วิธีการเขียนจดหมายลาออก

ออกจากงานสามารถรู้สึกตื่นเต้น แต่ก็อาจทำให้ไม่สบายใจได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องส่งข่าวไปยังเพื่อนร่วมงานปัจจุบันของคุณ การเขียนจดหมายลาออกอาจรู้สึกยากในช่วงเวลาที่คุณมีเรื่องมากมายในใจอยู่แล้ว เป็นโปรโตคอลมาตรฐานในการแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงนี้แบบเห็นหน้ากัน (ด้วยความสุภาพสำหรับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานของคุณ) และเขียนข่าวเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของจดหมายลาออก (เพื่อวัตถุประสงค์ด้านทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นทางการ) แต่ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะรวมอะไรกันแน่และจะพูดอย่างไรให้เหมาะสมล่ะ

การเขียนจดหมายลาออกไม่จำเป็นต้องเป็นกังวลอีกต่อไป ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนจดหมายลาออก เราพูดถึงสิ่งที่จะรวมไว้ในข้อมูลของคุณและครอบคลุมเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตจดหมายลาออกที่มีประโยชน์เพื่อให้คุณเริ่มต้นได้

สิ่งที่ต้องระบุในจดหมายลาออกของคุณ

เช่นเดียวกับ การเขียนจดหมายสมัคร งาน เมื่อคุณเขียนจดหมายลาออก คุณจะต้องระบุข้อมูลเฉพาะที่นายจ้างจำเป็นต้องทราบ ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีมารยาทในการทำงานที่คุณควรปฏิบัติตาม ดังนั้นนายจ้างของคุณจะคาดหวังว่าจะได้รับสิ่งที่น่าพอใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จดหมายลาออกของคุณควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

ทักทายและปิดอย่างเป็นทางการ

จดหมายลาออกเป็นเอกสารทางธุรกิจ ดังนั้นให้เปิดด้วยคำว่า “เรียน” อย่างเป็นทางการ และปิดท้ายด้วยการปิดที่เหมาะสม เช่น “ ขอแสดง ความนับถือ ”

ประกาศลาออก

โดยทั่วไป ประโยคแรกของจดหมายลาออกจะอธิบายความตั้งใจที่จะออกจากตำแหน่งของคุณ สิ่งนี้จะแจ้งให้ผู้อ่านทราบทันทีเกี่ยวกับเนื้อหาในจดหมายของคุณ และหลีกเลี่ยงการฝังลีดเดอร์ ระบุให้ชัดเจนว่าคุณกำลังลาออกด้วยภาษาธรรมดา หากจดหมายลาออกของคุณคลุมเครือหรือคลุมเครือเกินไป นายจ้างของคุณอาจตีความจดหมายนั้นผิด เป็นการดีที่สุดที่จะตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา กล่าวคือ ดึงผ้าพันแผลออกอย่าง รวดเร็ว

คนส่วนใหญ่ไม่ชอบส่งข่าวร้าย ดังนั้นบางคนจึงมักจะทำให้จดหมายลาออกอ่อนลงด้วยถ้อยคำสละสลวยหรือการ ป้องกันความเสี่ยง (ภาษาที่ไม่แน่นอนเช่น “ฉันคิดว่า . . .” หรือ “มันอาจจะดีที่สุดถ้า . . .”) สิ่งนี้ไม่เพียงแต่สร้างความกำกวมเท่านั้น แต่ยังทำให้งานเขียนของคุณยุ่งเหยิงด้วยคำที่มากเกินไปซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความของคุณ

วันที่คุณหยุดทำงาน

สิ่งสำคัญคือต้องเปิดเผยวันสุดท้ายของการจ้างงานอย่างเปิดเผย เพื่อให้บริษัทของคุณสามารถปรับตัวได้อย่างเหมาะสม จำเป็นต้องมีการเตรียมการหลายอย่าง เช่น การหาคนมาแทนที่ หรือแม้แต่การปรับโครงสร้างทีมของคุณ เพื่อกำหนดการและจัดกิจกรรมเหล่านี้อย่างเหมาะสม บริษัทจำเป็นต้องมีวันที่สรุป

เสนอให้ความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณลาออก คุณทำให้บริษัทอยู่ในสถานะที่ยากลำบาก มารยาทในการทำงานที่เหมาะสมแสดงให้เห็นว่าคุณช่วยทีมของคุณเตรียมพร้อมสำหรับการเดินทางในช่วงเวลาระหว่างการลาออกและวันสุดท้ายของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างภาระให้เพื่อนร่วมงานของคุณ

วิธีเฉพาะที่คุณสามารถช่วยได้แตกต่างกันไปในแต่ละงาน แต่งานทั่วไปมีดังนี้:

• ร่างแผนการเปลี่ยนแปลงที่มีรายละเอียดว่าใครจะทำภารกิจเดิมของคุณตามความเหมาะสม
• การฝึกอบรมผู้ทดแทนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ
• ส่งมอบความเป็นเจ้าของโครงการ
• การเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างให้สำเร็จ
• ให้รายละเอียดกำหนดการต่อเนื่องของคุณเพื่อให้ผู้อื่นสามารถดำเนินการต่อจากจุดที่คุณทำค้างไว้ได้
• แจ้ง/โอนรายชื่อติดต่อธุรกิจของคุณ

คุณอาจต้องดำเนินการรายละเอียดดังกล่าวกับผู้จัดการของคุณ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดในจดหมายลาออกของคุณ แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องได้รับความช่วยเหลือ แต่ก็ยังเป็นการแสดงท่าทางที่รอบคอบ ใครก็ตามที่อ่านจดหมายลาออกของคุณจะประทับใจ

แสดงความกตัญญูกตเวที (ถ้าจริงใจ)

บ่อยครั้งที่การขอบคุณบริษัทที่มีโอกาสได้ทำงานที่นั่นถือเป็นเรื่องสุภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาให้การฝึกอบรมหรือความช่วยเหลือส่วนบุคคล แน่นอน หากเหตุผลในการลาออกของคุณเกี่ยวข้องกับสถานที่ทำงานที่ไม่เป็นมิตร อย่าลังเลที่จะเพิกเฉยต่อส่วนนี้เพราะอาจถือว่าหน้าซื่อใจคดหรือรู้สึกไม่น่าเชื่อถือ

ข้อมูลติดต่อ

ในจดหมายลาออกของคุณ ให้ระบุข้อมูลติดต่อที่เป็นปัจจุบันสำหรับตัวคุณเอง บางที HR อาจต้องหารือบางอย่างกับคุณในอนาคต หรือบางทีเพื่อนร่วมงานหรือตัวแทนของคุณอาจมีคำถามสองสามข้อ

หากคุณกำลังเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ข้อมูลติดต่อของคุณควรอยู่ใต้ชื่อของคุณที่มุมซ้ายบน หากคุณกำลังเขียนอีเมล คุณสามารถเพิ่มสิ่งนี้ไว้ด้านล่างลายเซ็นของคุณ

วิธีการเขียนจดหมายลาออก

ก่อนอื่น คุณต้องเลือก ช่องทางการสื่อสาร ที่ เหมาะสมสำหรับจดหมายลาออกของคุณ โดยปกติจดหมายลาออกจะถูกส่งเป็นอีเมลหรือพิมพ์และส่งด้วยมือ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ขอแนะนำให้ลาออกแบบเห็นหน้ากัน (ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านแฮงเอาท์วิดีโอหากคุณทำงานจากระยะไกล) แล้วส่งจดหมายลาออก สิ่งนี้ไม่เพียงแค่สุภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่คุณยังควบคุมเวลาที่ส่งข่าวได้อีกด้วย หากคุณเพียงแค่ส่งอีเมลหรือจดหมาย คุณไม่รู้ว่าบุคคลนั้นจะอ่านมันเมื่อใด ซึ่งอาจจะทำให้เรื่องยุ่งยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าสองสัปดาห์

สมมติว่าคุณลาออกด้วยตนเองก่อน ทางเลือกระหว่างงานพิมพ์และอีเมลขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ บริษัทที่เป็นทางการจำนวนมากต้องการจดหมายที่พิมพ์ออกมา ในขณะที่บริษัทที่ไม่เป็นทางการก็ใช้อีเมลได้ หากมีข้อสงสัย คุณสามารถถามผู้จัดการหรือทีม HR ของคุณว่าพวกเขาชอบอะไร หลังจากที่คุณบอกข่าวแล้ว

เมื่อเขียนการลาออก ให้ยึดเฉพาะสิ่งสำคัญและเขียนให้สั้น: ไม่เกินหนึ่ง หน้า ครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วปล่อยไว้อย่างนั้น ไม่จำเป็นต้องอาศัยรายละเอียด

หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้จัดการของคุณ คุณอาจรู้สึกว่าคุณมีอะไรมากกว่านี้ที่จะพูด ในกรณีนั้น ทำไมไม่ส่งจดหมายส่วนตัวให้พวกเขาล่ะ? จดหมายลาออกของคุณควรเป็นมืออาชีพอย่างเคร่งครัด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถแบ่งปันความคิดของคุณในข้อความที่ไม่เป็นทางการแยกต่างหาก

สำหรับน้ำเสียง ให้ใช้ภาษาเดียวกับที่คุณ เขียน บน LinkedIn จดหมายลาออกก็ยังเป็นเอกสารที่เป็นทางการแม้ในขณะที่อารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงเรื่องตลก สแลง อีโมจิ และการสื่อสารอื่นๆ ที่อาจดูเป็นกันเองเกินไป

แม่แบบจดหมายลาออก

นี่คือเทมเพลตจดหมายลาออกเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น โปรดคัดลอกและกรอกข้อมูลในช่องตามลำดับ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายลาออก

ตั้งเวลาให้เหมาะสม

จดหมายลาออกของคุณไม่ควรเป็นครั้งแรกที่นายจ้างของคุณได้ยินเกี่ยวกับการลาออกของคุณ ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น คุณไม่สามารถควบคุมเวลาที่พวกเขาอ่านจดหมายของคุณ ไม่ต้องพูดถึงว่าข่าวสำคัญควรได้รับการบอกเล่าต่อหน้าเสมอ

จดหมายลาออกของคุณทำหน้าที่เป็น เอกสาร มากกว่า การ แจ้งเตือน คิดว่ามันเป็นใบเสร็จรับเงิน แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการบอกผู้จัดการของคุณว่าคุณลาออกด้วยตนเองแล้วส่งจดหมายลาออกเพื่อเป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการ

คุณสามารถส่งจดหมายฉบับพิมพ์ให้นายจ้างของคุณเมื่อพูดคุยด้วยตนเอง หรือส่งอีเมลในภายหลังก็ได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ควรเสริมการสนทนาแบบตัวต่อตัว ไม่ใช่แทนที่

อย่าเผาสะพาน

ความเป็นมิตรที่เหลืออยู่นั้นไม่ได้หมายความถึงมารยาทที่ดี เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานไว้แม้ว่าจะลาออกแล้วก็ตาม บางทีอาจจะมีการเปิดใหม่ที่น่าสนใจในบริษัทเก่าของคุณในอนาคต หรือบางทีคุณอาจต้องการแนะนำพวกเขาในฐานะลูกค้าของบริษัทใหม่ของคุณ สถานการณ์เหล่านั้นจะดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นหากคุณยุติเรื่องกันเอง

ยิ่งไปกว่านั้น คุณมักจะต้องใช้นายจ้างคนก่อนของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับงานใหม่ การพูดสิ่งที่ไม่ดีในจดหมายลาออกจะส่งผลเสียต่อโอกาสในการหางานใหม่หากนายจ้างคนก่อนของคุณมีความขุ่นเคือง

แทนที่จะระบายความรู้สึกด้านลบทั้งหมด ควรทำตัวให้สุภาพดีกว่า แม้ว่าคุณจะออกจากงานเนื่องจากสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ให้ระบุในแง่ที่เป็นมืออาชีพ ด้วยวิธีนี้บริษัทของคุณจะบันทึกการร้องเรียนของคุณในกรณีที่คนอื่นออกจากงานด้วยเหตุผลเดียวกัน

ตรวจทานเสมอ

อย่าทำให้ทางออกที่สง่างามของคุณเสียไปด้วยการพิมพ์ผิดที่น่าอับอาย เช่นเดียวกับเอกสารสำคัญอื่นๆ ให้ตรวจทานข้อผิดพลาดอย่างรอบคอบก่อนที่จะมีใครเห็น โปรดอ่านอย่างรวดเร็วเมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ผิดพลาด

คำแนะนำในการเขียนของ Grammarly จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีข้อผิดพลาดใดๆ ในขณะที่คุณเขียน พร้อมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข นอกจากนี้ เครื่องตรวจจับเสียง ของเรายัง ช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายลาออกของคุณระบุว่าคุณต้องการให้เป็นอย่างไร โดยแจ้งให้คุณทราบว่าคุณฟังดู “ไม่เป็นทางการ” “บังคับ” หรือ “กล่าวหา” มากเกินไป ทำให้คุณรู้สึกสบายใจเป็นพิเศษ

บทความนี้เขียนขึ้นในปี 2560 โดย Karen Hertzberg มีการปรับปรุงเพื่อรวมข้อมูลใหม่