20 เคล็ดลับในการส่งอีเมลที่ดีขึ้น

สงสัยว่าจะเขียนอีเมลให้ดีขึ้นได้อย่างไร? การเขียนอีเมลที่ดีเริ่มต้นด้วยการรู้พื้นฐาน

เมื่อคุณสร้างความมั่นใจแล้ว คุณสามารถใช้ความแตกต่างเพิ่มเติมเพื่อพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก การยกระดับฝีมือของคุณไม่จำเป็นต้องใช้หนังสือ หลักสูตร หรือชั้นเรียนในการส่งอีเมลที่ดีขึ้น หลังจากที่คุณได้ใช้เวลา 10 นาทีในการอ่านโพสต์ในบล็อกนี้ คุณจะรู้ทุกสิ่งที่จำเป็นในการเขียนข้อความอีเมลที่ดีในทุกสถานการณ์ นั่นคือการลงทุนในอาชีพของคุณที่มีศักยภาพสำหรับ ROI ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

ต่อไปเป็นเคล็ดลับการเขียนอีเมล 20 ข้อที่จะช่วยให้คุณเป็นนักเขียนอีเมลที่ดียิ่งขึ้นไม่ว่าจุดเริ่มต้นจะเป็นอย่างไร

1. พิจารณาผู้รับของคุณ

ในการสื่อสารอย่างมืออาชีพ ผู้ชมของคุณควรพิจารณาเป็นอันดับแรก ใครจะอ่านอีเมลของคุณ เป็นผู้กำหนดว่าคุณเขียนอย่างไรจากเสียงเป็นเนื้อหา ง่ายๆ อย่างนั้น

ถ้าคุณไม่เห็นด้วย ให้พิจารณาว่าคุณสื่อสารกับเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และผู้รับเหมาในลักษณะเดียวกันหรือไม่ อย่าพูดถึงครอบครัวและเพื่อนของคุณเลย อีเมลของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการเหมือนเมื่อทำการสอบถามทางธุรกิจเมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ ศัพท์แสงเฉพาะฟังก์ชันบางอย่างอาจมีประสิทธิภาพสำหรับการแลกเปลี่ยนระหว่างเพื่อนร่วมทีม แต่สับสนกับผู้บริหารระดับสูง

นอกจากนี้ อย่าลืมว่าผู้ชมของคุณรวมทุกคนที่เพิ่มลงในช่อง "ถึง:" "CC:" และ "BCC:" โดยเน้นที่ช่องแรก ผู้ชมหนึ่งคนทำให้ง่ายต่อการปรับแต่งข้อความของคุณและปรับแต่งแนวทางสำหรับผู้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สะท้อนถึงความสัมพันธ์และการโต้ตอบก่อนหน้าระหว่างผู้ส่งและผู้รับเมื่อคุณเริ่มพิมพ์

2. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับอีเมลของคุณ

หากคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับจุดประสงค์ของอีเมลของคุณก่อนที่จะเริ่มเขียน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้รับจะไม่เป็นเช่นนั้น การชี้แจงสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จด้วยข้อความของคุณจะช่วยให้คุณแสดงออกอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อคุณตัดสินใจที่จะใส่ปากกาลงบนกระดาษ

อีเมลที่ดีทั้งหมดมีเป้าหมายเดียวและมีเพียงเป้าหมายเดียว สิ่งนี้เรียกว่า 'กฎสิ่งเดียว' การครอบคลุมเพียงสิ่งเดียวในอีเมลของคุณทำให้ผู้รับเข้าใจและดำเนินการได้ง่ายขึ้น การขอการกระทำมากกว่าหนึ่งอย่างในอีเมลอาจทำให้เกิดความสับสน ซึ่งนำไปสู่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ในการกำหนดเป้าหมายสำหรับข้อความของคุณ คุณสามารถถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• คุณขอให้ผู้รับทำอะไร
• คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกอย่างไร?
• พวกเขาควรตอบสนองอย่างไร?
  

ในบางครั้ง คุณจำเป็นต้องครอบคลุมหลายสิ่งหลายอย่างในหัวข้อเดียวกันในอีเมลฉบับเดียว ในกรณีนี้ การจัดรูปแบบข้อความให้ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลข การเน้นองค์ประกอบอีเมลที่แตกต่างกันทำให้ผู้รับสามารถประมวลผลข้อความของคุณและตอบกลับในลักษณะที่ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจำเป็น

อีเมลได้กลายเป็นช่องทางเริ่มต้นของการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่ว่าเราทุกคนจะชอบอีเมลมากเพียงใด (ถ้อยคำถากถาง) และไม่ว่าการจัดทำ e-paper-trail ของการสื่อสารกับลูกค้า ผู้รับเหมา หรือเพื่อนร่วมงานจะมีความสำคัญเพียงใด อีเมลก็ไม่ใช่ช่องทางที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานทั้งหมด

เมื่อคุณชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับและเหตุใดคุณจึงกำลังจะส่งอีเมลถึงพวกเขา ให้หยุด หายใจเข้าลึกๆ แล้วถามตัวเองว่า "อีเมลนี้จำเป็นไหม" ผู้เชี่ยวชาญทั่วทั้งกระดานมักจะสื่อสารกันมากเกินไปผ่านอีเมล แม้ว่าจะมีการโทรด่วนหรือข้อความ Slack ก็ตาม หรือวิดีโอของ Loom เป็นอย่างไร? แม้จะมีมีมที่โด่งดัง แต่ก็ควรจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกการประชุมที่จะเป็นอีเมลได้

ดังนั้น โปรดจำไว้ว่าอีเมลเป็นเพียงช่องทางหนึ่งของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ ด้วยช่องทางที่หลากหลายสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ให้เลือกช่องทางที่เหมาะกับข้อความ

4. รู้จักมารยาทในการใช้อีเมลของคุณ

มารยาทในการใช้อีเมลหมายถึงชุดของหลักการที่ชี้นำพฤติกรรมของเราเมื่อใช้อีเมล

สามารถกำหนดเป็นจรรยาบรรณที่มีแนวทางที่ไม่ได้เขียนไว้สำหรับการสื่อสารทางอีเมลเกี่ยวกับภาษา การสะกดคำ ไวยากรณ์ และมารยาท มารยาทขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร อยู่ฝ่ายที่เป็นทางการของอนุสัญญานั้นปลอดภัยกว่าเสมอ

การปฏิบัติตามมารยาทในการใช้อีเมลจะช่วยให้คุณสร้างความเป็นมืออาชีพในการสื่อสาร สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับเพื่อนร่วมงาน และเป็นตัวแทนของบริษัทได้เป็นอย่างดี เนื่องจากไม่มีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ในหัวข้อนี้ เราจึงได้รวบรวมรายการกฎและเคล็ดลับที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลที่มืออาชีพทุกคนควรรู้ ด้วยการอ่านอย่างรวดเร็วนี้ คุณสามารถอัปเดตความรู้ในหัวข้อและประเมินอีเมลของคุณด้วยความรอบคอบ

5. ปฏิบัติตามโครงสร้างอีเมลที่เหมาะสม

วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมลคือการใช้รูปแบบ อีเมลมีมานานหลายทศวรรษแล้ว และพวกเราหลายคนก็ใช้มันมาตั้งแต่เด็ก นั่นเป็นเหตุผลที่สมองของเรามีสายที่จะอ่านมันในทางใดทางหนึ่ง ไม่ว่าผู้รับจะข้ามสิ่งที่ดีงามและพิธีการทั้งหมดหรือไม่ ง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะเข้าใจส่วนสำคัญของมัน ถ้าคุณไม่หลีกเลี่ยงสิ่งที่คาดหวัง

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับโครงสร้างอีเมลมีดังนี้:

• หัวเรื่อง
• การทักทาย
• สายเปิด
• เนื้อหา
• คำกระตุ้นการตัดสินใจ
• ประโยคปิด
• ออกจากระบบ
• ลายเซ็น
  

หากองค์ประกอบบางอย่างของอีเมลที่ดีฟังดูเหมือนภาษาต่างประเทศสำหรับคุณ ก็ไม่ต้องกังวล เราจะกล่าวถึงแต่ละส่วนของอีเมลที่มีโครงสร้างอย่างดีในโพสต์บล็อกนี้ เมื่ออ่านจบ คุณจะรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อพัฒนาเนื้อหาทั้งหมด และหากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ในไม่ช้า คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือที่เรียกว่า Flowrite ที่สามารถเป็นผู้ช่วยอีเมล AI และดูแลการจัดโครงสร้างอีเมลของคุณ

6. ใช้หัวเรื่องอีเมลให้เกิดประโยชน์สูงสุด

หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกและอาจเป็นสิ่งเดียวที่ผู้รับเห็นในอีเมลของคุณ อีเมลที่ไม่ดีหรือดีกว่านั้นไม่มีหัวเรื่องจะถูกลบอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องอ่านหรือค้นหาทางตรงไปยังโฟลเดอร์สแปม

คุณควรคิดว่าหัวเรื่องเป็นพาดหัวของอีเมล มันเป็นบทสรุปของอีเมลของคุณ มีผลกระทบที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวว่าอีเมลของคุณจะถูกอ่านหรือไม่ เป้าหมายของหัวเรื่องคือการให้ผู้รับเปิดข้อความของคุณและให้เนื้อหาของอีเมลทำงานที่เหลือ นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่อีเมลหลอกลวงบ่อยที่สุด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือพยายามหลอกให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณ หัวเรื่องของคุณไม่ควรล้อเลียน และควรเกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลเสมอ บรรทัดหัวเรื่องที่สั้นหรือยาวเกินไปมักทำให้สับสน เช่นเดียวกับที่คลุมเครือและทั่วไป หัวเรื่องที่ดีที่สุดจะให้ข้อมูลแต่กระชับ

ความท้าทายคือการทำให้หัวเรื่องอีเมลของคุณกระชับแต่เฉพาะเจาะจง ความยาวที่เหมาะสมที่สุดอยู่ระหว่าง 3 ถึง 8 คำ ซึ่งน่าจะเพียงพอสำหรับให้ภาพรวมของข้อความของคุณ

7. เลือกคำทักทายทางอีเมลที่ดีที่สุด

วิธีที่คุณเริ่มอีเมลจะกำหนดโทนของข้อความและสร้างความประทับใจให้กับผู้รับในครั้งแรก น่าเสียดายที่หลายคนไม่ใส่ใจมากพอ วิธีที่เหมาะสมในการเริ่มอีเมลของฉันคืออะไร มันขึ้นอยู่กับ คำทักทายที่เหมาะสมสำหรับอีเมลของคุณสามารถเป็นทางการหรือเป็นมิตร ขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารกับใครและจุดประสงค์ของคุณ

ตัวอย่างคำทักทายทางอีเมลที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

1. สวัสดี <ชื่อ>

2. สวัสดี <ชื่อ>

3. เรียน <ชื่อ>

เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดถึงคำทักทายทางอีเมลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ค่อยคุ้นเคยกับบุคคลนั้น หรือหากอีเมลนั้นมีความสำคัญเป็นพิเศษ หากคุณพบว่าตัวเองเสียเวลากับการพูดว่า "สวัสดี ทอม" "สวัสดี คุณสมิธ" หรือ "คุณที่รัก" การทำผิดอย่างเป็นทางการย่อมปลอดภัยกว่าเสมอ'

เพื่อช่วยให้คุณสำรวจน่านน้ำเหล่านี้ เราได้เขียนคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการทักทายทางอีเมลที่ดีที่สุด

8. เพิ่มประโยคเปิดอีเมล

ก่อนย้ายไปยังเนื้อหาจริงในอีเมลของคุณ คุณควรเพิ่มบรรทัดเริ่มต้นที่กล่าวถึงผู้รับหรือระบุบริบท และเพื่อประโยชน์ของทุกคนที่เกี่ยวข้อง โปรดคิดหาสิ่งที่สร้างสรรค์และมีน้ำใจมากกว่า "ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี"

ตัวอย่างการเปิดอีเมลที่ดีสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ได้แก่:

• ขออนุญาตแนะนำตัวเอง…
• เพื่อติดตามการสนทนาของเรา...
• ขอบคุณสำหรับการติดต่อ…
• ฉันหวังว่าสัปดาห์นี้จะไปได้ดีจนถึงตอนนี้ ...
• ฉันสามารถใช้คำแนะนำของคุณ ...
• การตอบสนองอย่างรวดเร็วของคุณได้รับการชื่นชมอย่างมาก...
  

ด้วยตัวเลือกเหล่านี้ในกระเป๋าหลังของคุณ คุณไม่ควรดิ้นรนเพื่อเข้าสู่บรรทัดเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบที่แยกเนื้อหาของอีเมลอย่างราบรื่น เพื่อเป็นเคล็ดลับพิเศษ พยายามหลีกเลี่ยงวันธรรมดาหรือช่วงเวลาของวันในประโยคเปิดของคุณ เพราะคุณไม่รู้ว่าเมื่อไรผู้รับจะต้องอ่านข้อความของคุณ

9. คุณควรแนะนำตัวเองหรือไม่?

คำตอบคือ: หากคุณกำลังติดต่อกับคนที่คุณยังไม่รู้จัก ใช่ คุณควรทำ ไม่ว่าจะเป็นคนในองค์กรของคุณหรือผู้ติดต่อภายนอก เป็นมารยาทที่ดีของอีเมลและมารยาททั่วไป "ฉันจะแนะนำตัวเองในอีเมลได้อย่างไร" คุณอาจถาม

ต่อไปนี้คือวิธีการแนะนำตนเองในอีเมล 2 วิธีที่ไม่สามารถเข้าใจผิดได้:

• ฉันชื่อ <ชื่อ> <นามสกุล> และฉันทำงานให้กับ <บริษัททำอะไร> เรียกว่า <ชื่อบริษัท>
• ฉัน <ชื่อ> <นามสกุล> และฉันทำงานเป็น <ตำแหน่งงาน> ใน <แผนก> ของเรา
  

จำไว้ว่าอีเมลของคุณมักจะไม่เกี่ยวกับคุณ ดังนั้นคุณไม่ควรใช้มากกว่าหนึ่งหรือสองประโยคเพื่อแนะนำตัวเอง ไม่ว่าเราทุกคนจะชอบพูดถึงตัวเองมากแค่ไหนก็ตาม

10. เริ่มต้นด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุด

อีเมลที่ดีจะตรงประเด็นอย่างรวดเร็ว หลักการของพีระมิดเป็นแนวทางในการสื่อสารทางอีเมลอย่างมืออาชีพ ผู้บริหารของ McKinsey ได้สร้างวิธีการนี้ขึ้นในช่วงทศวรรษ 1980 เพื่อจัดโครงสร้างความคิดอย่างมีประสิทธิภาพและปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจ

หลักการพื้นฐานคือการทำให้จุดที่สำคัญที่สุดที่จุดเริ่มต้นและจัดโครงสร้างอีเมลของคุณตามนั้น อีเมลธุรกิจทั่วไปจะตอบคำถามหรือแสดงคำขอในตอนท้าย ยังคงมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะนำไปสู่จุดที่สำคัญที่สุดและให้ข้อโต้แย้งและข้อมูลเบื้องหลังหลังจากนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เจ้านายของคุณส่งอีเมลถึงคุณเพื่อถามว่าคุณควรขยายสัญญาของเพื่อนร่วมงานหรือไม่ คุณต้องการให้คำตอบแบบตรงไปตรงมาและอธิบายว่า "ทำไม" หลังจากนั้น

หากคุณประสบปัญหาในการส่งอีเมลให้ดีขึ้น ให้นึกถึงปิรามิด เริ่มต้นจากจุดสูงสุด และประกาศความตั้งใจของคุณล่วงหน้า

11. อย่าเก็บประจำเดือน

หากคุณต้องการเขียนอีเมลให้ดีขึ้น อย่าเว้นช่วงเวลาไว้

การหยุดชั่วคราวเล็กน้อยระหว่างประโยคทำให้ผู้อ่านมีเวลาแยกแยะข้อความ ประโยคที่กระชับทำให้พวกเขามีโอกาสเหล่านี้มากขึ้น คุณควรพิจารณาแยกประโยคที่ยาวและซับซ้อนออก แม้ว่าประโยคนั้นจะไม่ใช่ประโยคที่ทับซ้อนกันก็ตาม

คุณควรเรียนรู้การใช้เครื่องหมายจุลภาคอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าภาษาอังกฤษไม่ใช่ภาษาแรกของคุณ เครื่องหมายจุลภาคมากเกินไปหรือน้อยเกินไป - หรือหนึ่งรายการไม่ถูกต้อง - มีแนวโน้มที่จะสับสน

12. ใช้ตัวพิมพ์ประโยค

การใช้กรณีของประโยคหมายถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ตัวแรกในประโยคและคำนามที่เหมาะสม พวกเราส่วนใหญ่ทราบดีว่านี่เป็นวิธีที่ถูกต้องในการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ แต่ยังล้มเหลวในการเขียนอีเมล กรณีประโยคเป็นส่วนหนึ่งของมารยาทอีเมลธุรกิจ และการจู่โจมจากมันไม่เคยเป็นความคิดที่ดีเมื่อเขียนอีเมลมืออาชีพ นอกจากนี้ อย่าลืมหลีกเลี่ยงการเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำเสมอ ด้วย Flowrite คุณไม่ต้องกังวลกับรายละเอียดดังกล่าว ไม่ว่าคุณจะจดคำแนะนำของคุณอย่างระมัดระวังเพียงใด การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของเรานั้นถูกต้องสำหรับคุณ

13. ใส่ใจน้ำเสียงของคุณ

ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณพูด แต่เป็นวิธีที่คุณพูด

โทนเสียงสามารถกำหนดเป็นเสียงของคำที่เขียน การแสดงอารมณ์ ลักษณะ ระดับเสียง น้ำเสียงสูงต่ำ และทัศนคติโดยรวมของข้อความ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่คุณจะต้องตั้งใจเลือกคำและพิจารณาว่าผู้รับจะตีความคำเหล่านั้นอย่างไร เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียงในการส่งข้อความทางอีเมล คุณจึงควรพยายามค้นหาในแง่บวก

น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมลอาจต้องใช้เวลามากในการดำเนินการให้ถูกต้อง เนื่องจากบางครั้งคุณต้องการเป็นทางการและเอนเอียงไปสู่จุดจบที่เป็นมิตรมากขึ้น จะแสดงความตื่นเต้น ความเด็ดขาด หรือการให้กำลังใจอย่างไร? เพื่อช่วยให้คุณส่งข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราได้รวบรวมแหล่งข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเสียงที่เหมาะสมในอีเมลทั้งหมดของคุณ

นอกจากนี้ Flowrite ยังสามารถช่วยให้คุณส่งข้อความในแบบที่คุณต้องการได้ ด้วยเครื่องมือสร้างอีเมล AI ของเรา คุณสามารถเลือกโทนเสียงสำหรับอีเมลที่คุณต้องการส่งและให้เราช่วยจัดการให้

14. กระชับ

การรักษาอีเมลของคุณให้สั้นและกระชับช่วยให้คุณส่งข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีเมลขนาดยาวที่ฝังประเด็นไว้จะไม่ได้รับคำตอบและลืมไปในที่สุด หรือแย่กว่านั้นคือเข้าใจผิด เนื่องจากมืออาชีพทั่วไปได้รับอีเมลมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน จึงไม่มีใครมีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ

15. ใช้เสียงพูด

การเขียนแบบพาสซีฟวอยซ์อาจดูเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ และใช้อีกสองสามคำเท่านั้น แต่ก็รวมกันได้ นอกจากนี้ การอ่านและทำความเข้าใจยากขึ้น ดังนั้น ให้กำจัดการใช้คำฟุ่มเฟือยเพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนโดยใช้เสียงพูด มันอาจจะยากในตอนแรก แต่เมื่อคุณชินกับมันแล้ว คุณจะสังเกตได้ว่างานเขียนของคุณลื่นไหลกว่าเมื่อก่อน

16. รูปแบบเพื่อความชัดเจน

การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและรายการลำดับเลขช่วยให้คุณจัดโครงสร้างอีเมลและดึงความสนใจของผู้รับไปยังสิ่งที่สำคัญที่สุด นอกจากจะทำหน้าที่เป็นตัวชี้นำภาพแล้ว รายการยังช่วยให้เขียนประโยคสั้นๆ ได้ง่ายอีกด้วย คุณยังสามารถใช้ตัวหนาเพื่อเน้นสี เช่น คำกระตุ้นการตัดสินใจ

17. เรียกร้องให้ดำเนินการอย่างชัดเจน

คุณไม่สามารถคาดหวังให้ผู้รับรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไปเว้นแต่คุณจะบอกพวกเขา หากคุณต้องการบางสิ่งบางอย่าง ให้ระบุคำแนะนำที่ชัดเจน ถ้าเป็นการเชิญสัมภาษณ์ก็พูดอย่างนั้น หากคุณต้องการคำตอบภายในวันที่ระบุ บอกพวกเขา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ CTA ที่ชัดเจน ได้แก่:

• ระบุวันที่และรายละเอียด
• ใช้ย่อหน้าประโยคเดียว
• แบ่งคำขอที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอน
• อย่ากลัวที่จะใช้ตัวหนา

การรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ อย่าลืมนำไปใช้

18. ปิดผนึกข้อตกลงด้วยประโยคปิดอีเมล

การเป็นผู้เขียนอีเมลที่ดีขึ้นนั้นจำเป็นต้องมีการสร้างกล่องเครื่องมือของคุณอย่างต่อเนื่อง หนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้คือประโยคปิดที่สิ้นสุดส่วนเนื้อหาของอีเมลของคุณ วลีเหล่านี้ใช้เพื่อแสดงความกตัญญู ตั้งความคาดหวังสำหรับอนาคต และแสดงความเต็มใจที่จะช่วยเหลือ

ประโยคปิดท้ายอีเมลที่ดีที่สุด ได้แก่:

• ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ/ความช่วยเหลือ/สนับสนุน/เวลา
• ฉันรอคอยที่จะตอบกลับของคุณ
• ถ้าฉันสามารถช่วยได้โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
  

ตัวอย่างข้างต้นมีรูปแบบที่หลากหลายไม่รู้จบ เมื่อคุณสร้างความมั่นใจในทักษะการสื่อสารทางอีเมลแล้ว คุณสามารถเริ่มนำเสนอความแปรปรวนที่แสดงออกถึงบุคลิกของคุณและเข้าใจโทนสีของอีเมลมากขึ้น

19. ตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการลงชื่อออกจากอีเมล

เมื่อพิจารณาว่าคำทักทายทางอีเมลของคุณจะสร้างความประทับใจให้กับผู้รับในครั้งแรกที่สำคัญตลอดกาล การลงชื่อออกจากระบบจะเป็นตัวกำหนดว่าข้อความของคุณจะฝากไว้ในปากของพวกเขาอย่างไร การตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมลอาจใช้เวลานาน เนื่องจากไม่มีโซลูชันที่เหมาะกับทุกกรณี อย่างไรก็ตาม การมองข้ามความสำคัญของการลงชื่อออกก็เหมือนกับการสะดุดเข้าเส้นชัย

ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของการลงชื่อออกจากอีเมล ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ด้วยความปรารถนาดี
• ความนับถือ,
• ดีที่สุด,
• ไชโย
  

วิธีที่ดีที่สุดในการลงชื่อออกจากอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับผู้รับ ความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา และจุดประสงค์ของอีเมลเสมอ การเลือกสิ่งที่เหมาะสมสำหรับแต่ละบริบทต้องอ่านเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย เพื่อจุดประสงค์นั้น เราได้เขียนคู่มือที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีที่สุดตั้งแต่แบบเป็นทางการไปจนถึงที่ไม่เหมาะกับสำนักงาน

เมื่อคุณตกลงกับการตัดสินใจในการลงชื่อออกแล้ว ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคและเขียนชื่อของคุณในบรรทัดต่อไปนี้

20. ตรวจสอบการสะกดของคุณ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำก่อนที่จะกดปุ่ม "ส่ง" คือการตรวจหาข้อผิดพลาดในการสะกดคำ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของคุณถูกต้อง

การสะกดคำที่ไม่ถูกต้องบ่งบอกถึงความประมาทและสามารถทำลายความคิดและความพยายามทั้งหมดที่คุณทุ่มเทให้กับการปรับปรุงอีเมลของคุณ ตัวตรวจสอบการสะกดคำอย่าง Grammarly นั้นยอดเยี่ยม แต่จะไม่สามารถอ่านทุกอย่างได้ และในบางครั้ง ก็ไม่อ่านบริบท นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องฝึกฝนตัวเองเพื่อรับข้อผิดพลาดด้วยตัวเอง

เมื่อใช้ Flowrite ในการเขียนอีเมลและข้อความ ข้อผิดพลาดของมนุษย์จะถูกกำจัดโดย AI ที่สร้างภาษาอังกฤษระดับเจ้าของภาษา ลดเวลาที่หมกมุ่นอยู่กับการตรวจสอบการสะกดคำ

วิธีเขียนอีเมลให้ดีขึ้นด้วยปัญญาประดิษฐ์

Flowrite เป็นเครื่องมือเขียน AI ที่จะเปลี่ยนคำสั่งสั้นๆ ให้เป็นอีเมลและข้อความที่พร้อมส่งในไม่กี่วินาที ดูแลโครงสร้างอีเมล การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ไวยากรณ์ การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน - คุณตั้งชื่อมัน อีเมลที่เครื่องมือของเราสร้างนั้นเป็นภาษาอังกฤษระดับเจ้าของภาษา ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลกับเรื่องนั้น โดยพื้นฐานแล้ว คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ความคิดและความคิดของคุณ และ Flowrite จะให้ปีกแก่พวกมัน เรากล้าบอกว่านี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มเขียนอีเมลที่ดีขึ้น และผู้ใช้ของเราหลายคนบอกว่าพวกเขาได้เรียนรู้อะไรมากมายจากการใช้อีเมลนี้

ในการเริ่มต้น ให้เขียนประโยคสั้นๆ สองสามประโยคในอีเมลของคุณ อย่ากังวลกับการใช้ถ้อยคำหรือไวยากรณ์มากเกินไป แต่ให้จดบันทึกความคิดที่ออกมาจากหัวของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ หลังจากนี้คุณก็พร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป

วิธีใช้ Flowrite

1. เขียนหัวข้อย่อยสั้นๆ ตามคำแนะนำ

ในการเริ่มต้น ให้จดความคิดที่ออกมาจากหัวของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ แค่นั้นแหละ. คุณพร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป

2. เลือกประเภทอีเมลที่คุณต้องการเขียน

ถึงเวลาพิจารณาแล้วว่าใครคือผู้รับและสิ่งที่คุณพยายามบรรลุด้วยอีเมล บางทีคุณอาจรู้สึกไม่สบายใจในการติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ติดตามโอกาสในการขาย หรือนัดหมายการประชุม เราได้รับมันทั้งหมดครอบคลุม

3. เป็นพยานให้ AI สร้างอีเมลของคุณ

ตอนนี้ก็ถึงเวลาสำหรับเวทมนตร์ หลังจากเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมแล้ว คุณจะใช้เวลาสองสามวินาทีเพื่อให้ Flowrite สร้างอีเมลที่ครบถ้วนตามคำแนะนำของคุณ ในกรณีที่คุณไม่พอใจกับผลลัพธ์ มันจะสร้างเวอร์ชันใหม่ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว หากคุณเชื่อมั่นในทักษะการเขียนอีเมลของคุณมากขึ้น คุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองก่อนส่งอีเมลได้อีกด้วย

สิ่งนี้เป็นไปได้ด้วยการใช้ความก้าวหน้าล่าสุดในด้านปัญญาประดิษฐ์ของเรา หากคุณยังไม่มั่นใจว่าสามารถช่วยเขียนอีเมลได้ดีขึ้น ลืมคำแนะนำไปเลย แล้วให้ Flowrite เขียนอีเมลทั้งฉบับให้คุณ

ค่อนข้างเรียบร้อยใช่มั้ย 25,000 คนที่เข้าร่วมรายชื่อรอของเราเพื่อเข้าถึงอนาคตของการเขียนก่อนใครคิดอย่างนั้น

คุณเริ่มที่จะติดตามวิธีการเขียนอีเมลที่ดีขึ้นแล้วใช่ไหม? เราหวังว่าเคล็ดลับในการเขียนอีเมลเหล่านี้ (และอาจเป็นเครื่องมือของเรา) จะช่วยให้คุณเริ่มต้นเส้นทางในการส่งอีเมลที่ดีขึ้นด้วยความมั่นใจ และสร้างความไว้วางใจในทักษะการเขียนอีเมลของคุณ