วิธีเขียนในทะเบียนอย่างเป็นทางการสำหรับเรียงความและจดหมาย

การเรียนรู้ที่จะเขียนในการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณเข้าใจพื้นฐาน

เมื่อคุณเขียนใบสมัครงาน จดหมายธุรกิจ เรียงความ หรือบทความวิชาการ คุณต้องใช้ทะเบียนอย่างเป็นทางการ

ไม่ได้ใช้เฉพาะในการเขียนเท่านั้น ในการพูด เราใช้เสียงที่เป็นทางการเมื่อพูดกับแพทย์หรือผู้พิพากษา หรือในพิธีต่างๆ เช่น การแต่งงาน

แน่นอนคุณรู้เมื่อมีคนพูดอย่างเป็นทางการ แต่องค์ประกอบที่เปลี่ยนไประหว่างการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการคืออะไร?

วิธีการเขียนในการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการ

มีหกระดับของการลงทะเบียนภาษาที่เป็นทางการในการเขียนและการพูด

ทั้งสองแบบที่เราใช้บ่อยที่สุดคือแบบทางการและไม่เป็นทางการ

คุณใช้เสียงที่ไม่เป็นทางการโดยธรรมชาติเมื่อคุณพูดกับเพื่อนหรือเขียนสื่อสังคมออนไลน์หรือบล็อกโพสต์

แต่เมื่อคุณเขียนจดหมายปะหน้าเพื่อสมัครงาน สื่อสารกับหน่วยงานของรัฐ หรือเขียนเรียงความทางวิชาการ คุณจะใช้เสียงที่เป็นทางการ

เราจะควบคุมความแตกต่างระหว่างสองระดับได้อย่างไร?

เป็นการผสมผสานระหว่างการเปลี่ยนแปลงไวยากรณ์และคำศัพท์ และในการเขียน การปรับเปลี่ยนเครื่องหมายวรรคตอน

อีกองค์ประกอบหนึ่งคือมุมมองที่เราใช้ การเขียนอย่างเป็นทางการมีแนวโน้มที่จะหลีกเลี่ยงการใช้คนแรกหากเป็นไปได้

อาจฟังดูเหมือนมีหลายองค์ประกอบที่ต้องพิจารณา แต่ก็ง่ายกว่าที่คิด

ลองดูองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดแต่ละอย่างในรายละเอียดเล็กน้อย

แต่ละจุดมีตัวอย่างประกอบให้เข้าใจง่าย

1. ลบการหดตัวทั้งหมด

หากมีกฎข้อที่หนึ่งสำหรับการเขียนอย่างเป็นทางการ นี่คือกฎนั้น

คุณอาจคิดว่ามันใช้ได้กับการเขียนเท่านั้น แต่เมื่อเราพูดอย่างเป็นทางการเราก็ใช้คำเต็ม

ด้วย ความ ยินดีที่ ฉันมา ที่นี่ในวันนี้เพื่อรับรางวัลที่ คุณ มอบให้ฉัน ไม่เป็นทางการ

ด้วย ความ ยินดีที่ ฉัน มาที่นี่ในวันนี้เพื่อรับรางวัลที่ คุณ มอบให้ฉัน เป็นทางการ

ประโยคตัวอย่างข้างต้นเป็นทางการแน่นอนเพราะใช้คำว่า มอบให้, ยอมรับ, เมื่อ, และ ยินดี

เมื่อเรารวมคำเหล่านี้เข้ากับการย่อคำ ฟังดูและอ่านอย่างงุ่มง่าม

2. หลีกเลี่ยงคำย่อและตัวย่อ

เช่นเดียวกับการหดตัว คุณควรเขียนตัวย่อทั้งหมดใหม่ทั้งหมด เช่นเดียวกับคำย่อ

ในการอ้างอิงถึงจดหมายของฉันถึง SG ของ WHO ฉันยังคงรอการตอบกลับ ไม่เป็นทางการ

ในการอ้างอิงถึงจดหมายของฉันถึงเลขาธิการองค์การอนามัยโลก ฉันยังคงรอการตอบกลับ เป็นทางการ

ตัวอย่างทั่วไปอื่นๆ เช่น ข้อมูลและบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่น ใช้ข้อมูลและบันทึกช่วยจำ

3. หลีกเลี่ยงการใช้กริยาวลี

การลงทะเบียนอย่างเป็นทางการมักจะหลีกเลี่ยงคำกริยาแองโกลแซกซอน เช่น hit, put, cut, got และบางครั้งก็ไป

แต่กริยาวลีเช่น ยอมแพ้ หายไป ทนกับ ไปต่อ และมองเข้าไป ควรหลีกเลี่ยงทุกครั้งที่ทำได้

เราได้รับการร้องเรียนจากคุณแล้ว และขอรับรองว่าเราจะ ตรวจสอบ โดยเร็วที่สุด ไม่เป็นทางการ

เราได้รับการร้องเรียนของคุณแล้ว และเรารับรองว่าเราจะ ตรวจสอบ โดยเร็วที่สุด เป็นทางการ

เมื่อคุณนึกคำกริยาเพียงคำเดียวเพื่อแทนที่คำกริยาวลีไม่ได้ ให้ใช้อรรถาภิธานเพื่อช่วยคุณ

4. ใช้คำถามทางอ้อม

คำถามโดยตรงมักจะไม่เป็นทางการ ดังนั้นสำหรับคำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณต้องเขียนใหม่ในรูปแบบทางอ้อม

คำถามทางอ้อมใช้วลีเกริ่นนำและมักจะลบคำวิเศษณ์คำถาม ทำ

เริ่มประชุมกี่โมง โดยตรง

คุณบอกฉันได้ไหมว่าการประชุมเริ่มกี่โมง ทางอ้อม

คุณทำงานในนิวยอร์กหรือไม่ โดยตรง

ฉันสงสัยว่าคุณทำงานในนิวยอร์คหรือเปล่า ทางอ้อม

5. ลบคำสแลงและสำนวน

เพื่อรักษาความเป็นทางการ ระวังคำสแลงและถ้อยคำซ้ำซากจำเจ นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงสำนวนและพยายามหาทางเลือกอื่นที่ดีกว่า

เราได้ส่งใบสมัครของคุณไปที่ HR และเรากำลังรอให้พวกเขา ตกลง แต่บางครั้ง สิ่งเหล่านี้ก็เคลื่อนไหว อย่างรวดเร็ว ไม่เป็นทางการ

เราได้ส่งใบสมัครของคุณไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล และเรากำลังรอให้พวกเขาอนุมัติ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้มักจะเคลื่อนไหวอย่างช้าๆ เป็นทางการ

คำทั่วไปอื่นๆ ที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่ เท่ ยอดเยี่ยม และ ใช่

6. เขียนตัวเลขที่ต่ำกว่าหนึ่งร้อย

การรู้ว่าเมื่อใดควรสะกดตัวเลขเป็นจุดสำคัญในการเขียนอย่างเป็นทางการ

โดยทั่วไป คุณต้องสะกดตัวเลขที่ต่ำกว่าหนึ่งร้อยและใช้ตัวเลขแทนตัวเลขที่มากกว่า

แต่ถ้าประโยคขึ้นต้นด้วยตัวเลข ประโยคนั้นจะเขียนเต็มเสมอ

มีผู้เข้าร่วมงาน 2,000 คน แต่มีเพียง 45 คนเท่านั้นที่ซื้อสินค้าของเรา อย่างไรก็ตาม เรามีผู้ติดต่อใหม่ 125 รายที่อาจสนใจซื้อในภายหลัง ไม่เป็นทางการ

มีคนเข้าร่วมนิทรรศการ สองพัน คน แต่มีคนซื้อผลิตภัณฑ์ของเราเพียง สี่สิบห้า คน อย่างไรก็ตาม เรามีผู้ติดต่อใหม่ 125 รายที่อาจสนใจซื้อในภายหลัง เป็นทางการ

7. ใช้คำเชื่อมที่ยาวขึ้น

เมื่อพูดหรือเขียนโดยใช้การลงทะเบียนที่ไม่เป็นทางการ เรามักจะใช้ และ แต่ มาก

คำสันธานประสานงานสั้นๆ เจ็ดคำ สำหรับ และ ไม่ใช่ แต่ หรือ ยัง และ อื่นๆ มักจะถูกอ้างถึงด้วยตัวย่อ Fanboys

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนเป็นทางการเพื่อแทนที่คำเหล่านี้ด้วยคำเชื่อมโยงที่ยาวขึ้น

เราได้รับการจัดส่งของคุณแล้ว แต่ สินค้าบางรายการได้รับความเสียหาย ดังนั้น ฉันจึงได้ส่งรายการสิ่งของที่คุณต้องการเปลี่ยน ไม่เป็นทางการ

เราได้รับการจัดส่งของคุณ อย่างไรก็ตาม สิ่งของบางอย่างได้รับความเสียหาย ดังนั้น ฉันได้ส่งรายการสิ่งของที่คุณต้องการเปลี่ยน เป็นทางการ

8. ใช้กริยาที่ยาวขึ้น

ดังที่กล่าวไว้ในข้อที่สาม เมื่อคุณเขียนในการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการ คุณมักจะสามารถแทนที่คำกริยาแองโกล-แซกซันสั้นๆ ด้วยตัวเลือกที่ยาวกว่าและดีกว่าได้

เรา ได้ รถใหม่เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว และฉันอดใจรอไม่ไหวที่จะลองขับดู ไม่เป็นทางการ

คุณช่วย วาง มันไว้บนโต๊ะให้ฉันได้ไหม ไม่เป็นทางการ

เราจะต้อง ตัด รายการนั้นออกจากวาระการประชุม ไม่เป็นทางการ

เรา ซื้อ รถใหม่เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว และฉันก็กระตือรือร้นที่จะ ขับ มัน เป็นทางการ

คุณช่วย วาง ไว้บนโต๊ะให้ฉันได้ไหม เป็นทางการ

เราจะต้อง ลบ รายการนั้นออกจากวาระการประชุม เป็นทางการ

9. ใช้ประโยคที่ซับซ้อนมากขึ้น

ประโยคที่ยาวและซับซ้อนขึ้นเป็นเรื่องปกติมากในการเขียนที่เป็นทางการ

ลองรวมประโยคสั้น ๆ ร่วมกับคำสรรพนามที่เกี่ยวข้อง

เรากำลังรอการจัดส่ง มันควรจะมาถึงเมื่อวานนี้ แต่เป็นผลมาจากการหยุดงานขนส่ง ไม่เป็นทางการ

เรากำลังรอการจัดส่งซึ่งควรจะมาถึงเมื่อวานนี้หากไม่ใช่เพราะการขนส่งหยุดงาน เป็นทางการ

10. ใช้นามวลี

มันเป็นหนึ่งในเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่ดีที่สุดเมื่อพยายามเขียนอย่างเป็นทางการ สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้วัตถุและเปลี่ยนให้เป็นวัตถุ

ข้อดีคือมันจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงประโยคมากมายที่ขึ้นต้นด้วยฉันและคุณ

ฉัน ไปงานนิทรรศการและเป็นโอกาส ที่ดี ที่จะได้พบลูกค้ารายใหม่ ไม่เป็นทางการ

นิทรรศการที่ ฉันเข้าร่วมเป็นโอกาสที่ ดี ในการพบปะลูกค้ารายใหม่ เป็นทางการ

สรุป

หากคุณปฏิบัติตาม 10 ประเด็นสำคัญข้างต้น คุณจะควบคุมระดับความเป็นทางการได้ง่าย

แต่เช่นเดียวกับการเขียนทุกรูปแบบ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้เสียงแฝงเมื่อคุณเขียนในการลงทะเบียนอย่างเป็นทางการ

นอกจากนี้ เลือกใช้คำศัพท์ของคุณและพยายามใช้คำที่ยาวขึ้นและดีขึ้นทุกครั้งที่ทำได้

แต่ถ้ามีข้อสังเกต ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการใช้การย่อในการเขียนที่เป็นทางการ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: ความปรารถนาในอดีตกาลสำหรับความต้องการในปัจจุบันและอนาคต