วิธีเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่ยอดเยี่ยม

ในธุรกิจ ข้อมูลจำนวนมากจะถูกส่งผ่านเอกสารที่มีความยาวและครอบคลุม เช่น เอกสารไวท์เปเปอร์ แผนธุรกิจ กรณีศึกษา และรายงานการวิจัย เงินลงทุนจำนวนมากและทรัพยากรอื่น ๆ อยู่ในบรรทัดของการตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ ดังนั้นผู้นำและนักลงทุนจำเป็นต้องเข้าใจทุกปัจจัยและตัวแปรที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะทำการตัดสินใจเหล่านั้น

แต่โลกธุรกิจมีแนวโน้มที่จะเคลื่อนตัวไปอย่างรวดเร็ว และนั่นหมายความว่ามืออาชีพมักไม่มีเวลาอ่านรายงานอย่างละเอียดก่อนเริ่มโครงการหรือตัดสินใจ นี่คือที่มาของบทสรุปสำหรับผู้บริหาร บทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นฉบับย่อของเอกสารทางธุรกิจที่ยาวขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้อ่านสามารถรับข้อมูลเดียวกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

บทสรุปผู้บริหารคืออะไร?

บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือรูปแบบย่อของเอกสารทางธุรกิจ แม้ว่าการเปรียบเทียบบทสรุปสำหรับผู้บริหารกับบทคัดย่อสำหรับรายงานทางวิชาการหรือรายงานทางวิชาการอาจเป็นเรื่องดึงดูด แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเอกสารทั้งสองประเภทนี้: บทคัดย่อคือบทสรุปของรายงานหรือเอกสารที่สรุปผลรวมของเอกสาร ในขณะที่ บทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นฉบับย่อที่ยังคงเข้าถึงประเด็นสำคัญของเอกสารหลักทั้งหมด

บทสรุปสำหรับผู้บริหารช่วยให้ผู้อ่าน ซึ่งมักจะเป็นผู้นำทางธุรกิจ นักลงทุน คู่ค้า หรือผู้ซื้อ ได้ดูเนื้อหาทั้งหมดอย่างย่อ เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีดำเนินการกับบริษัทหรือข้อเสนอ ด้วยวิธีนี้ มันคล้ายกับการเสนอขายแบบลิฟต์ ยกเว้นว่ามันเป็นตัวแทนของงานเขียนมากกว่าเป้าหมายของแต่ละคน

เอกสารหรือโครงการประเภทใดที่ต้องการบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

บ่อยครั้งที่บทสรุปสำหรับผู้บริหารเกี่ยวข้องกับแผนธุรกิจ เมื่อบทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นส่วนหนึ่งของแผนธุรกิจ จุดประสงค์หลักคือเพื่อดึงดูดนักลงทุนและผู้ซื้อในอนาคต

แต่แผนธุรกิจไม่ใช่ที่เดียวที่คุณจะพบบทสรุปสำหรับผู้บริหาร นอกจากนี้ยังใช้กับ:

• การสำรวจตลาด
• เอกสารการวิจัย
• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• แผนโครงการ
• ข้อเสนอโครงการ

ส่วนต่างๆ ของบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

โดยทั่วไป บทสรุปผู้บริหารสำหรับแผนธุรกิจประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:

สารบัญ

สารบัญแสดงส่วนที่รวมอยู่ในเอกสารหลัก สิ่งนี้ให้ภาพรวมที่กระชับยิ่งขึ้นของเอกสารและบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

ประวัติบริษัท/เกี่ยวกับ

ในส่วนประวัติ/เกี่ยวกับบริษัท ผู้อ่านจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับพันธกิจของบริษัท ตำแหน่งทางการตลาด กลุ่มเฉพาะ และเป้าหมายของบริษัท ในบางกรณี ส่วนนี้จะรวมถึงประวัติโดยย่อของบริษัทด้วย ส่วนนี้ให้บริบทสำหรับเป้าหมายและกลยุทธ์ที่อธิบายไว้ในบทสรุปผู้บริหารที่เหลือและแผนโดยรวม

โอกาสทางการตลาด

ส่วนนี้จะกล่าวถึงโอกาสที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบัน อาจนำเสนอโอกาสเหล่านี้เป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขหรือเป็นความต้องการที่สามารถเติมเต็มได้

สารละลาย

หลังจากแนะนำโอกาส ปัญหา หรือความต้องการที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบันแล้ว ส่วนการแก้ปัญหาจะกล่าวถึงวิธีที่บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้ได้

ความได้เปรียบในการแข่งขัน

ส่วนนี้กล่าวถึงวิธีการที่ธุรกิจอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายผ่านแผน

ไฮไลท์ทางการเงิน

ส่วนไฮไลท์ทางการเงินประกอบด้วยข้อมูลเชิงลึกทางการเงินใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับแผน เช่น ระดับกำไรและค่าใช้จ่ายในปัจจุบัน และเงินทุนใดๆ ที่บริษัทหวังว่าจะได้รับ

ส่วนเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเอกสารที่กำลังสรุป ตัวอย่างเช่น บทสรุปสำหรับผู้บริหารสำหรับข้อเสนอโครงการอาจมีส่วนที่วิเคราะห์สถานะของอุตสาหกรรมของบริษัทรวมถึงตลาดเฉพาะของบริษัท นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงส่วนที่พิสูจน์แนวทางการดำเนินการที่เสนอโดยอ้างถึงข้อกังวลภายในและความเหมาะสมในกลยุทธ์โดยรวมของบริษัท

แม้ว่าส่วนและเนื้อหาจะมีความหลากหลาย แต่บทสรุปสำหรับผู้บริหารทุกฉบับก็มีเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือเพื่อให้เอกสารมีลักษณะที่กระชับและให้ข้อมูล เพื่อให้ผู้อ่านสามารถมีส่วนร่วมกับบริษัทหรือวางแผนได้ง่ายขึ้น

วิธีเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

สร้างโครงร่าง

สำหรับการเขียนทุกประเภท วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือการสร้างโครงร่าง โครงร่างบรรลุเป้าหมายบางประการ:

• จัดประเด็นสำคัญให้เป็นเรื่องราวที่เชื่อมโยงกัน
• ทำให้เข้าใจได้ง่ายว่าจุดใดที่ควรรวมและจุดใดที่ควรละเว้น
• ให้แผนที่ถนนแก่คุณตามที่คุณเขียน

โครงร่างของคุณทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์เมื่อคุณเขียนล่วงหน้า ตามหลักการแล้ว บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือส่วนหนึ่งของเอกสารที่คุณเขียนล่าสุด เนื่องจากคุณไม่สามารถสรุปเอกสารฉบับเต็มได้หากคุณยังไม่มีเอกสารฉบับเต็ม ด้วยเอกสารฉบับเต็มในมือ ให้จดส่วนสำคัญที่คุณต้องรวมไว้ในบทสรุปสำหรับผู้บริหารและประเด็นสำคัญในแต่ละส่วน การทำเช่นนี้ คุณกำลังสร้างโครงร่างหลังจากที่คุณเขียน (หรือได้รับ) เอกสารฉบับสมบูรณ์และก่อนที่คุณจะเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

ระบุและกำหนดวัตถุประสงค์หรือปัญหา

ขณะที่คุณเขียน ให้จดจำจุดประสงค์ของบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณ สิ่งนี้ควรขับเคลื่อนทุกสิ่งที่คุณเขียน รวมถึงวิธีที่คุณวางกรอบปัญหาที่โครงการมุ่งแก้ไข และตำแหน่งที่คุณรวมสถิติที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนแนวทางแก้ไขที่เสนอ

เมื่อเขียนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์หรือปัญหาที่แผนแก้ไข ให้บริบทเท่าที่จำเป็นโดยไม่ต้องอธิบายมากเกินไป โปรดจำไว้ว่าผู้อ่านของคุณจะได้รับเรื่องราวทั้งหมดจากเอกสารหลัก อย่างไรก็ตาม บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรให้พวกเขาเข้าใจปัญหาอย่างลึกซึ้งพอที่พวกเขาจะไม่แปลกใจกับสิ่งที่พวกเขาอ่านในเอกสารฉบับเต็ม

วิธีแก้ไขหรือขั้นตอนต่อไป

หลังจากระบุวัตถุประสงค์หรือปัญหาอย่างชัดเจนแล้ว ให้อธิบายวิธีแก้ปัญหานั้นหรือขั้นตอนถัดไปที่ระบุไว้ในกลยุทธ์ของคุณ เช่นเดียวกับส่วนที่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร ส่วนนี้ควรจะครอบคลุมเพียงพอเพื่อให้ผู้อ่านมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขโดยไม่ต้องจมอยู่กับคำอธิบายที่ยืดยาว

บทสรุป

ข้อสรุปของบทสรุปสำหรับผู้บริหารมีหลายวิธี เช่นเดียวกับข้อสรุปอื่นๆ โดยจะย้ำประเด็นสำคัญที่คุณระบุไว้ในส่วนเนื้อหาของบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ตอบคำถามใดๆ ที่ผู้อ่านอาจมี และทำให้พวกเขาเข้าใจชัดเจนว่าต้องทำอะไรต่อไป (ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นการอ่านเอกสารฉบับเต็ม)

วิธีจัดรูปแบบบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

บทสรุปสำหรับผู้บริหารไม่จำเป็นต้องยึดติดกับความยาวหรือจำนวนคำที่เฉพาะเจาะจง โดยปกติแล้วจะมีความยาวหนึ่งถึงสองหน้า อย่างไรก็ตาม การบรรลุเป้าหมาย—การอธิบายประเด็นหลักของเอกสารอย่างกระชับในลักษณะที่ทั้งน่าเชื่อถือและมีส่วนร่วม—มีความสำคัญมากกว่าการจัดรูปแบบเฉพาะให้เหมาะสม

เนื่องจากบทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารทางธุรกิจ การใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพจึงเป็นสิ่งสำคัญ ที่กล่าวว่า ใช้ศัพท์แสงให้น้อยที่สุด ผู้อ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารจำนวนมากของคุณ เช่น ผู้ซื้อที่คาดหวัง อาจไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมของคุณและจะเข้าใจเอกสารได้ดีขึ้นหากคุณใช้ภาษาธรรมดา ใช้ดุลยพินิจของคุณ แต่ถ้าคุณรู้ว่าเอกสารจะถูกแชร์และอ่านภายในเท่านั้น ศัพท์แสงอาจไม่ใช่ปัญหา

บทสรุปสำหรับผู้บริหารกับบทคัดย่อ

บทคัดย่อคือภาพรวมโดยย่อของเอกสารทางวิชาการ มันไม่ได้ตอบโจทย์ทุกอย่าง มันทำหน้าที่เป็นทีเซอร์โดยให้ข้อมูลเพียงพอแก่ผู้อ่านเพื่อให้พวกเขาเริ่มกำหนดคำถามและคาดหวังคำตอบที่จะพบในเอกสารหลัก นอกจากนี้ บทคัดย่อยังช่วยให้ผู้อ่านทราบได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารมีข้อมูลที่ต้องการหรือไม่ เมื่อผู้อ่านทำการค้นคว้า บทคัดย่อจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ในทางกลับกัน บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะให้เอกสารหลักฉบับย่อ เป้าหมายไม่ใช่เพื่อให้ผู้อ่านเกิดความคิดในการตั้งคำถาม เป็นการให้ข้อมูลสรุปทั้งหมดเพื่อให้พวกเขารู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากเอกสารหลัก

บทสรุปผู้บริหารเทียบกับแผนโครงการ

แผนโครงการคือพิมพ์เขียวสำหรับโครงการ คล้ายกับโครงร่างตรงที่แผนที่องค์ประกอบภาพใหญ่ของโครงการ เช่น เป้าหมาย งบประมาณ เหตุการณ์สำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเมตริกความสำเร็จ บทสรุปสำหรับผู้บริหารมีเทคนิคน้อยกว่าแผนโครงการ นำเสนอข้อมูลที่สำคัญที่สุดของโครงการแต่ไม่ได้ลงลึกถึงสถิติและตัวเลข

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปผู้บริหารคืออะไร?

บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือเอกสารทางธุรกิจที่ยาวขึ้นในรูปแบบย่อ

จุดประสงค์ของมันคืออะไร?

จุดประสงค์ของบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือเพื่อให้ดูเนื้อหาในเอกสารทางธุรกิจที่ยาวขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้ผู้อ่านซึ่งอาจเป็นผู้นำทางธุรกิจ คู่ค้าและผู้ขายที่คาดหวัง หรือนักลงทุน สามารถทำความเข้าใจและมีส่วนร่วมกับเอกสารฉบับเต็มได้ง่ายขึ้น

เอกสารหรือโครงการประเภทใดที่ต้องการบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

• แผนธุรกิจ
• ข้อเสนอโครงการ
• การสำรวจตลาด
• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• เอกสารการวิจัย
• แผนโครงการ

ส่วนใดของบทสรุปผู้บริหาร?

บทสรุปสำหรับผู้บริหารแต่ละรายการจะไม่ซ้ำกัน แต่โดยทั่วไปแล้วจะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ต่อไปนี้:

• การแนะนำ
• สารบัญ
• ประวัติบริษัท/เกี่ยวกับ
• โอกาสทางการตลาด
• สารละลาย
• ความได้เปรียบในการแข่งขัน
• ไฮไลท์ทางการเงิน