วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจ

จากการวิจัยพบว่า 63% ของนักข่าวชอบข่าวและข่าวประชาสัมพันธ์มากกว่าเนื้อหาประเภทอื่น ประมาณ 44% รู้สึกว่าข่าวประชาสัมพันธ์เป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุดเกี่ยวกับแบรนด์ เห็นได้ชัดว่าข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ทางการตลาด

พวกเขาสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ชมที่กว้างขึ้นและสร้างโอกาสในการขายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากเขียนไม่ถูกต้อง อาจส่งผลตรงกันข้ามและทำให้ชื่อเสียงของคุณเสียหายได้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับธุรกิจ

ใช้มุมที่เป็นข่าวมากที่สุด

ข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งควรมีมุมที่น่าสนใจสำหรับสื่อมวลชนและสาธารณชน แต่คุณต้องแน่ใจว่าคุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์จากมุมมองที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจของคุณได้รับรางวัลอันทรงเกียรติสำหรับการทำงานในการเผยแพร่สู่ชุมชน ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ควรเน้นที่ความยอดเยี่ยมเท่านั้นที่จะทำให้คุณดูดีขึ้น นอกจากนี้ยังควรเน้นย้ำถึงงานที่ธุรกิจของคุณทำในชุมชนและรางวัลนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อื่นอย่างไร

ในทางกลับกัน หากบริษัทของคุณทำผิดพลาด คุณคงไม่อยากโฟกัสที่การพยายามทำให้ตัวเองดูดี นั่นคือสิ่งที่งานแถลงข่าวมีไว้สำหรับ คุณควรรับผิดชอบและอธิบายว่าคุณจะแก้ไขปัญหาอย่างไร

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรถ่ายในมุมไหน ลองจ้างบริการแถลงข่าว พวกเขาจะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่านักข่าวมีแนวโน้มที่จะโต้ตอบอย่างไร และมุมใดจะทำงานได้ดีที่สุดในสถานการณ์ของคุณ นอกจากนี้ยังจะช่วยคุณเลือกประเภทข่าวประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

เขียนหัวข้อข่าวและบทสรุปที่ดึงดูดความสนใจ

พาดหัวของคุณเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการแถลงข่าวของคุณ ต้องมีความลวงและกระชับในขณะเดียวกันก็สะท้อนเนื้อหาของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณได้อย่างถูกต้อง บทสรุปควรดึงดูดความสนใจพอๆ กับพาดหัว และให้ภาพรวมคร่าวๆ ของสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังได้จากข่าวประชาสัมพันธ์

เคล็ดลับบางประการในการเขียนหัวข้อข่าวและบทสรุปที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้

• ให้สั้นและตรงประเด็น
• ใช้กริยาและคำคุณศัพท์ที่หนักแน่นเพื่อสร้างความรู้สึกเร่งด่วนหรือตื่นเต้น
• อุทธรณ์ความสนใจหรือความกังวลของผู้อ่าน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพาดหัวและสรุปสอดคล้องกับข่าวประชาสัมพันธ์อย่างถูกต้อง

ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีสำหรับธุรกิจจะรวมข้อมูลสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ประกาศไว้ในพาดหัวข่าว แล้วให้รายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง ข้อมูลสรุปนี้เรียกว่า "สนามลิฟต์"

ระยะห่างในลิฟต์ควรอธิบายข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณภายในไม่กี่วินาที ซึ่งเกี่ยวกับระยะเวลาในการขึ้นลิฟต์ หากคุณไม่สามารถใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในกรอบเวลานี้ การแถลงข่าวอาจไม่คุ้มค่าที่จะเขียน

รวมข้อมูลติดต่อ โลโก้ และวันที่วางจำหน่ายของคุณ

ที่ด้านบนสุดของข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ใส่ผู้ติดต่อหรือสื่อติดต่อ ซึ่งควรเป็นบุคคลในองค์กรของคุณที่สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับสื่อเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์และได้รับอนุญาตให้พูดแทนบริษัทของคุณได้

ระบุชื่อเต็ม หมายเลขโทรศัพท์โดยตรง และที่อยู่อีเมล เพื่อให้นักข่าวสามารถติดต่อพวกเขาได้อย่างง่ายดายด้วยคำถามติดตามผล ข้อมูลติดต่อสำหรับสื่อมวลชนนี้ยังเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการใส่โลโก้บริษัทของคุณ ซึ่งสามารถช่วยเพิ่มการจดจำแบรนด์และทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

คุณอาจต้องการใช้ข้อมูลติดต่อสื่อเดียวกันกับที่คุณระบุไว้ในเว็บไซต์หรือบัญชีโซเชียลมีเดียของคุณ เพื่อให้นักข่าวรู้ว่าพวกเขากำลังติดต่อกับบุคคลที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ

คุณควรระบุวันที่แถลงข่าวด้วยเพื่อให้นักข่าวรู้ว่าคุณวางแผนที่จะส่งออกไปเมื่อใด วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาวางแผนการรายงานข่าวได้อย่างเหมาะสม และยังทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ “มีค่าควรแก่การรายงานข่าว” อีกด้วย หากคุณกำลังส่งข่าวประชาสัมพันธ์ในช่วงเวลาที่ไม่ปกติของวันหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ ให้เพิ่มบางอย่างเช่น "สำหรับการเผยแพร่ในทันที" ที่ด้านบนของเอกสาร

สร้างข้อความที่ดึงดูดใจ

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณต้องมีข้อความที่ทรงพลังที่จะสะท้อนกับนักข่าวและสาธารณชน เมื่อคุณกำลังร่างข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• สิ่งหนึ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านของคุณทราบคืออะไร?
• ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ?
• ข่าวนี้ส่งผลต่อผู้อ่านหรือธุรกิจของคุณอย่างไร?

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามประเภทหนึ่งที่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรตอบ หากคุณไม่สามารถตอบคำถามอย่างรวบรัด แสดงว่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไม่พร้อมสำหรับช่วงไพร์มไทม์

คุณต้องแน่ใจว่าข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุม นักข่าวเป็นคนที่ยุ่งมาก และพวกเขาจะไม่มีเวลาถอดรหัสข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีความซับซ้อน คนทั่วไปไม่ควรทำงานหนักเกินไปเพื่อทำความเข้าใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเกี่ยวกับอะไร

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีความยาวไม่เกิน 500 คำ และจำเป็นต้องเข้าใจประเด็นในย่อหน้าเดียวหากเป็นไปได้ โปรดทราบว่านักข่าวกำลังมองหาข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจ หากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไม่น่าสนใจหรือให้ข้อมูลเป็นพิเศษ พวกเขาก็ไม่มีเหตุผลที่จะเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้

สร้าง Boilerplate ที่น่าสนใจ

เอกสารต้นแบบของคุณคือคำอธิบายสั้นๆ หนึ่งหรือสองประโยคของบริษัทของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้ในข่าวประชาสัมพันธ์และเอกสารทางการตลาดอื่นๆ นี่เป็นโอกาสที่ดีในการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับนักข่าวและบรรณาธิการ ดังนั้นจงใช้เวลาเขียนสิ่งที่น่าสนใจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารต้นแบบของคุณเป็นปัจจุบันและถูกต้อง และใช้ถ้อยคำเดียวกันเสมอ เพื่อให้ผู้อ่านทราบทันทีว่าบริษัทของคุณทำอะไร คุณยังสามารถเน้นความสำเร็จล่าสุดหรือเหตุการณ์ที่น่าบอกใบเรื่องข่าวในเอกสารประกอบของคุณ หากสิ่งนี้ดูซับซ้อน คุณสามารถจ้างบริการแถลงข่าวแบบมืออาชีพได้ตลอดเวลา

แจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์และติดตามผล

ข่าวประชาสัมพันธ์ยังคงเป็นมาตรฐานทองคำสำหรับการรายงานข่าว แต่ก็ยังไม่เพียงพอที่จะเขียนและส่งไปยังไซเบอร์สเปซ คุณต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้นักข่าว บล็อกเกอร์ หรือคนอื่นๆ สังเกตเห็นได้ ซึ่งสามารถช่วยส่งเสริมโปรไฟล์ธุรกิจของคุณผ่านการกล่าวถึงสื่อ มีสองวิธีหลักในการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

คุณสามารถส่งพวกเขาผ่านบริการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ออนไลน์หรือส่งอีเมลติดต่อด้วยตนเอง การแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับธุรกิจผ่านบริการออนไลน์มักจะถูกกว่าและใช้เวลาน้อยกว่าการดำเนินการด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้นด้วยวิธีการแบบหลัง หากคุณสามารถทุ่มเทเวลาได้

เมื่อส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อของสื่อมวลชน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับแต่งข้อความให้เป็นส่วนตัวมากที่สุด นอกเหนือจากข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว ให้รวมการแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับธุรกิจของคุณและเหตุผลที่คุณคิดว่าผู้รับควรครอบคลุมเรื่องราวของคุณ เมื่อติดตามผลหลังจากส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ให้เริ่มต้นด้วยผู้ที่ตอบกลับอีเมลของคุณหรือแสดงความสนใจที่จะกล่าวถึง

สุดยอดคู่มือการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับธุรกิจ

คุณได้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับธุรกิจ แจกจ่ายให้กับบุคคลที่เหมาะสม และติดตามผล—ตอนนี้คืออะไร ตอนนี้ถึงเวลาที่จะนั่งลงและรอให้การรายงานข่าวมาถึง แม้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์จะไม่รับประกันความครอบคลุมของสื่อสำหรับธุรกิจของคุณ แต่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเริ่มต้น

ตอนนี้ หากคุณยังพบว่าทั้งหมดนี้มากเกินไป ลองให้มืออาชีพเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณแทนดีไหม? หากคุณรู้สึกว่านี่เป็นความคิดที่ดี โปรดติดต่อเราวันนี้ และเรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยเหลือ