เคล็ดลับง่ายๆ 6 ข้อในการเขียนอีเมลที่ทำให้สิ่งต่างๆ สำเร็จได้จริง

คุณส่งอีเมลวันละกี่ฉบับ ในแต่ละวันมีอีเมลมากกว่า 2 แสนล้านฉบับที่ส่งออกไป มีโอกาสที่ดีที่อีเมลเหล่านั้นจะมาจากคุณ แต่ถ้าคุณไม่ได้จัดโครงสร้างอีเมลอย่างถูกต้อง คุณอาจทำให้ทั้งชีวิตของคุณและผู้รับยากขึ้นกว่าที่ควรจะเป็น

ไม่ว่าคุณจะขอการสนับสนุนลูกค้า วางแผนงานปาร์ตี้ หรือส่งอีเมลงาน เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้จริง

เขียนบรรยายเรื่องบรรทัดเรื่องให้กระชับ

นักการตลาดผ่านอีเมลรู้เรื่องนี้มานานแล้ว

หัวเรื่องของอีเมลมีความสำคัญพอๆ กับข้อความภายใน ทำไมเป็นอย่างนั้น? เพราะถ้าคุณไม่สามารถให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณได้ คำใดๆ ในเนื้อหาอีเมลของคุณก็ไม่สำคัญ

ในการเขียนหัวเรื่องที่ดี ให้เขียนให้สั้นและสื่อความหมายมากที่สุด นึกถึงพาดหัวข่าวหนังสือพิมพ์: สั้น ดึงดูดความสนใจ และบอกคุณอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวังในบทความ นั่นคือทุกสิ่งที่คุณต้องการ หลีกเลี่ยง "คำถามด่วน" ที่คลุมเครือและคล้ายกัน ถ้าคำถามของคุณเร็วขนาดนั้น ให้ถามในหัวเรื่องสิ!

คุณยังสามารถขโมยความรู้เพิ่มเติมเล็กน้อยจากนักการตลาดผ่านอีเมลได้ที่นี่ อีเมลที่ส่งนับพันฉบับแสดงให้เห็นว่าอักขระ 65 ตัวเป็นจุดสนใจสำหรับหัวเรื่องที่จะอ่านอีเมลของคุณ

ทำให้ข้อความของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้

Guy Kawasaki เป็นกูรูด้านการตลาดที่สมควรได้รับเครดิตสำหรับความสำเร็จของผลิตภัณฑ์ที่รู้จักกันน้อยที่เรียกว่า Apple Macintosh เขาเป็นนักเขียนที่มีชื่อเสียงและเป็นนักการตลาดที่ได้รับการยอมรับทั่วโลก อย่างที่คุณจินตนาการได้ เขาเป็นคนที่ได้รับอีเมลจำนวนมาก และอีเมลทั้งหมดได้ผลักดันให้ Guy เผยแพร่กฎข้อเดียวเกี่ยวกับอีเมลนี้:

อีเมลควรมีความยาวประมาณห้าประโยค ในคำพูดของเขาเอง “น้อยกว่าห้าประโยคมักจะกระทันหันและหยาบคาย มากกว่าห้าประโยคเสียเวลา”

แม้ว่าอีเมลทุกฉบับจะเขียนไม่ได้ใน 5 ประโยค แต่ก็เป็นกฎที่ดีที่จะช่วยให้อีเมลของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อีเมลส่วนใหญ่จำเป็นต้องมีรายละเอียดพื้นฐานเพียงห้าข้อเท่านั้น:

• คุณเป็นใคร
• คุณต้องการอะไร
• ทำไมคุณถึงถามผู้รับ
• ทำไมพวกเขาควรทำสิ่งที่คุณขอ
• ขั้นตอนต่อไปคืออะไร

แบ่งข้อความของคุณเพื่อให้สามารถสแกนได้

หากผู้รับของคุณกำลังจ้องมองที่กล่องขาเข้าที่สำรองข้อมูลไว้ สิ่งสุดท้ายที่พวกเขาต้องการเห็นก็คือข้อความจำนวนมากในอีเมลของคุณ แม้ว่าคุณจะยึดติดกับกฎห้าประโยค แต่ก็ยังสามารถสร้างกรอบข้อความได้หากไม่ระมัดระวัง

แทนที่จะแบ่งเป็นย่อหน้ายาวๆ หนึ่งย่อหน้า ให้แบ่งอีเมลของคุณออกเป็นส่วนๆ ที่สแกนได้ง่าย พยายามใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแทนรายการประโยคทุกเมื่อที่ทำได้ และเก็บย่อหน้าของคุณไว้เพียงไม่กี่ประโยคหรือไม่กี่บรรทัด

ความสามารถในการสแกนมีความสำคัญมากขึ้นในขณะนี้ เนื่องจากอีเมลส่วนใหญ่อ่านบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต

รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

หากคุณต้องการได้รับการตอบกลับอีเมล การบอกผู้รับว่าต้องทำอย่างไรจริงๆ หากคุณต้องการให้พวกเขาตอบ ให้บอกพวกเขาว่าคุณต้องการข้อมูลอะไรและต้องตอบคำถามแยกกันกี่คำถาม หากคุณต้องการให้พวกเขาคลิกลิงก์และกรอกแบบฟอร์ม ให้ชัดเจนเช่นเดียวกัน

อีกครั้งที่นักการตลาดรู้ดีถึงความสำคัญของคำสั่งที่ชัดเจนมานานแล้ว คุณสามารถเขียนอีเมลที่ดีที่สุดในโลกได้ แต่ถ้าคุณไม่บอกผู้รับอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร ง่ายเกินไปสำหรับพวกเขาที่จะผลักอีเมลของคุณไปด้านข้าง

พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณสำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์

การสะกดผิดและความผิดพลาดทางไวยากรณ์ไม่เพียงทำให้อีเมลของคุณเข้าใจยากขึ้นเท่านั้น แต่ยังลดความน่าเชื่อถือของคุณในสายตาผู้รับอีกด้วย ดังที่แสดงในการศึกษาของมหาวิทยาลัยเคลมสัน ผลการศึกษาพบว่าผู้เขียนเนื้อหาที่มีการสะกดผิดถูกมองว่าน่าเชื่อถือและแม่นยำน้อยกว่าผู้เขียนที่มีการสะกดและไวยากรณ์ที่เหมาะสม

อย่าพอใจกับการคลิกปุ่มส่ง คุณสามารถหลีกเลี่ยงความน่าเชื่อถือของคุณได้โดยการตรวจทานอีเมลทุกฉบับอย่างละเอียด และสำหรับอีเมลที่สำคัญโดยเฉพาะ คุณอาจต้องการอ่านออกเสียงอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามข้อผิดพลาดใดๆ

ตรวจสอบลิงค์ที่ไม่ถูกต้องหรือไฟล์แนบหายไป

หากคุณกำลังใส่ลิงก์หรือไฟล์แนบที่จำเป็น คุณควรตรวจสอบซ้ำทุกครั้ง เมื่อคัดลอกและวางหลายลิงก์ จะเป็นเรื่องง่ายที่จะทำซ้ำไฮเปอร์ลิงก์โดยไม่ได้ตั้งใจหรือคลิกปุ่มผิด และไฟล์แนบที่ขาดหายไปเป็นปัญหาทั่วไปที่ Gmail ได้สร้างคำเตือนอัตโนมัติสำหรับพวกเขา

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงใคร ให้รวมเคล็ดลับเหล่านี้ไว้ในอีเมลฉบับต่อไปของคุณ อีเมลของคุณไม่เพียงแต่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ผู้รับของคุณจะขอบคุณที่ช่วยประหยัดเวลา!

Colin Newcomer เป็นนักเขียนอิสระที่มีพื้นฐานด้าน SEO และการตลาดแบบพันธมิตร เขาช่วยให้ลูกค้าเพิ่มการมองเห็นเว็บโดยการเขียนเกี่ยวกับการตลาดดิจิทัล WordPress และหัวข้อ B2B เป็นหลัก