม่สามารถเขียนอีเมลโน้มน้าวใจโดยไม่ต้องมีที่อยู่อีเมลของใครบางคนที่จะส่งไป

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะทำงานแบบ B2B ก็ตาม คุณควรจำไว้ว่าคุณกำลังเขียนถึงบุคคลหนึ่ง ไม่ใช่ธุรกิจ

พวกเราไม่มีใคร เป็น งานของเรา และสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับผู้คนก็คือเราเป็นมนุษย์ ดังนั้นอย่าลืมจำไว้ว่าคุณกำลังเขียนถึงมนุษย์ พูดให้เบา ใจดี และเป็นกันเอง ให้กำลังใจและช่วยเหลือเสมอในการตอบกลับของคุณ เขียนประเภทของอีเมลที่คุณต้องการรับ

2. คำนึงถึงน้ำเสียงของคุณ

คนที่คุณเขียนถึงจะเป็นผู้กำหนดเสียงของอีเมลและมักจะกำหนดคำทักทายและปิดท้ายของคุณด้วย บางทีคุณอาจกำลังติดตามนายหน้าหลังจากส่งประวัติย่อของ LinkedIn หรือบางทีคุณอาจต้องการสร้างผู้ติดต่อรายแรกในเชิงบวกเพื่อให้การดูแลลูกค้าเป้าหมายง่ายขึ้นเพื่อให้คุณสามารถปิดการขายได้ สถานการณ์เหล่านี้มักต้องใช้น้ำเสียงที่แตกต่างกัน: อีเมลติดตามการสมัครงานควรเป็นทางการมากกว่าอีเมลมุ่งหวังที่จะหาลูกค้า ‍

3. สั้นและหวาน

วิธีที่ดีที่สุดคือใช้อีเมลแบบมืออาชีพที่สั้นและกระชับ สื่อสารสิ่งที่คุณพยายามจะพูดอย่างชัดเจนและรัดกุม เพื่อให้ผู้รับเข้าใจว่าคุณเคารพเวลาของพวกเขา หนึ่งถึงสามย่อหน้าสั้นๆ ครั้งละสามถึงห้าประโยคก็เกินพอ ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่สั้นเกินไป – อีเมลมืออาชีพควรมีความยาวอย่างน้อยสามประโยค

4. รูปแบบเพื่อความชัดเจน

เพื่อให้อีเมลของคุณอ่านง่าย ให้แยกส่วนประกอบต่างๆ ด้วยตัวแบ่งย่อหน้า พิจารณาใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลขเพื่อเพิ่มโครงสร้างให้กับข้อความของคุณ หากคุณต้องการเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือใช้ตัวหนาแทนการเปลี่ยนสีของแบบอักษร อย่างไรก็ตาม อย่าใช้ตัวหนามากกว่าหนึ่งคำหรือวลีในอีเมลของคุณ ในการเลือกแบบอักษร ให้ใช้แบบอักษรคลาสสิกและใช้ขนาดแบบอักษรมาตรฐาน

5. พิสูจน์อักษรก่อนส่ง

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณควรตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียนอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าอ่านได้ชัดเจนและรัดกุม การสื่อสารที่ผิดพลาดในอีเมลแบบมืออาชีพสามารถทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่มีราคาแพงมากมาย และการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ย่อมส่งผลเสียต่อการรับรู้ของผู้อื่นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อคุณคิดว่าอีเมลของคุณสมบูรณ์แบบ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อผู้รับถูกต้อง

‍

คุณเข้าใจวิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพด้วยโพสต์บนบล็อกนี้หรือไม่ แจ้งให้เราทราบใน Twitter!