วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพใน 6 ขั้นตอน

ตลอดอาชีพการงานของคุณ คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังเขียนจดหมายธุรกิจ ในความเป็นจริง คุณอาจเริ่มเขียนก่อนที่อาชีพของคุณจะเริ่มต้นอย่างเป็นทางการ เนื่องจากจดหมายสมัครงานและจดหมายสอบถามก็เป็นจดหมายธุรกิจเช่นกัน

จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายทางการที่เขียนจากมืออาชีพคนหนึ่งถึงอีกคนหนึ่ง แต่ไม่เสมอไป เพื่อส่งเสริมผลประโยชน์ขององค์กร ในบางกรณี เช่นเดียวกับจดหมายแนะนำตัวและการติดตามผลการสัมภาษณ์ จดหมายเหล่านี้ช่วยส่งเสริมความสนใจด้านอาชีพของผู้ส่ง

จดหมายธุรกิจคืออะไร?

จดหมายธุรกิจเป็นข้อความทางการที่มักส่งจากมืออาชีพคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง โดยทั่วไปแล้ว จดหมายธุรกิจจะกล่าวถึงโอกาสที่บริษัทต่างๆ จะทำงานร่วมกัน เช่น ผ่านความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ การทำงานร่วมกัน การส่งเสริมการขาย หรือการร้องขอ

โปรดทราบว่าจดหมายธุรกิจไม่ เหมือนกับอีเมลธุรกิจตามคำนิยาม จดหมายธุรกิจคือจดหมายฉบับพิมพ์ที่จัดส่งไปยังโต๊ะหรือที่อยู่ของผู้รับ แอตทริบิวต์นี้เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้จดหมายธุรกิจโดดเด่นจากการสอบถามทางอีเมล ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมักใช้สำหรับการสื่อสารที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม มีความคล้ายคลึงกันเล็กน้อยระหว่างจดหมายธุรกิจและอีเมลธุรกิจ ทั้งสองทำตามรูปแบบที่คล้ายกันและจบลงด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจโดยตรง

จดหมายธุรกิจมีหลายประเภท ได้แก่:

• จดหมายขาย
• จดหมายแนะนำตัว
• จดหมายสอบถาม
• จดหมายสมัครงาน
• จดหมายแสดงเจตจำนง
• จดหมายส่ง
• เสนอจดหมาย
• จดหมายลาออก
• จดหมายติดตามผลการสัมภาษณ์
• ขอจดหมาย
• หนังสือบริคณห์สนธิ
• จดหมายปะหน้า
• คำเชิญ

มีความแตกต่างหลักสองประการระหว่างจดหมายธุรกิจกับจดหมายที่ไม่เป็นทางการ: รูปแบบและเนื้อหา

คุณจะส่งจดหมายธุรกิจเมื่อใด

จดหมายธุรกิจจะถูกส่งเมื่อบุคคลซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัทหรือตนเองในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประกอบอาชีพอิสระมีเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ นี่คือตัวอย่างของกรณีเหล่านี้:

• การเชิญบุคคลหรือทีมเข้าร่วมเครือข่ายหรือกิจกรรมพิเศษอื่นๆ
• ขอบคุณผู้สัมภาษณ์ที่สละเวลา
• ติดตามการสอบถามทางธุรกิจก่อนหน้านี้
• เสนอข้อตกลงส่งเสริมการขายหรือผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
• แจ้งสมาชิกในทีมทุกคนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย การจ้างงานหรือการเลื่อนตำแหน่งใหม่ที่สำคัญ หรือข่าวสารอื่นๆ ของบริษัท
• เสนอตำแหน่งผู้สมัครอย่างเป็นทางการ

จดหมายธุรกิจมีส่วนใดบ้าง?

ส่วนหัว (วันที่/ที่อยู่/ที่อยู่ผู้ส่ง)

วันที่: เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันที่ที่คุณเขียนด้วยข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น ข้อเสนอส่งเสริมการขาย

ที่อยู่: เขียนที่อยู่แบบเต็มของผู้รับ รวมถึงหมายเลขตู้ไปรษณีย์หรือชุดสำนักงาน

ที่อยู่สำหรับส่งคืน: รวมที่อยู่แบบเต็มของบริษัทของคุณทำให้ผู้รับสามารถส่งการตอบกลับได้ง่าย

คำทักทาย

ในจดหมายธุรกิจ คำทักทายมาตรฐานคือ "เรียน" ขึ้นต้นจดหมายของคุณด้วย “เรียน [ชื่อผู้รับ]” และเพิ่มเครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อ คุณอาจเลือกที่จะพูดกับผู้รับด้วยนามสกุลที่ให้เกียรติหรือเพียงแค่ชื่อและนามสกุลก็ได้ เมื่อคุณไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณอาจจ่าหน้าซองถึงชื่อผู้รับ

ร่างกาย

ย่อหน้าเนื้อหาใช้พื้นที่ส่วนใหญ่ของจดหมายธุรกิจ ส่วนนี้กล่าวถึงข้อเสนอ ข้อเสนอ หรือประกาศที่จดหมายกำลังทำอยู่ ซึ่งรวมถึงส่วนเหล่านี้:

• ย่อหน้าเกริ่นนำที่ระบุจุดประสงค์หลักของจดหมาย และถ้าจำเป็น จะแนะนำผู้เขียนจดหมาย
• ย่อหน้ากลางอย่างน้อยหนึ่งย่อหน้าที่กล่าวถึงหัวเรื่องของจดหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้น นี่อาจเป็นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของผู้สมัครงาน รายละเอียดของข้อเสนอ ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือสิ่งที่ผู้รับสามารถคาดหวังได้จากงานที่พวกเขาได้รับเชิญ
• ย่อหน้าสุดท้ายที่ย้ำจุดประสงค์ของจดหมายและเสนอสิ่งจูงใจ เช่น ราคานกล่วงหน้า เพื่อให้ผู้รับติดตามผล

กำลังปิด

หลังจากส่วนเนื้อหา ปิดจดหมายด้วยการเซ็นชื่อที่เรียบง่ายและเป็นมืออาชีพ การลงชื่อออกที่เหมาะสมมีดังต่อไปนี้:

• ขอแสดงความนับถือ
• ความนับถือ
• ดีที่สุด
• ด้วยความเคารพ

ลายเซ็น

องค์ประกอบสุดท้ายของจดหมายธุรกิจคือลายเซ็นของคุณ ใส่ชื่อเต็มและตัวย่อตามหลัง เช่น MBA หรือ PhD

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจใน 6 ขั้นตอน

1 เรียนรู้กฎ

ก่อนที่คุณจะนั่งเขียนจดหมายธุรกิจ ควรทำความคุ้นเคยกับกฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ เช่น:

• ระบุผู้รับให้ถูกต้อง หากคุณไม่แน่ใจว่าคำยกย่องใดเหมาะสมหรือสะกดชื่ออย่างไร โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อค้นคว้าข้อมูลนี้
• จัดรูปแบบตัวอักษรให้ถูกต้อง รูปแบบจดหมายธุรกิจไม่เหมือนกับรูปแบบจดหมายหรืออีเมลที่ไม่เป็นทางการ
• รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งหมายถึงทั้งที่อยู่ของผู้รับและของคุณเอง วันที่ และรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อดึงดูดผู้อ่านและช่วยให้พวกเขาตอบกลับอย่างรอบคอบและเหมาะสม

การทบทวนตัวอย่างจดหมายธุรกิจจะเป็นประโยชน์เพื่อดูว่านักเขียนคนอื่นๆ ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้อย่างไร ขอจดหมายที่ผ่านมาจากเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการของคุณเพื่ออ่านหรือค้นหาตัวอย่างจดหมายธุรกิจทางออนไลน์

2 เลือกรูปแบบที่เหมาะสม

รูปแบบจดหมายธุรกิจเป็นลักษณะสำคัญของการสื่อสารประเภทนี้ จดหมายธุรกิจอาจจัดรูปแบบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• ปิดกั้น
• กึ่งบล็อก
• บล็อกดัดแปลง

ในรูปแบบบล็อก บรรทัดทั้งหมดจะชิดซ้ายและไม่มีการเยื้อง

ใน รูปแบบกึ่งบล็อก บรรทัดทั้งหมดจะชิดซ้าย และแต่ละย่อหน้าจะถูกเยื้อง

ใน รูปแบบบล็อกที่แก้ไข ส่วนหัว การปิด และลายเซ็นจะถูกจัดชิดขวา ในขณะที่เนื้อหาและที่อยู่จะถูกจัดชิดซ้ายในรูปแบบนี้จะไม่มีการเยื้อง

ไม่ว่าคุณจะเลือกรูปแบบใด ตัวอักษรควรเว้นวรรคเดี่ยวโดยมีบรรทัดว่างคั่นระหว่างย่อหน้าและส่วนต่างๆ

3 ใช้ภาษาที่เป็นทางการ

จดหมายธุรกิจเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ นี่ไม่ได้หมายความว่ามันควรจะน่าเบื่อหรือหยิ่งยโส แต่ควรคงไว้ซึ่งน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและเป็นไปตามรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิม

4 โฟกัสที่เนื้อหา/หัวเรื่อง

จดหมายธุรกิจควรเน้นหัวข้อเดียว นี่อาจเป็นข้อเสนอ การสอบถาม การขอบคุณ การตอบรับ หรือคำขอ อย่าเบี่ยงเบนประเด็นจากหัวเรื่องในจดหมายของคุณหรือใส่หลายหัวเรื่องในจดหมาย การทำเช่นนั้นอาจทำให้สับสนและบั่นทอนเจตนารมย์ของจดหมายได้

5 พิจารณาความยาว

จดหมายธุรกิจมีความยาวแตกต่างกันไป บางครั้งมีความยาวเพียงหนึ่งหน้ากระดาษ หากจดหมายของคุณยาวเกินสองหน้า ให้สร้างรายงานแยกต่างหากที่ครอบคลุมเนื้อหาส่วนใหญ่ของจดหมาย แทนที่จะส่งจดหมายยาว ๆ ให้ส่งรายงานด้วยจดหมายสั้น ๆ ที่สรุปให้ผู้อ่าน

6 รวมลายเซ็นของคุณ

จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรมีลายเซ็น เช่น ชื่อ บริษัท และตำแหน่งที่พิมพ์ และชื่อของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

ตัวอย่างที่ 1

นายสตีเวน รามิเรซ อิงค์ ชื่อบริษัท 1 ถ.ตัวอย่าง เมืองนิวยอร์ก 10001

11 กรกฎาคม 2566

ชื่อบริษัทเครื่องเขียน Mrs. Juliana McCue 44 Example Way City, CA 94024

เรียน จูเลียนา แมคคิว

ฉันอยากจะขอบคุณเป็นการส่วนตัวสำหรับการเป็นลูกค้าประจำ ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ชื่อบริษัทสเตชันเนอรีเป็นผู้ขายอันดับต้น ๆ ของ Ink Company Name และผมพูดแทนทีมงานทั้งหมดของเราเมื่อผมพูดว่าเราชื่นชมและให้ความสำคัญกับความร่วมมือของคุณอย่างแท้จริง

เพื่อเป็นการขอบคุณ ฉันขอเสนอโอกาสในการทำงานร่วมกันแบบพิเศษ: เฉดสีที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่สำหรับร้านค้าปลีกของคุณโดยเฉพาะ ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านสีมากประสบการณ์ของเราสามารถพัฒนาสีรุ้งได้ทุกเฉด ตั้งแต่สีดำที่เข้มที่สุดเมื่อสูดแสงเข้าไป ไปจนถึงนีออนสะท้อนแสงและหมึกสีรุ้งที่สว่างสดใส การนำเสนอสีเฉพาะตัวสามารถทำให้แบรนด์ของคุณโดดเด่นและดึงดูดผู้ใช้ปากกาหมึกซึมจากทั่วโลกมาที่เว็บไซต์และร้านค้าที่มีหน้าร้านจริงของคุณ

ฉันยินดีที่จะแสดงตัวอย่างสีแบบกำหนดเองที่ทีมของเราได้พัฒนาขึ้นสำหรับพันธมิตรรายอื่นๆ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการกำหนดเวลาแฮงเอาท์วิดีโอ ในระหว่างนั้นฉันสามารถอธิบายข้อเสนอของเราโดยละเอียดยิ่งขึ้นและเริ่มสำรวจสีกับคุณ ฉันรอคอยที่จะแสดงให้คุณเห็นทุกวิธีในการแสดงแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณผ่านเฉดสีของหมึกที่ไม่เหมือนใคร

ขอแสดงความนับถือ,

Steven Ramirez หัวหน้าฝ่าย Color Development Ink ชื่อบริษัท 555-0000

ตัวอย่างที่ 2

Daneris Garcia 4950 ตัวอย่าง St. City, WA 10000

14 พฤษภาคม 2565

Mr. Neal Patel หัวหน้าฝ่ายการตลาด Marketing Agency Name City, AZ 20000

เรียน คุณพาเทล

ขอขอบคุณที่สละเวลาสัมภาษณ์ฉันในตำแหน่งหัวหน้างานกราฟิกที่ Marketing Agency Name ฉันเชื่อว่าเรามีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน และฉันก็เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับทีมของคุณ

ในฐานะนักออกแบบกราฟิก ความหลงใหลของฉันคือการหาวิธีใหม่ๆ ในการนำเสนอแบรนด์ที่เกิดขึ้นใหม่และมีชื่อเสียง แม้ว่าฉันจะมีประสบการณ์สำคัญในการทำงานด้าน 2 มิติและ 3 มิติ แต่ฉันให้ความสำคัญกับการออกแบบพื้นที่ VR และ AR ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา ฉันรู้ว่าประสบการณ์ของฉันกับลูกค้าจำนวนมากในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีที่มุ่งเน้นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ในพื้นที่เหล่านี้จะทำให้ฉันเป็นสินทรัพย์สำหรับทีมของคุณ

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาฉันสำหรับตำแหน่ง หากคุณมีคำถามใด ๆ หรือต้องการให้ฉันแบ่งปันตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานก่อนหน้าของฉัน โปรดอย่าลังเลที่จะถาม ฉันภูมิใจในงานที่ทำให้กับบริษัท MANGA และตื่นเต้นที่จะได้ทำงานที่คล้ายกันกับทีมของคุณ

ขอแสดงความนับถือ Daneris Garcia

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจคืออะไร?

จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายทางการที่โดยทั่วไปเขียนจากนักธุรกิจคนหนึ่งถึงอีกคนหนึ่งเพื่อส่งเสริมอาชีพหรือผลประโยชน์ของบริษัท

จดหมายธุรกิจมีไว้เพื่ออะไร?

วัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจคือเพื่อสื่อสารอย่างมืออาชีพกับบริษัท สถาบัน หรือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

จดหมายธุรกิจประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

• จดหมายปะหน้า
• จดหมายขาย
• คำเชิญ
• ติดตาม
• จดหมายร้องเรียน
• จดหมายแสดงเจตจำนง

จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

• วันที่
• ที่อยู่ผู้ส่งกลับ
• ที่อยู่ภายใน
• คำทักทาย
• ร่างกาย
• กำลังปิด
• ลายเซ็น