วิธีเขียนข้อความลางานที่มีประสิทธิภาพ

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน (หรือข้อความ OOO) คืออีเมลตอบกลับอัตโนมัติที่แจ้งผู้คนที่คุณไม่ได้อยู่ที่ทำงานเป็นระยะเวลานาน มีประโยชน์มากในการแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าควรได้รับการตอบกลับเมื่อใด และ/หรือควรติดต่อใครในกรณีที่คุณไม่อยู่ และมักถูกพิจารณาว่าเป็นมารยาทในการทำงานที่เหมาะสมสำหรับการ ลาพักร้อน การลาป่วย และการขาดงานเป็นเวลานานอื่นๆ

คุณต้องระมัดระวังในการเขียนอีเมลตอบกลับอัตโนมัติแบบมืออาชีพ คุณไม่มีทางรู้ว่าใครเป็นคนอ่าน ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีเขียนข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน สิ่งที่ควรใส่ ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และเคล็ดลับในการเขียนข้อความของคุณ

ข้อความลางานคืออะไร?

การลาพักร้อน การลางาน และการขาดงานเป็นเวลานานสามารถขัดขวางการไหลของธุรกิจได้ เว้นแต่คุณจะพร้อม มารยาทในการทำงาน ทั้งในสำนักงานและทาง ไกล แนะนำให้ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคำถามใดๆ ในขณะที่คุณไม่ได้อธิบายสถานการณ์และเสนอแนวทาง ข้อความเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปอย่างราบรื่นจนกว่าคุณจะกลับมา มิฉะนั้น ผู้คนอาจเข้าใจผิดเมื่อคุณไม่ตอบสนอง

แม้ว่าบางคนใช้การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความและการโทร อีเมลเป็น ช่องทางการสื่อสาร มาตรฐาน สำหรับข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารระดับแนวหน้าในธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้ติดต่อที่อยู่ใกล้เคียงมากขึ้น หากคุณทำงานอย่างใกล้ชิดกับคนที่คุณไม่ได้ใช้อีเมล เป็นไปได้ที่คุณจะบอกพวกเขาเกี่ยวกับการลาหยุดผ่านช่องทางการสื่อสารงานอื่นๆ (เช่น แพลตฟอร์มการส่งข้อความ) หรือผ่านการบอกต่อ

เมื่อใดควรใช้ข้อความลางาน

ทางที่ดีควรตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานเมื่อใดก็ตามที่คุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลในช่วงเวลาทำการปกติได้ ข้อความ OOO นั้นเหมาะสำหรับช่วงเวลาสั้นๆ เช่น การนัดหมายของแพทย์หรือออกจากงานก่อนเวลาของวัน เช่นเดียวกับการขาดงานนานขึ้น เช่น การลาพักร้อนหลายวันหรือการลาจากพ่อแม่

ที่จริงแล้วเมื่อใดที่จะใช้ข้อความลางานขึ้นอยู่กับงานของคุณและข้อความที่คุณได้รับนั้นเร่งด่วนเพียงใด หากคุณไม่แน่ใจว่าจะตั้งค่าข้อความลางานหรือไม่ ให้ถามตัวเองว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากมีคนส่งข้อความถึงคุณ หากการตอบสนองของคุณไม่ช้าเกินไปสำหรับพวกเขา คุณก็ไม่จำเป็นต้องตอบ อย่างไรก็ตาม หากเรื่องเร่งด่วนมากจนอาจต้องดูแลในขณะที่คุณไม่อยู่ หรืออย่างน้อยก็ให้คำอธิบายว่าเหตุใดการตอบกลับของคุณจึงอาจล่าช้า คุณควรตั้งค่าข้อความ OOO

วิธีเขียนข้อความลางาน

ข้อความลางานไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ตราบใดที่มีข้อมูลที่จำเป็นก็เพียงพอแล้ว บางคนชอบแต่งเติมข้อความด้วยรายละเอียดและอารมณ์ขันเบาๆ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นทางเลือก

โดยเฉพาะข้อความลางานที่ดีประกอบด้วยข้อมูลสามส่วน:

1 วันที่คุณจะจากไป

2 เหตุผลสั้นๆ ที่คุณไม่อยู่

ติดต่อขอรับความช่วยเหลือ 3 จุด กรณีเป็นกรณีเร่งด่วน หากคุณมีจุดติดต่อหลายจุด ให้ระบุว่าควรติดต่อใครในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

สิ่งเหล่านี้จำเป็นที่จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อภายนอกของคุณผ่านไปได้ในขณะที่คุณไม่อยู่ มันให้ตัวเลือกแก่ผู้รับในการรอการกลับมาของคุณหรือดำเนินการต่อโดยไม่มีคุณ และมันตอบสนองความอยากรู้อยากเห็นของพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ถือว่าคุณจากไปด้วยเหตุผลอื่น

คุณสามารถครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดนี้ได้ในเวลาเพียงไม่กี่ประโยค ดังนั้นข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานมักจะค่อนข้างสั้น ยิ่งไปกว่านั้น การเพิ่มคำทักทายที่เป็นมิตรและท่าทางสุภาพ เช่น “ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ” หรือ “มาคุยกันเถอะ!”

วิธีที่จะ ไม่ เขียนข้อความลางาน

การลาพักร้อนและการลางานสามารถทำให้เกิดความโง่เขลาในผู้คนได้ แต่จำไว้ว่าข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานยังคงเป็นข้อความที่ทำงานอยู่

เป็นมืออาชีพและอย่าพูดอะไรที่ไม่เป็นทางการเกินไป แม้ว่าคุณจะพูดคุยอย่างเป็นกันเองกับเพื่อนร่วมงาน ผู้คนจากนอกที่ทำงานของคุณอาจส่งอีเมลถึงคุณ หรือแม้กระทั่งมีโอกาสการทำงานใหม่ๆ ที่คุณไม่คาดคิด คุณคงไม่อยากสร้างความประทับใจแรกพบแย่ๆ เมื่อไม่ได้อยู่ที่นั่นด้วยซ้ำ!

ยิ่งไปกว่านั้น หลีกเลี่ยงการกดดันตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานมากเกินไปหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ อย่าพูดเช่น “พวกเขาจะช่วยคุณทันที” หรือ “ฉันจะตอบกลับทันทีที่ฉันกลับมา” กำหนดความคาดหวังตามความเป็นจริงสำหรับกรอบเวลาเพื่อให้ผู้คนสามารถจัดตารางเวลาของตนได้อย่างเหมาะสม แต่อย่าตั้งค่าไว้สำหรับความผิดหวัง

ตัวอย่างข้อความลางานที่ดีที่สุด

มาดูตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อให้คุณรู้ว่าควรตั้งเป้าหมายไว้อย่างไร สิ่งเหล่านี้เป็นเทมเพลตหรือเทมเพลตที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน ดังนั้นอย่าลังเลที่จะคัดลอกและวางโดยเพิ่มข้อมูลของคุณเอง

เชื่อถือได้

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ] ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ. [return date] [reason] ขณะนี้ฉันไม่อยู่ในสำนักงานจนถึง [return date] [เหตุผล ฉันยินดีที่จะตอบกลับข้อความของคุณเมื่อฉันกลับมา

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] หากคุณต้องการความช่วยเหลือในระหว่างนี้ โปรดติดต่อ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน + ตำแหน่งงานของพวกเขา] [อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ [การปิดบัญชีและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

ธุรกิจทั้งหมด

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ] [return date] [reason] ฉันจะออกจากสำนักงานจนถึง [return date] [เหตุผล] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] หากคำขอของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน + ตำแหน่งงานของพวกเขา] [อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ มิฉะนั้น ฉันจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุดเมื่อกลับมา

[การปิดบัญชีและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

ลิล' เจ้าเสน่ห์

[คำทักทายส่วนตัวของคุณ] ขอบคุณสำหรับข้อความ! [reason] [return date] . ด้วย [เหตุผล] [return date ] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] ฉันยินดีที่จะตอบกลับข้อความของคุณเมื่อฉันกลับมา แต่ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน โปรดติดต่อ [name of colleague + their job title] [email, phone, etc. ขอขอบคุณอีกครั้งและขออภัยในความไม่สะดวก!

[การปิดบัญชีและลายเซ็นส่วนตัวของคุณ]

เคล็ดลับในการเขียนข้อความลางาน

อย่าเปิดเผยมาก

ข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานจะดีกว่าเมื่อรวดเร็วและตรงประเด็น การแชร์ แผนการลาพักร้อน หรือชีวิตส่วนตัว ของคุณมากเกินไป ไม่เพียงแต่จะไม่เป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังทำให้เพื่อนร่วมงานที่ยังอยู่ที่ทำงานต้องเหินห่างจากคุณอีกด้วย สำหรับรายละเอียดทางการแพทย์ . . น้อยมาก

รายละเอียดที่มากเกินไปทำให้ผู้อ่านค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้ยากขึ้น เช่น อีเมลติดต่อหรือวันที่คุณกลับมา การเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปก็เป็นข้อกังวลด้านความปลอดภัยเช่นกัน: คุณไม่ต้องการเผยแพร่รายละเอียดส่วนบุคคลใด ๆ ให้คนแปลกหน้าเห็น เช่น การอยู่ห่างจากบ้านของคุณ

ไม่เป็นไรที่จะคลุมเครือด้วยอีเมลที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน อันที่จริง เป็นวิธีที่แนะนำ คุณสามารถพูดได้ว่าคุณกำลัง “ลาพักร้อน” หรือ “ลาป่วย” โดยไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม

ให้ข้อความของคุณขัดเกลามากขึ้น

ลองนึกภาพการพิมพ์ผิดในข้อความลางานของคุณ ลองนึกภาพว่ามีคนจำนวนหลายสิบคนที่เห็นการสะกดผิด บางครั้งซ้ำแล้วซ้ำอีกหากพวกเขาลองคุณหลายครั้ง

ไวยากรณ์ช่วยให้แน่ใจว่าคุณจับความผิดพลาดทั้งหมดของคุณก่อนที่จะส่งข้อความใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อความที่มีผู้ชมที่กว้างขึ้น คำแนะนำในการเขียนของเราจะตรวจจับการสะกดผิดทั้งหมดของคุณในขณะที่คุณเขียนและเสนอความคิดเห็น

นอกจากนี้ เครื่องตรวจโทนเสียง ของเรา สามารถระบุได้ว่างานเขียนของคุณเป็นอย่างไร เช่น "มั่นใจ" "กล่าวหา" หรือแม้แต่ "เห็นแก่ตัว" วิธีนี้จะช่วยให้คุณปรับการเลือกคำหรืออยู่ในหลักสูตร ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้งานเขียนรู้สึกอย่างไร

ดาวน์โหลด Grammarly ตอนนี้เพื่อปรับปรุงคุณภาพของ อีเมล ทั้งหมด ของคุณ รวมถึงข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

บทความนี้เขียนขึ้นในปี 2560 โดย Karen Hertzberg มีการปรับปรุงเพื่อรวมข้อมูลใหม่