วิธีการเขียนจดหมายลาออก

การออกจากงานอาจทำให้รู้สึกตื่นเต้น แต่ก็อาจทำให้อึดอัดได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องส่งข่าวสารให้กับเพื่อนร่วมงานปัจจุบันของคุณ การเขียนจดหมายลาออกอาจรู้สึกยากในช่วงเวลาที่คุณมีเรื่องมากมายในใจอยู่แล้ว เป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานในการแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงนี้แบบเห็นหน้ากัน (ด้วยความสุภาพสำหรับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานของคุณ) และแจ้งข่าวเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของจดหมายลาออก (เพื่อวัตถุประสงค์ด้านทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นทางการ) แต่ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะใส่อะไรลงไปและจะใช้คำอย่างไรให้เหมาะสมล่ะ?

การเขียนจดหมายลาออกไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่ต้องกังวลใจ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายลาออก เราจะอธิบายสิ่งที่ควรรวมไว้ในของคุณและครอบคลุมเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตจดหมายลาออกที่สะดวกเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายลาออกของคุณ

เช่นเดียวกับ การเขียนจดหมายสมัครงาน เมื่อคุณเขียนจดหมายลาออก คุณจะต้องระบุข้อมูลเฉพาะที่นายจ้างจำเป็นต้องทราบ ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีมารยาทในการทำงานที่คุณควรปฏิบัติตาม ดังนั้นนายจ้างของคุณก็จะคาดหวังว่าจะได้รับความสนุกสนานเช่นกัน โดยเฉพาะจดหมายลาออกของคุณควรมีสิ่งต่อไปนี้:

กล่าวทักทายและปิดอย่างเป็นทางการ

จดหมายลาออกเป็นเอกสารทางธุรกิจ ดังนั้นควรเปิดด้วยคำว่า “เรียน” อย่างเป็นทางการ และลงท้ายด้วยการปิดท้ายอย่างเหมาะสม เช่น “ ขอแสดงความนับถือ ”

ประกาศการลาออกของคุณ

โดยทั่วไปประโยคแรกของจดหมายลาออกจะอธิบายความตั้งใจที่จะลาออกจากตำแหน่ง สิ่งนี้จะแจ้งให้ผู้อ่านทราบทันทีเกี่ยวกับเนื้อหาในจดหมายของคุณ และหลีกเลี่ยงการฝังไฟ LED ระบุให้ชัดเจนว่าคุณกำลังลาออกด้วยภาษาธรรมดา หากจดหมายลาออกของคุณคลุมเครือหรือคลุมเครือเกินไป นายจ้างของคุณอาจตีความข้อความนั้นผิด วิธีที่ดีที่สุดคือตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา กล่าวคือฉีกผ้าพันแผลออกอย่างรวดเร็ว

คนส่วนใหญ่ไม่ชอบแจ้งข่าวร้าย ดังนั้นบางคนจึงมักใช้ถ้อยคำสละสลวยหรือ ป้องกันความเสี่ยง ในจดหมายลาออก (ภาษาที่ไม่แน่นอน เช่น “ฉันคิดว่า . . .” หรือ “มันอาจจะดีที่สุดถ้า . . .”) สิ่งนี้ไม่เพียงแต่สร้างความคลุมเครือเท่านั้น แต่ยังทำให้งานเขียนของคุณยุ่งเหยิงด้วยคำที่มากเกินไปซึ่งทำให้ข้อความของคุณเสียไป

วันที่คุณหยุดทำงาน

การระบุวันสุดท้ายของการจ้างงานอย่างเปิดเผยเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้บริษัทของคุณสามารถปรับตัวได้อย่างเหมาะสม จำเป็นต้องมีการเตรียมการมากมาย เช่น การค้นหาผู้มาแทนที่ หรือแม้แต่การปรับโครงสร้างทีมของคุณ เพื่อจัดกำหนดการและจัดกิจกรรมเหล่านี้อย่างเหมาะสม บริษัทจำเป็นต้องมีวันที่สรุปผล

เสนอความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณลาออก คุณทำให้บริษัทอยู่ในตำแหน่งที่ยากลำบาก มารยาทในการทำงานที่เหมาะสมแนะนำให้คุณช่วยทีมของคุณเตรียมตัวสำหรับการลาออกในช่วงเวลาระหว่างการลาออกและวันสุดท้ายของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างภาระให้กับเพื่อนร่วมงาน

วิธีเฉพาะที่คุณสามารถช่วยได้นั้นแตกต่างกันไปในแต่ละงาน แต่งานทั่วไปบางส่วนมีดังนี้:

• ร่างแผนการเปลี่ยนแปลงโดยให้รายละเอียดว่าใครจะรับหน้าที่เดิมของคุณตามความเหมาะสม
• ฝึกอบรมผู้มาทดแทนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ
• ส่งมอบกรรมสิทธิ์โครงการ
• การเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างให้สำเร็จ
• ให้รายละเอียดกำหนดการที่กำลังดำเนินอยู่ของคุณ เพื่อให้ผู้อื่นสามารถดำเนินการต่อจากจุดที่คุณค้างไว้ได้
• แจ้ง/โอนข้อมูลผู้ติดต่อทางธุรกิจของคุณ

คุณอาจต้องปรึกษารายละเอียดดังกล่าวกับผู้จัดการของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องระบุรายละเอียดใดๆ ในจดหมายลาออก แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องให้ความช่วยเหลือ แต่ก็ยังแสดงท่าทีที่รอบคอบ ใครก็ตามที่ได้อ่านจดหมายลาออกของคุณจะรู้สึกขอบคุณ

คำแสดงความขอบคุณอย่างสุภาพ (ถ้าจริงใจ)

บ่อยครั้งถือเป็นการแสดงความสุภาพที่จะขอบคุณบริษัทสำหรับโอกาสในการทำงานที่นั่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาให้การฝึกอบรมหรือช่วยเหลือส่วนบุคคล แน่นอน หากเหตุผลในการลาออกของคุณเกี่ยวข้องกับสถานที่ทำงานที่ไม่เป็นมิตร อย่าลังเลที่จะเพิกเฉยต่อส่วนนี้ เนื่องจากอาจมองว่าเป็นการหลอกลวงหรือรู้สึกไม่น่าเชื่อถือ

ข้อมูลการติดต่อ

ใส่ข้อมูลติดต่อที่เป็นปัจจุบันสำหรับตัวคุณเองไว้ในจดหมายลาออกของคุณ บางทีฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องหารือบางอย่างกับคุณในอนาคต หรือบางทีเพื่อนร่วมงานหรือตัวแทนของคุณอาจมีคำถามสองสามข้อ

หากคุณเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ข้อมูลติดต่อของคุณควรอยู่ใต้ชื่อของคุณที่มุมซ้ายบน หากคุณกำลังเขียนอีเมล คุณสามารถเพิ่มส่วนนี้ลงด้านล่างใต้ลายเซ็นของคุณได้

วิธีการเขียนจดหมายลาออก

ก่อนอื่นคุณต้องเลือก ช่องทางการสื่อสาร ที่ถูกต้อง สำหรับจดหมายลาออกของคุณ โดยปกติแล้วจดหมายลาออกจะถูกส่งทางอีเมลหรือพิมพ์ออกมาและส่งด้วยมือ

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ขอแนะนำให้ลาออกแบบเห็นหน้ากัน (ทั้งต่อหน้าหรือทางวิดีโอคอล หากคุณทำงานนอกสถานที่) แล้วส่งจดหมายลาออก ไม่เพียงแต่จะสุภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังควบคุมเวลาในการส่งข่าวอีกด้วย หากคุณเพียงแค่ส่งอีเมลหรือจดหมาย คุณจะไม่รู้ว่าบุคคลนั้นจะอ่านเมื่อใด ซึ่งอาจทำให้เรื่องยุ่งยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์

สมมติว่าคุณลาออกด้วยตนเองก่อน ตัวเลือกระหว่างสิ่งพิมพ์และอีเมลจะขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ บริษัทที่เป็นทางการส่วนใหญ่จะต้องการพิมพ์จดหมาย ในขณะที่บริษัทที่ไม่เป็นทางการจะยินดีส่งอีเมล หากมีข้อสงสัย คุณสามารถสอบถามผู้จัดการหรือทีมทรัพยากรบุคคลได้ว่าพวกเขาต้องการอะไร หลังจากที่คุณแจ้งข่าวแล้ว

เมื่อเขียนใบลาออก ให้ยึดถือเฉพาะสิ่งสำคัญและเขียนให้สั้น:ไม่เกินหนึ่งหน้า ครอบคลุมทุกด้านที่กล่าวมาข้างต้นแล้วปล่อยไว้อย่างนั้น ไม่จำเป็นต้องอาศัยรายละเอียด

หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้จัดการของคุณ คุณอาจรู้สึกว่ามีอะไรจะพูดมากกว่านี้ ในกรณีนั้น ทำไมไม่ส่งจดหมายส่วนตัวให้พวกเขาล่ะ? จดหมายลาออกของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพอย่างเคร่งครัด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถแบ่งปันความคิดของคุณในข้อความที่ไม่เป็นทางการและแยกต่างหากได้

ในส่วนของน้ำเสียง ให้ใช้ภาษาเดียวกับที่คุณจะ เขียนบน LinkedIn แม้ว่าอารมณ์จะเกี่ยวข้องกับอารมณ์ จดหมายลาออกยังคงเป็นเอกสารที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงเรื่องตลก คำสแลง อีโมจิ และการสื่อสารอื่นๆ ที่อาจดูเป็นกันเองเกินไป

แม่แบบจดหมายลาออก

นี่คือเทมเพลตจดหมายลาออกเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น คุณสามารถคัดลอกและกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ ได้ตามต้องการ

โปรดยอมรับจดหมายฉบับนี้เป็นการลาออกจาก[บริษัท]อย่าง เป็นทางการ วันสุดท้ายของฉันคือวันที่[date]

ฉันขอบคุณสำหรับโอกาสที่คุณและ[บริษัท]มอบให้ฉันในการเรียนรู้และเติบโตในฐานะ[ตำแหน่งงาน] รู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมที่มีนวัตกรรมและรวดเร็วเช่นนี้

ฉันกระตือรือร้นที่จะทำทุกวิถีทางที่สามารถทำได้เพื่อช่วยในการเปลี่ยนแปลงนี้ รวมถึง[helpful job] ฉันขอให้คุณและ[บริษัท]โชคดีในการบรรลุเป้าหมายของคุณ

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อเต็ม]

[อีเมล]

[หมายเลขโทรศัพท์]

[ที่อยู่]

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายลาออก

กำหนดเวลาให้เหมาะสม

จดหมายลาออกของคุณไม่ควรเป็นครั้งแรกที่นายจ้างทราบเกี่ยวกับการลาออกของคุณ ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น คุณไม่สามารถควบคุมได้ว่าพวกเขาจะอ่านจดหมายของคุณเมื่อใด และยังไม่ต้องพูดถึงว่าควรแจ้งข่าวสำคัญต่อหน้าทุกครั้ง

แต่จดหมายลาออกของคุณทำหน้าที่เป็นเอกสารมากกว่า การแจ้งให้คิดว่ามันเป็นใบเสร็จรับเงิน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือแจ้งผู้จัดการของคุณว่าคุณกำลังลาออกด้วยตนเอง จากนั้นจึงส่งจดหมายลาออกเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการ

คุณสามารถส่งจดหมายฉบับพิมพ์ให้นายจ้างเมื่อคุณพูดคุยเรื่องนี้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถส่งอีเมลในภายหลังก็ได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม สิ่งนี้ควรส่งเสริมการสนทนาต่อหน้า ไม่ใช่แทนที่

อย่าเผาสะพาน.

ความจริงใจที่เหลือไม่ได้เกี่ยวกับมารยาทที่ดีทั้งหมด เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานแม้ว่าจะลาออกแล้วก็ตาม บางทีอาจมีการเปิดบริษัทใหม่ที่น่าสนใจที่บริษัทเก่าของคุณในอนาคต หรือบางทีคุณอาจต้องการแนะนำพวกเขาในฐานะลูกค้าของบริษัทใหม่ของคุณ สถานการณ์เหล่านั้นดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นหากคุณยุติสิ่งต่าง ๆ อย่างฉันมิตร

นอกจากนี้ คุณมักจะต้องใช้นายจ้างเดิมของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับงานใหม่ การพูดสิ่งที่เป็นลบในจดหมายลาออกจะส่งผลเสียต่อโอกาสในการหางานใหม่หากนายจ้างคนก่อนของคุณขุ่นเคือง

แทนที่จะระบายความรู้สึกด้านลบออกไป วิธีที่ดีที่สุดคือแสดงความสุภาพ แม้ว่าคุณจะลาออกเนื่องจากสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ให้ระบุในแง่วิชาชีพ วิธีนี้จะทำให้บริษัทของคุณได้รับการบันทึกข้อร้องเรียนในกรณีที่ผู้อื่นลาออกด้วยเหตุผลเดียวกัน

ตรวจทานเสมอ

อย่าทำให้ทางออกอันสง่างามของคุณแปดเปื้อนด้วยการพิมพ์ผิดที่น่าอาย เช่นเดียวกับเอกสารสำคัญอื่นๆ ให้ตรวจทานอย่างละเอียดเพื่อหาข้อผิดพลาดก่อนที่ใครจะมองเห็นได้ อ่านสั้นๆ เมื่อเสร็จแล้วเพื่อตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ที่ผิด

คำแนะนำในการเขียนของ Grammarly จะแจ้งให้คุณทราบถึงข้อผิดพลาดใดๆ ในขณะที่คุณเขียน พร้อมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องตรวจจับเสียง ของเรา ยังช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายลาออกของคุณเป็นไปตามที่คุณต้องการ โดยแจ้งให้คุณทราบว่าคุณฟังดู “ไม่เป็นทางการ” “รุนแรง” หรือ “กล่าวหา” เกินไป เพื่อให้คุณอุ่นใจได้มากขึ้น

บทความนี้เขียนครั้งแรกในปี 2560 โดย Karen Hertzberg มีการอัปเดตเพื่อรวมข้อมูลใหม่