วิธีการเขียนรายงาน: คู่มือ

รายงานเป็นบัญชีสารคดีที่นำเสนอและ/หรือ สรุป ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หัวข้อ หรือประเด็นเฉพาะ แนวคิดก็คือคนที่ไม่คุ้นเคยกับหัวข้อนี้สามารถค้นหาทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้ได้จากรายงานที่ดี

รายงานทำให้ง่ายต่อการติดตามใครซักคนในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แต่จริงๆ แล้วการเขียนรายงานนั้นไม่ง่ายเลย เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่ควรทำ ด้านล่างนี้ เราขอนำเสนอรายงานเล็กๆ น้อยๆ ของเราเอง ทั้งหมดเกี่ยวกับการเขียนรายงาน

รายงานคืออะไร?

ในด้านเทคนิค คำจำกัดความของรายงานค่อนข้างคลุมเครือ: บัญชีใดๆ ไม่ว่าจะพูดหรือเขียนเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง นี้อาจหมายถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่คำให้การในห้องพิจารณาคดีไปจนถึงรายงานหนังสือของนักเรียนชั้นประถมศึกษา

จริงๆ แล้ว เมื่อมีคนพูดถึง “รายงาน” พวกเขามักจะหมายถึงเอกสารทางการที่สรุปข้อเท็จจริงของหัวข้อนั้นๆ ซึ่งปกติแล้วจะเขียนโดยผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อนั้นๆ หรือบางคนที่ได้รับมอบหมายให้สอบสวน มีรายงานประเภทต่างๆ อธิบายไว้ในส่วนถัดไป แต่ส่วนใหญ่ตรงกับคำอธิบายนี้

ข้อมูลประเภทใดที่แบ่งปันในรายงาน แม้ว่าข้อเท็จจริงทั้งหมดจะยินดี แต่รายงานมักจะนำเสนอเนื้อหาประเภทต่อไปนี้:

• รายละเอียดของเหตุการณ์หรือสถานการณ์
• ผลที่ตามมาหรือผลกระทบต่อเนื่องของเหตุการณ์หรือสถานการณ์
• การประเมินข้อมูลทางสถิติหรือการวิเคราะห์
• การตีความจากข้อมูลในรายงาน
• การคาดการณ์หรือคำแนะนำตามข้อมูลในรายงาน
• ข้อมูลเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์หรือรายงานอื่นอย่างไร

รายงานมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการ เขียนเรียงความ แม้ว่าจะมีความแตกต่างที่ชัดเจนอยู่บ้าง ในขณะที่ทั้งคู่อาศัยข้อเท็จจริง เรียงความเพิ่มความคิดเห็นส่วนตัวและข้อโต้แย้งของผู้เขียน โดยปกติแล้ว รายงานจะยึดตามข้อเท็จจริงเท่านั้น แม้ว่ารายงานอาจรวมถึงการตีความข้อเท็จจริงเหล่านี้ของผู้เขียนบางส่วน ซึ่งส่วนใหญ่มักจะอยู่ในบทสรุป

นอกจากนี้ รายงานยังมีการจัดระเบียบอย่างหนัก โดยทั่วไปจะมีสารบัญและหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยจำนวนมาก ทำให้ผู้อ่านสามารถสแกนรายงานสำหรับข้อมูลที่กำลังมองหาได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน บทความมีไว้เพื่ออ่านตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ได้เรียกดูข้อมูลเชิงลึกที่เฉพาะเจาะจง

ประเภทของรายงาน

มีรายงานหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และผู้ที่คุณนำเสนอรายงานของคุณ ต่อไปนี้คือรายการโดยย่อของประเภทรายงานทั่วไป:

• รายงานทางวิชาการ: ทดสอบความเข้าใจของนักเรียนในเรื่องนั้นๆ เช่น รายงานหนังสือ รายงานเหตุการณ์ทางประวัติศาสตร์ และชีวประวัติ
• รายงานทางธุรกิจ: ระบุข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในกลยุทธ์ทางธุรกิจ เช่น รายงานการตลาด บันทึกช่วยจำภายใน การวิเคราะห์ SWOT และรายงานความเป็นไปได้
• รายงานทางวิทยาศาสตร์: แบ่งปันผลการวิจัย เช่น รายงานการวิจัยและกรณีศึกษา ซึ่งปกติแล้วจะอยู่ในวารสารวิทยาศาสตร์

รายงานสามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่เพิ่มเติมตามวิธีการเขียน ตัวอย่างเช่น รายงานอาจเป็นแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ สั้นหรือยาว และภายในหรือภายนอกก็ได้ ในธุรกิจ รายงานแนวดิ่งจะ แบ่งปันข้อมูลกับผู้คนในระดับต่างๆ ของลำดับชั้น (กล่าวคือ ผู้ที่ทำงานเหนือคุณและต่ำกว่าคุณ) ในขณะที่ รายงานด้านข้าง มีไว้สำหรับผู้ที่อยู่ในระดับเดียวกับผู้เขียน แต่ในแผนกต่างๆ

มีรายงานหลายประเภทพอๆ กับรูปแบบการเขียน แต่ในคู่มือนี้ เราเน้นที่รายงานทางวิชาการซึ่งมักจะเป็นทางการและให้ข้อมูล

>>อ่าน ต่อ การเขียนเชิงวิชาการคืออะไร?

โครงสร้างรายงานเป็นอย่างไร?

โครงสร้างของรายงานขึ้นอยู่กับประเภทของรายงานและข้อกำหนดของงานที่มอบหมาย แม้ว่ารายงานจะใช้โครงสร้างเฉพาะของตนเองได้ แต่ส่วนใหญ่ปฏิบัติตามเทมเพลตพื้นฐานนี้:

• บทสรุปสำหรับผู้บริหาร: เช่นเดียวกับ บทคัดย่อ ในบทความวิชาการ บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือส่วนสแตนด์อโลนที่สรุปสิ่งที่ค้นพบในรายงานของคุณ เพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ส่วนใหญ่ใช้สำหรับรายงานอย่างเป็นทางการและน้อยกว่าสำหรับรายงานของโรงเรียน
• บทนำ: การตั้งค่าเนื้อหาของรายงาน การ แนะนำ ของคุณ จะอธิบายหัวข้อโดยรวมที่คุณกำลังจะอภิปราย พร้อมคำชี้แจงวิทยานิพนธ์ของคุณและข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นต้องทราบ ก่อนที่คุณจะเข้าสู่การค้นพบของคุณเอง
• เนื้อหา: เนื้อหาของรายงานจะอธิบายการค้นพบที่สำคัญทั้งหมดของคุณ โดยแบ่งออกเป็นหัวข้อและหัวข้อย่อย เนื้อหาเป็นส่วนใหญ่ของรายงานทั้งหมด ในขณะที่คำนำและบทสรุปเป็นเพียงย่อหน้าละไม่กี่ย่อหน้า เนื้อหาสามารถไปยังหน้าต่างๆ ได้
• สรุป: ข้อ สรุป เป็นที่ที่คุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดในรายงานของคุณและมาสู่การตีความหรือการตัดสินขั้นสุดท้าย โดยปกติผู้เขียนจะใส่ความคิดเห็นหรือการอนุมานส่วนตัวของตนเอง

หากคุณคุ้นเคยกับ วิธีเขียนรายงานวิจัย คุณจะสังเกตเห็นว่าการเขียนรายงานเป็นไปตามโครงสร้างการแนะนำ-เนื้อหา-สรุปแบบเดียวกัน ซึ่งบางครั้งเพิ่มบทสรุปสำหรับผู้บริหาร รายงานมักจะมีข้อกำหนดเพิ่มเติมเช่นกัน เช่น หน้าชื่อเรื่องและสารบัญ ซึ่งเราจะอธิบายในหัวข้อถัดไป

สิ่งที่ควรรวมไว้ในรายงาน?

ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่รวมอยู่ในรายงาน โรงเรียน บริษัท ห้องปฏิบัติการ ผู้จัดการงาน และครูทุกแห่งสามารถสร้างรูปแบบของตนเองได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของพวกเขา โดยทั่วไปแล้ว ให้คอยระวังข้อกำหนดเฉพาะเหล่านี้—ซึ่งมักจะได้รับผลหลายอย่าง:

• หน้าชื่อเรื่อง: รายงานอย่างเป็นทางการมักใช้หน้าชื่อเรื่องเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่างๆ หากบุคคลต้องอ่านรายงานหลายฉบับ หน้าชื่อเรื่องจะทำให้ง่ายต่อการติดตาม
• สารบัญ: เช่นเดียวกับในหนังสือ สารบัญช่วยให้ผู้อ่านไปยังส่วนที่พวกเขาสนใจได้โดยตรง เพื่อให้สามารถเรียกดูได้เร็วขึ้น
• การกำหนด หมายเลขหน้า: มารยาททั่วไปหากคุณกำลังเขียนรายงานที่ยาวขึ้น การกำหนดหมายเลขหน้าจะช่วยให้แน่ใจว่าหน้าต่างๆ อยู่ในลำดับในกรณีที่เกิดการปะปนหรือพิมพ์ผิด
• หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย: โดยทั่วไปแล้วรายงานจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ แบ่งตามหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย เพื่อความสะดวกในการเรียกดูและสแกน
• การอ้างอิง: หากคุณกำลังอ้างอิงข้อมูลจากแหล่งอื่น แนวทางการอ้างอิงจะบอกรูปแบบที่แนะนำให้คุณทราบ
• หน้าที่อ้างถึง: บรรณานุกรมที่ส่วนท้ายของรายงานแสดงรายการเครดิตและข้อมูลทางกฎหมายสำหรับแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่คุณได้รับข้อมูล

และเช่นเคย ให้อ้างอิงถึงการมอบหมายสำหรับแนวทางเฉพาะในแต่ละข้อเหล่านี้ ผู้ที่อ่านรายงานควรบอกคุณว่า ต้องใช้ คู่มือสไตล์ หรือการจัดรูปแบบใด

วิธีเขียนรายงาน 7 ขั้นตอน

ตอนนี้ มาดูวิธีการเขียนรายงานแบบเฉพาะเจาะจงกัน ปฏิบัติตามเจ็ดขั้นตอนในการเขียนรายงานด้านล่างเพื่อนำคุณจากแนวคิดไปสู่กระดาษที่เสร็จสมบูรณ์

1 เลือกหัวข้อตามงาน

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน คุณต้องเลือกหัวข้อของรายงานของคุณ บ่อยครั้งที่หัวข้อถูกกำหนดให้กับคุณ เช่นเดียวกับรายงานทางธุรกิจส่วนใหญ่ หรือกำหนดไว้ล่วงหน้าโดยธรรมชาติของงานของคุณ เช่นเดียวกับรายงานทางวิทยาศาสตร์ หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้และไปต่อได้

หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการเลือกหัวข้อของคุณเอง เช่นเดียวกับรายงานทางวิชาการจำนวนมาก นี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการเขียนทั้งหมด ลองเลือกหัวข้อที่ตรงกับเกณฑ์สองข้อนี้:

• มีข้อมูลที่เพียงพอ: เลือกหัวข้อที่ไม่กว้างเกินไปแต่ไม่เจาะจงเกินไป โดยมีข้อมูลเพียงพอที่จะกรอกรายงานของคุณโดยไม่มีช่องว่างภายใน แต่ไม่มากเกินไปจนคุณไม่สามารถครอบคลุมทุกอย่างได้
• เป็นสิ่งที่คุณสนใจ แม้ว่าข้อกำหนดนี้จะไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด แต่ก็ช่วยให้รายงานมีคุณภาพได้หากคุณมีส่วนร่วมกับเนื้อหาดังกล่าว

แน่นอน อย่าลืมคำแนะนำของงาน รวมถึงความยาวด้วย ดังนั้นโปรดเก็บคำแนะนำเหล่านั้นไว้ข้างหลังเมื่อตัดสินใจ

2 ดำเนินการวิจัย

ด้วยรายงานทางธุรกิจและทางวิทยาศาสตร์ งานวิจัยมักจะเป็นของคุณเองหรือจัดทำโดยบริษัท แม้ว่าจะมีการขุดหาแหล่งข้อมูลภายนอกมากมายในทั้งสองแหล่ง

สำหรับเอกสารทางวิชาการ ส่วนใหญ่คุณมีหน้าที่ในการค้นคว้าข้อมูล เว้นแต่ว่าคุณจะต้องใช้สื่อการสอนในชั้นเรียน นั่นเป็นเหตุผลหนึ่งว่าทำไมการเลือกหัวข้อที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณจะไปได้ไม่ไกลหากหัวข้อที่คุณเลือกมีงานวิจัยไม่เพียงพอ

กุญแจสำคัญคือการค้นหาเฉพาะแหล่งข้อมูลที่มีชื่อเสียงเท่านั้น: เอกสารทางการ รายงานอื่นๆ เอกสารวิจัย กรณีศึกษา หนังสือจากผู้เขียนที่เคารพนับถือ ฯลฯ อย่าลังเลที่จะใช้งานวิจัยที่อ้างถึงในรายงานอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน คุณมักจะพบข้อมูลมากมายทางออนไลน์ผ่านเครื่องมือค้นหา แต่การเดินทางไปยังห้องสมุดอย่างรวดเร็วก็สามารถช่วยได้เช่นกัน

3 เขียนคำชี้แจงวิทยานิพนธ์

ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม ให้เขียน คำแถลงวิทยานิพนธ์ เพื่อช่วยให้คุณกำหนดแนวคิดเกี่ยวกับหัวข้อหลักของรายงานของคุณ เช่นเดียวกับประโยคหัวข้อของย่อหน้า ข้อความวิทยานิพนธ์จะสรุปประเด็นหลักในการเขียนของคุณ ในกรณีนี้คือรายงาน

เมื่อคุณได้รวบรวมข้อมูลการวิจัยเพียงพอแล้ว คุณควรสังเกตแนวโน้มและรูปแบบในข้อมูล หากรูปแบบเหล่านี้อนุมานหรือนำไปสู่จุดที่ใหญ่กว่าและครอบคลุม นั่นเป็นคำแถลงวิทยานิพนธ์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนรายงานเกี่ยวกับค่าจ้างของพนักงานฟาสต์ฟู้ด วิทยานิพนธ์ของคุณอาจเป็นแบบ “แม้ว่าค่าแรงจะเคยเทียบเท่ากับค่าครองชีพ จากนั้น รายงานที่เหลือของคุณจะอธิบายเกี่ยวกับวิทยานิพนธ์ฉบับนั้นอย่างละเอียด พร้อมด้วยหลักฐานและข้อโต้แย้งที่เพียงพอ

การรวมคำชี้แจงวิทยานิพนธ์ของคุณไว้ในบทสรุปผู้บริหารและการแนะนำรายงานเป็นเรื่องที่ดี แต่คุณยังต้องการคิดออกแต่เนิ่นๆ เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าจะไปในทิศทางใดเมื่อคุณทำงานในโครงร่างต่อไป

4 เตรียมโครงร่าง

การเขียนโครงร่าง แนะนำสำหรับการเขียนทุกประเภท แต่จะมีประโยชน์อย่างยิ่งกับรายงานที่เน้นการจัดระเบียบ เนื่องจากรายงานมักจะแยกจากกันตามหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย โครงร่างที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณติดตามได้ในขณะเขียนโดยไม่พลาดสิ่งใด

จริงๆ แล้ว คุณควรเริ่มคิดเกี่ยวกับโครงร่างของคุณในระหว่างขั้นตอนการวิจัย เมื่อคุณเริ่มสังเกตเห็นรูปแบบและแนวโน้ม หากคุณยังคิดไม่ออก ให้ลองเขียนรายการประเด็นสำคัญ รายละเอียด และหลักฐานทั้งหมดที่คุณต้องการพูดถึง ดูว่าคุณสามารถจัดหมวดหมู่เหล่านี้ในหมวดหมู่ทั่วไปและเฉพาะเจาะจงได้หรือไม่ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนเป็นหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยตามลำดับได้

5 เขียนร่างคร่าวๆ

จริงๆ แล้ว การเขียน แบบร่างคร่าวๆ หรือแบบร่างแรกมักจะเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานที่สุด นี่คือที่ที่คุณจะนำข้อมูลทั้งหมดจากการค้นคว้าของคุณมาเขียนเป็นคำพูด เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกครอบงำ เพียงทำตามโครงร่างของคุณทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ละทิ้งสิ่งใดโดยไม่ได้ตั้งใจ

อย่ากลัวที่จะทำผิดพลาด นั่นเป็นกฎอันดับหนึ่งในการเขียนร่างคร่าวๆ การคาดหวังว่าร่างแรกของคุณจะสมบูรณ์แบบเพิ่มความกดดันอย่างมาก ให้เขียนในลักษณะที่เป็นธรรมชาติและผ่อนคลาย และกังวลเกี่ยวกับรายละเอียดเฉพาะ เช่น การเลือกใช้คำและการแก้ไขข้อผิดพลาดในภายหลัง นั่นคือสิ่งที่สองขั้นตอนสุดท้ายมีไว้สำหรับอย่างไรก็ตาม

6 แก้ไขและแก้ไขรายงานของคุณ

เมื่อร่างคร่าวๆ ของคุณเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลากลับไปและเริ่มต้นแก้ไขข้อผิดพลาดที่คุณละเลยในครั้งแรก (แต่ก่อนที่คุณจะดำดิ่งลงไป การนอนหลับเพื่อเริ่มแก้ไขใหม่นั้นช่วยได้มาก หรืออย่างน้อยก็พักสักนิดเพื่อผ่อนคลายจากการเขียนแบบร่างคร่าวๆ)

เราขอแนะนำให้คุณอ่านรายงานของคุณก่อนสำหรับประเด็นสำคัญๆ เช่น การตัดหรือเลื่อนไปรอบๆ ประโยคและย่อหน้าทั้งหมด บางครั้งคุณจะพบว่าข้อมูลของคุณไม่ตรงกัน หรือว่าคุณตีความหลักฐานชิ้นสำคัญผิดไป นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมในการแก้ไขข้อผิดพลาด "ภาพรวม" และเขียนส่วนที่ยาวขึ้นใหม่ตามต้องการ

หากคุณไม่คุ้นเคยกับสิ่งที่ต้องมองหาเมื่อแก้ไข คุณสามารถอ่านคำแนะนำก่อนหน้าของเราพร้อม เคล็ดลับการแก้ไขตัวเอง ขั้น สูง

7 พิสูจน์อักษรและตรวจสอบข้อผิดพลาด

สุดท้ายนี้ คุณควรตรวจสอบรายงานของคุณเป็นครั้งสุดท้าย เพียงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ถ้อยคำของคุณ และตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือตัวสะกด ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ คุณได้ตรวจสอบข้อผิดพลาด "ภาพรวม" แต่ที่นี่คุณกำลังมองหาปัญหาที่เฉพาะเจาะจง แม้กระทั่งปัญหาที่น่ารำคาญ

ผู้ช่วยเขียนอย่าง Grammarly จะแจ้ง ปัญหาเหล่านั้นให้คุณทราบ เวอร์ชันฟรีของ Grammarly จะชี้ให้เห็นการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในขณะที่คุณเขียน พร้อมคำแนะนำในการปรับปรุงงานเขียนของคุณ ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ได้ในคลิกเดียว เวอร์ชันพรีเมียมนำเสนอคุณลักษณะขั้นสูงยิ่งขึ้นไปอีก เช่น การปรับโทนเสียงและคำแนะนำในการเลือกคำเพื่อยกระดับการเขียนของคุณไปอีกระดับ