วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

คุณลังเลที่จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการหรือไม่? ไม่ต้องกังวล คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. การเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการอาจเป็นงานที่น่ากลัว เนื่องจากข้อความมีความสำคัญมากกว่าปกติ อย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งที่เราทุกคนสามารถเรียนรู้ได้ ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงวิธีการเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการ วิธีสิ้นสุดอีเมลอย่างเป็นทางการ และลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการ นอกจากนี้เรายังมีตัวอย่างอีเมลทางการ 10 ตัวอย่าง และแนะนำเทมเพลตอีเมลของ Flowrite ที่ช่วยให้คุณเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการได้รวดเร็วกว่าที่เคย

อีเมลอย่างเป็นทางการคืออะไร?

อีเมลอย่างเป็นทางการคืออีเมลทางการประเภทหนึ่งที่คุณส่งถึงบุคคล (หรือกลุ่ม) ที่ต้องการการตอบกลับ เช่นเดียวกับอีเมลที่เป็นทางการทั้งหมด อีเมลอย่างเป็นทางการต้องเป็นมืออาชีพและจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง โดยมีโครงสร้างอย่างเป็นทางการ หัวเรื่อง คำทักทาย และลายเซ็น

ตัวอย่างของอีเมลอย่างเป็นทางการ ได้แก่:

• ป่วยฝากข้อความ
• ขอเชิญประชุม
• แนะนำตัวอย่างเป็นทางการ
• ยื่นใบแจ้งความจำนง
• ขอบคุณใครสักคน

อีเมลอย่างเป็นทางการ เช่น จดหมายลาออกหรือคำขอลาออก เป็นคำขออย่างเป็นทางการที่สามารถแชร์กับผู้อื่นได้ อีกครั้ง ความสุภาพและเป็นมืออาชีพมากที่สุดในข้อความดังกล่าวจะช่วยให้ได้รับการตอบรับในเชิงบวก

คุณอาจกำลังส่งอีเมลถึงเจ้านาย อาจารย์ เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือคู่ค้าทางธุรกิจที่มีศักยภาพ ภาษาที่คุณใช้และความเป็นทางการของคุณอาจส่งผลต่อวิธีที่ผู้รับเข้าใจคุณ นักวิจัยกล่าว "ภาษาของอินเทอร์เน็ตหรือข้อความอาจเหมาะสำหรับการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการ แต่ไม่เหมาะสมในบริบททางวิชาชีพ" พวกเขาสรุป

บทเรียน? เมื่อเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ให้ยึดโครงสร้างที่เหมาะสมและเป็นทางการ

การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการไม่ได้เป็นเพียงความเป็นมืออาชีพ มันใช้งานได้จริงด้วย นอกจากนี้ รูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการยังมีโครงสร้างเพื่อไม่ให้ข้อความของคุณกลายเป็นโคลนและสับสน การปฏิบัติตามคำแนะนำของเราเกี่ยวกับอีเมลอย่างเป็นทางการจะช่วยให้คุณสร้างการติดต่อที่ชัดเจนซึ่งให้ผลลัพธ์

คุณเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการอย่างไร?

กระบวนการทีละขั้นตอนของรูปแบบการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ และเมื่อคุณอ่านหัวข้อนี้แล้ว คุณจะรู้ทุกสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

รูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการ

โครงสร้างของอีเมลอย่างเป็นทางการทุกฉบับนั้นเรียบง่าย ดังนั้นคุณจึงใช้เวลาไม่นานในการควบคุมอีเมล

อีเมลอย่างเป็นทางการที่มีประสิทธิภาพมีสี่ส่วน ได้แก่:

• การทักทาย
• สายเปิดและตัว
• ตอนจบ
• ลายเซ็น

การติดต่อสื่อสารแต่ละฉบับมีโครงสร้างอีเมลที่เป็นทางการเหมือนกัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเชี่ยวชาญแล้ว คุณจะสามารถสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพได้ภายในไม่กี่นาที

วิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการ

ทุกอีเมลที่เป็นทางการเริ่มต้นด้วย 'Dear'

เมื่อคุณเขียนถึงคนที่คุณรู้จัก ให้ใช้ชื่อเต็มของพวกเขา วิธีการมีดังนี้

• “เรียน พอล โรเบิร์ตส์”

คุณควรใช้ชื่อเรื่องในการทักทายทางอีเมลหรือไม่? เราขอแนะนำให้คุณไม่ทำ การใช้คำให้เกียรติเช่นนายและนางนั้นล้าสมัยและอาจจะทำให้ขุ่นเคืองได้ ดังนั้นจงปล่อยมันไป ในทำนองเดียวกัน ถึงเวลาที่จะทิ้ง 'เรียนคุณหญิง' และ 'คนที่อาจกังวล' ด้วย

อีเมลทักทายอย่างเป็นทางการ

แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทราบชื่อเต็มของบุคคลหรือกำลังพูดกับกลุ่ม

หากคุณไม่มีชื่อเต็มของใครบางคน (หรือไม่พบใน LinkedIn) ให้กล่าวถึงพวกเขาด้วยวิธีอื่น เช่น การใช้บทบาทงานของพวกเขา

วิธีนี้จะได้ผล:

• เรียน ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
• เรียน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา
• เรียน ทีมงาน

บางคนต้องการทราบว่าสามารถใช้ "สวัสดี" เป็นคำทักทายในอีเมลอย่างเป็นทางการได้หรือไม่? ขึ้นอยู่กับคุณ แต่ในอีเมลอย่างเป็นทางการ เราขอแนะนำให้คุณอย่าทำ หลักฐานและเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยแสดงให้เห็นว่าวิธีการที่ไม่เป็นทางการไม่เหมาะสมในกรณีเหล่านี้

คำแนะนำของเราคือให้ยึดมั่นในแนวทางการสื่อสารที่ได้รับการทดสอบแล้ว เนื่องจากน่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการตอบสนองและผลลัพธ์ที่ต้องการ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเริ่มอีเมลในบทความของเรา

เส้นเปิดและลำตัว

เราจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่ แต่อีเมลอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการได้รับคำตอบ ดังนั้นโปรดตอบคำถามของคุณให้ชัดเจน!

โดยปกติ ประโยคแรกจะแนะนำว่าคุณเป็นใครและอธิบายว่าทำไมคุณจึงส่งอีเมล ประโยคต่อไปนี้ครอบคลุมคำขอ คำถาม หรือข้อความของคุณ คุณสามารถดูวิธีที่เราใช้โครงสร้างนี้ในตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ 10 ตัวอย่างด้านล่าง

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมในข้อความของคุณ ดังนั้นให้เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจพลังของการค้นหาคำที่ถูกต้องก่อนที่จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ

การสิ้นสุดอีเมลอย่างเป็นทางการ

การลงชื่อออกจากอีเมลอย่างเป็นทางการแบบดั้งเดิมคือการใช้ "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณทราบชื่อของบุคคลนั้นและ "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณไม่ทราบ (หรือกำลังเขียนถึงกลุ่ม)

การลงท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการทั้งสองนี้ควรครอบคลุมคุณในทุกสถานการณ์ คุณยังสามารถใช้ส่วนท้ายอื่นๆ ได้หากต้องการ รวมถึง:

• ขอแสดงความนับถือ
• ความนับถือ
• ด้วยความปรารถนาดี

การเลือกการลงท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณนั้นขึ้นอยู่กับบริบทและคนที่คุณติดต่อด้วยเป็นอย่างมาก หากคุณรู้จักใครซักคน คุณอาจจะเป็นทางการน้อยลงเล็กน้อย แต่ในทางกลับกัน ถ้าเป็นครั้งแรกที่คุณส่งข้อความหรือไม่มั่นใจเกี่ยวกับทักษะการสื่อสารของคุณ ก็ใช้การลงท้ายอีเมลแบบมาตรฐาน

เราได้กล่าวถึงหัวข้อของการสิ้นสุดอีเมลแล้ว ดังนั้นหากคุณต้องการคำแนะนำและคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดอย่าลืมตรวจสอบ

ลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการ

ลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับคุณ ซึ่งรวมถึง:

• ชื่อ
• ตำแหน่งงาน
• บริษัท (ถ้าเกี่ยวข้อง)
• ที่อยู่อีเมล
• หมายเลขโทรศัพท์

นี่เป็นพื้นฐานของลายเซ็นอีเมลที่ดี แต่คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดได้อย่างอิสระหากเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ลิงก์ไปยังบัญชีโซเชียลมีเดีย ลิงก์ผลิตภัณฑ์ หรือโลโก้บริษัทหากต้องการ

มารยาทการใช้อีเมลอย่างเป็นทางการ

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นไปตามชุดของกฎเกณฑ์ หรือที่เรียกว่ามารยาทอีเมลธุรกิจ ซึ่งเป็นแนวทางในการเขียนอีเมลและรับรองว่าข้อความของคุณได้รับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญเกี่ยวกับมารยาทในการใช้อีเมลอย่างเป็นทางการ 10 ข้อที่คุณต้องรู้เพื่อเขียนข้อความทางธุรกิจที่ดีขึ้น:

1. สร้างหัวเรื่องที่น่าสนใจ
2. แนะนำตัวก่อนครับ
3. สั้นและตรงประเด็นในข้อความของคุณ
4. อย่าพยายามตลก
5. อย่าใช้อิโมจิ
6. ติดแบบอักษรมาตรฐาน
7. ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร เมื่อไร และทำไม
8. ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ก่อนส่ง
9. ไม่ต้องแนบไฟล์แนบขนาดใหญ่
10. ใช้ CC และ BCC เท่าที่จำเป็น

10 ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ

เพื่อช่วยอธิบายประเด็นของเรา เราได้สร้างตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ 10 ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นถึงหลักการและขั้นตอนการปฏิบัติที่สรุปไว้ข้างต้น ในตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการของเรา เราได้เน้นที่ตัวอย่างในชีวิตจริง ซึ่งคุณจะต้องส่งจดหมายโต้ตอบที่ชัดเจนซึ่งต้องการคำตอบ ตัวอย่างเหล่านี้แสดงวิธีจัดโครงสร้างข้อความของคุณ แต่อย่าคัดลอกและวาง คุณจำเป็นต้องปรับแต่งอีเมลอย่างเป็นทางการแต่ละฉบับเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นมืออาชีพ พร้อมที่จะเริ่มต้น?

ตัวอย่างอีเมลแนะนำอย่างเป็นทางการ

อีเมลแนะนำตัวอย่างเป็นทางการคือมารยาททั่วไปที่คุณจะนำไปใช้ในธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะแนะนำลูกค้า ลูกค้า หรือพนักงานใหม่ที่อาจเป็นพนักงานให้กับคนที่คุณรู้จักอยู่แล้ว เรากำลังอ้างอิงลูกค้าที่เชื่อถือได้ไปยังผู้ให้บริการใหม่ในเทมเพลตการแนะนำอีเมลอย่างเป็นทางการของเรา ดูวิธีการทำงานด้านล่าง

อีเมลทางการสำหรับการลาป่วย

เป็นเรื่องน่าเศร้าที่เราทุกคนป่วยเป็นครั้งคราว และคุณต้องแจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบว่าคุณจะไม่สามารถทำงานได้ในวันนี้ ดังนั้นในอีเมลอย่างเป็นทางการนี้สำหรับเทมเพลตการลาป่วย เราชัดเจนว่าเราไม่สามารถทำงานได้ แต่จบลงด้วยข้อความเชิงบวกพร้อมรายละเอียดว่าเราหวังว่าจะกลับไปทำงานได้เมื่อใด

อีเมลลาออกอย่างเป็นทางการ

เมื่อคุณตัดสินใจออกจากบทบาท คุณจะต้องส่งอีเมลการลาออกอย่างเป็นทางการ อีเมลอย่างเป็นทางการนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการออกจากตำแหน่งและเริ่มเดินนาฬิกา ในตัวอย่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการเขียนอีเมลขอลาออกจากงานอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะทำให้การจ้างงานของคุณสิ้นสุดลงไปในทางที่ดี ขณะเดียวกันก็ขอข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้นบทบาทใหม่ของคุณ

อีเมลเชิญประชุมอย่างเป็นทางการ

การสร้างอีเมลเชิญอย่างเป็นทางการเป็นทักษะหลักสำหรับพนักงานมืออาชีพ ในอีเมลเชิญประชุมอย่างเป็นทางการนี้ เราได้พูดคุยกับทีมและได้แก้ไขคำทักทายและการลงชื่อออกเพื่อสะท้อนสิ่งนี้ อย่างที่คุณเห็น เราทราบชัดเจนว่าเราต้องการอะไร เมื่อใด และเพราะเหตุใด ดูอีเมลเชิญเข้าร่วมการประชุมอย่างเป็นทางการของเรา

อีเมลเชิญอย่างเป็นทางการ

ในอีเมลเชิญอย่างเป็นทางการนี้ เรากำลังระบุชื่อบุคคล อย่างที่คุณเห็น สิ่งนี้เปลี่ยนคำทักทายและการลงชื่อออก และทำให้เราสามารถระบุและกำหนดเป้าหมายได้มากขึ้นในการส่งข้อความของเรา มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร:

วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการถึงลูกค้า

เมื่อพูดกับลูกค้า จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎและให้เกียรติ ในอีเมลที่ส่งถึงลูกค้าอย่างเป็นทางการนี้ เรากำลังขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ แต่ตัวอีเมลสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ที่คุณอาจพบได้ ใช้เป็นโครงร่าง และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ

วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับงาน

การส่งประวัติย่อหรือใบสมัครงานเป็นสถานการณ์ทั่วไปที่คุณต้องมีอีเมลอย่างเป็นทางการ ในตัวอย่างนี้ของ วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับงานเราเป็นมิตร แต่มุ่งเน้น รวมถึงการขอรายละเอียดสิ่งที่เราให้มาและการขอข้อมูลเพิ่มเติมในขั้นตอนต่อไป

อีเมลแจ้งอย่างเป็นทางการ 2 สัปดาห์

แม้ว่าเราจะอธิบายวิธีเขียนอีเมลลาออกอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว แต่อีเมลแจ้งการแจ้งอย่างเป็นทางการ 2 สัปดาห์นี้สั้นกว่าและเน้นมากกว่ามาก อีเมลดังกล่าวเหมาะสำหรับงานระยะสั้นหรือบทบาทที่คุณอาจออกจากงานด้วยเหตุผลเฉพาะ น่าเสียดายที่ไม่มีที่ว่างสำหรับการเข้าใจผิดที่นี่

ตัวอย่างการตอบกลับอีเมลอย่างเป็นทางการ

เมื่อมีคนประสบปัญหาในการส่งอีเมลถึงคุณ เป็นการสุภาพที่จะยอมรับว่าคุณได้รับและร่างสิ่งที่คุณวางแผนจะทำกับอีเมลนั้น ในตัวอย่างการตอบกลับอีเมลอย่างเป็นทางการนี้ เรามีการตอบกลับสั้นๆ และเน้นที่คุณสามารถใช้ในทุกสถานการณ์

อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ

คำขอบคุณอย่างเป็นทางการคือจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการที่จะแบ่งปันกันทั่วทั้งบริษัทและบันทึกและจัดเก็บไว้สำหรับอนาคต อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการที่สั้นและตรงไปตรงมานี้แสดงความรู้สึกที่ถูกต้องในขณะที่สั้นและไพเราะ

เทมเพลตอีเมลอย่างเป็นทางการโดย Flowrite

การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการนั้นง่ายมาก หากคุณปฏิบัติตามขั้นตอนของเรา ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการในบทความนี้ควรให้โครงร่างที่คุณสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีที่ง่ายกว่านั้นอีก Flowrite เป็นเครื่องมือเขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งสั้นๆ ให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่ง สมมติว่าคุณยังพยายามหาคำที่เหมาะสมสำหรับการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ในกรณีนั้น Flowrite สามารถช่วยคุณเริ่มต้นและสร้างแรงบันดาลใจ หรือแม้แต่เขียนอีเมลทั้งหมดให้กับคุณ ดังที่คุณเห็นจากตัวอย่างด้านล่าง เพียงแค่คลิกปุ่ม

บทสรุป

ยังลังเลเกี่ยวกับรูปแบบการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการหรือไม่ ไม่ได้คิดอย่างนั้น ในบทความนี้ เราได้พยายามแบ่งรูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการออกเป็นชิ้นๆ รวมถึงคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการและส่วนท้ายของอีเมลอย่างเป็นทางการ เราหวังว่าวิธีนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีเขียนอย่างเป็นทางการ และตอนนี้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นกับการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ คุณคิดว่าบทความนี้มีประโยชน์ โปรดแชร์กับทีมของคุณ เพื่อให้การเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการง่ายขึ้นสำหรับทั้งบริษัทของคุณ อย่างน้อยที่สุด ให้บุ๊กมาร์กหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีหน้านั้นในครั้งต่อไปที่คุณรู้สึกไม่แน่ใจเกี่ยวกับจดหมายอย่างเป็นทางการ สุดท้ายนี้ อย่าลืม Flowrite และเทมเพลตอีเมลอย่างเป็นทางการของเราที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้นเร็วขึ้น