วิธีการเขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เผยแพร่แล้ว: 2021-08-02

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน (หรือข้อความ OOO) คืออีเมลตอบกลับอัตโนมัติที่แจ้งเตือนบุคคลที่คุณไม่อยู่ที่ทำงานเป็นระยะเวลานาน ค่อนข้างมีประโยชน์ในการแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าเมื่อใดควรคาดหวังการตอบกลับ และ/หรือควรติดต่อใครเมื่อคุณไม่อยู่ และมักถือเป็นมารยาทในการทำงานที่เหมาะสมสำหรับ วันหยุดพักผ่อน การ ลาป่วย และการลางานเป็นเวลานานอื่นๆ

คุณต้องใช้ความระมัดระวังในการเขียนอีเมลตอบกลับอัตโนมัติแบบมืออาชีพ โดยคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าใครจะอ่านอีเมลนั้น ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีเขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน สิ่งที่ควรรวมไว้ ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และเคล็ดลับในการเขียนข้อความของคุณ

เคล็ดลับ: ต้องการให้แน่ใจว่า
งานเขียน ของคุณ โดดเด่นหรือไม่? ไวยากรณ์สามารถ ตรวจสอบการสะกดของคุณ และช่วยคุณจาก ข้อผิดพลาด ด้านไวยากรณ์ และ เครื่องหมายวรรคตอน มันยัง พิสูจน์ อักษรข้อความของคุณ ดังนั้นงานของคุณจึงสวยงามเป็นพิเศษไม่ว่าคุณจะเขียนที่ไหนก็ตาม

การเขียนของคุณด้วยไวยากรณ์ที่ดีที่สุด
จะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมั่นใจ

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร?

การลาพักร้อน การลา และการขาดงานเป็นเวลานานอาจขัดขวางการดำเนินธุรกิจได้ เว้นแต่คุณจะเตรียมตัวไว้ มารยาท ในที่ทำงานและ การทำงานทางไกล แนะนำให้ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเพื่อสอบถามข้อมูลใดๆ ขณะที่คุณไปอธิบายสถานการณ์และให้คำแนะนำ ข้อความเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินไปอย่างราบรื่นจนกว่าคุณจะกลับมา ไม่เช่นนั้นคนอื่นอาจเข้าใจผิดเมื่อคุณไม่ตอบกลับ

แม้ว่าบางคนจะใช้การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความและโทรศัพท์ แต่อีเมลก็เป็น ช่องทางมาตรฐานในการสื่อสาร สำหรับข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารอันดับต้นๆ ในธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้ติดต่อต่อพ่วงมากขึ้น หากคุณทำงานใกล้ชิดกับคนที่คุณไม่ได้ใช้อีเมล มีโอกาสที่คุณจะบอกพวกเขาเกี่ยวกับการลางานผ่านช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ในการทำงาน (เช่น แพลตฟอร์มการรับส่งข้อความ) หรือทางปากต่อปาก

เมื่อใดควรใช้ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ทางที่ดีควรตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเมื่อใดก็ตามที่คุณไม่สามารถตอบอีเมลในช่วงเวลาทำการปกติได้ ข้อความ OOO มีความเหมาะสมสำหรับช่วงเวลาสั้นๆ เช่น การนัดหมายของแพทย์หรือออกจากงานก่อนเวลาของวัน รวมถึงการลาหยุดนาน เช่น การลาพักร้อนหลายวันหรือการลาของผู้ปกครอง

จริงๆ แล้ว เมื่อใดที่ควรใช้ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานนั้นขึ้นอยู่กับงานของคุณและความเร่งด่วนของข้อความที่คุณได้รับ หากคุณไม่แน่ใจว่าควรตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือไม่ ให้ถามตัวเองว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากมีคนส่งข้อความถึงคุณ หากการตอบกลับของคุณไม่ล่าช้าเกินไปสำหรับพวกเขา คุณก็ไม่จำเป็นต้องตอบ อย่างไรก็ตาม หากมีเรื่องเร่งด่วนเพียงพอจนพวกเขาอาจต้องเข้าร่วมในขณะที่คุณออกไปข้างนอก หรืออย่างน้อยก็ให้คำอธิบายว่าเหตุใดการตอบกลับของคุณจึงล่าช้า คุณก็ควรตั้งค่าข้อความ OOO

วิธีเขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ตราบใดที่มีข้อมูลสำคัญก็เพียงพอแล้ว บางคนชอบแต่งข้อความด้วยรายละเอียดและอารมณ์ขันเบาๆ แต่นั่นก็เป็นทางเลือก

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่ดีประกอบด้วยข้อมูลสามส่วน:

1 วันที่คุณจะไป

2 เหตุผลที่ชัดเจนสำหรับการไม่อยู่ของคุณ

3 จุดติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมในกรณีมีเรื่องเร่งด่วน หากคุณมีช่องทางการติดต่อหลายจุด ให้ระบุว่าใครควรได้รับการติดต่อในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

สิ่งเหล่านี้จำเป็นในการช่วยให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อภายนอกของคุณผ่านไปได้ในขณะที่คุณไม่อยู่ มันทำให้ผู้รับมีทางเลือกในการรอการกลับมาของคุณหรือดำเนินการต่อโดยไม่มีคุณ และมันตอบสนองความอยากรู้อยากเห็นของพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ถือว่าคุณจากไปด้วยเหตุผลอื่น

คุณสามารถครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดนี้ได้เพียงไม่กี่ประโยค ดังนั้นข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานมักจะค่อนข้างสั้น เหนือสิ่งอื่นใด การเพิ่มคำทักทายที่เป็นมิตรและท่าทางที่สุภาพ เช่น “ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ” หรือ “ไว้คุยกันเร็วๆ นี้!”

วิธี ที่จะไม่เขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

การลาพักร้อนและการลางานสามารถดึงความโง่เขลาของผู้คนออกมาได้ แต่โปรดจำไว้ว่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานยังคงเป็นข้อความเกี่ยวกับงาน

เป็นมืออาชีพและอย่าพูดอะไรที่ไม่เป็นทางการจนเกินไป แม้ว่าคุณจะพูดคุยแบบสบายๆ กับเพื่อนร่วมงาน ผู้คนจากภายนอกที่ทำงานของคุณก็อาจจะส่งอีเมลถึงคุณ หรือแม้แต่โอกาสในการทำงานใหม่ๆ ที่คุณไม่คาดคิดก็ตาม คุณคงไม่ต้องการที่จะสร้างความประทับใจแรกที่ไม่ดีเมื่อคุณไม่ได้อยู่ที่นั่นด้วยซ้ำ!

นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการกดดันตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานที่คุณส่งคนอื่นไปมากเกินไปหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ อย่าพูดประมาณว่า “พวกเขาจะช่วยคุณทันที” หรือ “ฉันจะตอบกลับทันทีที่ฉันกลับมา” ตั้งความคาดหวังตามความเป็นจริงสำหรับกรอบเวลาเพื่อให้ผู้คนสามารถจัดตารางเวลาได้อย่างเหมาะสม แต่อย่าทำให้พวกเขาผิดหวัง

ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่ดีที่สุด

มาดูตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อให้คุณรู้ว่าควรตั้งเป้าหมายอะไร สิ่งเหล่านี้เป็นเทมเพลตหรือเทมเพลตสำเร็จรูปเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ดังนั้นคุณสามารถคัดลอกและวางโดยเพิ่มข้อมูลของคุณเองได้ตามสบาย

เชื่อถือได้ครับ

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ],

ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่ออฟฟิศจนถึง[return date]ด้วย[เหตุผล] ฉันยินดีที่จะตอบข้อความของคุณเมื่อฉันกลับมา

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในระหว่างนี้ โปรดติดต่อ[ชื่อเพื่อนร่วมงาน + ตำแหน่งงาน]ที่[อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ]

[การปิดท้ายและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

ทุกธุรกิจ

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ],

ฉันจะออกจากออฟฟิศจนถึง[วันที่กลับมา]ด้วย[เหตุผล]โดยไม่มีการเข้าถึงอีเมล หากคำขอของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ[ชื่อเพื่อนร่วมงาน + ตำแหน่งงาน]เพื่อขอความช่วยเหลือที่[อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ] มิฉะนั้นฉันจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุดเมื่อฉันกลับมา

[การปิดท้ายและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

เสน่ห์ของลิล'

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ],

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ! น่าเสียดายที่ฉันไม่อยู่ออฟฟิศด้วยเหตุผล [เหตุผล]และจะไม่กลับมาอีกจนกว่า[วันที่กลับมา ]ฉันยินดีที่จะตอบข้อความของคุณเมื่อฉันกลับมา แต่หากคุณต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน โปรดติดต่อ[ชื่อเพื่อนร่วมงาน + ตำแหน่งงาน]ได้ที่[อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ]

ขอขอบคุณอีกครั้ง และขออภัยในความไม่สะดวก!

[การปิดท้ายและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

เคล็ดลับในการเขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

อย่าเปิดเผยมากเกินไป

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะดีกว่าเมื่อข้อความรวดเร็วและตรงประเด็น การแบ่งปันมากเกินไปเกี่ยวกับ แผนการพักร้อน หรือชีวิตส่วนตัวของคุณไม่เพียงแต่ไม่เป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้เพื่อนร่วมงานที่ยังทำงานอยู่รู้สึกแปลกแยกอีกด้วย ส่วนรายละเอียดทางการแพทย์นั้น - - น้อยมาก

รายละเอียดที่มากเกินไปยังทำให้ผู้อ่านค้นหาข้อมูลที่จำเป็นต้องทราบได้ยากขึ้น เช่น อีเมลติดต่อหรือวันที่ที่คุณส่งคืน การเปิดเผยข้อมูลที่มากเกินไปก็เป็นข้อกังวลด้านความปลอดภัยเช่นกัน คุณไม่ต้องการเผยแพร่รายละเอียดส่วนบุคคลใดๆ ให้คนแปลกหน้าเห็น เช่น เมื่อคุณอยู่ห่างจากบ้าน

การคลุมเครือกับอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานก็เป็นเรื่องปกติ แต่จริงๆ แล้ว วิธีนี้จะดีกว่า คุณสามารถพูดง่ายๆ ได้ว่าคุณกำลัง “ลาพักร้อน” หรือ “ลาป่วย” โดยไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม

ทำให้ข้อความของคุณสวยงามยิ่งขึ้น

ลองนึกภาพ การพิมพ์ผิด ในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ ทีนี้ลองจินตนาการว่าคนหลายสิบคนเห็นการพิมพ์ผิดเพียงครั้งเดียว บางครั้งซ้ำแล้วซ้ำอีกหากพวกเขาพยายามคุณหลายครั้ง

Grammarly ทำให้แน่ใจว่าคุณจับข้อผิดพลาดทั้งหมดก่อนที่จะส่งข้อความ โดยเฉพาะข้อความที่มีผู้ชมในวงกว้าง คำแนะนำในการเขียนของเราจะตรวจจับการพิมพ์ผิดทั้งหมดของคุณในขณะที่คุณเขียนและเสนอข้อเสนอแนะ

นอกจากนี้ เครื่องตรวจจับโทนเสียง ของเรา ยังสามารถระบุได้ว่างานเขียนของคุณเกิดขึ้นได้อย่างไร เช่น “มั่นใจ” “กล่าวหา” หรือแม้แต่ “เอาแต่ใจตัวเอง” สิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับตัวเลือกคำศัพท์หรือคงแนวทางเดิมได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยากให้งานเขียนของคุณรู้สึกอย่างไร

ดาวน์โหลด Grammarly ตอนนี้เพื่อปรับปรุงคุณภาพ อีเมล ทั้งหมดของคุณ รวมถึงข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานด้วย

บทความนี้เขียนครั้งแรกในปี 2560 โดย Karen Hertzberg มีการอัปเดตเพื่อรวมข้อมูลใหม่