วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหารที่ยอดเยี่ยม

ในธุรกิจ ข้อมูลจำนวนมากถูกส่งผ่านเอกสารที่มีความยาวและครอบคลุม เช่น เอกสารไวท์เปเปอร์ แผนธุรกิจ กรณีศึกษา และรายงานการวิจัย เงินจำนวนมากและการลงทุนทรัพยากรอื่นๆ อยู่ในการตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ ดังนั้นผู้นำและนักลงทุนจำเป็นต้องเข้าใจทุกปัจจัยและตัวแปรที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจ

แต่โลกธุรกิจมีแนวโน้มที่จะเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว และนั่นหมายความว่ามืออาชีพมักไม่มีเวลาอ่านรายงานจำนวนมากก่อนที่จะเริ่มโครงการหรือตัดสินใจ นี่คือที่มาของบทสรุปสำหรับผู้บริหาร บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือเวอร์ชันย่อของเอกสารทางธุรกิจที่มีขนาดยาวขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้อ่านสามารถซึมซับข้อมูลเดียวกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

บทสรุปผู้บริหารคืออะไร?

บทสรุปผู้บริหารเป็นรูปแบบย่อของเอกสารทางธุรกิจ แม้ว่าการเปรียบเทียบบทสรุปผู้บริหารกับบทคัดย่อสำหรับรายงานทางวิชาการหรือรายงานอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเอกสารทั้งสองประเภทนี้: บทคัดย่อคือบทสรุปของรายงานหรือรายงานที่สรุปเอกสาร ในขณะที่ บทสรุปผู้บริหารเป็นฉบับย่อที่ยังคงเข้าถึงประเด็นสำคัญทั้งหมดของเอกสารหลัก

บทสรุปผู้บริหารช่วยให้ผู้อ่าน ซึ่งมักจะเป็นผู้นำทางธุรกิจ นักลงทุน คู่ค้า หรือผู้ซื้อ ได้เห็นเนื้อหาทั้งหมดโดยย่อ เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการกับบริษัทหรือข้อเสนอได้ ด้วยวิธีนี้ จะคล้ายกับการเสนอขายแบบสั้นๆ ยกเว้นแต่เป็นการเป็นตัวแทนของงานเขียนมากกว่าเป้าหมายของแต่ละบุคคล

เอกสารหรือโครงการประเภทใดที่ต้องมีบทสรุปผู้บริหาร?

บ่อยครั้งที่บทสรุปผู้บริหารเชื่อมโยงกับแผนธุรกิจ เมื่อบทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนหนึ่งของแผนธุรกิจ จุดประสงค์หลักคือเพื่อดึงดูดนักลงทุนและผู้ซื้อในอนาคต

แต่แผนธุรกิจไม่ใช่ที่เดียวที่คุณอาจพบบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ยังใช้กับ:

• การสำรวจตลาด
• เอกสารการวิจัย
• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• แผนโครงการ
• ข้อเสนอโครงการ

ส่วนของบทสรุปผู้บริหาร

โดยทั่วไป บทสรุปผู้บริหารสำหรับแผนธุรกิจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ต่อไปนี้:

สารบัญ

สารบัญแสดงรายการส่วนที่รวมอยู่ในเอกสารหลัก ซึ่งจะทำให้ภาพรวมของเอกสารและบทสรุปผู้บริหารกระชับยิ่งขึ้น

ประวัติบริษัท/เกี่ยวกับ

ในส่วนความเป็นมา/เกี่ยวกับบริษัท ผู้อ่านจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับพันธกิจของบริษัท ตำแหน่งทางการตลาด เฉพาะกลุ่ม และเป้าหมาย ในบางกรณีส่วนนี้ยังรวมถึงประวัติโดยย่อของบริษัทด้วย ส่วนนี้ให้บริบทสำหรับเป้าหมายและกลยุทธ์ที่อธิบายไว้ในบทสรุปผู้บริหารส่วนที่เหลือและแผนโดยรวม

โอกาสทางการตลาด

ในส่วนนี้จะกล่าวถึงโอกาสที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบัน อาจนำเสนอโอกาสเหล่านี้เป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขหรือเป็นความต้องการที่สามารถตอบสนองได้

สารละลาย

หลังจากแนะนำโอกาส ปัญหา หรือความต้องการที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบันแล้ว ส่วนการแก้ปัญหาจะอภิปรายถึงวิธีที่บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านั้นได้

ข้อได้เปรียบในการแข่งขัน

ในส่วนนี้จะกล่าวถึงวิธีที่ธุรกิจอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครเพื่อให้บรรลุเป้าหมายผ่านแผนต่างๆ

จุดเด่นทางการเงิน

ส่วนไฮไลท์ทางการเงินประกอบด้วยข้อมูลเชิงลึกทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับแผน เช่น ระดับกำไรและค่าใช้จ่ายในปัจจุบัน และเงินทุนใดๆ ที่บริษัทหวังจะได้รับ

ส่วนเหล่านี้อาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับเอกสารที่กำลังสรุป ตัวอย่างเช่น บทสรุปผู้บริหารสำหรับข้อเสนอโครงการอาจมีส่วนที่วิเคราะห์สถานะของอุตสาหกรรมของบริษัทตลอดจนตลาดเฉพาะของบริษัท นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงส่วนที่แสดงให้เห็นถึงแนวทางปฏิบัติที่เสนอ โดยอ้างถึงข้อกังวลภายใน และความเหมาะสมกับกลยุทธ์โดยรวมของบริษัท

แม้ว่าส่วนและเนื้อหาจะแตกต่างกัน แต่บทสรุปผู้บริหารทุกรายการมีเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือ เพื่อให้เอกสารมีเนื้อหาที่กระชับและให้ข้อมูล เพื่อให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมกับบริษัทหรือวางแผนได้ง่ายขึ้น

วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร

สร้างโครงร่าง

ไม่ว่าจะเขียนในรูปแบบใดก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือการสร้างโครงร่าง โครงร่างบรรลุเป้าหมายบางประการ:

• เรียบเรียงประเด็นสำคัญให้เป็นเรื่องราวที่สอดคล้องกัน
• ทำให้เข้าใจได้ง่ายว่าควรรวมประเด็นใดและควรละเว้นประเด็นใด
• ให้แผนที่ถนนแก่คุณเพื่อปฏิบัติตามในขณะที่คุณเขียน

โครงร่างของคุณทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์เมื่อคุณเขียนล่วงหน้า ตามหลักการแล้ว บทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่คุณเขียนเป็นลำดับสุดท้าย เนื่องจากคุณไม่สามารถสรุปเอกสารฉบับเต็มได้หากคุณยังไม่มีเอกสารฉบับสมบูรณ์ เมื่อมีเอกสารฉบับเต็มอยู่ในมือ ให้จดส่วนสำคัญที่คุณต้องรวมไว้ในบทสรุปผู้บริหารและประเด็นที่ต้องดำเนินการในแต่ละส่วน การทำเช่นนี้ คุณกำลังสร้างโครงร่างหลังจากที่คุณเขียน (หรือได้รับ) เอกสารฉบับเต็ม และก่อนที่คุณจะเขียนบทสรุปผู้บริหาร

ระบุและกำหนดวัตถุประสงค์หรือปัญหา

ขณะที่คุณเขียน ให้จำวัตถุประสงค์ของบทสรุปผู้บริหารของคุณ สิ่งนี้ควรขับเคลื่อนทุกสิ่งที่คุณเขียน รวมถึงวิธีที่คุณวางกรอบปัญหาที่โครงการมุ่งหวังที่จะแก้ไข และตำแหน่งที่คุณรวมสถิติที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนแนวทางแก้ไขที่เสนอ

เมื่อเขียนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์หรือปัญหาที่แผนแก้ไข ให้ใส่บริบทให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็นโดยไม่ต้องอธิบายมากเกินไป โปรดจำไว้ว่า ผู้อ่านจะได้รับเรื่องราวทั้งหมดจากเอกสารหลัก อย่างไรก็ตาม บทสรุปผู้บริหารควรทำให้พวกเขาเข้าใจปัญหาได้ดีพอที่จะไม่แปลกใจกับสิ่งที่พวกเขาอ่านในเอกสารฉบับเต็ม

วิธีแก้ไขหรือขั้นตอนต่อไป

หลังจากกำหนดวัตถุประสงค์หรือปัญหาอย่างชัดเจนแล้ว ให้อธิบายวิธีแก้ไขปัญหานั้นหรือขั้นตอนต่อไปที่ระบุไว้ในกลยุทธ์ของคุณ เช่นเดียวกับหัวข้อเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร ส่วนนี้ควรมีความครอบคลุมเพียงพอที่จะให้ผู้อ่านเข้าใจวิธีแก้ปัญหาได้อย่างถ่องแท้ โดยไม่ต้องเสียเวลาอธิบายยาวๆ

บทสรุป

บทสรุปของผู้บริหารก็เหมือนกับข้อสรุปอื่นๆ ในหลายๆ ด้าน โดยย้ำประเด็นสำคัญที่คุณตั้งไว้ในส่วนเนื้อความของบทสรุปผู้บริหาร ตอบคำถามใดๆ ที่ผู้อ่านอาจมี และปล่อยให้พวกเขาเข้าใจชัดเจนว่าจะต้องทำอะไรต่อไป (ซึ่งโดยปกติคือการอ่านเอกสารฉบับเต็ม)

วิธีจัดรูปแบบบทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปผู้บริหารไม่จำเป็นต้องยึดติดกับความยาวหรือจำนวนคำที่เฉพาะเจาะจง โดยปกติจะมีความยาวหนึ่งถึงสองหน้า อย่างไรก็ตาม การบรรลุเป้าหมายด้วยการอธิบายประเด็นหลักของเอกสารอย่างกระชับในลักษณะที่น่าเชื่อถือและน่าดึงดูดนั้นมีความสำคัญมากกว่าการปรับรูปแบบเฉพาะให้เหมาะสม

เนื่องจากบทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารทางธุรกิจ การใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพจึงเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม ให้ใช้ศัพท์เฉพาะให้น้อยที่สุด ผู้อ่านบทสรุปผู้บริหารจำนวนมาก เช่น ผู้ซื้อในอนาคต อาจไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมของคุณและจะเข้าใจเอกสารได้ดีขึ้นหากคุณใช้ภาษาธรรมดา โปรดใช้วิจารณญาณของคุณ หากคุณทราบว่าเอกสารจะถูกแชร์และอ่านภายในเท่านั้น ศัพท์เฉพาะอาจไม่เป็นปัญหา

บทสรุปผู้บริหารเทียบกับบทคัดย่อ

บทคัดย่อคือภาพรวมโดยย่อของเอกสารทางวิชาการ มันไม่ได้ตอบทุกอย่าง โดยทำหน้าที่เป็นทีเซอร์โดยการให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่ผู้อ่านเพื่อเริ่มต้นตั้งคำถามและคาดการณ์คำตอบที่จะพบในเอกสารหลัก นอกจากนี้ บทคัดย่อยังช่วยให้ผู้อ่านระบุได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารมีข้อมูลที่ต้องการหรือไม่ เมื่อผู้อ่านค้นคว้า บทคัดย่อจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ในทางตรงกันข้าม บทสรุปผู้บริหารจะให้เอกสารหลักในรูปแบบย่อ เป้าหมายไม่ใช่เพื่อให้ผู้อ่านตั้งคำถาม เป็นการให้ข้อมูลสรุปอย่างครบถ้วน เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากเอกสารหลัก

บทสรุปผู้บริหารเทียบกับแผนโครงการ

แผนโครงการคือพิมพ์เขียวสำหรับโครงการ คล้ายกับโครงร่างตรงที่แมปองค์ประกอบภาพรวมของโครงการ เช่น เป้าหมาย งบประมาณ เหตุการณ์สำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และตัวชี้วัดความสำเร็จ บทสรุปผู้บริหารมีเทคนิคน้อยกว่าแผนโครงการ โดยนำเสนอข้อมูลสรุปที่สำคัญที่สุดของโครงการ แต่ไม่ได้เจาะลึกสถิติและตัวเลขมากนัก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปผู้บริหารคืออะไร?

บทสรุปผู้บริหารเป็นเวอร์ชันย่อของเอกสารทางธุรกิจที่มีขนาดยาวขึ้น

จุดประสงค์ของมันคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของบทสรุปผู้บริหารคือเพื่อให้ดูเนื้อหาในเอกสารทางธุรกิจที่ยาวขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้ผู้อ่านซึ่งอาจเป็นผู้นำทางธุรกิจ คู่ค้าและผู้ขายในอนาคต หรือนักลงทุนสามารถเข้าใจและมีส่วนร่วมกับเอกสารฉบับเต็มได้ง่ายขึ้น

เอกสารหรือโครงการประเภทใดที่ต้องมีบทสรุปผู้บริหาร?

• แผนธุรกิจ
• ข้อเสนอโครงการ
• การสำรวจตลาด
• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• เอกสารการวิจัย
• แผนโครงการ

บทสรุปผู้บริหารมีส่วนใดบ้าง

บทสรุปผู้บริหารแต่ละรายการไม่ซ้ำกัน แต่โดยทั่วไปจะประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:

• การแนะนำ
• สารบัญ
• ประวัติบริษัท/เกี่ยวกับ
• โอกาสทางการตลาด
• สารละลาย
• ข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
• จุดเด่นทางการเงิน