วิธีการเขียนบันทึกใน 8 ขั้นตอน

ไม่ว่าคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายภายในที่จำเป็นต้องแบ่งปัน หรือคุณกำลังเป็นหัวหอกในโครงการที่นักลงทุนจำเป็นต้องรู้ บันทึกช่วยจำเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลอันมีค่าภายในองค์กรของคุณ บันทึกช่วยจำเป็นวิธีที่ดีในการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวให้กับเพื่อนร่วมงาน ผู้เช่า อาสาสมัคร หรือสมาชิกภายในองค์กรอื่นๆ

คุณควรส่งบันทึกเมื่อใด คุณจะเขียนบันทึกช่วยจำได้อย่างไร? เราจะตอบคำถามเหล่านี้และให้คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างบันทึกช่วยจำ พร้อมแชร์ตัวอย่างบันทึกช่วยจำมากมาย

สารบัญ

บันทึกช่วยจำคืออะไร?

จุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

เขียนบันทึกใน 8 ขั้นตอน

บันทึกช่วยจำแตกต่างจาก . - -

ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำ

บันทึกคำถามที่พบบ่อย

บันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำ ย่อมาจากบันทึกช่วยจำ เป็นวิธีแจ้งกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับปัญหา แนวทางแก้ไข หรือเหตุการณ์เฉพาะ บันทึกควรสั้น ตรงไปตรงมา และอ่านง่าย โดยจะแจ้งให้ผู้รับทราบและจัดเตรียมแผนปฏิบัติการพร้อมขั้นตอนถัดไปที่เฉพาะเจาะจง

คุณสามารถส่งบันทึกเป็นจดหมายกระดาษ แฟกซ์ หรือ PDF ที่แนบมากับอีเมล แม้ว่าการใช้อีเมลอย่างแพร่หลายจะเข้ามาแทนที่บันทึกช่วยจำในหลาย ๆ สถานการณ์ แต่บันทึกช่วยจำยังคงมีประโยชน์สำหรับข้อความสำคัญบางข้อความ

จุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำได้รับการออกแบบมาเพื่อการสื่อสารภายในอย่างเป็นทางการของธุรกิจหรือองค์กร สิ่งเหล่านี้มักจะ ถูกส่งไปยังทั้งองค์กร แต่ยังมีประโยชน์สำหรับการแจ้งแผนก ทีม หรือคนกลุ่มเล็กๆ อีกด้วย บันทึกช่วยจำกระจายข้อมูลที่จำเป็นโดยใช้รูปแบบที่เรียบง่ายและง่ายต่อการปฏิบัติตาม

เมื่อไหร่จะเขียนบันทึก.

คุณควรเขียนบันทึกเมื่อคุณต้องการถ่ายทอดรายการธุรกิจอย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพ จุดมุ่งหมายของบันทึกของคุณควรเป็นการแจ้ง ดึงความสนใจไปที่ปัญหา หรือตอบคำถาม วัตถุประสงค์ต่อไปนี้เหมาะสำหรับบันทึกช่วยจำ:

• ถ่ายทอดการเปลี่ยนแปลงภายใน
• เผยแพร่ข่าว
• แบ่งปันกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
• ปรับปรุงแนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยสาธารณะ
• สร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับปัญหา
• แก้ไขปัญหา
• ทำการร้องขอ
• แบ่งปันการอัปเดตโครงการ

วิธีจัดรูปแบบบันทึกช่วยจำ

หากคุณกำลังส่งบันทึกผ่านทางอีเมล ควรจัดรูปแบบเป็น PDF ซึ่งยังคงรักษาสไตล์ที่คุณใช้กับเอกสาร ตามเนื้อผ้าบันทึกช่วยจำจะใช้แบบอักษรสิบสองจุดสำหรับเนื้อหาและแบบอักษรสิบสี่ถึงสิบหกจุดสำหรับส่วนหัว รักษาแบบอักษรและการออกแบบให้เรียบง่าย

บันทึกควรมีสิ่งต่อไปนี้

• หัวเรื่อง
  • ถึง
  • จาก
  • วันที่
  • เรื่อง
• คำกล่าวเปิด
• บริบท
• คำกระตุ้นการตัดสินใจและคำแถลงภารกิจ
• การอภิปราย
• ปิด

คุณยังมีตัวเลือกในการรวมไฟล์แนบเพื่อรองรับข้อความที่คุณกำลังสื่อในบันทึกช่วยจำของคุณ หากบันทึกของคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า คุณควรมีบทสรุปเพื่อสรุปประเด็นของคุณ

เขียนบันทึกใน 8 ขั้นตอน

บันทึกควรเป็นมืออาชีพและสุภาพเสมอ ไม่ว่าคุณจะแนะนำหัวข้อใดก็ตาม มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงและแผนการดำเนินการ คุณไม่ควรใช้ อิโมจิในบันทึกทาง ธุรกิจ เขียนให้กระชับ ตรงประเด็น และชัดเจน และใส่เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

1 หัวข้อ

รายการหัวเรื่องที่ได้รับบันทึก ผู้ส่งบันทึก วันที่เขียนบันทึก และหัวข้อของบันทึก คุณสามารถดูวิธีการจัดรูปแบบส่วนนี้ได้ด้านล่าง

ถึง:[ชื่อเต็มของผู้รับและตำแหน่งงานหรือแผนก]

จาก:[ชื่อเต็มและตำแหน่งงานของคุณ]

วันที่:[วันที่วันนี้]

เรื่อง:[บันทึกนี้เกี่ยวกับอะไร]

เนื่องจากคุณกล่าวถึงผู้รับในหัวข้อ จึงไม่จำเป็นต้องมีคำทักทาย

2 คำกล่าวเปิดงาน

ส่วนนี้สามารถอยู่ระหว่างหนึ่งถึงสามประโยค ข้อความเปิดคือการที่คุณระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกโดยย่อ รวมเฉพาะข้อมูลสรุปที่สำคัญที่สุดในส่วนนี้ หลังจากนั้นคุณจะสามารถดูรายละเอียดได้

ลองเริ่มต้นด้วย “ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบ - -

3 บริบท

ในสามถึงสิบประโยค ให้ระบุบริบท บริบทคือที่ที่คุณบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงอะไร เหตุใดคุณจึงเขียนถึงพวกเขา และข้อมูลที่สำคัญอื่นๆ

ส่วนนี้อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• หลักฐานสนับสนุน
• เหตุใดองค์กรของคุณจึงตัดสินใจที่คุณกำลังพูดคุยในบันทึกช่วยจำ
• ข้อมูลความเป็นมา
• คำชี้แจงปัญหา
• คุณพบปัญหาได้อย่างไร
• เวลาหรือวันสำคัญ
• ประเด็นสำคัญอื่น ๆ

4 คำกระตุ้นการตัดสินใจและคำแถลงภารกิจ

ส่วนนี้อาจเป็นสองถึงสามประโยคหรือรายการหัวข้อย่อยก็ได้ นี่คือที่ที่คุณกำหนดขั้นตอนถัดไปสำหรับผู้รับของคุณ เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับควรทำหลังจากอ่านบันทึกหรือวิธีที่คุณวางแผนจะแก้ไขปัญหาที่คุณอธิบายไว้

ลองเขียนว่า “กรุณา [งานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ] ภายใน [วันครบกำหนด]” หรือ “ขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือในเรื่องนี้”

5 การอภิปราย

จุดมุ่งหมายของส่วนนี้คือเพื่อชักชวนผู้รับให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ จัดวางรายละเอียดทั้งหมดที่สนับสนุนแนวคิดของคุณ โดยเริ่มจากข้อมูลที่สำคัญที่สุด ให้ข้อเท็จจริงสนับสนุน แนวคิด และการวิจัยที่เฉพาะเจาะจงเพื่อสนับสนุนบันทึกช่วยจำของคุณ โดยจัดเรียงข้อมูลจากที่รัดกุมที่สุดไปยังจุดอ่อนที่สุด

6 ปิด

ช่วงปิดท้ายเป็นโอกาสที่จะจบบันทึกของคุณด้วยข้อความที่สุภาพ เราขอแนะนำให้คุณแชร์สิ่งที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการอีกครั้งที่นี่เช่นกัน โดยทั่วไปบันทึกช่วยจำไม่รวมถึงการอำลา แต่ถ้าคุณต้องการมีก็ควรเก็บไว้ให้กระชับ

7 ตัวเลือกเพิ่มเติม

คุณสามารถรวมข้อมูลสรุปหรือไฟล์แนบไปกับบันทึกช่วยจำของคุณได้หากต้องการ คุณควรใส่ข้อมูลสรุปหากบันทึกของคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า ข้อมูลสรุปช่วยให้ผู้รับแยกแยะข้อมูลที่คุณแชร์ได้ง่ายขึ้น

คุณสามารถวางข้อมูลสรุปไว้หน้าคำสั่งปิดบัญชีได้ บทสรุปอาจแสดงรายการคำแนะนำที่สำคัญ ข้อมูลสรุปที่สำคัญ ข้อมูลอ้างอิง วิธีการ หรือทรัพยากรที่คุณใช้ หากข้อมูลในบันทึกของคุณต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม คุณสามารถวางไว้ในส่วนนี้ได้ บทสรุปอาจมีความยาวไม่กี่ประโยคหรือรายการข้อมูลสำคัญที่มีหัวข้อย่อย

ข้อมูลเพิ่มเติมของคุณควรประกอบด้วยเอกสารใดๆ ที่คุณต้องการแบ่งปัน เช่น กราฟ รายการ ตาราง หรือรูปถ่าย หากคุณเลือกที่จะแนบไฟล์แนบ ให้ใส่หมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่คุณแนบไว้ด้านล่างการปิดท้ายด้วย

หากคุณส่งบันทึกผ่านทางอีเมล คุณสามารถเพิ่มไฟล์แนบเพิ่มเติมเหล่านี้ลงในอีเมลของคุณได้ หากคุณส่งบันทึกช่วยจำทางจดหมายหรือแฟกซ์ ให้รวมสิ่งเหล่านี้ไว้หลังหน้าสุดท้ายของเอกสารบันทึกของคุณ

อ้างถึงไฟล์แนบของคุณเช่น: “ไฟล์แนบ: [ชื่อไฟล์แนบ], [วันที่สร้าง]”

8 แก้ไข

เมื่อคุณเขียนบันทึกช่วยจำแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไข! ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกช่วยจำของคุณมีความชัดเจนและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ข้อควรจำ: ยิ่งสั้นยิ่งดี

• ตัดวัสดุที่ไม่จำเป็นออก
• ชี้แจงประเด็นหลักของคุณ
• ตรวจทานข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน
• ตรวจสอบข้อเท็จจริงและทรัพยากรของคุณ
• รับคำติชมจากเพื่อนร่วมงานก่อนที่จะส่ง

บันทึกช่วยจำแตกต่างจาก . - -

บันทึกช่วยจำคือการสื่อสารที่กระชับแต่ไม่เป็นทางการภายในองค์กรเพื่อเผยแพร่ข้อความอย่างเป็นทางการ แต่สิ่งนี้แตกต่างจากอีเมล จดหมาย หนังสือเวียน หรือนาทีอย่างไร มาทำความเข้าใจคำจำกัดความของเอกสารทางธุรกิจมาตรฐานเหล่านี้กัน

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากอีเมลอย่างไร

โดยทั่วไปบันทึกช่วยจำจะมีน้ำเสียงและภาษาที่เป็นทางการมากกว่าอีเมล ซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อข้อความ สั้น และตรงประเด็น ในอนาคต บริษัทอาจใช้บันทึกช่วยจำของคุณเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่จะพิมพ์ เผยแพร่เป็นฉบับพิมพ์ หรือแจกจ่ายอย่างมืออาชีพให้กับคนกลุ่มใหญ่ในรูปแบบที่สามารถอ่านได้

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากจดหมายอย่างไร?

โดยปกติแล้ว จดหมายจะจ่าหน้าถึงบุคคลภายนอกองค์กร มีไว้สำหรับข้อความภายนอกที่ยาวขึ้นเพื่อสื่อสารหัวข้อเฉพาะ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากข่าวประชาสัมพันธ์อย่างไร

โดยปกติบันทึกช่วยจำจะใช้สำหรับการสื่อสารภายใน ในขณะที่ข่าวประชาสัมพันธ์มีไว้สำหรับการสื่อสารภายนอก โดยทั่วไปแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์จะเป็นเอกสารที่ยาวและมีรายละเอียดมากกว่าบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากแบบวงกลมอย่างไร

หนังสือเวียนมีไว้สำหรับการกระจายสินค้าจำนวนมาก ในทางกลับกัน บันทึกช่วยจำมีไว้สำหรับกลุ่มบุคคลที่เลือก หนังสือเวียนมักมีหลายหัวข้อและคำกระตุ้นการตัดสินใจ บันทึกช่วยจำควรกล่าวถึงเพียงเรื่องเดียวโดยสังเขป

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากนาทีอย่างไร

รายงานการประชุม เป็นเอกสารราชการที่มีบันทึกการประชุม แม้ว่าบันทึกช่วยจำอาจอ้างอิงถึงรายงานการประชุมในเอกสารแนบเสริม คุณไม่ควรใช้บันทึกช่วยจำเป็นรูปแบบบันทึกการประชุมหรือในทางกลับกัน

ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำ

การเริ่มต้นเขียนโดยไม่มีตัวอย่างบันทึกอาจเป็นเรื่องยาก ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างรูปแบบบันทึกช่วยจำที่ใช้บ่อยที่สุดสองตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1: การเปลี่ยนแปลงภายใน

เมื่อองค์กรทำการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขั้นตอน หรือบุคลากรระดับสูง ควรเขียนบันทึกการเปลี่ยนแปลงภายใน แผนกทรัพยากรบุคคลอาจส่งอีเมลนี้หรืออาจมาจากทีมผู้นำหรือแผนกอื่น

ถึง: พนักงานทุกคน

จาก: Kelly Source ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

วันที่: 20 กรกฎาคม 2022

เรื่อง: การเปลี่ยนแปลงระบบ Paid Time Off

ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในระบบ PTO ของเรา เรากำลังเปลี่ยนแพลตฟอร์มเป็น PalmLeaf HR ระบบนี้จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 ตุลาคม 2022

ในการเปลี่ยนมาใช้ PalmLeaf HR บริษัทของเรากำลังพยายามทำให้การส่งคำขอ PTO ของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถดูบทแนะนำการใช้งานแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายที่แนบมากับบันทึกนี้

คุณจะได้รับอีเมลแจ้งการเริ่มต้นใช้งานจาก PalmLeaf HR โดยตรงในสัปดาห์นี้ โปรดอย่าลืมตั้งค่าบัญชีของคุณภายในวันที่ 30 กันยายน 2022

หากคุณประสบปัญหาในการตั้งค่าบัญชีของคุณ โปรดส่งอีเมลถึงเราหากมีคำถามใดๆ ที่ [email protected]

ขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ เราหวังว่าสิ่งนี้จะทำให้การจัดการ PTO ของคุณง่ายขึ้น

แนบมาด้วย: คู่มือ PalmLeafHR มกราคม 2022

ตัวอย่างที่ 2: บันทึกทางธุรกิจทั่วไป

รูปแบบบันทึกทางธุรกิจทั่วไปอาจใช้กับรายการธุรกิจใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่กำลังดำเนินการหรือการวิเคราะห์ภายใน รูปแบบอเนกประสงค์นี้ก็เหมาะสม

ถึง: Ava Colon, Phil Comma และ Dave Period

จาก: Peter Office นักวิเคราะห์ข้อมูลอาวุโส

วันที่: 20 พฤษภาคม 2565

เรื่อง: การวิเคราะห์รายได้

ฉันเขียนมาเพื่อจัดการกับรายงานการวิเคราะห์รายได้ที่ทีมของคุณร้องขอ การวิเคราะห์นี้ครอบคลุมแหล่งรายได้ตั้งแต่ปี 2010 ถึงไตรมาสแรกของปี 2022

ทีมขายขอรายงานนี้ในเดือนมกราคม 2022 เมื่อ Dave Period ก้าวเข้าสู่ตำแหน่ง Chief Sales Coordinator การวิเคราะห์รวบรวมโดยใช้ Tableau และแนบรายงานมาด้วย

ในเวลานี้ ฉันขอให้คุณตรวจสอบข้อมูลและแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการให้ฉันวิเคราะห์ในเชิงลึกมากขึ้น วิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการดูแดชบอร์ดคือผ่านคำเชิญจาก Tableau ในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ

นี่คือประเด็นหลักจากการวิเคราะห์ของฉัน:

• รายได้หลักของเราคือผลิตภัณฑ์หลักของเราคือเสื้อเชิ้ตสไตล์ฮาวาย
• แหล่งรายได้อันดับสองคือหมวกวิ่ง
• รายได้ของเรามาจากยอดขายที่ขับเคลื่อนโดยการตลาดผ่านอีเมลเป็นหลัก
• มีบางช่วงที่ไม่มีข้อมูลจึงไม่ได้รวมอยู่ในการวิเคราะห์นี้

ขอขอบคุณที่สละเวลาตรวจสอบการวิเคราะห์นี้ โปรดส่งคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ที่คุณมีถึงฉันได้ที่ [email protected] หากคุณประสบปัญหาทางเทคนิคในการเข้าถึงแดชบอร์ด โปรดติดต่อแผนกไอทีของเราที่ [email protected] เพื่อขอความช่วยเหลือ

ที่แนบมา:

• คู่มือ Tableau, 2022
• รายงานการวิเคราะห์รายได้ปี 2010–2021 พฤษภาคม 2022

บันทึกคำถามที่พบบ่อย

บันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำ ย่อมาจากบันทึกช่วยจำ คือการสื่อสารภายในโดยย่อที่แจ้งให้กลุ่มทราบเกี่ยวกับปัญหา วิธีแก้ไข หรือเหตุการณ์เฉพาะ บันทึกช่วยจำอาจส่งเป็นจดหมายกระดาษหรือแฟกซ์หรือแนบไปกับอีเมลในรูปแบบ PDF

จุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกช่วยจำมีไว้เพื่อแจ้งให้กลุ่มคนทราบเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อน การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือธุรกิจอย่างเป็นทางการโดยย่ออื่นๆ ภายในองค์กร

โครงสร้างพื้นฐานของบันทึกช่วยจำคืออะไร?

บันทึกควรมีสิ่งต่อไปนี้

• หัวเรื่อง
  • ถึง
  • จาก
  • วันที่
  • เรื่อง
• คำกล่าวเปิด
• บริบท
• คำกระตุ้นการตัดสินใจ
• การอภิปราย
• ปิด