วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพใน 6 ขั้นตอน

ตลอดอาชีพการงานของคุณ คุณจะพบว่าตัวเองกำลังเขียนจดหมายธุรกิจ ในความเป็นจริง คุณอาจเริ่มเขียนก่อนที่อาชีพของคุณจะเริ่มต้นอย่างเป็นทางการ เนื่องจากจดหมายสมัครงานและจดหมายสอบถามก็เป็นจดหมายธุรกิจเช่นกัน

จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการที่โดยทั่วไปแต่ไม่เสมอไป จะเขียนจากผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งถึงอีกคนหนึ่งเพื่อส่งเสริมผลประโยชน์ขององค์กร ในบางกรณี เช่นเดียวกับจดหมายปะหน้าและการติดตามผลการสัมภาษณ์ สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่ส่งเสริมความสนใจในอาชีพของผู้ส่ง

จดหมายธุรกิจคืออะไร?

จดหมายธุรกิจเป็นข้อความที่เป็นทางการซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะส่งจากผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง โดยทั่วไป จดหมายธุรกิจจะหารือเกี่ยวกับโอกาสของบริษัทที่จะทำงานร่วมกัน เช่น ผ่านทางหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์ การทำงานร่วมกัน การเลื่อนตำแหน่ง หรือการร้องขอ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าจดหมายธุรกิจไม่เหมือนกับอีเมลธุรกิจ ตามคำจำกัดความ จดหมายธุรกิจคือจดหมายที่พิมพ์ซึ่งส่งถึงโต๊ะหรือที่อยู่ของผู้รับ คุณลักษณะนี้เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้จดหมายธุรกิจโดดเด่นจากการสอบถามทางอีเมล ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมักใช้จดหมายเหล่านี้เพื่อการสื่อสารที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม มีความคล้ายคลึงกันเล็กน้อยระหว่างจดหมายธุรกิจและอีเมลธุรกิจ ทั้งสองรูปแบบมีรูปแบบคล้ายกันและจบลงด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจโดยตรง

จดหมายธุรกิจมีหลายประเภท ได้แก่:

• จดหมายขาย
• จดหมายแนะนำ
• จดหมายสอบถาม
• จดหมายสมัครงาน
• หนังสือแสดงเจตจำนง
• จดหมายส่ง
• จดหมายเสนอ
• จดหมายลาออก
• จดหมายติดตามผลการสัมภาษณ์
• ขอจดหมาย
• บันทึกของสำนักงาน
• จดหมายปะหน้า
• คำเชิญ

จดหมายธุรกิจและจดหมายไม่เป็นทางการมีความแตกต่างที่สำคัญสองประการ: รูปแบบและเนื้อหา

คุณจะส่งจดหมายธุรกิจเมื่อใด

จดหมายธุรกิจจะถูกส่งเมื่อบุคคลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวแทนของบริษัทหรือตนเองเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประกอบอาชีพอิสระ มีเป้าหมายที่จะดำเนินธุรกิจ นี่คือตัวอย่างของกรณีเหล่านี้:

• การเชิญบุคคลหรือทีมเข้าร่วมงานเครือข่ายหรือกิจกรรมพิเศษอื่นๆ
• ขอบคุณผู้สัมภาษณ์ที่สละเวลา
• ติดตามการสอบถามธุรกิจก่อนหน้านี้
• เสนอข้อตกลงส่งเสริมการขายหรือผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
• แจ้งให้สมาชิกในทีมทราบถึงการเปลี่ยนแปลงนโยบาย การจ้างงานใหม่หรือการเลื่อนตำแหน่งที่สำคัญ หรือข่าวสารอื่นๆ ของบริษัท
• การเสนอตำแหน่งผู้สมัครอย่างเป็นทางการ

จดหมายธุรกิจมีส่วนใดบ้าง?

ส่วนหัว (วันที่/ที่อยู่/ที่อยู่ผู้ส่ง)

วันที่:เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันที่ที่คุณเขียนด้วย ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น ข้อเสนอส่งเสริมการขาย

ที่อยู่:เขียนที่อยู่แบบเต็มของผู้รับ รวมถึงหมายเลขตู้ ป.ณ. หรือชุดสำนักงาน

ที่อยู่ผู้ส่ง:รวมที่อยู่บริษัทของคุณให้ครบถ้วน ทำให้ผู้รับสามารถส่งคำตอบได้ง่าย

คำทักทาย

ในจดหมายธุรกิจ คำทักทายมาตรฐานคือ “เรียน” เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย “เรียน [ชื่อผู้รับ]” และเติมลูกน้ำหลังชื่อ คุณอาจเลือกที่จะกล่าวถึงผู้รับโดยใช้คำให้เกียรติคู่กับนามสกุลหรือเพียงชื่อและนามสกุลก็ได้ เมื่อคุณไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณอาจจ่าหน้าจดหมายตามชื่อเรื่องได้

ร่างกาย

ย่อหน้าเนื้อหาใช้พื้นที่ส่วนใหญ่ของจดหมายธุรกิจ ในส่วนนี้จะกล่าวถึงข้อเสนอ ข้อเสนอ หรือการประกาศในจดหมาย ประกอบด้วยส่วนต่างๆ เหล่านี้:

• ย่อหน้าเบื้องต้นที่ระบุจุดประสงค์หลักของจดหมาย และแนะนำผู้เขียนจดหมายหากจำเป็น
• ย่อหน้ากลางหนึ่งย่อหน้าขึ้นไปที่กล่าวถึงหัวข้อของจดหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้น นี่อาจเป็นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของผู้สมัครงาน รายละเอียดของข้อเสนอ ผลสะท้อนกลับของการเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือสิ่งที่ผู้รับสามารถคาดหวังได้ในงานที่พวกเขาได้รับเชิญ
• ย่อหน้าสุดท้ายที่ย้ำจุดประสงค์ของจดหมายและเสนอสิ่งจูงใจ เช่น การกำหนดราคานกล่วงหน้า เพื่อให้ผู้รับติดตามผล

ปิด

หลังจากส่วนเนื้อหา ปิดจดหมายด้วยการลงนามแบบมืออาชีพที่เรียบง่าย การลงนามที่เหมาะสม ได้แก่ :

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด
• ขอแสดงความนับถือ

ลายเซ็น

องค์ประกอบสุดท้ายของจดหมายธุรกิจคือลายเซ็นของคุณ รวมชื่อนามสกุลของคุณและตัวย่อใด ๆ ที่ตามมาเช่น MBA หรือปริญญาเอก

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจใน 6 ขั้นตอน

1 เรียนรู้กฎเกณฑ์

ก่อนที่คุณจะนั่งลงเพื่อเขียนจดหมายธุรกิจ ให้ทำความคุ้นเคยกับกฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมายธุรกิจ เช่น:

• กล่าวถึงผู้รับอย่างถูกต้อง หากคุณไม่แน่ใจว่าคำให้เกียรติแบบใดที่เหมาะสมหรือสะกดชื่ออย่างไร ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อศึกษาข้อมูลนี้
• จัดรูปแบบตัวอักษรให้เหมาะสม รูปแบบจดหมายธุรกิจไม่เหมือนกับรูปแบบจดหมายหรืออีเมลที่ไม่เป็นทางการ
• รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งหมายความว่ารวมทั้งที่อยู่ของผู้รับและของคุณเอง วันที่และรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อดึงดูดผู้อ่านและช่วยให้พวกเขาตอบกลับในลักษณะที่รอบคอบและเหมาะสม

การทบทวนตัวอย่างจดหมายธุรกิจเพื่อดูว่าผู้เขียนคนอื่นๆ ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้อย่างไรอาจเป็นประโยชน์ ขอให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการของคุณขอจดหมายเก่าเพื่ออ่านหรือค้นหาตัวอย่างจดหมายธุรกิจทางออนไลน์

2 เลือกรูปแบบที่เหมาะสม

รูปแบบจดหมายธุรกิจเป็นลักษณะสำคัญของการสื่อสารประเภทนี้ จดหมายธุรกิจอาจมีการจัดรูปแบบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• ปิดกั้น
• กึ่งบล็อก
• บล็อกที่ถูกแก้ไข

ในรูปแบบบล็อกบรรทัดทั้งหมดจัดชิดซ้าย และไม่มีการเยื้อง

ในรูปแบบกึ่งบล็อกบรรทัดทั้งหมดจะถูกจัดชิดซ้าย และแต่ละย่อหน้าจะถูกเยื้อง

ในรูปแบบบล็อกที่แก้ไข ส่วนหัว การปิด และลายเซ็นจะถูกจัดชิดขวา ในขณะที่เนื้อหาและที่อยู่จัดชิดซ้าย ในรูปแบบนี้ไม่มีการเยื้อง

ไม่ว่าคุณจะเลือกรูปแบบใด ตัวอักษรควรเว้นวรรคเดียวโดยมีบรรทัดว่างคั่นย่อหน้าและส่วนต่างๆ

3 ใช้ภาษาที่เป็นทางการ

จดหมายธุรกิจเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ นี่ไม่ได้หมายความว่าควรจะดูอึดอัดหรือหยิ่งทะนง แต่ควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและยึดถือการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิม

4 เน้นเนื้อหา/เรื่อง

จดหมายธุรกิจควรเน้นไปที่หัวข้อเดียว นี่อาจเป็นข้อเสนอ การสอบถาม การขอบคุณ การตอบกลับ หรือการร้องขอ อย่าเบี่ยงเบนไปจากหัวเรื่องของจดหมายหรือใส่หัวเรื่องหลายหัวในจดหมาย เพราะการทำเช่นนี้อาจสร้างความสับสนและบั่นทอนเจตนาของจดหมายได้

5 พิจารณาความยาว

จดหมายธุรกิจมีความยาวแตกต่างกันไป บางครั้งมันก็ยาวแค่หน้าเดียว หากจดหมายของคุณยาวเกินสองหน้า ให้สร้างรายงานแยกต่างหากที่ครอบคลุมเนื้อหาส่วนใหญ่ในจดหมาย แทนที่จะส่งจดหมายยาวๆ ให้ส่งรายงานด้วยตัวอักษรสั้นๆ ที่สรุปให้ผู้อ่านทราบ

6 รวมลายเซ็นของคุณ

จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรมีลายเซ็น เช่น ชื่อ บริษัท และตำแหน่งที่พิมพ์ และชื่อของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

ตัวอย่างที่ 1

นายสตีเวน รามิเรซ อิงค์ ชื่อบริษัท 1 ตัวอย่าง ถ. เมืองนิวยอร์ก 10001

11 กรกฎาคม 2023

นาง Juliana McCue เครื่องเขียน ชื่อบริษัท 44 Example Way City, CA 94024

เรียน จูเลียนา แมคคิว

ฉันอยากจะขอบคุณเป็นการส่วนตัวสำหรับการเป็นลูกค้าประจำเช่นนี้ ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา Stationery Company Name มียอดขายสูงสุดของ Ink Company Name และฉันก็พูดแทนทีมงานทั้งหมดของเราเมื่อฉันบอกว่าเรารู้สึกซาบซึ้งและให้ความสำคัญกับความร่วมมือของคุณอย่างแท้จริง

เพื่อเป็นการขอบคุณ ฉันอยากจะเสนอโอกาสพิเศษในการทำงานร่วมกัน: เฉดสีที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่สำหรับผู้ค้าปลีกของคุณโดยเฉพาะ ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านสีที่มีประสบการณ์ของเราสามารถพัฒนาสีรุ้งได้ทุกเฉด ตั้งแต่สีดำที่สูดแสงเข้มที่สุด ไปจนถึงนีออนสะท้อนแสงที่สว่าง และหมึกสีรุ้ง การนำเสนอสีพิเศษสามารถทำให้แบรนด์ของคุณโดดเด่นและดึงดูดผู้ใช้ปากกาหมึกซึมจากทั่วโลกมายังเว็บไซต์และร้านค้าที่มีหน้าร้านจริงของคุณ

ฉันยินดีที่จะแสดงตัวอย่างสีที่กำหนดเองที่ทีมของเราได้พัฒนาขึ้นสำหรับพันธมิตรรายอื่นๆ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการกำหนดเวลาแฮงเอาท์วิดีโอ ในระหว่างนี้เราจะอธิบายข้อเสนอของเราให้ละเอียดยิ่งขึ้น และเริ่มสำรวจสีสันต่างๆ กับคุณ ฉันรอคอยที่จะแสดงให้คุณเห็นทุกวิธีที่คุณสามารถแสดงออกถึงแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณผ่านเฉดสีหมึกที่ไม่ซ้ำใคร

ขอแสดงความนับถือ,

Steven Ramirez หัวหน้าฝ่ายหมึกพัฒนาสี ชื่อบริษัท 555-0000

ตัวอย่างที่ 2

Daneris Garcia 4950 ตัวอย่าง St. City, WA 10000

14 พฤษภาคม 2565

Mr. Neal Patel หัวหน้าฝ่ายการตลาด ตัวแทนการตลาด Name City, AZ 20000

เรียน คุณพาเทล

ขอขอบคุณที่สละเวลาสัมภาษณ์ฉันสำหรับบทบาทหัวหน้างานกราฟิกที่ Marketing Agency Name ฉันเชื่อว่าเราได้สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น และฉันจะเหมาะสมอย่างยิ่งกับทีมของคุณ

ในฐานะนักออกแบบกราฟิก ความหลงใหลของฉันคือการหาวิธีใหม่ๆ ในการนำเสนอแบรนด์ที่เกิดขึ้นใหม่และเป็นที่ยอมรับด้วยภาพ แม้ว่าฉันจะมีประสบการณ์สำคัญในการทำงานด้าน 2D และ 3D แต่ฉันได้ให้ความสำคัญกับการออกแบบสำหรับพื้นที่ VR และ AR ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันรู้ว่าประสบการณ์ของฉันกับลูกค้าจำนวนมากในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีที่มุ่งเน้นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ในพื้นที่เหล่านี้จะทำให้ฉันมีค่าสำหรับทีมของคุณ

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาฉันสำหรับตำแหน่งนี้ หากคุณมีคำถามหรือต้องการให้ฉันแบ่งปันตัวอย่างงานก่อนหน้าของฉันเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะถาม ฉันภูมิใจในงานที่ฉันทำให้กับบริษัท MANGA และตื่นเต้นที่ได้ทำงานคล้าย ๆ กันกับทีมของคุณ

ขอแสดงความนับถือ ดาเนริส การ์เซีย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจคืออะไร?

จดหมายธุรกิจคือจดหมายอย่างเป็นทางการที่โดยทั่วไปเขียนจากนักธุรกิจรายหนึ่งถึงอีกรายหนึ่งเพื่อส่งเสริมอาชีพหรือผลประโยชน์ของบริษัท

จดหมายธุรกิจมีวัตถุประสงค์อะไร?

วัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจคือการสื่อสารอย่างมืออาชีพกับบริษัท สถาบัน หรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร

จดหมายธุรกิจประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

• จดหมายปะหน้า
• จดหมายขาย
• คำเชิญ
• การติดตามผล
• หนังสือร้องเรียน
• หนังสือแสดงเจตจำนง

จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรมีอะไรบ้าง?

• วันที่
• ที่อยู่กลับ
• ที่อยู่ภายใน
• คำทักทาย
• ร่างกาย
• ปิด
• ลายเซ็น