เขียนอีเมลได้อย่างรวดเร็วด้วย 3 ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้

หากคุณเขียนอีเมลได้ช้า ไม่ต้องกังวล จากกระทู้ต่างๆ ในโซเชียลมีเดีย คุณไม่ได้อยู่คนเดียว – ผู้คนหลายพันสงสัยว่าจะเขียนอีเมลเร็วขึ้นทุกวันได้อย่างไร การดูการสนทนาที่เกิดขึ้นในช่องต่างๆ ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าพวกเราหลายคนกังวลว่าคนรอบข้างจะคิดอย่างไรเกี่ยวกับอีเมลเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย ไม่ต้องพูดถึงการระบายของจิตมันทำให้ตัวเอง ข่าวดีก็คือทุกคนสามารถเรียนรู้การเขียนอีเมลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และนี่คือสิ่งที่โพสต์ในบล็อกที่คุณกำลังอ่านเป็นข้อมูลเกี่ยวกับ ‍

ต่อไป เราจะเจาะลึกถึงสาเหตุที่ทำให้อีเมลใช้เวลานานในการเขียน แนะนำให้คุณรู้จักกับกระบวนการ 3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนอีเมลได้เร็วขึ้นด้วยความช่วยเหลือของ AI และปิดท้ายด้วยเคล็ดลับในการเขียนอีเมลอย่างรวดเร็วตั้งแต่วันนี้

ทำไมอีเมลจึงใช้เวลานานในการเขียน?

เอามันออกไปที่นั่น ผู้คนเขียนด้วยความเร็วที่ต่างกัน และไม่มีอะไรต้องละอายเกี่ยวกับเรื่องนั้น หากคุณต้องการทดสอบว่าคุณพิมพ์ช้าหรือไม่ แต่สาเหตุที่อีเมลใช้เวลานานในการเขียนสำหรับพวกเราหลายคนนั้นมีหลายแง่มุมมากกว่า

การวางเงื่อนไขเช่นดิสเล็กเซียและ ADHD ไว้ด้วยกัน หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนเขียนอีเมลช้าคือแนวโน้มที่เราจะคิดมาก เบื้องหลังปัญหาทั่วไปนี้คือความกลัวที่จะถูกตีความผิด มักเกิดจากการขาดความสามารถในการใช้สัญลักษณ์ต่างๆ เช่น ภาษากาย ท่าทางของมือ จังหวะและระดับเสียงในการพูด และการแสดงออกทางสีหน้าที่ช่วยให้เราส่งข้อความได้เหมือนที่เราตั้งใจไว้เมื่อต้องสื่อสารแบบตัวต่อตัว

เหตุผลทั่วไปอีกประการหนึ่งคือแนวโน้มที่จะเขียนอีเมลที่ยาวเกินไป อาจเกี่ยวข้องกับปัญหาที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ความสามารถในการเขียนอย่างกระชับ หรือเพียงแค่พยายามสื่อสารบางอย่างผ่านอีเมลที่ควรจะนำเสนอในการประชุมหรือทางโทรศัพท์ได้ดีกว่า

การจัดการกับการสะกดคำและไวยากรณ์อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ที่ต้องการสื่อสารทางอีเมลในภาษาที่ไม่ใช่เจ้าของภาษา โดยเฉพาะในที่ทำงาน แม้ว่าประสิทธิภาพของคุณในภาษาธุรกิจของบริษัทของคุณจะอยู่ในระดับมืออาชีพ คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีเฉพาะ หมกมุ่นอยู่กับเครื่องหมายจุลภาค หรือไตร่ตรองเรื่องมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม

เพื่อให้ส่วนนี้ของบทความสั้นเพียงพอ อย่าแม้แต่จะเริ่มต้นด้วยภัยพิบัติของงานสมัยใหม่ที่เรียกว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการสลับเนื้อหา

อย่างไรก็ตาม เรายังคงต้องพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าบางครั้งมันก็ยากที่จะแสดงความคิดของคุณออกมาบนกระดาษ แม้ว่าความคิดของคุณจะชัดเจนเหมือนเป็นวันในหัวของคุณ แต่ก็ไม่สามารถแปลได้ดีในข้อความ เมื่อคุณกำลังจ้องไปที่หน้าจอว่างๆ โดยมีเคอร์เซอร์กะพริบอยู่ ปรากฏการณ์นี้หรือที่เรียกว่าอาการหน้าจอเปล่า สามารถให้สิ่งที่ดีที่สุดแก่พวกเราได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการเขียนอีเมลสำคัญ

ไม่สำคัญว่าทำไมคุณถึงรู้สึกว่าตัวเองเขียนอีเมลช้าไม่ต้องกลัว ความช่วยเหลือก็ใกล้เข้ามาแล้ว โปรดอ่านต่อไป และเรารับประกันได้เลยว่าคุณจะเขียนได้เร็วยิ่งขึ้นในเวลาไม่นาน

วิธีเขียนอีเมลให้เร็วขึ้นด้วย 3 ขั้นตอนง่ายๆ

กระบวนการ 3 ขั้นตอนต่อไปนี้และตัวอย่างประกอบจะแนะนำวิธีการเขียนอีเมลอย่างรวดเร็ว เรายังกล้าที่จะอ้างว่าไม่เพียงแต่เร็วแต่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสื่อสารทางอีเมล คุณจะเป็นผู้ตัดสิน

1. เขียนหัวข้อย่อยสั้นๆ

ในการเริ่มต้น เขียนสองสามประโยคเกี่ยวกับส่วนสำคัญที่อีเมลของคุณควรประกอบด้วย อย่ากังวลกับการใช้ถ้อยคำหรือไวยากรณ์มากเกินไป แต่ให้จดบันทึกความคิดที่ออกมาจากหัวของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ หลังจากนี้คุณก็พร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป

2. เลือกประเภทของอีเมลที่คุณต้องการเขียน

เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องการจะพูดอะไร ก็ถึงเวลาพิจารณาว่าคุณจะส่งอีเมลประเภทใด ใครคือผู้รับ และคุณพยายามทำอะไรกับอีเมล บางทีคุณอาจจะเย็นชาในการติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า สอบถามเกี่ยวกับสถานะของโครงการจากผู้ขายรายใดรายหนึ่งของคุณ หรือเตือนผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามา

ในแกลเลอรีเทมเพลตของ Flowrite คุณจะพบเทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับอีเมลทั่วไปที่คนส่วนใหญ่เขียนทุกวัน นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองสำหรับประเภทของอีเมลที่คุณส่งบ่อยที่สุดหรืออีเมลที่คุณพบว่าตัวเองใช้เวลามากเกินไป

3. ดูอีเมลเขียนเอง

นี่คือส่วนที่เวทมนตร์เกิดขึ้น เมื่อคุณเลือกเทมเพลตที่ถูกต้องแล้ว คุณสามารถนั่งพักผ่อนในขณะที่ Flowrite เขียนอีเมลฉบับสมบูรณ์ตามหัวข้อย่อยของคุณ หากคุณไม่พอใจกับผลลัพธ์ คุณสามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ได้ด้วยการคลิกปุ่ม หากบางสิ่งยังคงปิดอยู่ เพียงทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง เท่านี้คุณก็พร้อมที่จะส่ง

ทั้งหมดนี้เป็นไปได้ด้วยการใช้ความก้าวหน้าล่าสุดในด้านปัญญาประดิษฐ์ของเรา และยังมีอีกมากที่จะช่วยให้คุณเลิกยุ่งกับการเขียนอีเมลได้ คุณพบว่าตัวเองหมกมุ่นอยู่กับวิธีที่ผู้รับรับรู้ตัวเลือกคำหรือวลีบางคำหรือไม่? คุณสามารถเลือกเสียงที่ Flowrite เขียนอีเมลให้คุณได้ กังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์? เครื่องมือของเราเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างคล่องแคล่ว อาการหน้าจอว่างเปล่า? ลืมประเด็นสำคัญไปได้เลย เลือกเทมเพลตที่ถูกต้อง แล้ว Flowrite จะสร้างอีเมลตัวอย่างให้คุณ ‍

เคล็ดลับ 5 ข้อในการเขียนอีเมลอย่างรวดเร็ว

"จะเกิดอะไรขึ้นถ้า Flowrite ไม่เข้ากับขั้นตอนการทำงานของฉัน" คุณพูด? เห็นได้ชัดว่าเรากล้าให้คุณลองใช้ แต่ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อเขียนอีเมลอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องให้ผู้ช่วยอีเมล AI หรือเทคโนโลยีอื่นช่วยเพิ่มเติม

ปฏิบัติตามโครงสร้างอีเมลมาตรฐาน

เพื่อให้การเขียนของคุณเร็วขึ้น จำเป็นต้องปฏิบัติตามโครงสร้างทั่วไปสำหรับอีเมล วิธีนี้จะทำให้การเขียนของคุณเร็วขึ้นและช่วยให้ผู้รับอ่านข้อความของคุณได้เร็วขึ้น

ในกรณีที่คุณไม่คุ้นเคยกับรูปแบบอีเมลแบบคลาสสิก นี่คือ 101:

• หัวเรื่อง
• การทักทาย
• เนื้อหา – ไม่เกินสามย่อหน้า
• ปิด
• ลายเซ็น
  

คุณควรแยกส่วนเหล่านี้ด้วยตัวแบ่งย่อหน้าเพื่อให้อีเมลของคุณเข้าใจง่าย วิธีไปสู่การปรับปรุงความเร็วของการเขียนเพิ่มเติมคือการเริ่มย่อหน้าเนื้อหาแต่ละย่อหน้าด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุด เมื่อวิธีการเขียนอีเมลนี้เป็นไปตามธรรมชาติแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนจากความคิดไปสู่การส่งได้เร็วขึ้นมาก

เขียนวิธีที่คุณพูด

ไม่ว่าจะเขียนหรือพูด จุดประสงค์ของภาษาคือเพื่อสื่อสารความคิด ความคิด และความรู้สึก อย่างไรก็ตาม เมื่อสื่อสารผ่านอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในความสามารถระดับมืออาชีพ สิ่งต่างๆ มักจะซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งจะทำให้เราช้าลง

เรามักจะใช้โครงสร้างประโยคที่ซับซ้อนกว่าเมื่อเขียนมากกว่าการพูด เราอาจใช้การย่อเพื่อสร้างอีเมลที่เป็นทางการมากกว่าที่จำเป็น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชม ไม่ต้องพูดถึงการใช้คำศัพท์และศัพท์แสงที่เป็นทางการมากขึ้น คุณได้รับประเด็นแล้ว ดังนั้นฉันจะไม่ได้เริ่มต้นเกี่ยวกับจุดสนับสนุนที่ไม่มีที่สิ้นสุดพร้อมรายละเอียดและคำอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการคิดของคนๆ หนึ่ง

การเพิ่มรูปแบบการพูดลงในอีเมลของคุณจะทำให้อีเมลมีการสนทนามากขึ้น มีส่วนร่วม และที่สำคัญที่สุดคือสั้นลง หมายความว่าคุณจะเขียนออกไปได้เร็วขึ้น

เขียนก่อนแล้วค่อยแก้ไข

เมื่อคุณพยายามทำให้ทุกคำและโครงสร้างประโยคที่คุณเขียนสมบูรณ์แบบ คุณจะเขียนใหม่ได้ตลอด ไม่จำเป็นต้องพูดว่านี่เป็นวิธีที่ช้าในการเขียนอะไรก็ได้ ไม่ต้องพูดถึงอีเมลเลย เพียงแค่นำไอเดียของคุณไปที่หน้าจอ และเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว อ่านข้อความหนึ่งครั้งเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดการพิมพ์ผิดและการจัดรูปแบบ หลังจากการล้างข้อมูลนี้ คุณควรพร้อมที่จะส่ง แต่ถ้าลำไส้มีความรู้สึกอย่างนั้น คุณยังสามารถตรวจทานอีเมลได้เพียงครั้งเดียว แม้จะพูดออกมาดังๆ

ใส่ตัวเองบนนาฬิกา

ตั้งเวลา เราทุกคนมีโทรศัพท์อยู่แล้ว ดังนั้นจึงไม่มีข้อแก้ตัว ให้เวลาตัวเองห้านาที และเมื่อนาฬิกาปลุกดัง แสดงว่าคุณทำเสร็จแล้ว ต่อจากไหนก็ถึงเวลาจบ ในตอนท้ายของอีเมล คุณสามารถระบุได้ว่าคุณยินดีที่จะอธิบายเพิ่มเติมหากจำเป็น สิ่งนี้บังคับให้คุณคิด พิมพ์ และเข้าถึงประเด็นได้เร็วขึ้น หากขีดจำกัด 5 นาทีอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อม ให้หาเป้าหมายที่ทะเยอทะยานอื่นเพื่อมุ่งสู่ – ทั้งหมดที่เกี่ยวกับการปรับปรุง ไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบ

นับคำ

เช่นเดียวกับที่เรากำหนดไว้แล้ว ระยะเวลาในการเขียนอีเมลไม่ได้สัมพันธ์กับจำนวนคำที่คุณลงเอยด้วยการเขียนเสมอไป บางประโยคอาจใช้เวลานานโดยไม่จำเป็นในการเขียนหากคุณกังวลว่าข้อความของคุณจะถูกรับรู้อย่างไร อย่างไรก็ตาม หากอีเมลของคุณยาวมาก ก็คุ้มค่าที่จะเริ่มใช้ตัวนับคำเพื่อทำลายนิสัย โปรแกรมรับส่งเมลบางตัวมีสิ่งนี้ในตัว และสำหรับโปรแกรมอื่นๆ มีส่วนขยายเบราว์เซอร์มากมาย ตั้งขีดจำกัดให้ตัวเองและตั้งเป้าที่จะยึดติดกับมัน ต้องการเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่? มันขึ้นอยู่กับ แต่จากการวิเคราะห์อีเมลมากกว่า 40 ล้านฉบับ ความยาวที่เหมาะสมสำหรับอีเมลขายคือ 50-200 คำ ทำงานในแบบของคุณไปสู่สิ่งนั้น

บล็อกโพสต์นี้ช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้เร็วขึ้นหรือไม่ ในกรณีที่ไม่พบโพสต์อื่นๆ มากมายในหัวข้อนี้ในบล็อกของเรา เราครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ การแฮ็ก เพื่อ ประสิทธิภาพการทำงาน ไปจนถึง เคล็ดลับในการเขียนและเครื่องมือ ที่จะช่วยให้คุณเลิกยุ่งกับการเขียนได้