วิธีเขียนโน้ตขอบคุณ: ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

เรียนรู้วิธีเขียนบันทึกขอบคุณและแสดงว่าคุณห่วงใยอย่างแท้จริง

มีหลายวิธีในการแสดงความขอบคุณ แต่น้อยคนนักที่จะสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่ากับข้อความขอบคุณธรรมดาๆ การเขียนข้อความขอบคุณอาจรู้สึกยากอย่างน่าประหลาดใจ เนื่องจากคุณอาจไม่รู้วิธีถ่ายทอดความรู้สึกออกมาเป็นคำพูด

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? คู่มือนี้จะอธิบายว่าเหตุใดบันทึกขอบคุณจึงมีความสำคัญ และต้องใช้อะไรบ้างในการเขียนข้อความที่มีความหมาย

ทำไมต้องเขียนบันทึกขอบคุณ?

ข้อความขอบคุณแสดงถึงความกตัญญูของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ท่าทางพื้นฐานที่ดูเหมือนธรรมดานี้สามารถทำให้ผู้รับรู้สึกพิเศษได้ทันที ใช่ เป็นไปได้ที่จะแบ่งปันความรู้สึกขอบคุณของคุณด้วยการส่งข้อความด่วน อีเมล หรือความคิดเห็นบนโซเชียลมีเดีย แต่วิธีการเหล่านี้ไม่ได้ให้น้ำหนักเท่ากับการจดบันทึกด้วยลายมือ

เวลาและความคิดที่ต้องใช้ในการเลือกการ์ด (หรือเครื่องเขียน) และเขียนข้อความด้วยมือมีความสำคัญ — และด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยนั้น ผู้รับที่คุณห่วงใยอย่างแท้จริงจะไม่สูญเสียไป การแสดงความห่วงใยนี้อาจช่วยให้ผู้รับผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากได้

สถานการณ์ใดที่เรียกร้องให้บันทึกขอบคุณ

บันทึกขอบคุณชื่นชมในบางสถานการณ์เท่านั้นและจำเป็นอย่างยิ่งในบางสถานการณ์ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเวลาที่ข้อความขอบคุณที่เขียนอย่างดีสามารถสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมด:

• งานแต่งงานหรืออาบน้ำเด็ก ผู้เข้าร่วมงานแต่งงานและงานรับเลี้ยงเด็กทุกคนควรได้รับข้อความขอบคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะมาพร้อมของขวัญหรือไม่ก็ตาม สิ่งเหล่านี้ควรทำให้ผู้รับรู้ว่าพวกเขารู้สึกขอบคุณก่อนที่จะลงรายการการ์ดหรือของขวัญที่มอบให้ และอธิบายว่าสิ่งของเหล่านี้จะสร้างความแตกต่างให้กับคุณและคนที่คุณรักได้อย่างไร
• ปาร์ตี้วันเกิด. ไม่ใช่ทุกงานเลี้ยงวันเกิดที่รับประกันข้อความขอบคุณ แต่นี่เป็นวิธีที่ดีในการแสดงความรอบคอบหลังจากโอกาสที่เป็นทางการมากขึ้น พ่อแม่หลายคนเขียนโน้ตขอบคุณหลังจากงานเลี้ยงวันเกิดของลูกๆ และในหลายๆ ทาง สิ่งเหล่านี้คล้ายกับการ์ดแต่งงานและการ์ดงานรับขวัญเด็กที่กล่าวถึงข้างต้น
• สัมภาษณ์งาน. หากคุณโชคดีพอที่จะสัมภาษณ์งานกับนายจ้างในอนาคต ให้ผู้สัมภาษณ์รู้ว่าคุณรู้สึกขอบคุณสำหรับโอกาสนี้ สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนที่มีมโนธรรม แต่ก็สามารถมีบทบาทที่มีคุณค่าในการทำให้ชื่อของคุณอยู่ในใจเป็นอันดับต้นๆ ในขณะที่ผู้จัดการการจ้างงานพิจารณาผู้สมัครงานต่างๆ ในระหว่างกระบวนการหางานที่มีการแข่งขันสูง การกระทำง่ายๆ นี้อาจส่งผลต่อการตัดสินใจจ้างงานที่สำคัญได้ในที่สุด
• เพียงเพราะว่า. บ่อยครั้งที่บันทึกขอบคุณที่ได้รับการชื่นชมมากที่สุดมักได้รับการคาดหวังน้อยที่สุดเช่นกัน ตัวอย่างเช่น คู่สมรสอาจเขียนโน้ตขอบคุณให้กันและกันหลังจากสัปดาห์ที่ยากลำบาก ซึ่งคนหนึ่งทำงานหนักเป็นพิเศษหรือช่วยเหลือเป็นพิเศษ พ่อแม่อาจเขียนขอบคุณลูก ๆ สำหรับการทำงานบ้านหรือการเรียนเชิงรุก เพื่อนๆ สามารถขอบคุณเพื่อนสนิทของพวกเขาเพียงเพราะพวกเขารู้สึกขอบคุณที่มีพวกเขาอยู่ในชีวิต

ขั้นตอนในการเขียนบันทึกขอบคุณที่ยอดเยี่ยม

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่า เมื่อใด ที่ต้องมีการขอบคุณ คุณอาจสงสัย ว่า จะเขียนบันทึกขอบคุณอย่างไร กระบวนการนี้ไม่ยากอย่างที่คิด ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อยกระดับข้อความขอบคุณของคุณไปอีกขั้น:

ขั้นตอนที่ 1: เลือกการ์ดหรือสเตชันเนอรี

แม้ว่าเนื้อหาของโน้ตจะสำคัญที่สุด แต่สเตชันเนอรีที่คุณเขียนก็มีผลเช่นกัน หากคุณกำลังร่างบันทึกขอบคุณเป็นสิบๆ ใบ การ์ดบันทึกที่ตรงกันสักชุดน่าจะช่วยได้ โดยถือว่ามันเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หลังจากงานเลี้ยงวันเกิดของเด็ก คุณอาจใช้การ์ดขอบคุณที่ตรงกับธีมของงาน จดหมายขอบคุณอย่างเป็นทางการอาจเขียนบนเครื่องเขียนหรูหราหรือภายในการ์ดอวยพรคุณภาพสูง

ขั้นตอนที่ 2: จ่าหน้าถึงผู้รับ

เมื่อคุณมีเอกสารประกอบที่เหมาะสมแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มเขียน เริ่มต้นด้วยการจ่าหน้าถึงจดหมาย การเปิดจะขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้เป็นทางการแค่ไหน สิ่งนี้จะได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ที่เรียกร้องความขอบคุณ เช่นเดียวกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจดหมาย

ในกรณีส่วนใหญ่ บางอย่างเช่น “เรียน ____” ควรจะใช้ได้ผล อย่างไรก็ตาม หากคุณชอบวิธีการที่เป็นทางการน้อยกว่า คุณสามารถนำหน้าด้วยชื่อผู้รับและเครื่องหมายจุลภาค

ขั้นตอนที่ 3: อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นที่ทำให้คุณรู้สึกขอบคุณ

แม้ว่าวลีง่ายๆ “ขอบคุณ” อาจทำให้ทุกคนยิ้มได้ แต่ก็ช่วยอธิบายได้ว่าทำไมคุณถึงส่งจดหมาย ผู้รับทำอะไรเพื่อให้คุณรู้สึกขอบคุณ?

หากคุณมีปัญหาในการจดจำว่าเกิดอะไรขึ้นหรือทำไมคุณถึงรู้สึกขอบคุณ ให้ใช้เวลาหลับตาและหวนคิดถึงช่วงเวลานั้นอีกครั้ง รายละเอียดเฉพาะใดๆ ที่คุณสามารถใส่ได้จะทำให้บันทึกมีผลกระทบมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: อธิบายว่าการกระทำของผู้รับส่งผลต่อคุณอย่างไร

ไม่ว่าคุณจะได้รับของขวัญหรือมีโอกาสสัมภาษณ์งานในฝันของคุณ จดหมายของคุณควรทำให้ชัดเจนว่าคุณได้ประโยชน์อย่างไรจากความรอบคอบของบุคคลที่คุณตั้งใจจะขอบคุณ ส่วนหนึ่งของจดหมายนี้อาจเรียบง่ายอย่างเช่น “จอห์นนี่รักรถบรรทุกของเล่นของเขาและสนุกกับการเล่นมันมากในสัปดาห์นี้”

หากคุณยังไม่ได้ประโยชน์จากการกระทำของบุคคลนั้นแต่คาดว่าจะได้รับในอนาคต คุณสามารถพูดถึงสิ่งนี้ได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น: "เราได้ติดตั้งถังผ้าอ้อมใหม่และคาดหวังว่ามันจะทำให้บ้านของเรามีกลิ่นสดชื่นมากขึ้นเมื่อความสุขมาถึงและเราเริ่มเปลี่ยนผ้าอ้อมแล้วผ้าอ้อม"

ขั้นตอนที่ 5: ลงชื่อในหมายเหตุ

วิธีที่คุณลงนามในบันทึกขอบคุณจะขึ้นอยู่กับว่าใครควรอ่าน หากหมายเหตุมีไว้สำหรับผู้จัดการฝ่ายว่าจ้าง เพื่อนร่วมงาน หรือครู "ด้วยความจริงใจ" ควรเป็นทางการเพียงพอ ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณสามารถปิดด้วยการขอบคุณเป็นครั้งสุดท้าย ตามด้วยลายเซ็นของคุณ

หากคุณจะส่งคำขอบคุณไปให้เพื่อนสนิทหรือสมาชิกในครอบครัว มักจะดีกว่าถ้าเป็นทางการน้อยลง บ่อยครั้ง โน้ตประเภทนี้จะลงท้ายด้วย "ความรัก ____" ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณ คำขอบคุณของคุณอาจจบลงด้วยมุขตลก

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกขอบคุณ

ตอนนี้คุณรู้วิธีร่างบันทึกขอบคุณและเหตุใดจึงสำคัญ ก็ถึงเวลาเขียน คุณจะไม่เสียใจที่สละเวลาเพื่อบอกให้เพื่อน สมาชิกในครอบครัว และคนสำคัญอื่นๆ รู้ว่าพวกเขาสำคัญ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบันทึกขอบคุณ